Les chèques sont pratiques pour une variété de transactions. Ils peuvent être nécessaires à l'occasion de la part de la personne ou de l'entreprise que vous payez, et à d'autres occasions, ils peuvent vous faire économiser des frais de transaction ennuyeux par carte de débit ou par carte de crédit. Si vous n'avez jamais envoyé de chèque par e-mail mais que vous aimeriez le faire, vous ne savez peut-être pas si c'est possible. Il est sans doute possible d'envoyer un chèque par e-mail. Bien que ce ne soit pas aussi simple que d'écrire un chèque papier, l'envoi d'un chèque par courriel garantit que le destinataire le reçoit immédiatement. Cependant, tout le monde n'acceptera pas un chèque qui lui sera envoyé par e-mail. Un chèque régulier qui est envoyé et reçu par voie électronique par courrier électronique est appelé « chèque » ou « chèque numérique ». De nombreux entrepreneurs préfèrent les vérifications par e-mail en raison de leurs délais de traitement plus rapides et de leur sécurité accrue. Il existe de nombreuses approches à adopter.
Toutes les informations dont vous avez besoin sur l'envoi et la réception d'un chèque par e-mail sont fournies dans les paragraphes suivants.
Pouvez-vous envoyer un chèque par e-mail
Les chèques électroniques et les chèques numériques sont les deux principaux types de chèques pouvant être envoyés par e-mail.
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Vous pouvez obtenir des chèques électroniques en cliquant sur un lien généralement fourni par le commerçant ou une autre personne que vous payez. Sur ce lien, vous pouvez entrer des informations telles que votre compte bancaire et votre numéro d'acheminement ainsi que d'autres détails. Une chambre de compensation automatisée, ou ACH, une transaction connue sous le nom de eCheck permet d'effectuer des paiements rapides en toute sécurité et directement à partir d'un compte courant ou d'épargne. Les chèques électroniques ont plus de fonctionnalités de sécurité que les chèques traditionnels, y compris l'authentification, les signatures numériques, la cryptographie à clé publique et le cryptage.
Les chèques électroniques, également appelés chèques électroniques, deviennent de plus en plus populaires parmi les entreprises car ils fonctionnent de la même manière que les chèques papier traditionnels. Le chèque sera encaissé numériquement. Pour transférer de l'argent de votre compte courant au bénéficiaire, vous devez d'abord rédiger un chèque papier. Vous devez ensuite signer le chèque après avoir écrit le nom du bénéficiaire et le montant que vous souhaitez transférer.
Un chèque électronique vous permet d'envoyer électroniquement un paiement au destinataire après avoir autorisé un prélèvement sur votre compte. Vous approuverez électroniquement la transaction plutôt que de signer physiquement un chèque papier en acceptant les termes et conditions d'un site Web, en prononçant votre accord ou en signant un contrat. Pour le moment, les petites et les grandes entreprises acceptent et répartissent les paiements en utilisant le système de chèque électronique. L'utilisation pour soi-même est moins typique. Les entreprises peuvent émettre les chèques de paie des employés, régler les factures des fournisseurs et accepter les paiements sous forme de chèques électroniques de la part des clients. Les entreprises peuvent vous envoyer des chèques électroniques.
Envoi d'un chèque électronique par e-mail
Le moyen le plus simple de payer pour un service consiste à utiliser un chèque électronique, mais l'entreprise ou la personne qui accepte le paiement doit les accepter comme mode de paiement. L'ajout de ces données à leur portail eCheck est possible s'ils le font. Ils vous demanderont des informations sur votre compte bancaire, le montant total du chèque, parfois un numéro de facture (qu'ils vous donneront), ainsi que des détails privés comme votre nom et vos coordonnées.
Chèques numériques
Les chèques électroniques sont distincts des chèques numériques. Ce sont des chèques numériques qui contiennent toutes les informations trouvées sur un chèque papier typique. Vous pouvez les imprimer ou les déposer par voie électronique. Contrairement à un chèque électronique, un chèque numérique ressemble davantage à un chèque papier. Un chèque numérique peut être envoyé par e-mail de différentes manières :
#1. Différentes applications et logiciels de vérification des e-mails
Les chèques numériques, y compris les chèques électroniques, peuvent être effectués à l'aide de diverses applications et logiciels. Vous pouvez gérer les paiements par e-mail à l'aide de logiciels tels que Checkbook, Deluxe eChecks et Paynote. Si vous dirigez une entreprise, vous pouvez également configurer l'option d'acceptation des paiements par chèque électronique.
#2. Prendre une photo de votre chèque
Le recto et le verso d'un chèque papier peuvent être photographiés après avoir été remplis, ce qui constitue un moyen rapide et facile d'envoyer un chèque numérique. La personne ou l'entreprise pour laquelle vous payez peut ne pas être en mesure de l'utiliser, car certaines banques et institutions de dépôt peuvent ne pas accepter les dépôts de chèques en personne avec une image de chèque. Cependant, une capture de dépôt à distance à l'aide d'un smartphone et d'une photo pourrait être plus largement acceptée.
Vous pouvez télécharger un chèque à distance en utilisant les services bancaires en ligne ou le déposer à la banque de votre quartier. Les chèques numériques utilisent une technologie qui présente certains risques de sécurité, même si elle présente de nombreux avantages. Les utilisateurs doivent être conscients de ces risques.
Avantages d'accepter les chèques par e-mail
Vous pouvez obtenir des paiements rapides, fiables, sécurisés et simples à réémettre en acceptant les chèques envoyés par e-mail en plus d'autres avantages. Les chèques papier sont moins écologiques que les chèques envoyés par e-mail.
#1. Rentabilité
Le traitement des chèques électroniques est moins coûteux pour les entreprises que, par exemple, le traitement des cartes de crédit. En effet, selon Intuit, les entreprises peuvent réduire leurs coûts associés au traitement des paiements jusqu'à 60 %, ce qui profitera à leur résultat net. Il est moins coûteux d'utiliser un chèque électronique ou un autre type de chèque numérique que les chèques papier. Lorsque vous utilisez des chèques papier, vous devrez payer le chèque physique, tandis que certains chèques envoyés par courrier électronique sont gratuits. Ces dépenses peuvent également augmenter en raison des frais de déplacement et d'envoi des chèques papier.
#2. Facilité d'utilisation
Cela est particulièrement vrai pour les entreprises qui traitent beaucoup de chèques papier. En passant aux chèques électroniques, Intuit affirme que la probabilité d'erreur humaine est réduite et que le rapprochement des comptes est simplifié par un logiciel.
#3. Fiabilité et sécurité
Les transferts d'argent utilisant le réseau ACH se sont avérés fiables. Une autre caractéristique de sécurité des chèques électroniques est le cryptage des données. Vous pourriez commencer à utiliser les vérifications par e-mail pour les transactions régulières dans un avenir pas trop lointain. Bien que les chèques électroniques soient courants dans les entreprises, le marché de la consommation n'a pas encore pleinement adopté la tendance.
#4. Rapide et fiable
Vous pouvez recevoir votre argent presque immédiatement si vous utilisez une vérification par e-mail. Cela aide les entreprises avec la comptabilité et les flux de trésorerie. De plus, vous pouvez payer les factures immédiatement au lieu d'avoir à attendre que les chèques papier soient compensés par la banque d'une autre entreprise avant de payer des dépenses comme le loyer, l'inventaire ou les salaires.
#5. Facilement réédité
Le processus d'émission d'un nouveau chèque numérique est beaucoup plus simple que l'émission d'un nouveau chèque papier, même si vous pouvez accidentellement supprimer l'e-mail le contenant. Il vous suffit de contacter le payeur pour demander un nouvel objet numérique.
#6. Sécurise
Pour protéger vos informations sensibles, les chèques envoyés par e-mail passent par des procédures d'authentification et de cryptage. Par conséquent, même si votre chèque était volé, un voleur ne serait pas en mesure de décrypter les informations qu'il contient.
Les chèques électroniques sont horodatés avec une signature numérique, laissant une trace du lieu et de l'heure à laquelle le payeur a envoyé le chèque initial.
#7. Plus pratique pour envoyer de l'argent que les chèques physiques
Les inspections physiques peuvent parfois être gênantes pour plusieurs raisons. Pour remplir les formulaires, vous devez être muni de notre chéquier ou de chèques individuels ; sinon, vous devez commander des copies. Si vous en avez besoin immédiatement, vous devrez peut-être également vous rendre à l'agence bancaire de votre quartier. La livraison du chèque à la personne ou à l'entreprise pour laquelle vous payez est un autre inconvénient. Cela peut impliquer de se rendre à destination (personne, entreprise ou bureau de poste). La plupart de ces problèmes surviennent rarement avec les chèques envoyés par e-mail !
Inconvénients d'accepter les chèques par e-mail
Cependant, le traitement pratique des paiements est devenu le résultat des progrès technologiques, et il y a maintenant plus de problèmes de sécurité à prendre en compte. L'envoi et la réception de chèques par e-mail sont généralement sécurisés, mais il existe certains risques potentiels.
#1. Atteinte à la sécurité ou cyberattaque
Une cyberattaque ou une fuite de données est toujours possible avec la technologie moderne. Vos informations financières ou bancaires pourraient être consultées par un tiers et utilisées contre vous si votre ordinateur ou votre smartphone est volé ou compromis.
Mais un cryptage robuste et des mesures de sécurité sophistiquées réduisent considérablement la probabilité qu'un tiers puisse accéder à vos informations bancaires.
#2. Les comptes bancaires peuvent être vulnérables si votre e-mail est piraté
Certains logiciels vous donneront accès à un portail sécurisé où vous pourrez stocker vos données. Cependant, si votre compte de messagerie est piraté et que vous envoyez une photo d'un chèque par e-mail, les pirates peuvent être en mesure d'accéder à vos données financières privées. Par conséquent, bien que les chèques envoyés par courrier électronique offrent une sécurité supplémentaire par rapport aux chèques papier, ils comportent également une variété de risques particuliers.
#3. Certaines succursales bancaires peuvent ne pas accepter les chèques envoyés par e-mail
Selon sa banque, la personne à qui vous envoyez un chèque numérique peut ne pas être en mesure de le traiter. Ainsi, avant d'autoriser une vérification des e-mails, demandez au destinataire de revérifier les informations auprès de sa banque, de sa coopérative de crédit ou de toute autre institution de dépôt.
# 4. Faux chèque
Les chèques par e-mail sont sujets à fraude, tout comme les chèques papier. Méfiez-vous de ces indications d'un faux chèque :
- Image exceptionnellement bonne. Un logiciel de traitement d'images est utilisé pour produire de faux chèques, leur donnant une apparence claire et professionnelle.
- Le numéro de chèque dans le coin supérieur droit ne correspond pas au premier ou au troisième numéro de la ligne de reconnaissance de caractères à encre magnétique (MICR).
- Le coin supérieur gauche n'a pas de logo ni de nom de banque.
- Les numéros de routage et de compte ne sont pas inclus dans la ligne MICR.
Chèques envoyés par courriel : impression et dépôt
Vous ne savez peut-être pas si votre banque reconnaît les chèques électroniques lorsque vous en recevez un par e-mail. La réponse est oui. Les chèques envoyés par e-mail sont généralement acceptés par les banques. Les chèques envoyés par e-mail peuvent être imprimés et déposés dans votre banque ou à l'aide d'un outil bancaire en ligne, tout comme les chèques envoyés par courrier ordinaire.
Étapes pour imprimer des chèques à partir d'un courrier électronique
Pour imprimer des e-mails avec des chèques, vous devez avoir accès à une imprimante. Le papier d'imprimante ordinaire fonctionnera très bien, mais si vous avez l'intention de recevoir des paiements récurrents en ligne, vous voudrez peut-être acheter du papier spécial pour chèques.
Si vous souhaitez déposer le chèque dans une banque ou un guichet automatique à proximité, vous devez utiliser de l'encre magnétique. L'encre magnétique sur les appareils bancaires et les guichets automatiques peut être lue pour déterminer le numéro de compte du payeur. Le chèque ne pourra pas être traité par la banque si cette encre est manquante.
L'acceptation de votre chèque par la banque est influencée par la qualité de l'image du chèque. Toute ligne maculée ou floue peut empêcher l'institution d'accepter le chèque. Un chèque doit contenir les informations suivantes pour être accepté par une banque :
- Numéro d'acheminement
- Numéro de compte
- Nom du bénéficiaire
- Montant du paiement écrit
- Date avec signature
Assurez-vous que votre chèque est imprimé avec tous les mots et chiffres lisibles pour éviter d'avoir à revenir en arrière et à le réimprimer.
Comment déposer des chèques à partir d'un e-mail
Si vous souhaitez déposer un chèque après son impression, vous pouvez le faire à la banque ou en ligne avec une application bancaire. Le chèque peut être utilisé dans votre banque comme un chèque papier ordinaire en étant déposé auprès d'un caissier ou d'un guichet automatique.
De plus, la majorité des grandes banques proposent une application mobile qui permet de déposer rapidement des chèques numérisés en les prenant en photo. Grâce à cette application, vous pouvez déposer des chèques, papier et numériques. En fournissant vos coordonnées bancaires dans un formulaire en ligne sécurisé, vous pouvez utiliser certains services pour déposer instantanément des chèques envoyés par courrier électronique.
Meilleures pratiques pour accepter les chèques envoyés par courrier électronique
Un risque de sécurité existera toujours lors de l'envoi ou de la réception d'un chèque par e-mail, mais dans l'ensemble, les avantages l'emportent sur les inconvénients. Lorsque vous acceptez un chèque par e-mail, gardez à l'esprit les conseils suivants.
Imprimez une deuxième copie de votre chèque pour vos dossiers au cas où vous auriez besoin de vous y référer à l'avenir. Si vous gérez vos finances avec une feuille de calcul ou une application bancaire, vous devez suivre le montant du chèque et la date de dépôt. Vous pouvez évaluer la durée du processus en examinant ces actions.
Si vous utilisez le dépôt mobile, vérifiez fréquemment vos opérations bancaires pour vous assurer que l'argent de votre chèque a été déposé sur votre compte. Si les fonds n'apparaissent pas dans un jour ou deux, contactez votre banque de quartier.
Est-il sûr d'envoyer une photo d'un chèque par e-mail ?
Oui, jusqu'à un certain point. Même si le courrier électronique n'est pas toujours sécurisé, l'envoi d'une copie d'un chèque par courrier électronique devrait être suffisamment sécurisé si vous prenez des précautions. La rédaction d'un chèque expose techniquement les informations de votre compte à quiconque peut en obtenir une copie.
Le problème avec l'envoi de chèques par e-mail est qu'ils passent par de nombreux ordinateurs, dont certains peuvent être infectés par des logiciels malveillants. Les chèques incluent votre nom, votre adresse et votre numéro de compte ainsi que d'autres détails sur vos finances. Grâce à l'utilisation de ces informations, les voleurs d'identité peuvent accéder à votre compte et prendre l'argent que vous avez gagné en travaillant dur.
Pouvez-vous déposer mobile une photocopie d'un chèque?
Les chèques reçus pour paiement peuvent être scannés et utilisés comme garantie pour un dépôt numérique. L'image est traitée juridiquement de la même manière que l'objet original. Oui, vous pouvez! Les dépôts mobiles utilisent une image de chèque, à condition que votre copie soit claire. Une fois votre chèque scanné, téléchargé et photographié avec votre demande de dépôt, les informations sont cryptées et envoyées à votre banque. Une fois le chèque traité et encaissé, l'argent peut être déposé sur votre compte.
Comment encaisser un chèque numérique ?
Les chèques peuvent être déposés sur votre compte bancaire à l'aide d'une fonction bancaire mobile appelée dépôt de chèque mobile.
- À l'aide de l'application mobile de votre banque, vous pouvez déposer des chèques à distance ou prendre une photo d'un chèque électronique.
- Dépôts aux guichets automatiques qui utilisent la technologie OCR.
- Un caissier est présent à l'intérieur de l'agence.
Comment imprimer un chèque par e-mail ?
Les chèques envoyés par e-mail peuvent être imprimés et déposés dans votre banque ou avec une application bancaire en ligne, tout comme les chèques envoyés par la poste. Une imprimante, un logiciel d'impression de chèques, des chèques en blanc, une encre magnétique et une police MICR sont tous nécessaires.
- Obtenir un logiciel pour imprimer des chèques
- Acquérir du papier de stock de chèques
- Obtenir et configurer une police MICR.
- Remplissez les informations de compte et de routage, vos coordonnées, etc.
- Passez en revue les détails avec soin.
- Imprimez vos chèques
Comment fonctionne l'envoi d'un chèque par e-mail ?
Bien qu'un chèque électronique fonctionne en grande partie de la même manière qu'un chèque traditionnel, vous soumettez des informations de paiement (telles que votre compte bancaire, votre numéro d'acheminement et votre autorisation de paiement) via un formulaire d'autorisation de chèque électronique au lieu d'arracher un morceau de papier de votre chéquier. . En faisant cela, vous vous préparez pour un traitement de paiement électronique.
Puis-je simplement envoyer une photo d'un chèque ?
Sûr que vous pouvez. Toute reproduction papier d'un chèque original, qu'il s'agisse d'une photocopie, d'un tirage photo ou d'un chèque de remplacement, est considérée comme une copie du chèque original. Essentiellement, vous pouvez envoyer une photo du chèque au lieu du chèque réel. La majorité des banques acceptent les chèques électroniques. Vous pouvez imprimer des chèques électroniques et les déposer à votre banque ou en ligne, tout comme les chèques papier.
Conclusion
Le courrier est une option viable pour l'envoi de chèques. Les chèques électroniques, ou eChecks, sont les deux principaux types de chèques envoyés par courrier électronique. Les chèques virtuels que vous remplissez en ligne ou les images de chèques papier sont deux exemples de chèques numériques. Les eChecks, en revanche, sont des options de paiement ACH qui vont directement sur le compte du destinataire et nécessitent vos coordonnées bancaires. Tant que vous savez à qui vous envoyez l'argent et son montant, transférer et encaisser un chèque par e-mail est simple et rapide.
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Bibliographie
