Votre entreprise ne peut pas fonctionner sans inventaire. Il est essentiel de maintenir des niveaux de stock justes pour répondre à la demande des consommateurs tout en évitant des frais de stockage excessifs. Un système de gestion des stocks est utile à cette fin. Le système d'inventaire permanent est un outil fiable pour maintenir un inventaire constant. Dans cet article, vous découvrirez ce qu'est un système d'inventaire permanent et comment il fonctionne.
Système d'inventaire perpétuel
Un système d'inventaire permanent est un système qui ne cesse de compter les stocks. Contrairement à un système d'inventaire périodique, qui ne fait l'inventaire qu'à des intervalles prédéterminés, celui-ci surveille néanmoins les niveaux de stock en temps réel. Parce qu'ils reflètent toujours le niveau de stock actuel, les systèmes d'inventaire permanent sont plus fiables que les systèmes périodiques. De meilleurs choix peuvent être faits concernant la commande, la production et en particulier le prix en utilisant ces données. La mise en place d'un système d'inventaire permanent peut prendre plusieurs formes. Les codes à barres et les étiquettes d'identification par radiofréquence sont souvent utilisés à cette fin. Les codes-barres ou les tags RFID sont scannés sur le point de vente, ce qui permet d'ajuster automatiquement les niveaux de stock. Un système d'inventaire informatisé est une autre option. Les commandes, les expéditions et les niveaux de stock peuvent tous être suivis de manière identique via ce système. Les entreprises peuvent gagner beaucoup en utilisant un système d'inventaire permanent. Certains des avantages sont :
1. Étant donné que les systèmes d'inventaire permanent fournissent des niveaux de stock en temps réel, ils sont plus fiables que les systèmes d'inventaire périodique. De meilleurs choix peuvent être faits concernant la commande, la production et le prix en utilisant ces données.
2. Les économies réalisées en évitant à la fois le surstockage et le sous-stockage sont un avantage majeur des systèmes d'inventaire permanent.
3. Les systèmes d'inventaire permanent permettent aux organisations de fournir un meilleur service à leurs clients en les tenant à jour sur les niveaux de stock à tout moment. Cela peut aider les magasins à garder leurs étagères approvisionnées et à satisfaire leur clientèle.
4. Les systèmes d'inventaire permanent aident les entreprises à économiser du temps et des efforts en automatisant bon nombre des procédures traditionnellement associées à la gestion des niveaux de stock. Les employés peuvent alors avoir plus de temps à consacrer à d'autres initiatives.
5. En résumé, les entreprises peuvent tirer parti des systèmes d'inventaire permanent de plusieurs manières. Les gains de précision, les économies de coûts, les améliorations de service et les gains de productivité ne sont que quelques-uns de ces avantages.
Système d'inventaire perpétuel : un aperçu
Étant donné que les systèmes d'inventaire permanent fournissent un suivi en temps réel des ventes et des niveaux de stock pour des articles spécifiques et aident à prévenir les ruptures de stock, ils peuvent être préférables aux systèmes d'inventaire périodique obsolètes. Les comptables de l'entreprise n'ont pas besoin de modifier manuellement un inventaire permanent, à moins qu'il ne diffère de l'inventaire réel en raison d'une perte, d'un bris ou d'un vol. Étant donné que les systèmes d'inventaire permanent ne peuvent pas tenir compte des pertes, des bris ou des vols, des inventaires périodiques sont nécessaires. Grâce à l'utilisation de lecteurs de codes-barres ou d'autres enregistrements électroniques de l'acquisition, des ventes et des retours de produits au fur et à mesure qu'ils se produisent, le logiciel système propose des modifications en temps réel de l'inventaire. Ces données sont ajoutées à une base de données perpétuelle et mises à jour. Le système prend en charge l'intégration avec les équipes des finances et de la comptabilité, entre autres domaines. Cela favorise le respect des lois fiscales et d'autres règles. Les données d'inventaire perpétuel peuvent être utilisées par le personnel pour informer avec précision les clients de la disponibilité des marchandises, des pièces de rechange et des composants tangibles.
Système d'inventaire perpétuel des écritures de journal
Exemple de transactions du système d'inventaire permanent des écritures de journal
Une entité utilise un inventaire perpétuel, l'entité a acheté un inventaire de 24,000 12 $ sur compte le XNUMX juin. Documentez cette transaction. Il s'agit d'une entrée typique pour le système d'inventaire perpétuel des entrées de journaux
[Entrée du journal]| Débit | Crédit | |
| Achat | 24,000 | |
| Comptes créditeurs | 24,000 |
Notes
Débit: Augmentation du stock
Crédit: Une augmentation des dettes
Les achats de stocks effectués sur la durée sont constatés dans le compte « Stocks » dans le cadre d'un système d'inventaire permanent. Lorsque l'inventaire est acheté et vendu, le compte d'inventaire est continuellement mis à jour dans un système d'inventaire perpétuel.
Vous vous retrouverez probablement à journaliser des transactions lorsque vous travaillez avec la comptabilité des stocks. Les écritures de journal les plus fréquentes dont vous aurez besoin pour comptabiliser votre inventaire sont répertoriées ci-dessous.
#1. Acheter des produits à des prix de gros
Les achats de marchandises doivent refléter dans les livres, avec un débit aux stocks et un crédit aux comptes créditeurs :
#2. Frais de compensation AP
Désormais, il est crucial de disposer d'un système de paiement fiable, car le calendrier de paiement des factures peut faire ou défaire votre entreprise. Les sources d'approvisionnement et les relations avec les fournisseurs de votre entreprise peuvent souffrir si les factures ne sont pas payées à temps. De plus, cela pourrait donner l'impression que votre entreprise a des problèmes avec d'autres étrangers, ce qui nuit à sa réputation et à sa confiance. Au contraire, une approche organisée vous aide à éviter les pénalités de retard, à améliorer les flux de trésorerie et à maintenir de bonnes relations de travail avec les fournisseurs.
#3. Conditions de crédit
Les produits sont généralement achetés à crédit auprès de grossistes et de fabricants. La facture ou la facture du vendeur doit indiquer clairement les conditions de paiement. Supposons, pour les besoins de l'argumentation, que le 1er avril, la société utilise le crédit pour acheter 2,000 10 $ de plus en biens, acceptant de les payer en deux versements de 30 $ chacun, le paiement étant dû en totalité 30 jours plus tard. L'acheteur dispose de 2 jours pour rembourser le vendeur, bien qu'une remise de 10 % soit disponible si l'argent est transféré dans les 2 premiers jours. Désormais, avec la remise disponible de 1,940 % sur le prix facturé, la société XYZ enregistre ses achats à un coût net de XNUMX XNUMX $. Cette opération sera enregistrée comme telle par la société :
# 4. Ventes de marchandises
Une écriture de journal est nécessaire pour reconnaître la vente, et une autre est nécessaire pour enregistrer les coûts des produits vendus, lorsqu'une entreprise vend des marchandises.
#5. Collection RA
Les clients qui vous achètent des biens et des services à crédit vous doivent de l'argent, ce que l'on appelle les comptes débiteurs. Toutes les factures impayées ou l'argent que vos clients vous doivent sont inclus dans vos comptes débiteurs. Les états financiers de votre entreprise incluent les comptes débiteurs à titre d'actif. Le maintien de la bonne santé financière de votre entreprise dépend fortement de votre capacité à apprécier l'importance des comptes débiteurs. Il est toujours conseillé de garder vos comptes débiteurs en bon état. Même si vous avez une large clientèle, cela peut être désastreux pour votre entreprise s'ils ne vous paient pas à temps ou pas du tout.
Système d'inventaire périodique et perpétuel
Différentes méthodes et procédures pour documenter l'inventaire sont nécessaires pour perpétuelle et systèmes périodiques, malgré le fait que les deux peuvent travailler ensemble. Les produits sont constamment contrôlés par le personnel dans un système permanent. Les produits ne sont enregistrés qu'à intervalles réguliers dans un système périodique. Il est indéniable qu'un système perpétuel est plus difficile à gérer qu'un système périodique, avec toutes les données supplémentaires qui doivent être suivies et stockées. Selon Muller, "les principes fondamentaux sont les mêmes - quelle que soit votre approche" lorsque vous réfléchissez au système que vous souhaitez utiliser. S'il y a une faille dans le système de base, aucun logiciel sophistiqué ne vous évitera de commettre les mêmes erreurs plus rapidement. Les décisions concernant le système seraient éclairées par des facteurs tels que la périssabilité de vos marchandises et la manière dont elles doivent être physiquement manipulées (telles que la taille et la quantité d'espace de stockage dont elles ont besoin).
La façon dont votre entreprise prend livraison et stocke la marchandise affecte également son caractère. Certains produits sont unitisés parce que leurs composants sont petits et qu'ils sont stockés dans des conteneurs séparés. Une méthode perpétuelle fonctionne bien pour les grandes entreprises ou celles qui ont beaucoup d'inventaire. Une méthode périodique peut souvent aider les petites entreprises qui n'ont pas beaucoup de stocks à rester en activité. Il en va de même pour la marge d'erreur, qui est plus petite avec un système perpétuel, mais un petit inventaire simple peut ne pas être beaucoup affecté par un système périodique. Un indicateur comptable essentiel, le coût des marchandises vendues (COGS) est obtenu en ajoutant le solde d'ouverture des stocks au coût d'achat des stocks et en déduisant le coût des stocks de clôture. Avec un véritable inventaire, le COGS est mis à jour de temps en temps. Dans l'ensemble, un système d'inventaire permanent est plus facile à utiliser.
Exemples de système d'inventaire perpétuel
Voici quelques exemples de systèmes d'inventaire permanent :
- Systèmes de point de vente (POS) : ces systèmes suivent les niveaux de stock au fur et à mesure que les articles sont vendus.
- Systèmes de gestion d'entrepôt (WMS) : ces systèmes suivent les niveaux de stock au fur et à mesure que les articles entrent et sortent d'un entrepôt.
- Systèmes de planification des ressources d'entreprise (ERP) : ces systèmes suivent les niveaux de stock dans tous les aspects d'une entreprise, y compris les ventes, la production et les achats.
Les systèmes d'inventaire permanent sont plus précis que les systèmes d'inventaire périodiques car ils suivent les niveaux de stock en temps réel. Cela permet aux entreprises de mieux gérer leur inventaire et d'éviter les ruptures de stock ou les surstocks.
Les scanners de codes-barres sans fil dans les supermarchés sont la mise en œuvre la plus typique d'un système d'inventaire permanent. Il conserve un journal en temps réel de toutes les transactions numérisées dans le système. Dans cette approche, les entreprises n'auront pas à deviner la quantité de biens dont elles ont besoin ou qu'elles ont sous la main.
Qu'est-ce que la formule d'inventaire perpétuel ?
La formule d'inventaire perpétuel est :
Inventaire final = Inventaire initial + Achats - Ventes
Cette formule peut être utilisée pour calculer l'inventaire final d'une entreprise à la fin d'une période comptable. L'inventaire initial est la valeur de l'inventaire qu'une entreprise a en main au début de la période comptable. Les achats sont évidemment la valeur des stocks qu'une entreprise a achetés au cours de la période comptable. Les ventes correspondent à la valeur des stocks qu'une entreprise a vendus au cours de la période comptable. La formule d'inventaire perpétuel est un outil utile permettant aux entreprises de suivre leurs niveaux d'inventaire et de s'assurer qu'elles disposent de suffisamment d'inventaire pour répondre à la demande des clients.
Qu'est-ce que l'inventaire perpétuel et quelles en sont les raisons ?
L'inventaire permanent est une méthode de comptabilité continue qui reflète avec précision le stock réel dans l'inventaire comptable en enregistrant en continu les variations d'inventaire sans avoir besoin d'inventaires physiques. Les systèmes de point de vente et les scanners sont des périphériques d'entrée utilisés dans les entrepôts pour enregistrer l'inventaire permanent.
Quelles sont les deux fonctionnalités d'un système d'inventaire perpétuel ?
Le mécanisme de l'inventaire perpétuel est assez complexe. Tant que rien n'est volé ou endommagé, les changements d'inventaire sont précis et facilement accessibles immédiatement. Au fur et à mesure de chaque vente, le compte COGS est également régulièrement mis à jour. Un système d'inventaire permanent est un moyen de suivre l'inventaire sans avoir à saisir manuellement chaque achat ou vente. Le logiciel de ce système suit essentiellement un changement des niveaux de stock en temps réel pour chaque transaction qui se produit.
Quels sont les deux avantages et inconvénients du système d'inventaire perpétuel ?
Avantages
Rétroaction instantanée. Comme son nom l'indique, un système perpétuel actualise en permanence les données de ventes. La direction et le personnel peuvent garder un œil sur ces mesures et les utiliser comme ils l'entendent en temps réel.
Amélioration de la capacité de prévoyance. Les avantages importants d'un système d'inventaire perpétuel incluent le suivi des habitudes d'achat des consommateurs et des fluctuations saisonnières, ainsi que les opportunités que ces informations offrent.
Inconvénients
Manque d'inventaire. Cela peut se produire à la suite d'un vol, d'une détérioration ou d'un dommage physique. Une perte se produit lorsqu'il y a une différence entre l'inventaire permanent estimé et un inventaire physique ultérieur.
Mauvaise tenue des registres des stocks. Des problèmes de numérisation, de perte d'inventaire, de logiciel ou d'opérateurs humains peuvent réduire l'efficacité d'un système d'inventaire permanent.
Qu'est-ce qu'une caractéristique d'un système d'inventaire perpétuel ?
Un système d'inventaire perpétuel est généralement une méthode de suivi des stocks qui enregistre instantanément et automatiquement les achats et les ventes de stocks. Le logiciel de ce système suit les niveaux d'inventaire en temps réel et les met à jour après chaque transaction.
Conclusion
Les organisations de commerce électronique qui connaissent une expansion rapide et significative sont des candidats idéaux pour un système d'inventaire permanent. Un système qui n'effectue un inventaire qu'une fois de temps en temps présente un plus grand risque d'inexactitudes et un contrôle des stocks moins efficace. Vous êtes explicitement en mesure de centraliser la gestion de votre inventaire, d'optimiser vos niveaux de stock et de faire bien plus encore à l'aide d'un système d'inventaire permanent.
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Bibliographie
