Les datarooms virtuelles sont devenues un instrument indispensable pour les entreprises. Ils offrent un moyen sécurisé et efficace de traiter, partager et archiver des données sensibles avec d’autres parties prenantes, y compris les membres de l’équipe. Néanmoins, la tâche consistant à sélectionner le meilleur fournisseur de VDR peut s’avérer un véritable exploit compte tenu de la profusion d’alternatives disponibles sur le marché. Nous passerons en revue les facteurs importants à prendre en compte lors de la sélection d’un service VDR dans cet article.
VDR et plateformes de partage de fichiers
De nombreuses incongruités subsistent au milieu de la diffusion et de la diffusion de fichiers singuliers et corporatifs. serveur cloud résolutions. Les documents d'entreprise nécessitent une fortification élevée au-delà de ce que les résolutions de partage de fichiers sur mesure ou de serveur cloud peuvent fournir. Même les solutions Microsoft les plus populaires manquent de fonctionnalités de base telles que la configuration des politiques de sécurité et la création de rôles. En effet, ces solutions ont été conçues en pensant aux utilisateurs individuels. La liste ci-dessous fournit un compte rendu plus détaillé des différences. Si vous souhaitez en savoir plus sur la technologie, data-rooms.org fournit à des milliers d'utilisateurs les meilleurs aperçus des applications les plus populaires..
- Les fournisseurs de salles de données virtuelles possèdent un avantage unique sur les solutions d’entreprise dans leur capacité à fonctionner au-delà de l’Internet principal. Contrairement aux solutions d'entreprise, les fournisseurs de salles de données virtuelles sont facilement accessibles.
- Les logiciels de data room en ligne offrent une sécurité bien supérieure aux services de stockage cloud gratuits fournis par Microsoft ou Google. Ces services gratuits ne disposent pas d’une réglementation de base en matière de politique de sécurité, ce qui constitue un dangereux précédent susceptible de provoquer des fuites de données. La divulgation de ces informations sensibles entraînerait non seulement des préjudices pécuniaires et de réputation, mais pourrait également déclencher des procédures contentieuses de la part des clients et des membres du personnel dont les données ont été exposées.
- En ce qui concerne les outils, les meilleurs fournisseurs de salles de données proposent une offre bien plus complète que les solutions populaires destinées aux utilisateurs privés. Ce dernier ne dispose pas de la gamme complète d'outils requis pour les solutions d'entreprise, comme la possibilité d'isoler les fichiers et la documentation d'entreprise les uns des autres. Il s’agit d’une fonctionnalité qu’offrent les VDR en raison des besoins variés des différents services des entreprises.
- Une salle de données électronique offre un cryptage robuste qui garantit une sécurité exceptionnelle et évite la possibilité d'interception de données par des entités étrangères. Il s’agit d’un attribut essentiel pour toute personne cherchant à protéger ses données.
Lorsqu’il s’agit de solutions Google et Microsoft, plusieurs différences les distinguent. Malheureusement, aucune de ces disparités ne joue en leur faveur. En revanche, le VDR s'avère supérieur à plusieurs égards, ce qui en fait un option plus souhaitable.
« Les datarooms virtuelles sont indispensables pour toute entreprise traitant des données confidentielles. » Sarah Lee, directrice financière.
Sécurité
L’aspect le plus important à considérer lors du choix d’un service VDR est la sécurité. Le VDR doit disposer de mécanismes de sécurité solides. Tenez compte des attributs de sécurité suivants lors de vos achats :
- En invitant les utilisateurs à fournir deux formes d'identification distinctes, à savoir un mot de passe et un code transmis à leur appareil mobile, l'authentification à deux facteurs améliore la sécurité en ajoutant une couche de protection supplémentaire.
- Le logiciel de data room doit utiliser des techniques de cryptage de pointe pour protéger les données pendant leur transit et au repos.
- Vous devriez être en mesure de gérer qui peut accéder, lire, modifier ou exporter des documents particuliers à l'aide des paramètres d'autorisation granulaires du fournisseur.
- Le VDR doit contenir une fonctionnalité de piste d'audit qui tient compte de toutes les actions des utilisateurs, telles que les mots de passe, l'accessibilité du contenu et les activités d'édition.
Convivialité
Le VDR doit être facile à utiliser et à naviguer, même pour les utilisateurs non techniques. Une interface compliquée peut entraîner de la frustration et des erreurs, ce qui peut compromettre la sécurité de vos données. Recherchez les fonctionnalités conviviales suivantes :
- Interface intuitive : L'interface de VDR doit être simple et conviviale pour naviguer et comprendre.
- Glisser-déposer : le processus de transfert de documents devrait être aussi simple que de glisser-déposer des fichiers électroniques de votre ordinateur personnel vers la salle de données virtuelle.
- Fonctionnalité de recherche : il devrait y avoir une fonction de recherche dans le VDR qui vous permet de localiser rapidement le document requis.
- Accès mobile : le VDR doit être accessible depuis les appareils mobiles, vous permettant d'accéder aux documents en déplacement.
Support à la clientèle
Un bon support client est essentiel lors du choix d’un fournisseur VDR. Vous avez besoin d’un fournisseur qui vous apporte une assistance rapide et utile en cas de problème. Voici quelques fonctionnalités de support client à rechercher :
- Assistance 24h/7 et 24j/7 : le fournisseur doit offrir une assistance XNUMXh/XNUMX et XNUMXj/XNUMX pour garantir que vous puissiez obtenir de l'aide chaque fois que vous en avez besoin.
- Équipe d'assistance dédiée : le fournisseur doit disposer d'une équipe d'assistance dédiée qui connaît bien la salle de données virtuelle et peut vous aider en cas de problème.
- Ressources de formation : le fournisseur doit proposer des ressources de formation, telles que des didacticiels vidéo et des guides d'utilisation, pour vous aider à démarrer avec le VDR.
Prix
Lors de la sélection d’un fournisseur VDR, le coût doit être pris en compte. Travailler avec un service offrant une tarification simple et sans frais supplémentaires est ce que vous désirez. Gardez un œil sur ces caractéristiques tarifaires :
- Tarif forfaitaire : les meilleurs fournisseurs de salles de données virtuelles devraient proposer un tarif forfaitaire qui inclut toutes les fonctionnalités et tous les services.
- Pas de frais cachés : le fournisseur ne doit facturer aucun frais caché, tel que des frais d'installation ou des frais de stockage de documents.
- Évolutivité : les fournisseurs de salles de données doivent proposer des tarifs évolutifs qui vous permettent de payer uniquement pour les fonctionnalités et les services dont vous avez besoin.
Réputation
Enfin, tenez compte de la réputation du fournisseur VDR avant de prendre votre décision finale. Recherchez les avis et les évaluations d’autres entreprises qui ont utilisé le VDR. Un fournisseur de services de data room réputé aura des critiques positives et de bons antécédents en matière de service à des entreprises comme la vôtre.
- YIELD MANAGEMENT : définition, stratégies et exemples
- CARTES DE CRÉDIT VIRTUELLES : Comment ça marche et meilleurs fournisseurs 2023
- Carte de crédit virtuelle américaine : meilleures options 2023 et tout ce dont vous avez besoin
- POLITIQUE D’ASSURANCE CONTRE LES ACCIDENTS DU TRAVAIL : Comment ça marches
