Le bon de commande est l'épine dorsale des affaires pour les vendeurs et les acheteurs. Ces documents sont juridiquement contraignants et indiquent l'intention d'achat du client et servent d'enregistrement des détails de la commande. Toute personne engagée dans leur création et leur transfert doit garder un œil attentif sur ces fichiers. Alors, quelles sont les bonnes méthodes pour garder un œil sur, ranger et garder vos bons de commande en ordre ? Un numéro de bon de commande est la première étape pour pouvoir faire l'une de ces choses. Lisez la suite pour savoir ce qu'est un numéro de bon de commande sur une facture et ce qu'est un générateur de numéros de bon de commande. Nous avons également ajouté les différences entre un numéro de bon de commande et un numéro de facture.
Plongeons dedans!
Qu'est-ce qu'un bon de commande ?
Les biens et services qu'un acheteur souhaite acquérir sont détaillés dans un bon de commande (PO), qui est un document envoyé par le client au vendeur. Si le fournisseur accepte le bon de commande, celui-ci devient un contrat contraignant.
Un bon de commande correctement documenté comprend des éléments tels que :
- Date de la commande
- La description des biens ou services
- Quantité des biens ou services
- Conditions de paiement
- Coordonnées de l'acheteur et du vendeur
- Numéro de bon de commande unique
Comment travaillent-ils?
Un bon de commande (PO) est un document émis par l'acheteur du produit ou du service au début d'une transaction. Sont inclus les biens ou services échangés, leur montant et leur prix convenu. Un bon de commande bien exécuté doit être suffisamment détaillé pour que le vendeur n'ait aucune question. Le bon de commande lie les deux parties car il a été autorisé par elles. Le numéro de bon de commande, situé en haut du formulaire, sera utilisé dans toutes les communications ultérieures avec le client, y compris les appels téléphoniques, les documents d'expédition et la facturation.
Une fois que le fournisseur a rempli le bon de commande, il enverra une facture. La facture est la facture finale. La quantité et le prix des biens et services fournis par le fournisseur seront indiqués. Le numéro du bon de commande sera également inclus pour indiquer que cette vente a été préalablement autorisée. L'acheteur est tenu d'effectuer le paiement conformément aux conditions initialement convenues à réception (le vendeur, par exemple, peut stipuler que tous ses fournisseurs seront payés dans les 30 jours).
Qu'est-ce qu'un numéro de bon de commande ?
Un numéro de bon de commande est un numéro spécial attribué à un bon de commande, qui est une déclaration formelle de l'intention d'un client d'acquérir quelque chose auprès d'un vendeur et couvre les détails de la transaction. Le vendeur et le client bénéficieront d'un identifiant unique pour chaque commande passée ou reçue. Les acheteurs confirment leur intention d'acheter des biens ou des services en émettant des bons de commande aux vendeurs. Les prix et les exigences de quantité font partie des détails inclus dans le document. L'acceptation d'un bon de commande par un fournisseur constitue une acceptation presque complète des termes et conditions qui y sont inclus.
Il est crucial pour les entreprises de garder un œil sur leurs commandes d'achat. Ces documents sont très importants d'un point de vue juridique. De plus, ils aident les entreprises à tenir des registres financiers précis et sont souvent cruciaux pour le bon fonctionnement d'une entreprise, en particulier les plus petites.
C'est à ce moment que les numéros de bons de commande entrent en jeu. Ils facilitent le stockage et la récupération des bons de commande par les deux parties, facilitant la responsabilité des vendeurs et des acheteurs en ce qui concerne les spécificités de la commande et facilitant les processus d'audit et de comptabilité.
Comment obtenir un numéro de bon de commande
L'établissement d'un numéro de bon de commande peut se faire de différentes manières. Il est possible que certaines entreprises, en particulier celles qui disposent de moins de ressources, soient en mesure de créer leurs propres modèles de bon de commande et d'attribuer des numéros de bon de commande aux commandes et aux factures une par une.
Cependant, les grandes entreprises peuvent avoir à traiter un volume de transactions considérablement plus élevé, ce qui rend intenable le processus fastidieux et inefficace de saisie manuelle des numéros de bon de commande.
Pour cette raison, de nombreux services de comptabilité en ligne peuvent générer automatiquement les détails des bons de commande, tels que les numéros de bon de commande pour chaque article. Vous pouvez choisir entre deux approches principales lors de la création d'un système de numérotation des bons de commande : manuelle et automatique.
Système manuel de numérotation des bons de commande
Vous pouvez avoir la liberté de générer manuellement votre propre système de numéros de bons de commande si vous gérez une petite entreprise avec un faible volume de bons de commande. Le code peut être composé de lettres, de chiffres et de tirets dans n'importe quel ordre qui a du sens pour vous en tant que dirigeant de l'entreprise. D'autre part, si vous avez besoin d'un numéro de bon de commande plus important, vous pouvez demander au système de le générer en fonction de la date de création de la commande. Quel que soit le chemin que vous empruntez, vous devez toujours noter le nom du fournisseur, les données essentielles de la commande et la date de validité à un endroit différent. Continuez à le faire même lorsque vous recevez des instructions.
Gardez une trace de vos clients, commandes et paiements dans un emplacement central en enregistrant les informations pertinentes sur chaque bon de commande dans une feuille de calcul Excel.
Générateur automatique de numéros de bon de commande
La gestion des bons de commande et des dépenses de l'entreprise devient de plus en plus compliquée à mesure que les dépenses de l'entreprise augmentent. Finalement, il devient inefficace et chronophage de donner à chaque commande un code unique à la main. Heureusement, il existe aujourd'hui de nombreuses solutions de comptabilité basées sur le cloud à faible coût, chacune étant équipée de sa propre capacité automatisée de génération et d'attribution de numéros de bon de commande (PO).
Générateur de nombres PO
Le terme « générateur de numéros de bon de commande » ne couvre pas un large éventail d'options, en particulier en ce qui concerne les ressources pouvant être achetées. Si vous utilisez une solution de comptabilité basée sur le cloud ou un système de planification des ressources d'entreprise (ERP) pour gérer vos finances, vous n'aurez aucun problème à trouver des numéros de bon de commande à inclure dans vos factures et bons de commande.
Vous pouvez utiliser un générateur de numéros de bons de commande aléatoires ou une technique de génération de nombres aléatoires pour générer des numéros de bons de commande si vous les créez manuellement ou dans une application comme Excel et que vous n'avez pas besoin qu'ils soient séquentiels ou d'une certaine longueur.
À cette fin, il est généralement judicieux d'utiliser un logiciel spécialisé de comptabilité ou de planification des ressources d'entreprise pour créer des bons de commande et, par extension, des numéros de bon de commande. Un système comme celui-ci peut vous faire économiser beaucoup de temps et de travail, donc cela vaut probablement l'investissement à moins que votre volume de ventes ne soit extrêmement faible.
Où mettre le numéro de bon de commande sur une facture
La pratique la plus courante consiste à inclure un numéro de bon de commande en haut d'une facture afin qu'il puisse être référencé rapidement et facilement. L'emplacement du numéro de bon de commande sur votre modèle dépend du type d'entreprise que vous dirigez.
Numéro de bon de commande vs numéro de facture
Un numéro de bon de commande et un numéro de facture semblent tous deux similaires à première vue. Il existe plusieurs distinctions entre un numéro de bon de commande et un numéro de facture malgré le fait qu'ils contiennent des informations et des conditions de paiement identiques. Voici les différences entre un numéro de bon de commande et un numéro de facture :
#1. Autorité de délivrance du document
La facturation se produit après qu'un consommateur a émis un bon de commande à un fournisseur.
#2. Statut légal
Bien qu'elles soient utiles pour suivre les expéditions et exiger le paiement, les factures n'ont pas d'autre objet légal dans le processus d'achat. À moins d'être utilisé pour sauvegarder le bon de commande, il ne peut être utilisé comme instrument financier ou devant un tribunal civil car il ne s'agit pas d'un accord entre l'acheteur et le vendeur.
#3. Comment ils sont utilisés
Le but d'une facture est de remettre l'obligation à l'acheteur de payer à la date d'échéance. Lorsque la date d'échéance approche et que le vendeur n'a toujours pas été payé pour la cargaison, il peut envoyer un e-mail de rappel. La facture peut également servir de rappel de paiement amical de la part du vendeur. En revanche, un bon de commande permet à l'acheteur de spécifier la quantité et la date de livraison du produit dont il a besoin auprès du fournisseur.
#4. Ce qu'ils spécifient
Les factures détaillant le contenu des envois sont une pratique courante. Plusieurs factures avec des numéros de série uniques sont générées chaque fois que le fournisseur envoie plus d'un colis.
Voici d'autres différences entre un numéro de bon de commande et un numéro de facture
| Numéro de bon de commande | Numéro de facture |
| Confirmation de commande envoyée par l'acheteur au vendeur | Rappel de paiement envoyé par le fournisseur à l'acheteur |
| Généré lorsque l'acheteur passe une commande | Généré après l'exécution de la commande |
| Définit les conditions d'un achat | Définit la confirmation d'une vente |
| Empêche le surstockage des stocks | Empêche les doublons et les trop-perçus |
| Facilite le suivi des stocks | Aide à calculer les dépenses et les taxes |
Similitudes entre le bon de commande et la facture
Il est facile de confondre les bons de commande et les factures, car ils se ressemblent. Les deux impliquent l'échange d'informations sur un produit ou un service à des fins commerciales. Cependant, le moment de ces événements est distinct. Ils partagent de nombreuses similitudes, mais il y a aussi des distinctions importantes qui doivent être faites.
Dans la plupart des cas, un bon de commande et une facture peuvent être utilisés de manière interchangeable. Il existe quelques parallèles clés entre les bons de commande et les factures, malgré leurs nombreuses distinctions :
- Les deux sont des formes de publicité liées à l'achat de produits.
- Ils sont essentiels pour réduire les dépenses inutiles.
- Ils permettent une plus grande transparence dans la procédure d'achat.
- Les détails de base de la commande, de la livraison, du fournisseur et des prix sont inclus dans les deux.
- Les deux contrats d'achat sont des documents juridiques contraignants
Quelle est la fonction d'une facture et d'un bon de commande dans une entreprise ?
Même si cela peut sembler être un travail supplémentaire, les bons de commande et les factures sont des documents financiers essentiels qui aident une entreprise à maîtriser ses besoins d'achat à mesure que la demande augmente et que la relation acheteur-vendeur se développe.
Vous ne pouvez pas choisir entre un bon de commande et une facture car ils sont tous les deux cruciaux. Bien que juridiquement parlant, les factures soient essentielles, les bons de commande apportent des éclaircissements indispensables et permettent d'éviter les problèmes.
L'utilisation de bons de commande et de factures minimisera les malentendus en décrivant clairement les résultats attendus de la transaction, quels que soient les fluctuations de la demande ou le degré de complexité du processus d'achat sous-jacent.
Pourquoi adopter la gestion numérique des bons de commande et des factures
La gestion manuelle des bons de commande et des factures est simple au début lorsqu'une entreprise est petite et que la quantité d'achats est modeste. Cependant, à mesure que l'entreprise se développe, la quantité d'achats qu'elle effectue augmente également. Comprendre les similitudes et les variations entre les bons de commande et les factures n'aidera pas non plus beaucoup.
Il devient de plus en plus fastidieux et sujet aux erreurs pour les entreprises de traiter manuellement le nombre croissant de bons de commande et de factures qu'elles reçoivent par e-mail, fax, courrier postal, etc. Même si cela semble être une information mineure, elle est cruciale pour le succès de le processus dans son ensemble.
Les systèmes d'échange de données informatisées (EDI) peuvent être coûteux et certaines entreprises ne peuvent tout simplement pas se permettre de mettre en œuvre un tel système avec leurs fournisseurs. Les solutions d'approvisionnement permettent aux entreprises de protéger les informations incluses dans les factures des bons de commande. Pour rationaliser et améliorer l'efficacité de leurs procédures d'approvisionnement les plus fondamentales, les entreprises de toutes tailles peuvent utiliser ce logiciel pour gérer des éléments tels que les bons de commande et les factures.
Pourquoi le numéro de bon de commande est-il important ?
Que vous soyez l'acheteur ou le vendeur, le bon de commande fait partie intégrante de la transaction commerciale et requiert votre attention et votre respect en tout temps.
Attribuer à chaque bon de commande un numéro de bon de commande distinct facilite le suivi des commandes plus facilement et plus précisément. Si un client a un problème avec un achat effectué il y a des mois, le bon de commande et la facture associée peuvent être localisés par une simple recherche à l'aide du numéro de bon de commande.
Le même avantage est disponible si votre entreprise passe la commande et émet le numéro de bon de commande. Un code facile à générer et des achats rapides à trouver et à vérifier sont les deux avantages de l'utilisation d'un schéma de numérotation des bons de commande. Les paiements en double, le classement incorrect et d'autres erreurs comptables sont évités lorsqu'un numéro de bon de commande est utilisé.
Le succès à long terme de votre entreprise dépend de la fourniture de services à la fois légitimes et fournis par des professionnels formés. Livrer le mauvais article ou facturer incorrectement un client peut avoir des effets dévastateurs sur la réputation et les résultats d'une entreprise.
Voici d'autres raisons pour lesquelles un numéro de bon de commande est important :
#1. Confiance et vérification
Même si la confiance mutuelle se développe entre un acheteur et un vendeur, chaque transaction nécessite toujours des garanties de paiement et de livraison. Un bon de commande réduit le risque de confusion et responsabilise toutes les parties. À mesure que les entreprises évoluent, les hypothèses sous-jacentes sur lesquelles elles ont été fondées peuvent changer. La cohérence de ces connaissances est facilitée par les bons de commande.
# 2. Organisation
L'élargissement de la clientèle d'une entreprise augmente la difficulté d'honorer les commandes. Dans une grande organisation, ce n'est pas aussi simple que d'écrire les instructions et de les remettre à un employé pour qu'il les exécute. Le fait que tous vos clients utilisent un système de bons de commande que vous pouvez surveiller peut les satisfaire et vous apporter des affaires supplémentaires.
#3. Responsabilité
Un bon de commande peut simplifier les processus d'achat et de vente d'une entreprise. En formalisant les conditions de la transaction par écrit, le vendeur et l'acheteur sont plus susceptibles de respecter les engagements qu'ils ont pris. De plus, il facilite le suivi par le vendeur de la progression des ventes des articles et le rapprochement des commandes non exécutées. L'utilisation de bons de commande profite aux deux parties.
Qui fournit un numéro de bon de commande ?
Chaque bon de commande reçoit un identifiant spécial appelé « numéro de bon de commande ». Il est de la responsabilité de l'acheteur de créer ce document, qui sera utilisé par les deux parties tout au long du processus de vente. Les vendeurs incluent souvent le numéro de bon de commande sur la facture de vente pour vérifier qu'ils facturent le bon client pour le bon achat.
Comment utiliser un numéro de bon de commande ?
Pour chaque bon de commande, un numéro PO (Purchase Order) individuel est généré. Le bon de commande spécifie les biens et services qu'une entreprise souhaite acquérir auprès d'un fournisseur donné. L'acheteur et le vendeur se référeront au numéro de bon de commande au fur et à mesure de l'avancement de la transaction.
Comment puis-je trouver mon numéro de bon de commande ?
Le numéro de bon de commande est un numéro juridiquement contraignant situé sur le document de bon de commande. Un bon de commande est un document commercial initial qui spécifie les biens ou les services à fournir, ainsi que leurs quantités et leurs prix.
À combien de chiffres correspond un numéro de bon de commande ?
Un numéro de bon de commande comprendra entre quatre et six chiffres. Le numéro de bon de commande peut avoir n'importe quelle combinaison de lettres, de chiffres et de tirets.
Quelle est la différence entre un numéro de bon de commande et un numéro de commande ?
Le numéro de bon de commande (ou numéro de commande) d'un bon de commande est un identifiant d'identification spécial généré par la société acheteuse. La direction de l'entreprise peut créer le code à la main, ou le programme peut le faire automatiquement.
Réflexions finales
L'acheteur attribue souvent un numéro d'identification spécial appelé numéro de bon de commande à chaque bon de commande. La direction de l'entreprise ou le logiciel de comptabilité de l'entreprise peut générer manuellement ou automatiquement le code. Au fur et à mesure que la transaction progresse, le numéro de bon de commande sera référencé sur les appels téléphoniques des clients, les formulaires d'expédition et parfois la facture de vente correspondante pour garantir l'exactitude.
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Bibliographie
