Comment votre entreprise gérera-t-elle une main-d'œuvre de plusieurs milliers de personnes ? Les numéros de poste téléphonique sont là pour vous aider à rationaliser vos interactions professionnelles, à économiser de l'argent et, surtout, à offrir une expérience client exceptionnelle. Mais comment cela peut-il être accompli ? À travers cet article, nous découvrirons et comprendrons chaque détail minutieux de l'extension du numéro de téléphone et, plus important encore, nous apprendrons comment ajouter une extension à un numéro de téléphone. Vous apprendrez également à ajouter une extension aux contacts de votre numéro de téléphone, que ce soit avec un iPhone, un Android ou lorsque vous appelez quelqu'un.
Qu'est-ce qu'une extension de numéro de téléphone ?
Une extension de numéro de téléphone est une combinaison de trois à cinq chiffres que vous pouvez attribuer manuellement à l'un des membres de votre équipe, à une équipe, à une division ou à l'ensemble de votre service. La ligne principale est divisée en extensions.
Confus? Ne t'inquiète pas; nous reviendrons sur cela avec des exemples plus tard.
Par exemple, votre organisation a le numéro de téléphone 987 654321. Vous choisissez maintenant d'attribuer les extensions 200 aux ventes et 300 au support client.
Avec cela, deux scénarios émergent : les appelants internes et les appelants externes, respectivement. Les appelants internes (services ou personnel au sein de l'organisation) peuvent simplement composer le 200 pour joindre les ventes et le 300 pour joindre le marketing.
Les appelants externes (clients et parties extérieures à l'organisation) doivent composer le 987654321,200 987654321,300 pour joindre directement le service commercial et le XNUMX XNUMX pour accéder à l'assistance client.
Format de l'extension du numéro de téléphone : numéro de téléphone réel, extension dédiée
Exemples d'extensions de numéros de téléphone : +1 1424622, 231
Ici, +1 1424622 est le numéro de téléphone réel d'une entreprise, une virgule indique le début d'une extension et 231 est l'extension dédiée.
Une extension de numéro de téléphone permet aux appelants d'atteindre rapidement et facilement les personnes ou les services souhaités sans avoir à traiter avec des standards automatiques. Les employés et les équipes au sein de l'entreprise peuvent communiquer entre eux en composant des extensions. C'est pourquoi il est également connu sous le nom de numérotation d'extension.
Comment les appels sont-ils acheminés vers un numéro de poste ?
L'acheminement des appels vers un poste est déterminé et varie selon le fournisseur de services. Cependant, ils partagent tous la même conception de routage d'appels de base, qui peut être résumée en trois points. Ces trois points seront abordés dans cette section pour vous aider à comprendre comment les appels sont acheminés vers un poste.
Étape 1 : Un appelant compose le numéro
Lorsque les appelants composent un numéro de téléphone avec un numéro de poste enregistré sur leur téléphone portable, les postes sont immédiatement composés. Il est possible que l'appel contourne un IVR ou un standard automatique.
Cependant, si un appelant compose le numéro de téléphone sans extension enregistrée dans son application de contacts, l'appel ne peut pas être contourné.
Dans les deux cas, l'appelant a simplement atteint la ligne principale, où les mécanismes de routage (un ensemble spécifique de codage ou de matériel) entrent en jeu.
Étape 2 : Appeler le routeur en action
Le système automatisé (logiciel) envoie les appels vers leurs destinations désignées en fonction du poste sélectionné ou composé par l'appelant. S'il y a plusieurs appelants sur la ligne, il les met en file d'attente et les informe de leur position sur la ligne.
Le routeur est l'endroit où les fournisseurs de services diffèrent les uns des autres. L'approche de base, cependant, reste la même : identifier les extensions et acheminer les appels vers des extensions spécifiques.
La ligne ou l'appel est connecté à la ligne ou au poste cible une fois la file d'attente effacée.
Étape 3 : L'appelant se connecte à l'extension cible
La dernière étape consiste pour l'appelant à atteindre sa destination prévue, qui peut être un employé, un service client, un service commercial ou autre chose.
L'acheminement des appels d'extension est basé sur un ensemble de codes et un petit matériel qui reconnaît et établit des connexions basées sur des extensions de numérotation.
Avantages de l'utilisation des extensions de numéro de téléphone
Les extensions de numéros de téléphone offrent un nombre infini d'avantages, en particulier lorsqu'elles sont utilisées conjointement avec des services VoIP. De l'optimisation des communications d'entreprise à la réalisation d'économies sur les communications à long terme.
Voici quelques avantages notables de l'utilisation d'extensions de numéros de téléphone :
- Économiser de l'argent: Étant donné qu'une seule ligne principale peut prendre en charge plusieurs extensions, vous économisez de l'argent en ne payant pas pour des numéros individuels.
- Simplifier les appels: permet aux employés d'interagir les uns avec les autres en composant des extensions spécifiques plutôt que de se souvenir de l'intégralité du numéro de téléphone.
- Activer la mobilité des employés : Les extensions, comme les services VoIP, permettent à votre personnel d'être productif lors de ses déplacements.
- L'expérience client d'abord: Informez vos clients des extensions de tous les services de votre entreprise afin qu'ils puissent éviter les standards automatiques, ce qui se traduit par une meilleure expérience client.
- Focus sur la culture de travail hybride: Les extensions permettent à votre organisation d'employer du personnel sur site et à distance, avec des communications synchronisées aux deux extrémités pour garder tout le monde sur la même longueur d'onde.
- Concentrez-vous sur la productivité et l'efficacité: En déléguant les activités difficiles et ennuyeuses aux RVI, votre personnel peut se concentrer sur des aspects plus vitaux de son travail.
- Numéros personnalisés faciles à retenir : Lorsque vous utilisez des numéros virtuels, vous pouvez essayer de créer des numéros de vanité accrocheurs et d'insérer des extensions comparables à la fin pour vous assurer que votre public s'en souviendra pour toujours. Une stratégie marketing unique en son genre.
- Communication client exceptionnelle : Les extensions permettent à vos clients d'atteindre rapidement et facilement les destinations souhaitées via des extensions, un SVI ou des standards automatiques.
- Une image claire de la performance de chacun : Grâce à leurs extensions spécifiques, vous pouvez simplement suivre, documenter et analyser le développement et l'efficacité de vos employés.
Comment ajouter une extension à un numéro de téléphone ?
Selon l'appelant ou le client et l'entreprise, l'ajout d'une extension à une ligne téléphonique peut indiquer deux choses distinctes.
Selon la société, l'ajout d'une extension à un numéro de téléphone consiste essentiellement à attribuer des numéros de 3 à 5 chiffres derrière le numéro d'origine pour segmenter la ligne principale.
Cela peut être fait via le panneau d'administration. Une chose à garder à l'esprit est que différents fournisseurs de services ont des paramètres et des panneaux d'administration différents, vous pouvez donc avoir besoin de l'aide du service client dans un premier temps.
Cependant, dans cette section, nous verrons comment ajouter une extension à un numéro de téléphone du point de vue du client. Pour ajouter une extension à un numéro de téléphone sur Android, iPhone ou iOS, suivez une procédure similaire, mais pas identique.
Examinons-les donc indépendamment dans les sections qui suivent :
Comment ajouter une extension à un numéro de téléphone sur les contacts iPhone ?
Vous pouvez ajouter une extension à un numéro de téléphone sur les contacts iPhone lors de la création d'un nouveau contact ou de la modification du contact existant. Il vous permet de composer automatiquement les extensions la prochaine fois que vous appelez ce numéro.
Pour ajouter une extension à un numéro de téléphone dans vos contacts iPhone, suivez ces instructions.
(Lors de la création ou de la modification d'un contact sur iPhone, la chose la plus importante à retenir est le numéro de téléphone.)
Pour ajouter une extension à un numéro de téléphone dans vos contacts iPhone, procédez comme suit :
- Ouvrez l'application Contacts sur votre iPhone et sélectionnez le contact auquel vous souhaitez ajouter une extension,
- Appuyez sur Modifier et appuyez sur la section du numéro de téléphone du contact,
- Placez votre curseur à la fin du numéro de téléphone
- Appuyez sur le bouton "+*#" sur le pavé numérique pour accéder à d'autres options
- Appuyez sur le bouton "attendre" et entrez l'extension
- Appuyez sur "Terminé" dans le coin supérieur droit.
Vous pouvez simplement remplacer le point-virgule (;) par une virgule (,). Une virgule implique une pause plutôt qu'une attente. Après avoir terminé les procédures susmentionnées, le numéro de téléphone dans vos contacts iPhone sera +1 1424622;123. (Votre numéro de téléphone est le +1 1424622.)
Comment ajouter une extension à un numéro de téléphone sur Android ?
L'ajout d'une extension à un numéro de téléphone sur un appareil Android est comparable à l'ajout d'une extension à un numéro de téléphone sur un iPhone. Voyons comment ajouter une extension à un numéro de téléphone existant dans un contact Android.
Sur Android, suivez ces étapes pour ajouter une extension à un numéro de téléphone :
- Ouvrez l'application Contacts ou accédez à l'application Téléphone et appuyez sur Contacts,
- Sélectionnez ouvrir le contact que vous souhaitez modifier,
- Appuyez sur l'icône du crayon ou sur le bouton de modification,
- Appuyez sur la section du numéro de téléphone du contact et placez votre curseur à la fin du numéro,
- Entrez une simple virgule (,) pour une pause de 2 secondes ou un point-virgule (;) pour une attente,
- Entrez une extension et appuyez sur enregistrer.
Important à noter: Si vous pouvez saisir l'extension dès que le téléphone répond, appuyez sur pause ou sur une virgule (,). Si vous devez attendre un peu plus longtemps que le message automatique se termine, utilisez la méthode d'attente, suivie d'un point-virgule (;).
Pour contacter le personnel ou le service suivant, composez simplement le numéro de poste. Par exemple, si Ken a un poste 123 et que vous souhaitez le joindre depuis le lieu de travail, composez le 123, appuyez sur le bouton vert du téléphone et son téléphone portable sonnera.
Pouvez-vous composer directement l'extension ?
Si vous avez un téléphone Android, vous vous demandez peut-être si vous pouvez appeler une extension directement depuis votre numéro de téléphone. C'est envisageable ! L'installation de l'application Android Dial Phone vous permet de composer rapidement une extension en appuyant sur un bouton. Vous pouvez simplement ignorer cette étape si vous êtes familiarisé avec la numérotation d'extension. Il permet d'économiser du temps et de l'énergie, ainsi que de l'argent sur les appels interurbains.
Pour composer une extension directement à partir d'un numéro de téléphone Android, ajoutez une virgule ou un point-virgule après le numéro de téléphone principal. Entrez le numéro de poste après la virgule. Vous pouvez également ajouter le numéro de poste à votre carnet d'adresses. Une fois que vous avez enregistré le numéro de poste sur votre téléphone, vous pouvez utiliser les moyens de pause ou d'attente pour y accéder. Vous pouvez même ajouter plusieurs virgules au numéro pour le reporter encore plus.
Affaires contre. Extension du numéro de téléphone résidentiel
La plupart des gens ont une connaissance floue des numéros de poste et ont tendance à les appliquer uniquement aux numéros de téléphone professionnels et résidentiels. Cependant, vous devez être conscient que ces deux sont de nature distincte.
Examinons-les dans les parties suivantes pour voir en quoi elles diffèrent. Une extension de numéro de téléphone résidentiel peut contenir ou non une sous-division de la ligne principale. Étant donné que la ligne principale est reliée à de nombreux systèmes téléphoniques (indiquant des répondeurs), lorsqu'un appel entrant arrive, tous les téléphones connectés sonnent en même temps. Vous pouvez répondre à l'appel à partir de n'importe lequel de ces terminaux.
Comment puis-je ajouter automatiquement une extension à mon numéro de téléphone ?
La méthode d'attente peut être utilisée :
- Ouvrez l'application Contacts sur votre téléphone Android et appuyez sur le contact dont vous souhaitez ajouter l'extension.
- Appuyez sur l'icône du crayon.
- Sélectionnez le champ du numéro de téléphone, puis placez le curseur à la fin du numéro de téléphone.
- Utilisez le clavier Android pour insérer un seul point-virgule à droite du numéro de téléphone.
Pouvez-vous ajouter une extension à un numéro de téléphone sur iPhone ?
Sur iPhone, vous pouvez ajouter une extension à un numéro de téléphone. Appuyez sur Modifier, puis sur la partie numéro de téléphone du contact. Placez votre curseur à la fin du numéro de téléphone. Pour accéder à d'autres choix, appuyez sur le bouton « +*# » sur le pavé numérique. Entrez l'extension en appuyant sur le bouton "attendre".
Puis-je envoyer un SMS à un numéro avec une extension ?
Avec un logiciel de messagerie texte d'entreprise, vous pouvez envoyer un SMS à une extension de numéro de téléphone. La messagerie texte professionnelle vous permet d'activer une ligne professionnelle par SMS tout en conservant votre numéro de téléphone actuel et vos extensions de numéro de téléphone.
Comment changer l'extension sur mon iPhone ?
Accédez à Safari > Paramètres > Extensions. Appuyez sur Plus d'extensions pour parcourir l'App Store à la recherche d'extensions.
Où sont les paramètres d'extension ?
Pour gérer les paramètres des extensions Chrome, procédez comme suit : Ouvrez Google Chrome. Ouvrez Personnaliser et contrôler (symbole à trois points dans le coin supérieur droit). Sélectionnez "Extensions" dans le menu "Plus d'outils".
Comment changer le type d'extension ?
Vous pouvez modifier le type d'extension en :
- Ouvrez l'Explorateur de fichiers Windows et sélectionnez un fichier à modifier
- Remplacez l'ancienne extension de fichier par une nouvelle pour modifier votre fichier
- Appuyez sur le bouton "Entrée" de votre clavier pour enregistrer vos modifications.
Comment obtenir une extension sur Apple ?
Choisissez Safari > Extensions Safari dans l'application Safari sur votre Mac, puis parcourez les extensions disponibles. Lorsque vous en découvrez une que vous aimez, cliquez sur le bouton Obtenir ou Prix, puis cliquez à nouveau sur le bouton pour installer ou acheter l'extension.
Conclusion
Une extension est la séparation d'un numéro de téléphone principal en plusieurs sous-sections ou numéros pour permettre à différents terminaux d'interagir les uns avec les autres. Partager un numéro de téléphone avec plusieurs membres de l'équipe ou services est une notion de base.
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Bibliographie
