Malgré le fait qu'il existe de nombreuses autres possibilités, le courrier électronique est toujours considéré comme le moyen de communication le plus fiable et le plus officiel. Le courrier électronique est accessible à tous, contrairement aux programmes de chat et aux sites de médias sociaux. En conséquence, le courrier électronique est devenu l'une des méthodes de communication professionnelle les plus populaires. Le lecteur peut saisir ce que vous essayez de transmettre et les informations dont il a besoin pour répondre dans un e-mail bien écrit avec une structure claire. Même si la rédaction d'e-mails est un art, avec suffisamment d'efforts, il peut être maîtrisé. Voici quelques-uns des meilleurs conseils sur la façon d'écrire un e-mail formel, un e-mail officiel, un e-mail à un professionnel et un e-mail de démission, ceux que le destinataire ne manque pas parmi la foule :
Comment écrire un e-mail
Vous souhaitez apprendre à rédiger un e-mail ? Avez-vous besoin de conseils sur où mettre quoi et pourquoi? Ici, nous allons passer en revue tout ce que vous devez savoir sur la façon d'écrire un e-mail efficacement, que vous envoyiez votre premier e-mail ou que vous souhaitiez simplement revoir ce que vous savez déjà. Comprendre comment rédiger un e-mail de base, qu'il soit formel ou informel, est facile et vous aidera à créer des e-mails plus complexes, car chaque e-mail que vous écrivez aura la même structure et vous obligera à gérer chacun de ces composants.
- À, CC, CCI
- Pièces jointes
- Sujet ligne
- Salutation
- Transformation
- Signer
Afin de mieux appréhender ce qui constitue un email réussi, nous allons approfondir chacune de ces composantes.
#1. À, CC, CCI
Vous devez entrer les adresses e-mail des personnes que vous souhaitez contacter dans ces zones, qui se trouvent en haut de votre e-mail. Chacun a un but particulier :
| À | L'adresse ou les adresses e-mail de votre contact principal doivent être ajoutées ici. |
| CC | Si vous souhaitez que quelqu'un visualise le message mais que vous n'avez pas besoin de réponse, utilisez-le conjointement avec "À" et les adresses e-mail dans ce champ. |
| BCC | Si vous souhaitez envoyer un e-mail à plusieurs personnes mais que vous devez garder leurs adresses e-mail confidentielles, utilisez-le en conjonction avec "À". |
#2. Pièces jointes
La fonction de pièce jointe des e-mails permet aux expéditeurs d'inclure des fichiers supplémentaires sur lesquels les destinataires peuvent cliquer pour télécharger ou voir en ligne. Cependant, la plupart des types de fichiers vous permettront de télécharger du texte, des photos, des vidéos, de l'audio et des GIF. taille des fichiers que vous pouvez transférer.
#3. Objet
La ligne d'objet de votre e-mail, qui résume son objectif et son contenu, est cruciale. Malheureusement, ils sont souvent ignorés, ce qui est regrettable car ils aident le destinataire à comprendre le contenu de votre e-mail et l'empêchent d'être supprimé.
#4. Salutation
Votre e-mail doit toujours commencer par une salutation. Il est crucial d'apprendre à rédiger une introduction et un message d'accueil par e-mail, car cela vous permet d'être courtois et d'informer le destinataire de l'objet du message.
Une salutation formelle est nécessaire pour les e-mails formels, tels que ceux utilisés pour les candidatures à un emploi ou la correspondance commerciale. Un accueil plus détendu est souvent acceptable dans les e-mails privés ou les interactions entre collègues proches.
#5. Corps
Bien sûr, l'aspect le plus crucial d'un e-mail est son contenu. Le corps de l'e-mail idéal doit être concis, bien organisé, ciblé et servir un objectif spécifique.
Gardez à l'esprit que les lecteurs perdront de l'intérêt et de l'attention si votre e-mail n'est pas bref et précis, et que les éléments de narration ne sont pas encouragés dans les e-mails.
Commencez toujours votre e-mail par une déclaration claire sur son sujet et organisez votre matériel de manière à ce qu'il soit facile à trouver.
#6. Approuver
S'assurer que vous utilisez la bonne fermeture pour votre destinataire est tout aussi crucial que de vous assurer que vos e-mails commencent correctement. Ils sauront que l'e-mail a été envoyé et qu'il est terminé en conséquence.
Faites une clôture spéciale pour chaque correspondance, et en cas de doute sur la façon de signer, pécher par excès de formalité
Comment rédiger un e-mail formel
Vous ne pourrez peut-être pas rédiger efficacement un e-mail professionnel si vous avez l'habitude d'envoyer des e-mails informels à vos amis et à votre famille. Beaucoup de gens trouvent difficile d'écrire un e-mail formel.
Pour écrire un e-mail formel, il faut utiliser un langage formel et une structure prédéterminée pour initier ou poursuivre une discussion sur un problème sérieux ou significatif. Afin de montrer du respect, les gens écrivent également des e-mails formels tout en communiquant avec des étrangers. Par défaut, les paramètres et les communications de l'entreprise utilisent des e-mails formels pour s'assurer que les messages des employés reflètent fidèlement leur entreprise. Si vous souhaitez rédiger un e-mail formel qui semble professionnel, vous devez suivre ces étapes :
#1. Assurez-vous que votre adresse e-mail est correcte
Écrivez une adresse e-mail professionnelle chaque fois que vous envoyez un e-mail formel. Votre lieu de travail ou d'études peut générer une adresse e-mail professionnelle pour vous, ou vous pouvez construire une adresse e-mail personnelle avec quelques autres symboles, chiffres et éléments de votre nom. Surtout s'il ne vous connaît pas, le destinataire peut être réticent à ouvrir les e-mails d'expéditeurs inconnus ou non professionnels. Une adresse email experte améliore l'impact de votre correspondance.
#2. Inclure une ligne de sujet.
ce que vous écrivez La ligne d'objet de votre e-mail officiel indique clairement le sujet du message. Il doit être écrit dans la casse du titre et être aussi bref que possible pour paraître professionnel. Si inclure votre nom dans la ligne d'objet aidera le destinataire à trier ou à répondre à l'e-mail, n'hésitez pas à le faire.
#3. Formalisez votre introduction.
Dans le corps de votre e-mail, vous devez commencer par une salutation polie. Après le titre ou le titre honorifique, incluez le nom de famille du récipiendaire. Les salutations formelles ci-dessous peuvent être utilisées :
cher
Bonjour
Salutations
Si le nom du destinataire n'est pas évident, veuillez indiquer "à qui cela peut concerner"
# 4. Présentez-vous
Si vous n'avez jamais parlé au récepteur auparavant, présentez-vous en première ligne. Décrivez comment vous vous rapportez ou êtes pertinent pour le destinataire après vous être présenté. Un propriétaire d'entreprise voudrait savoir si vous êtes un client potentiel ou un employé d'une autre entreprise, tout comme un professeur pourrait vouloir savoir si vous êtes un étudiant ou un membre de la faculté. Terminez votre introduction par une phrase succincte qui résume votre motivation à écrire.
#5. Expliquez ce que vous essayez de dire.
Plus de détails concernant vos objectifs d'écriture sont fournis dans votre paragraphe suivant. Soyez plus précis sur qui vous êtes et ce que vous voulez accomplir dans votre e-mail. Cette partie doit contenir tous les détails administratifs pertinents pour votre communication, comme une date limite. Il ne devrait y avoir qu'un ou deux paragraphes dans cette zone.
#6. Terminez par un remerciement.
Dans votre déclaration finale, vous remerciez le lecteur d'avoir lu et compris votre point de vue. Il se termine en notant la conversation ultérieure que vous prévoyez d'avoir avec le récepteur. Vous pouvez décider d'attendre leur réponse ou d'organiser une rencontre en personne. Avant de signer votre nom et, le cas échéant, d'inclure les coordonnées de votre entreprise, utilisez une clôture professionnelle. Voici des exemples de clôtures formelles appropriées :
- Cordialement
- Les meilleurs
- Sincèrement vôtre,
- Le vôtre
- Avec respect
- Avec respect
#7. Envoyez votre e-mail après l'avoir relu pour les erreurs.
Pensez à relire attentivement votre mail avant de l'envoyer. Il ne devrait pas y avoir de fautes d'orthographe ou de grammaire dans votre écriture. Utilisez un outil de relecture en ligne gratuit pour analyser votre écriture afin de vous assurer qu'elle est exacte. Vous bénéficiez de la résolution de tout malentendu potentiel ou présentation maladroite, ainsi que de tout problème technique. Vous pourrez peut-être obtenir la réaction souhaitée en utilisant un message bien écrit.
Comment écrire un e-mail à un professionnel
Un e-mail professionnel bien rédigé transmet au destinataire un message courtois, explicite, condensé et exploitable. Développer votre capacité à écrire des e-mails qui suivent toutes ces directives peut prendre un certain temps. Lorsque l'on interagit dans un cadre formel, il est essentiel de savoir rédiger un e-mail professionnel clair et adapté. Savoir rédiger un email professionnel peut :
- Gagner du temps.
- Donner des éclaircissements
- Afficher la compétence
- Construit la réputation d'une personne ou d'une entreprise
Les étapes suivantes sont des lignes directrices sur la façon d'écrire un e-mail à un professionnel
#1. Utilisez une adresse e-mail professionnelle.
Écrivez une adresse e-mail professionnelle pour les communications relatives aux affaires ou aux affaires officielles. Même si votre employeur vous en fournira une, vous devez toujours écrire une adresse e-mail professionnelle si vous contactez quelqu'un avant de rejoindre l'organisation. Le format habituel pour cela est simplement votre nom sur [le domaine]. Pour illustrer
- Votrenomcomplet@ledomaine
- Prénom.nom@ledomaine
- Prénom deuxième prénom.nom@ledomaine
#2. Créez une ligne d'objet brève et informative.
Cette phrase concise résume les éléments clés de votre e-mail ou de votre connexion. Lorsque vous rédigez un e-mail professionnel, il est essentiel d'inclure une ligne d'objet afin que l'audience du destinataire sache à quoi s'attendre et puisse retrouver rapidement le message si nécessaire. Dans vos prochains e-mails professionnels, pensez à utiliser l'une des lignes d'objet suivantes :
- Ne pas utiliser plus de 60 caractères.
- En une phrase, définissez clairement l'objectif de l'e-mail.
- Commencez par mentionner le destinataire par son nom.
#3. Envoyer au destinataire un message d'accueil officiel
La salutation dans un e-mail commence normalement à la première ligne. Ce message de bienvenue doit être préparé sur un ton formel pour s'adapter à l'e-mail que vous envoyez. Selon votre relation avec la personne, votre salutation peut changer.
- Lorsque vous écrivez à quelqu'un que vous n'avez pas rencontré ou avec qui vous avez une relation d'affaires formelle, comme un responsable du recrutement ou un nouveau client, vous pouvez commencer votre lettre par "Cher".
- Vous pouvez vous présenter en disant « Bonjour » ou « Salut » à un responsable ou à un collègue avec qui vous vous entendez bien au travail.
Exemples
- Bonjour Monsieur Greg,
- Bonjour Alfred,
- Cher Dr Smith
- Chers collègues,
Si vous connaissez les pronoms de genre choisis par le destinataire, il est poli de les appeler "M." ou « Mme ». et utilisez leur nom de famille lors de la rédaction d'e-mails professionnels. Utilisez le nom complet du destinataire si vous n'êtes pas sûr de ses pronoms de genre.
#4. Créez le corps de l'e-mail.
C'est là que vous communiquerez l'intégralité de votre message, un peu comme le corps d'une lettre que vous pourriez composer. Aussi bref et précis soit-il, votre e-mail a besoin d'un appel à l'action et d'une déclaration de clôture. Par exemple,
C'était vraiment apprécié que vous soyez venu à la démonstration du nouveau produit de cet après-midi. Vous pouvez montrer à votre personnel l'intégralité de la vidéo en leur faisant regarder l'exemple fourni. Au cas où vous auriez des questions, faites le moi savoir.
#5. Les e-mails doivent avoir une signature et une approbation de clôture.
Votre signature doit contenir votre nom, votre position et tout autre détail pertinent pour vos discussions. Dans la majorité des applications de messagerie, vous pouvez configurer une signature prédéfinie à afficher à la fin de chaque e-mail que vous envoyez.
Les derniers mots comprennent
- Merci,
- Bien cordialement,
- Sincèrement vôtre,
- Rega
- Cordialement,
Un exemple de la façon de mettre fin à un e-mail est fourni ci-dessous :
Sincèrement vôtre,
Jiana Smith, responsable marketing, Pedro Company, LTD.
#6. Vérifiez votre e-mail pour les inexactitudes.
Le professionnalisme et l'attention aux détails sont affichés dans un e-mail sans faille. Prenez un moment pour relire votre e-mail pour les erreurs de syntaxe, de grammaire et d'orthographe avant de l'envoyer. Vérifiez que tous les fichiers et pièces jointes que vous avez éventuellement mentionnés dans votre e-mail ont également été inclus.
Une fois que vous avez terminé de modifier votre e-mail du point de vue du destinataire, relisez-le. En faisant cela, vous pourrez peut-être corriger les erreurs que vous avez commises lors de l'écriture ou de la révision lors d'une étape précédente.
Demandez à votre superviseur immédiat ou à un collègue fiable d'examiner tous les e-mails cruciaux que vous envoyez aux principales parties prenantes avant de les envoyer.
#7. Faites attention aux champs du destinataire.
Vérifiez les champs de destinataire dans votre e-mail pour vous assurer que vous l'envoyez à la bonne personne, la ou les personnes ou le ou les groupes. Assurez-vous également de mettre les adresses e-mail au bon endroit. Se souvenir:
À:
adresse e-mail de la personne ou du groupe à qui votre message sera envoyé.
CC:
signifie une "copie carbone". Toute adresse saisie ici recevra le même e-mail sans message personnalisé.
BCC:
Semblable à "CC", la ou les adresses e-mail de ce champ sont masquées.
#8. Envoyez votre e-mail selon le calendrier.
De temps en temps, vous pouvez envoyer un e-mail avant ou après le travail. En planifiant vos e-mails, vous pouvez gérer plus efficacement votre temps et vous assurer qu'ils sont envoyés à un moment qui convient au destinataire. Chaque programme de messagerie a une fonction de planification.
#9. Gardez à l'esprit de faire un suivi.
Et surtout, étant donné que la majorité des gens reçoivent plusieurs e-mails chaque jour, il est probable qu'ils négligeront ou oublieront de répondre à votre lettre. Si le destinataire n'a pas répondu après deux jours ouvrables, pensez à envoyer un e-mail de suivi attentionné.
Comment rédiger un e-mail de démission
Même s'il peut sembler difficile d'écrire et d'envoyer un e-mail de démission, avec le bon modèle, cela peut être simple. Il est généralement conseillé d'écrire un e-mail de démission lorsque vous souhaitez quitter votre emploi, car cela vous donne l'occasion d'exprimer votre gratitude à votre employeur pour cette opportunité. Un e-mail de rédaction de démission est un excellent moyen de maintenir le contact avec votre ancienne entreprise, ce qui est crucial si vous souhaitez obtenir des références à l'avenir.
Il est facile d'écrire un e-mail de démission, et cela peut même être thérapeutique. Vous pouvez l'utiliser pour dire adieu à votre employeur actuel et inaugurer la prochaine étape de votre carrière.
Un e-mail de démission est celui que vous écrivez à votre employeur actuel pour l'avertir que vous quittez certains emplois.
Utilisez les instructions ci-dessous pour vous aider à rédiger une lettre de démission par e-mail :
#1. Sélectionnez une ligne d'objet pertinente.
vous pouvez rédiger votre lettre de démission par e-mail en sélectionnant une ligne d'objet appropriée indiquant clairement votre message. Ceci est important car un lecteur de courrier électronique peut ne lire que la ligne d'objet. Pensez à utiliser une ligne d'objet indiquant «Avis de démission» ou «Démission en date du [date]».
#2. Commencez par un accueil professionnel.
Définir un ton professionnel pour le reste de l'e-mail avec une salutation formelle serait utile. Ajoutez une salutation comme "Cher", le titre de votre superviseur et votre nom de famille après cela. Pensez à inclure une phrase simple souhaitant bonne chance à tout le monde. Vous pourriez prononcer des phrases comme « j'espère que tu vas bien » ou « j'espère que tu passes une bonne journée », par exemple.
#3. Donnez à votre e-mail un objectif clair.
Dans la phrase suivante, assurez-vous de préciser l'objectif de l'e-mail. Mentionnez le travail que vous quittez. Par exemple, vous pourriez dire : « Le but de cet e-mail est de vous informer de ma démission officielle en tant que graphiste. Cela permet à un employeur potentiel de comprendre rapidement votre message et d'y répondre de manière appropriée.
#4. Pensez à indiquer votre motif de départ
Si cela vous fait vous sentir mieux, vous pourriez donner une raison pour votre démission. Disons, par exemple, que vous devez passer à autre chose parce que votre carrière a changé. Il est important d'éviter d'entrer dans trop de détails et de donner une explication positive et succincte pour votre départ, comme votre état de santé. Vous n'êtes pas tenu d'informer votre employeur de votre intention de démissionner ; votre décision de le faire vous appartient entièrement.
#5. Date de la fin de votre emploi
Mentionnez le jour où vous avez eu un emploi pour la dernière fois dans votre e-mail. Prévenez votre employeur le plus tôt possible de votre démission. Cela peut vous aider à maintenir de bonnes relations d'affaires avec votre ancien employeur. De nombreuses entreprises exigent que les employés donnent un préavis d'au moins deux semaines avant de quitter leur poste. Consultez les directives de l'entreprise pour vous assurer que vous respectez les conditions de démission. Un employeur sera mieux placé pour comprendre votre calendrier et prendre les dispositions nécessaires en conséquence.
#6. Décrivez à quel point vous êtes reconnaissant pour cette chance.
Profitez de cette occasion pour exprimer votre gratitude à l'entreprise pour le temps que vous y avez passé à travailler dans votre e-mail. Si vous le faites, vous pourrez peut-être entretenir de bonnes relations avec eux et faire bonne impression. Remerciez brièvement le destinataire pour le temps qu'il a passé au travail afin de fermer votre e-mail.
Vous pouvez également parler des choses que vous avez apprises en jouant le rôle et des meilleurs aspects du travail avec l'organisation. Dites, par exemple, « Je tiens à vous remercier de m'avoir donné l'opportunité de travailler comme infirmière auxiliaire, car j'ai acquis de nombreuses compétences précieuses en matière de soins aux patients et de traitement médical au cours de mon emploi.
#7. Offrir de l'aide à la transition
Vous pourriez reconnaître la pression que votre absence pourrait imposer à l'entreprise et offrir votre aide dans la mesure de vos possibilités. Envisagez de suggérer à un candidat interne de prendre votre poste ou de vous porter volontaire pour encadrer la nouvelle recrue avant de quitter l'entreprise et de commencer votre nouvelle carrière. Cela peut démontrer à un employeur potentiel que vous êtes toujours préoccupé par son entreprise et son succès.
#8. Recherchez les fautes de frappe dans votre e-mail.
rédiger un e-mail de démission sans erreur est essentiel. Assurez-vous que votre e-mail est sans erreur en ce qui concerne l'orthographe et la ponctuation. De plus, assurez-vous d'écrire l'e-mail sur un ton confiant et approprié. Avant d'envoyer le courriel à votre organisation, pensez à le faire lire par un ami ou un membre de votre famille et à vérifier sa validité. En lisant votre e-mail à haute voix ou en utilisant un outil d'écriture numérique, vous pouvez vérifier les erreurs potentielles.
Comment commencez-vous à écrire un e-mail ?
Dans un e-mail formel, vous devez commencer par une salutation et le nom et le titre du destinataire.
Quelles sont les 5 étapes de la rédaction d'un e-mail ?
- Spécifiez votre sujet.
- Considérez le destinataire
- Faire des listes
- Développez votre appel à l'action.
- Créez votre ligne d'objet.
Comment envoyer un e-mail depuis mon mobile ?
- L'application Android pour Gmail devrait être ouverte.
- Appuyez sur le bouton de composition.
- Choisissez un destinataire.
- Pour faciliter la référence et la clarté, choisissez un sujet d'e-mail.
- Mettez votre message ensemble.
- Pour envoyer le message, appuyez sur l'icône d'un avion en papier.
Quel est le format d'écriture d'un e-mail ?
- La ligne d'objet
- Salutation
- Corps,
- Ligne de fermeture
- Signature.
Quels sont les 7 CS de la rédaction d'e-mails ?
Ils sont les suivants:
- Clarity/Pureté
- Correction
- Concision
- Courtoisie
- Concrétude
- Considération
- complétude.
Comment écrire un e-mail dans Gmail ?
- Ouvrez Gmail.
- Cliquez sur rédiger
- Saisissez l'adresse e-mail de l'autre personne.
- Entrez un sujet.
- rédiger un message par e-mail
- Si nécessaire, formatez le texte de votre e-mail.
- si vous le souhaitez, fournissez un fichier.
- Cliquez sur "Envoyer".
Bibliographie
Articles Relatifs
- LETTRE DE DÉMISSION D'EMPLOYÉ : format, exemples et guide
- COMMENT ÉCRIRE UNE LETTRE DE DÉMISSION : Ce que vous devez dire et ne pas dire
- APPRÉCIATION DES EMPLOYÉS : Top 20+ des idées, des cadeaux, des messages et des citations
- LETTRE D'EMPLOI : signification, comment l'écrire et plus de 20 échantillons gratuits.APPRÉCIATION DES EMPLOYÉS : Top 20+ des idées, des cadeaux, des messages et des citations
