Les détails de combien et à qui chaque employé a été payé au cours d'une période de paie donnée sont enregistrés dans un registre de paie. Il comprend les données salariales essentielles de chaque travailleur. Les registres des chèques de paie, le salaire brut total, les avantages et les cotisations, les impôts et les déductions, ainsi que le montant du salaire net de chaque employé font partie de ces éléments d'information. Dans cet article, nous avons tout expliqué sur le registre de paie. Nous avons également ajouté quelques conseils sur le registre de paie Quickbooks. Pourquoi ne pas plonger maintenant ?
Qu'est-ce qu'un registre de paie?
Un registre de paie est un livre qui permet de savoir qui est payé, combien et quand pour une période de paie donnée. Dans la plupart des cas, un registre de paie comprendra les détails suivants sur chaque employé :
- Salaire brut
- Salaire net
- Charges sociales
- Retenues pour les employés (comme l'assurance maladie)
- Une somme pour tous les employés tout au long du temps est également souvent incluse au bas du rapport de registre.
- Les historiques de chèques de paie, les rapports sur les détails de la paie, etc. ne sont pas les mêmes que le rapport du registre de la paie.
La structure d'un registre de paie
Au cours d'une période de paie donnée, les registres de paie sont souvent organisés en une série de tableaux simples (un pour chaque salarié).
- Nom
- Dates des périodes de paie (début et fin)
- Date de paie
- Heures travaillées
- Taux de rémunération applicables (heures régulières ou supplémentaires)
- Salaires bruts totaux
- Taxes salariales et patronales applicables
- Déductions de prestations
- Cotisations patronales
- Salaire net
- Détails du paiement net (chèque papier, dépôt direct ou carte de paiement)
Il est important de garder à l'esprit que les règles nationales et locales sur les registres de paie varient. Pour rester en conformité avec les lois fédérales, étatiques et locales, les entreprises doivent connaître les réglementations qui s'appliquent à leurs employés et conserver les enregistrements pertinents pendant les périodes de temps requises.
Étapes pour créer un registre de paie
Assurez-vous d'avoir les documents suivants à portée de main avant de commencer à créer un registre de paie :
- Numéro d'identification de l'employeur (EIN)
- Numéros d'identification fiscale nationaux et locaux
- Formulaire fédéral W-4 et formulaire d'État W-4 (le cas échéant)
#1. Découvrez à quelle fréquence la paie est traitée
Décidez de la fréquence de paiement des employés : hebdomadaire, bimensuelle, bimensuelle ou mensuelle. Déterminez ce qui fonctionne le mieux avec le rythme de votre entreprise et respectez-le.
#2. Recueillir toutes les données personnelles pertinentes
Vous aurez besoin des cartes de pointage, des fiches de paie et des formulaires W-4 de chaque travailleur pour calculer la masse salariale et les autres taxes. Les nouvelles recrues nécessitent non seulement une demande dûment remplie, mais également un formulaire I-9 dûment rempli.
#3. Remplissez l'inscription avec les détails de l'employé et les informations de paiement
Entrez les données de la carte de pointage dans le système de paie pour déterminer le salaire brut de chaque travailleur.
#4. Calculer les taxes et les déductions
Pour savoir combien d'argent mettre de côté pour les impôts de chaque employé, consultez leurs formulaires W-4. Les cotisations aux régimes de retraite et aux comptes de retraite individuels (IRA) sont également incluses dans cette catégorie.
#5. Calculer le salaire net pour chaque employé
Déduire le montant total des impôts et autres retenues obligatoires de la rémunération brute d'un employé. Vous recevrez le salaire net ou le salaire net réel de chaque employé.
#6. Examiner et équilibrer le registre de la paie
Avant de commencer une nouvelle période de paie, il est important de résoudre les problèmes en suspens ou les conflits d'employés de la précédente.
Modèles de registre de paie
Les modèles de registre de paie, à la fois en ligne et dans des outils comme Excel, sont extrêmement basiques. Les livres conçus pour tenir les registres de paie sont également souvent disponibles dans les magasins de fournitures de bureau. De nombreuses organisations, grandes et petites, utilisent des solutions de paie numériques car elles sont faciles à configurer et à interfacer avec d'autres applications de l'entreprise.
Comment utiliser et tenir à jour un registre de paie
Afin de gérer les différences imprévues sans confusion, il est essentiel que les employeurs maintiennent à jour les données de paie pertinentes et soient facilement accessibles. Le registre des salaires doit être mis à jour simultanément avec les retenues d'impôts et les retenues sur les salaires, le paiement des employés et le dépôt des paiements d'impôts auprès des autorités gouvernementales. Lorsqu'elle est suivie religieusement, une telle pratique peut aider à garantir des registres de paie fiables.
La réalisation d'audits est un élément crucial de la tenue à jour d'un registre de paie. Pendant ce temps, les entreprises s'assurent que leurs procédures comptables et de tenue de registres sont conformes au code en rapprochant les transactions de paie. Les audits de paie doivent être effectués au moins une fois par période de paie.
Fonctions d'un registre de paie
Les entreprises peuvent bénéficier de la tenue de registres de paie au moins des manières suivantes :
- Enregistrez tous les temps payés passés
- Examinez les dépenses de votre organisation ou de vos employés.
- Tenir un registre des impôts et des retenues à la source effectués par les employés
Mais l'utilité d'un registre de paie va bien au-delà. Il est également utilisé par les entreprises pour :
- Les charges de personnel doivent être réconciliées avec le grand livre.
- Gardez un décompte du temps que les employés ont pris en congé pour cause de maladie, de vacances ou d'autres congés payés.
- Vérifiez la légitimité des retenues sur salaire et des cotisations patronales à un 401(k) ou à une autre forme de rémunération différée.
Toutes ces tâches peuvent être effectuées manuellement, mais un logiciel de paie spécialisé rend les rapports rapides et faciles avec des informations disponibles sur simple pression d'une souris.
Registres de paie : charges sociales et taxes
Les registres de paie détaillent les différents coûts liés à la paie que les entreprises doivent budgétiser, tels que :
- Déductions salariales pour la Federal Insurance Contribution Act (FICA)
- Impôts FICA côté employeur
- Retenue sur salaire pour l'impôt sur le revenu fédéral américain
- Déductions salariales pour les impôts sur le revenu d'État et locaux (le cas échéant).
- Impôts fédéraux sur le chômage côté employeur
- Responsabilité de l'employeur pour les cotisations d'assurance-chômage de l'État
- Retenue de salaire pour l'assurance-chômage de l'État (si nécessaire)
- Indemnisation des travailleurs payée par l'employeur en fonction de la loi de l'État
- Retenues salariales pour les avantages sociaux et autres dépenses approuvées par les employés
- Prestations et cotisations d'épargne-retraite versées par les employeurs
- Sommes dues pour saisie sur salaire des employés
Ces registres de dépenses salariales peuvent être inestimables pour soulager la douleur d'un audit. Lorsqu'il s'agit de remplir des formulaires d'impôt sur les salaires, un dossier de paie bien organisé est inestimable.
- Déclaration de revenus fédérale trimestrielle pour les employeurs (formulaire 941)
- Rémunération des non-employés ou formulaire 1099-NEC
- Formulaire de déclaration de salaire et de reçu d'impôt W-2
- Formulaire de transmission des déclarations de salaire et d'impôt W-3
Registre de la paie vs historique des chèques de paie vs détails de la paie
Le salaire de chaque employé pour une période de paie donnée peut être trouvé dans son rapport d'historique de paie. Étant donné que l'historique de paie de chaque employé est unique, il ne comprend pas d'informations sur les autres employés. Les rapports sur l'historique des chèques de paie peuvent également servir de talons de paie pour les employés. Vous pourrez peut-être voir une somme pour de nombreuses périodes de paie (par exemple, tous les chèques de paie du premier trimestre) si vous utilisez un logiciel de paie qui vous permet de combiner les historiques de chèques de paie pour une période spécifique.
Le fichier du registre de la paie récapitule tous les paiements de salaires et traitements versés aux employés au cours d'une période de paie donnée. Le rapport fournit les totaux individuels des employés ainsi qu'un total global du personnel. À sa conclusion, le rapport du registre compile souvent des données provenant de rapports distincts détaillant les périodes de paie passées.
Le rapport du registre et le rapport des détails de la paie sont pratiquement identiques. Les informations sur les chèques de paie sont affichées dans les deux. Les deux peuvent être utilisés pour afficher les détails de la période de paie sur un chèque de paie. Cependant, certains rapports détaillés sur la paie vous permettent de classer davantage les paiements (par exemple, par lieu). La part de l'employeur dans les charges sociales est souvent incluse dans le rapport sur les détails de la paie, mais pas dans le rapport du registre des salaires.
Conseils pour tenir un registre de paie
Portez une attention particulière aux éléments suivants afin de maintenir un registre de paie conforme et à jour :
#1. Tenir des registres précis
Les incohérences des registres de paie peuvent être évitées grâce à une vérification régulière des dossiers et à la correction de toute anomalie constatée. Voici des exemples d'erreurs fréquentes qui se produisent avec la paie :
- Rémunérer les employés avec des salaires injustement bas ou élevés
- déduire incorrectement de nombreux facteurs
- Ne pas fournir le premier salaire à un employé
#2. Examiner et mettre à jour régulièrement les informations sur les employés
Assurez-vous que votre registre de paie reflète toutes les nouvelles embauches. Si un employé demande des déductions supplémentaires, par exemple pour une assurance, assurez-vous de les comptabiliser dans le registre des salaires.
#3. Se tenir au courant de l'évolution de la réglementation fiscale
Si vous souhaitez éviter les amendes, vous devez mettre à jour votre système de paie immédiatement en cas de modification de la législation fiscale fédérale, étatique ou locale.
#4. Les employés devraient être formés sur le système de paie
Les travailleurs seront plus compréhensifs s'il y a des retards dans le traitement de la paie ou s'il y a des problèmes mineurs dans leurs paiements s'ils comprennent comment fonctionne votre processus de paie. Vos employés seront plus coopératifs en fournissant à l'équipe comptable les données fiscales dont ils ont besoin et en communiquant tout changement à leurs engagements financiers pouvant avoir un impact sur le traitement de la paie.
Qu'est-ce que le registre de paie QuickBooks ?
Le service de comptabilité peut économiser du temps et des efforts grâce à l'utilisation de QuickBooks Payroll Register, une application de service utilisée pour effectuer la paie. Le traitement de la paie comprend également la détermination de la rémunération des employés et la déduction des impôts fédéraux et étatiques. Par "paie», nous entendons le système d'une entreprise de suivi et de diffusion des informations financières relatives à son personnel.
Types de registre de paie QuickBooks
Il existe deux versions du registre de paie QuickBooks en ligne :
#1. Paie standard
Il s'agit d'un programme de paie développé spécifiquement pour les entreprises de 30 à 50 travailleurs. Ni les prestations ni les ressources humaines ne sont unifiées. Ce n'est peut-être pas un gros problème si votre entreprise ne compte qu'une poignée de travailleurs.
#2. Paie avancée
Pour les personnes dont le travail implique la « paie » pour le compte de nombreux clients, ce programme a été développé. Cela comprend les comptables professionnels, les experts en paie au sein des organisations et d'autres personnes occupant un poste similaire.
Comment fonctionne le registre de paie QuickBooks
La première étape consiste à choisir une option de paie dans l'application de bureau QuickBooks. Ensuite, vous aurez besoin de données précises sur votre entreprise et son personnel, telles que des noms, des âges et des numéros de téléphone à jour. Vous aurez besoin d'une copie du talon de paie de l'employé pour passer de la paie standard à la paie avancée, ou vice versa. De plus, vous aurez besoin des informations fiscales et NI (assurance nationale) de vos nouvelles recrues.
Caractéristiques du registre de paie QuickBooks
Voici quelques-unes des fonctionnalités de QuickBooks Paie :
#1. Dépôt direct pour les employés
Quel que soit le plan de service que vous choisissez (Core, Premium ou Elite Payrolls), vous aurez accès au dépôt direct gratuit. Les employeurs auront plus de facilité à payer les travailleurs qui sont déjà connectés au système.
#2. Les cycles de paie sont illimités
Le traitement de la paie avec QuickBooks en ligne est illimité. Il n'y a pas de frais supplémentaires associés à l'exécution de la paie via QuickBooks en ligne Paie.
#3. Calcul et dépôt des taxes automatiquement
La recherche et le dépôt des documents fiscaux et les dépôts fiscaux sont facilités avec QuickBooks en ligne Paie.
#4. Automatisation de la paie
Les employés peuvent traiter la paie à l'aide de cet outil sans avoir à saisir manuellement de données. Cela doit être fait avant le traitement de la paie. La possibilité d'inclure les salaires et les primes dans la masse salariale est une autre fonction utile.
#5. La main-d'œuvre de QuickBooks
Les employés peuvent accéder à leurs données fiscales les plus récentes, leurs revenus annuels, leurs congés payés, leurs fiches de paie, leurs formulaires W-2 et bien plus encore via QuickBooks Payroll.
Avantages d'avoir un registre de paie
Garder tout ce qui est lié à la paie au même endroit (salaires, impôts et distribution) est beaucoup plus facile avec l'aide d'un registre de paie.
#1. Permet de conserver des enregistrements détaillés
Il est facile de commettre des erreurs comptables avec toutes les tâches qui doivent être terminées avant la fin de la période de paie, surtout si vous avez un effectif important. Le personnel comptable peut utiliser un registre de paie pour détecter et corriger de simples erreurs dans les livres qui pourraient autrement passer inaperçues.
#2. Favorise le respect légal de la réglementation fiscale
Les registres de paie doivent être conservés pendant au moins trois ans à des fins d'examen et de référence par l'Internal Revenue Service (IRS), la Fair Labor Standards Act (FLSA) et la Equal Employment Opportunity Commission (EEOC). Tenir à jour les dossiers d'emploi requis par la loi est un jeu d'enfant avec l'aide d'un registre de paie. Vous ne serez jamais à plus de quelques clics de souris de ces données.
#3. Permet de gagner du temps
Le traitement de la paie prend trop de temps et laisse trop de marge d'erreur lorsqu'il est effectué manuellement. Les registres de paie manuels nécessitent beaucoup de formation et de supervision pour être utilisés avec précision, comme le calcul des prélèvements fiscaux ou le paiement des heures supplémentaires à chaque période. Mais un système de paie qui s'exécute lui-même vous évitera les tracas et vous fera gagner du temps. Un humain doit entrer les détails du nouvel employé ou les dates de cessation d'emploi, mais le reste du travail est effectué automatiquement. De plus, un registre de paie expose la tendance des dépenses trimestrielles ou annuelles de votre entreprise, vous permettant de vous préparer rapidement et facilement aux saisons de pointe et de basse saison.
#4. Aide à la rémunération appropriée des employés avec des données de paie précises
Le maintien d'un dossier de paie à jour facilite le rapprochement de la paie et garantit que tous les impôts et salaires ont été calculés correctement. Garder une trace de ces données finira par vous faire économiser beaucoup de temps et d'efforts. Il ne sera pas nécessaire pour les organismes de réglementation concernés par les impôts de procéder à un audit de vos finances à la recherche d'erreurs de compensation. Il aide les travailleurs à apprécier des chèques de paie réguliers et ponctuels. Tenir un registre de paie est un moyen simple mais efficace de remonter le moral et d'encourager les travailleurs.
Un registre de paie est-il une feuille de calcul ?
Les feuilles de calcul peuvent être utilisées pour créer des registres de paie, bien que cette option puisse ne pas convenir à de nombreuses entreprises. Un logiciel de paie simplifie la gestion des données de paie fiables et génère rapidement des rapports.
Qu'est-ce que le journal de la paie ?
Les enregistrements de chaque transaction de paie sont conservés dans des journaux de paie. Les écritures du grand livre au niveau sommaire représentent également ces données. Les journaux de paie sont utilisés à la place du grand livre général lorsque des informations de paie plus granulaires sont requises, comme lors d'un audit.
Le journal de paie est-il le même que le registre de paie ?
Les journaux de paie et les registres de paie sont similaires en ce sens qu'ils enregistrent tous les deux les transactions financières liées aux employés, mais ils ne sont pas identiques. Par rapport aux journaux de paie, les registres de paie contiennent souvent des informations plus détaillées sur le salaire et les avantages de chaque employé. L'accès au registre de paie est souvent limité aux personnes autorisées au sein d'une entreprise, comme un gestionnaire de paie, en raison du volume d'informations sensibles qu'il contient.
Qui prépare le registre des salaires ?
Le registre peut être créé par vous, le comptable ou le service des ressources humaines, selon la taille de votre entreprise. C'est un outil indispensable pour tout propriétaire d'entreprise, car il vous aide à suivre l'une de vos dépenses les plus importantes : les salaires et traitements.
Qu'est-ce qu'une fiche de paie ?
Une feuille de salaire, également appelée feuille de paie ou simplement feuille de paie, est une comptabilité complète de toutes les rémunérations dues aux travailleurs pour les services rendus au cours d'une période donnée. Il est également possible de le lire comme un talon de paie.
Quelle est la différence entre salaire et paie?
Le salaire d'un employé est le montant annuel qu'il est assuré de recevoir de son employeur, tandis que la paie et l'infrastructure de la paie sont les systèmes utilisés pour suivre les gains et les déductions des employés.
Comment faites-vous la comptabilité de la paie?
- Résumez les salaires dus.
- Entrez les changements d'employé.
- Calculer les impôts.
- Calculer les retenues sur salaire.
- Déduire les paiements manuels.
- Créer un registre de paie.
- Imprimer les chèques de paie.
- Payez par dépôt direct.
Réflexions finales
Un registre de paie est un outil utile pour suivre les transactions liées à la paie. Tous vos engagements monétaires pour le terme sont décomposés en détail. Vous pouvez payer vos employés à temps et fournir les informations requises par l'IRS et la SSA pour vous conformer aux réglementations fiscales sur les salaires en temps opportun si vous utilisez un logiciel de paie. Vous ne pouvez pas gérer correctement votre entreprise ou payer vos employés ou respecter les règles fédérales sans les informations contenues dans un registre de paie. C'est un outil utile à avoir dans le cadre de votre processus de paie régulier, car il vous permet d'examiner votre travail et de vous assurer que tout est exact. Pensez à investir dans un logiciel de paie qui facilite la génération d'un rapport de registre de paie.
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Bibliographie
