Divers facteurs liés au lieu de travail peuvent influer sur la fréquence d'un plan de paiement ou d'une période de paie. Il peut prendre la forme de contributions volontaires de la société ou de retenues obligatoires en raison du respect des réglementations nationales ou fédérales. Si vous tenez compte de tous ces facteurs, vous pouvez prendre une décision éclairée sur la fréquence de paiement de votre personnel. Lisez la suite pour en savoir plus sur les types de périodes de paie. Plongeons maintenant !
Que sont les périodes de paie ?
Il existe une variété de calendriers de périodes de paie standard parmi lesquels choisir, et celui que vous choisirez dépendra de votre budget et de la nature de votre entreprise. Les finances de l'entreprise, les modèles de revenus, les exigences légales et les accords avec les employés doivent tous être pris en compte lors du choix du type de périodes de paie le plus approprié pour votre entreprise. Des catégories distinctes de travailleurs d'une même entreprise pourraient être rémunérées selon un barème distinct. Les employés préfèrent généralement des calendriers de paiement réguliers, mais n'oubliez pas que chaque cycle de paie s'accompagne de son propre ensemble de coûts administratifs. Vous devez trouver un équilibre entre ces deux facteurs.
À la lumière de ce qui précède, voici les quatre options qui s'offrent à vous en tant qu'employeur pour décider de la fréquence de rémunération de vos employés pour leurs efforts :
- Hebdomadaire - 52 périodes de paie par an (53 les années bissextiles)
- Bihebdomadaire – 26 périodes de paie par année
- Paiements mensuels – 12 périodes de paie par an
- Paiements bimensuels – 24 périodes de paie par an
Types de périodes de paie
Voici les types de périodes de paie :
#1. Hebdomadaire
De nombreuses industries qui dépendent fortement du travail manuel, comme la construction et la fabrication, paient leurs employés une fois par semaine. En raison de la plus grande disponibilité de fonds entre les périodes de paie, cette méthode est particulièrement utile pour embaucher des travailleurs à bas salaire pendant les périodes de forte demande. Dans le cadre de ce plan, les entreprises doivent distribuer des chèques de paie tous les vendredis. Cela signifie que chaque année, en tant qu'employeur, vous devrez prévoir 52 cycles de paie (ou 53 les années bissextiles). Selon vos besoins, ce n'est peut-être pas la meilleure option en raison des frais d'administration fixes à chaque exécution.
# 2. Bihebdomadaire
Dans une période de paie bihebdomadaire, les employés reçoivent leur chèque de paie le même jour toutes les deux semaines. Une pratique courante consiste à payer les travailleurs un mercredi sur deux. Avec ce calendrier, les travailleurs peuvent anticiper 26 chèques de paie toutes les deux semaines chaque année. En raison de son compromis optimal entre une fréquence de paie appropriée et les coûts administratifs liés à la gestion de la paie, cet horaire est le plus courant dans les moyennes et grandes entreprises.
#3. Mensuel
Les employeurs sont tenus de payer les membres de leur personnel à la même date chaque mois conformément à la période de paie mensuelle. Il s'agit de la méthode la plus pratique et la moins coûteuse pour diviser l'année de travail en périodes de paie pour les entreprises. Cependant, de nombreux travailleurs, en particulier ceux des industries à salaires moyens et bas, trouvent que les intervalles de paiement prolongés sont les moins souhaitables.
#4. Semi-mensuelle
Les employés qui sont payés sur une base bimensuelle reçoivent leurs chèques de paie deux fois par mois. Quel que soit le jour de la semaine auquel l'un de ces jours tombe, ils sont toujours fixés pour le premier et le quinzième de chaque mois. Cet arrangement présente l'inconvénient que les périodes de paie ne sont pas toujours en semaine. Cependant, un salaire bimensuel peut aider à résoudre le problème d'avoir trop d'argent un mois et pas assez le suivant.
Comment une période de paie est-elle calculée ?
La durée de la période de paie qu'une entreprise choisit d'utiliser pour traiter la paie leur appartient. Ce choix peut être influencé par un certain nombre de facteurs, tels que le calendrier des paiements des produits ou services de l'entreprise, la fréquence à laquelle les employés exigent un paiement et le fait que l'équipe soit ou non payée sur une base horaire ou annuelle. Vous voudrez peut-être effectuer des paiements tous les mois, mais la loi de l'État peut imposer des paiements toutes les deux semaines.
Une société avec principalement des employés horaires, par exemple, pourrait bénéficier d'une période de paie hebdomadaire. Les employés sont plus heureux et plus productifs lorsqu'ils sont payés chaque semaine, car cela simplifie leur planification financière. Cependant, une entreprise qui emploie principalement des salariés et envoie des factures à la fin de chaque mois pourrait trouver plus pratique de payer ses travailleurs moins régulièrement, par exemple toutes les deux semaines.
Comment choisir un type de période de paie
Voici des façons de choisir parmi les types de périodes de paie :
#1. Considérez le salaire brut
Le salaire brut est le montant total d'argent qui sera gagné au cours d'une certaine période de paie avant toute déduction. Les impôts fédéraux et les cotisations à des prestations telles que les comptes d'assurance et de retraite sont des exemples de déductions autorisées. Les montants des retenues varient selon la fréquence de paie, donc connaître votre salaire brut vous aidera à choisir la bonne période de paie.
#2. Considérez les années bissextiles
Il existe un phénomène connu sous le nom d'année bissextile, dans lequel un jour supplémentaire est ajouté à l'année civile afin de la faire coïncider avec la rotation de la Terre. Cela signifie que tous les quatre ans, que vous choisissiez un horaire hebdomadaire ou bihebdomadaire, vous pourriez recevoir une période de paie supplémentaire. Il est possible que vous deviez apporter des modifications pour éviter de surpayer un employé si vous décidez d'utiliser une structure salariale.
#3. Choisir un service de paie
Vous pouvez obtenir de l'aide pour organiser et automatiser les périodes de paie en utilisant l'un des nombreux systèmes de paie disponibles. Il est possible que ces plates-formes Web offrent divers modules complémentaires. Ces considérations peuvent vous aider à déterminer à quelle fréquence le personnel doit être payé.
#4. Renseignez-vous sur la réglementation du travail
Lors du choix d'une période de paie, il est possible de tenir compte des réglementations fédérales et étatiques. Certains États ont des lois dont les exigences varient selon le secteur d'activité, l'implication de l'IRS et les garanties des employés. Si vous souhaitez plus d'informations sur la manière dont les lois de votre état peuvent affecter votre salaire, vous pouvez contacter l'agence compétente.
#5. Pensez à votre structure salariale
Lorsque vous décidez d'un calendrier de paiement, vous pouvez choisir parmi plusieurs formats de rémunération différents. Les structures de rémunération peuvent varier de l'heure au salaire en passant par la commission. La fréquence des périodes de paie peut être plus importante pour les travailleurs rémunérés à l'heure et à la commission que pour les employés salariés.
#6. Envisager des heures supplémentaires
Il est important de réfléchir à la manière de suivre et de calculer la rémunération supplémentaire si vos employés sont qualifiés pour les heures supplémentaires. Les taux de rémunération des heures supplémentaires et le moment où elles peuvent être incluses dans un chèque de paie peuvent être soumis aux lois du travail locales, étatiques ou fédérales. Pour en savoir plus sur la rémunération des heures supplémentaires, vous pouvez contacter les ressources humaines.
#7. Considérez les besoins des employés
Les coûts salariaux peuvent augmenter si vous décidez de payer vos employés plus fréquemment pour augmenter leur bonheur. Les lois sur les droits des travailleurs peuvent également leur donner la possibilité de déterminer la fréquence à laquelle ils sont payés. En tenir compte peut vous aider à établir un cycle de paie qui répond à vos besoins sans vous ruiner.
#8. Considérez l'industrie
Au moment de décider à quelle fréquence une entreprise doit payer ses employés, il y a un certain nombre de facteurs à prendre en compte. Demandez-vous s'il y a des périodes plus occupées de l'année et comment cela peut affecter votre trésorerie. Votre structure salariale peut également être influencée par les normes du marché.
#9. Pensez aux implications financières
Le temps et les efforts requis par les RH pour le traitement de la paie peuvent augmenter ou diminuer en fonction de la fréquence à laquelle votre entreprise traite la paie. La comptabilité peut être moins nécessaire lorsque les périodes de paie sont fixes, car un suivi plus rigoureux des dates n'est pas nécessaire.
#dix. Considérez les avantages
Il est courant d'offrir aux employés des avantages tels qu'une assurance maladie, des prestations d'invalidité et des forfaits de retraite. Vous pouvez soustraire ces avantages de votre revenu total ou les compter comme une rémunération supplémentaire. En les traduisant en paiements, vous pouvez vous concentrer sur un cycle de rémunération qui offre un bon rapport rémunération/coûts.
#11. Considérez la loi sur les normes de travail équitables !
Le Fair Labor Standards Act (FLSA) est une loi fédérale aux États-Unis qui établit le salaire minimum, la rémunération des heures supplémentaires et d'autres protections des travailleurs. Une législation supplémentaire régissant la validité des contrats de travail peut également être incluse. Trouver le bon cycle de rémunération pour votre entreprise nécessite une connaissance de la Fair Labor Standards Act.
#12. Employez un comptable
Si vous embauchez un comptable, il peut vous fournir des informations et des informations précieuses qui peuvent affecter vos chèques de paie. Ils peuvent aider à la génération, à la distribution et à la maintenance de tous les dossiers liés à la paie, y compris ceux relatifs aux salaires, aux primes et aux autres avantages des employés. Ils peuvent vérifier l'exactitude et s'assurer que tout est conforme aux réglementations nationales et fédérales.
Périodes de paie vs dates de paie
La période de paie et la date de paie sont deux concepts cruciaux à retenir lors de l'examen de la rémunération des employés. Quelle est la différence entre une période de paie et une date de paie, de toute façon ? La date de paie est le jour où les employés reçoivent leurs chèques de paie ou voient leurs gains déposés sur leurs comptes bancaires, tandis que la période de paie est la période pendant laquelle les salaires sont gagnés et se termine juste avant la date de paie. C'est également la date qui doit figurer sur le chèque de paie ou le talon d'un travailleur. Il est utile pour les entreprises de disposer de quelques jours entre la fin d'une période de paie et la date de paie afin de compiler les heures travaillées des employés et de traiter la paie.
Il est important de se rappeler que les lois des États dans lesquels vous opérez peuvent stipuler que les employés doivent être payés dans un certain nombre de jours après la fin de la période de paie.
Période de sursalaire Années
Si vous êtes payé toutes les deux semaines ou toutes les semaines, vous savez probablement combien de périodes de paie il y a dans une année. Il y a 26 périodes de paie aux deux semaines la plupart des années, mais dans certaines, comme en 2021, il y en a 27. Cela est dû au fait qu'il y aura un total de 53 vendredis en 2021 car le 1er janvier tombe un vendredi. Les entreprises qui fournissent des chèques de paie toutes les deux semaines ou toutes les semaines ces jours-là sont particulièrement vulnérables à ce phénomène, mais il peut également se produire d'autres jours et d'autres années.
Les entreprises qui paient leurs employés chaque semaine ou toutes les deux semaines le vendredi bénéficieront d'une période de paie supplémentaire en 2027, l'année prochaine devrait avoir 53 vendredis. Les sociétés de paie peuvent être consultées ou externalisées pour obtenir de l'aide avec des calculs de période de paie sophistiqués, en fonction de la taille et des ressources de l'organisation.
Comment puis-je déterminer quelle période de paie convient le mieux à mon entreprise ?
Prenez d'abord en considération les flux de trésorerie de l'entreprise. Si vous deviez deviner, quelle semaine du mois aurait le plus d'argent disponible pour payer les salaires ? Les paiements programmés en période de flux de trésorerie élevés sont préférables. Parlez à l'équipe de comptabilité pour savoir quand ils recommandent de traiter la paie si vous n'êtes pas sûr.
Tenez également compte de la taille de votre entreprise. Une structure de période de paie aux deux semaines pourrait être idéale pour les entreprises de moins de 100 employés. En revanche, si votre entreprise compte 100 employés ou plus, des périodes de paie bimensuelles ou mensuelles pourraient être plus pratiques pour votre personnel. Lorsqu'elles décident de la fréquence de traitement de la paie, les petites entreprises doivent tenir compte des dépenses associées.
Périodes de paie dans une année
Il y a des périodes de paie dans une année basées sur des calendriers de paie communs :
| CALENDRIER DE PAYE | NOMBRE DE PÉRIODES DE PAYE DANS UNE ANNÉE |
| Hebdomadaire | 52 |
| Bihebdomadaire | 26 |
| Semi-mensuelle | 24 |
| Mensuelle | 12 |
Quels sont les 4 types de périodes de paie ?
Les périodes de paie mensuelles, bimensuelles, bihebdomadaires et hebdomadaires sont les plus courantes. Cela se passe le même jour chaque mois.
Combien y a-t-il de périodes de paie par mois ?
Les employeurs qui optent pour cet horaire ont la possibilité de payer leur personnel soit le 1er et le 15 du mois, soit le 16 et la fin du mois. Le salaire bimensuel est la forme la plus courante de paiement du salaire et compte 24 périodes de paie par an.
Combien de périodes de paie dans une année ?
Une année de travail typique se compose de 52 périodes de paie (53 années bissextiles). Payé toutes les deux semaines, soit 26 fois par an. Il y a 12 mensualités tout au long de l'année. Payé tous les deux mois, pour un total de 24 paiements par an.
Quelle est la période de paie toutes les deux semaines ?
Les chèques de paie sont considérés comme toutes les deux semaines s'ils sont émis toutes les deux semaines, pour un total de 26 paiements par an.
Réflexions finales
Il n'y a évidemment pas une seule méthode pour indemniser les travailleurs. La taille de votre entreprise, la nature de votre industrie et l'emplacement de votre entreprise peuvent tous influencer laquelle des nombreuses périodes de paie possibles vous décidez de mettre en vigueur. Ce n'est pas un choix simple, cependant, et vous pourriez bénéficier de quelques conseils au cours de votre réflexion. L'utilisation des services de paie peut également rationaliser la planification et la gestion de votre rémunération et connecter votre paie à d'autres processus RH essentiels.
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Bibliographie
