Les employés ont droit à des congés non payés (UTO), c'est-à-dire des périodes d'absence du travail qui ne donnent pas lieu à une compensation monétaire. Les congés non payés (UTO) sont différents des congés payés (PTO), qui comprennent les congés payés pour des choses comme les jours de maladie et les congés payés pour les vacances. Bien que la plupart des entreprises offrent des congés payés, beaucoup d'entre elles n'en offrent pas ou ont des pratiques extrêmement variées en matière de congés sans solde. Lisez la suite pour en savoir plus sur les règles et la politique des congés non rémunérés. Appréciez la balade!
Qu'est-ce qu'un congé non payé
L'une des deux formes de congé non indemnisé par l'employeur est le congé sans solde, qui est pris pour une durée plus courte. Il existe diverses raisons pour lesquelles les travailleurs prennent des congés non rémunérés, notamment :
- une brève pause du travail
- Récupérer d'un problème de santé
- Répondre aux besoins de leurs dépendants
- Pour le bénévolat
- Servir de juré
- Participer à un programme conçu pour améliorer ses compétences professionnelles
- Assister à un enterrement
- Rendez-vous chez le médecin
- Lors d'un déménagement ou d'une relocalisation résidentielle
Les congés sans solde sont une option proposée par certaines entreprises à la place ou en complément des congés payés. Les entreprises ne sont pas tenues par la loi de rembourser les employés pour les congés pris dans le premier scénario. Dans ce dernier cas, un employé ne peut prendre un congé sans solde qu'après avoir utilisé tous ses congés payés accumulés.
Aux États-Unis, les employés qui sont dans l'entreprise depuis un certain temps ont droit à des congés payés, mais la loi fédérale oblige les employeurs à offrir des congés non payés dans des circonstances spécifiques. Il est crucial d'être conscient des implications juridiques de l'octroi d'un congé sans solde aux employés avant de faire une telle offre.
Quelles sont les raisons de prendre des congés sans solde ?
Vous voudrez peut-être prendre des congés non payés pour un certain nombre de raisons, y compris des raisons personnelles. Selon les circonstances, la période de congé peut aller de quelques semaines à une seule journée. Voici quelques exemples typiques de moments où des congés non payés sont nécessaires :
#1. Périodes de référence pour les congés de maladie
L'indemnité légale de maladie (SSP) doit être versée par les employeurs aux employés à partir du quatrième jour d'absence pour cause de maladie. Si un employé s'absente du travail pendant les trois premiers jours, il ne sera pas indemnisé pour son temps libre. Votre contrat de travail doit préciser si votre entreprise verse ou non une indemnité de maladie pendant les trois premiers jours. Sinon, si vous êtes trop malade pour venir travailler pendant trois jours, vous pouvez prendre un congé sans solde.
#2. Congé Maternité Supplémentaire (AML)
Les congés de maternité sont soit ordinaires (OML), soit extra (AML). Le congé de maternité légal comprend ces deux éléments. Les 26 premières semaines de SML sont appelées OML, tandis que les 26 semaines suivantes sont appelées AML. Pendant les 39 premières semaines du congé légal de maternité (SML), vous avez droit à l'indemnité légale de maternité (SMP).
90 % de vos revenus hebdomadaires typiques avant impôts pendant les six premières semaines. Un employé doit négocier avec son entreprise s'il veut un congé supplémentaire. Au-delà de cette limite, l'AML sera assimilée à un congé sans solde.
#3. Rendez-vous
Si vous devez consulter un médecin mais que vous ne pouvez pas obtenir de rendez-vous en dehors des heures de travail, vous pouvez prendre un bref congé non rémunéré. Vous devrez peut-être prendre une demi-journée ou une journée complète de congé pour vous rendre au rendez-vous. Les employeurs ne sont pas tenus par la loi d'accéder à de telles demandes et ils peuvent vous demander de reporter votre rendez-vous ou de rattraper le temps perdu à une date ultérieure. Les congés pour la grossesse et les soins aux personnes handicapées peuvent être considérés comme une nécessité en vertu de la législation anti-discrimination, mais sinon, ce n'est généralement pas le cas.
#4. Congé personnel
Vous avez droit à un congé sans solde si vous avez besoin de vous absenter du travail pour faire face à une situation personnelle urgente. Prendre soin d'un membre de la famille ou d'un ami ou faire face à une crise sont des exemples de raisons personnelles. Malgré l'absence d'un mandat légal, de nombreuses entreprises peuvent accorder aux employés des congés non rémunérés pouvant aller jusqu'à deux jours.
#5. Congé de compassion
Vous pouvez également demander et obtenir un congé de deuil ou un congé de compassion, qui sont tous deux des congés sans solde. Il s'agit d'un congé du travail pour pleurer la perte d'un ami proche ou d'un parent. La perte d'un enfant de moins de 18 ans donne droit à un parent ou à un soignant principal à deux semaines de congé payé. Les congés de deuil pour les parents devraient être accordés par les employeurs. Votre employeur et vous pouvez négocier si d'autres types de congés de compassion seront indemnisés ou non pour votre absence.
L'exécution de certaines tâches publiques peut nécessiter des congés non rémunérés. Quelques exemples de telles responsabilités comprennent celles d'un membre d'un syndicat, d'un membre du conseil ou d'un membre du conseil scolaire. Les employeurs ont la responsabilité d'accorder aux employés le temps libre dont ils ont besoin pour remplir leur devoir civique de faire partie d'un jury. Il n'y a aucune obligation légale pour les employeurs d'indemniser les employés pour des congés non payés comme celui-ci. Vous pourriez être admissible au remboursement de certains frais encourus pendant que vous faites partie d'un jury.
#7. Étude ou formation
Si vous voulez progresser dans votre carrière, vous pouvez décider de retourner à l'école. La procédure de demande de congé sans solde peut prendre un certain temps. Votre employeur n'est pas tenu de vous accorder cette demande, mais il peut le faire si vous pouvez lui montrer comment ces opportunités de formation bénéficieront à l'entreprise.
La longévité dans une grande entreprise peut augmenter vos chances d'obtenir un congé d'études non rémunéré. Avoir une histoire avec l'entreprise montre votre dévouement et montre que l'organisation est capable de combler des postes vacants temporaires dans la main-d'œuvre.
#8. Interruptions de carrière
Si vous avez besoin ou souhaitez prendre des vacances dans votre profession pendant une période prolongée, vous pouvez prendre des congés sans solde. Les employeurs ne sont pas tenus de le fournir, mais peuvent le faire en reconnaissance d'un travailleur de longue date qui a apporté une contribution importante à l'entreprise. Ces interruptions de travail peuvent durer quelques mois et inclure des activités telles que voyager, aller à l'école, faire du bénévolat ou simplement se détendre.
Règles sur les congés non payés
Voici les règles relatives aux congés non payés :
- La loi sur le congé familial et médical impose des congés non payés aux entreprises de 50 employés ou plus.
- Les employeurs sont tenus par la loi d'accorder aux employés des congés non payés les jours fériés comme le Memorial Day et le jour de l'An.
- Les travailleurs qui sont tenus de faire partie d'un jury ont droit à un congé sans solde. Les congés payés sont imposés par la loi dans certains États, notamment le Massachusetts, le Nebraska et New York.
Politique sur les congés non payés
Une politique de congés non rémunérés à laquelle les employeurs et les employés peuvent recourir en cas de besoin est essentielle. La mise en place d'une politique de congés non payés permettra à l'entreprise d'économiser de l'argent et du temps perdu en raison de l'absentéisme des employés. Il rationalise le temps nécessaire pour approuver les demandes de congé.
Voici quelques éléments que la politique devrait aborder :
- Il doit y avoir deux politiques en place, une pour les congés payés et une autre pour les congés non payés, si votre entreprise offre les deux.
- Quels employés sont admissibles au congé (à temps plein, à temps partiel ou les deux)
- Durée du congé auquel un employé a droit
- Méthodes par lesquelles les travailleurs doivent soumettre leurs demandes de vacances
- Soyez précis quant à savoir si les congés non payés ont ou non une durée maximale autorisée.
- Si les travailleurs sont autorisés à prendre des congés sans solde, qu'ils aient ou non utilisé tous leurs jours de congés payés,
- Méthodes pour garder un œil sur le moment où les employés prennent des congés non payés
Comment faire une demande de congé sans solde ?
Une fois que vous avez pris la décision d'accorder des congés non payés aux employés, vous devrez leur expliquer les étapes à suivre pour en profiter. Combien de temps à l'avance les employés doivent postuler, combien de temps les employés peuvent partir et si deux employés du même service peuvent ou non demander un congé en même temps sont tous des facteurs qui doivent être pris en compte dans une politique.
Les démarches à effectuer par les salariés sont les suivantes :
- Les demandes de congés non payés doivent être faites par écrit et soumises dans les délais requis. Les gestionnaires et les superviseurs reçoivent la demande de la même manière. Afin d'éviter des retards inutiles, les travailleurs doivent respecter la méthode prescrite par la politique.
- Le responsable s'entretient ensuite avec le responsable des ressources humaines ou le responsable du service concerné après réception de la demande. L'opportunité d'une demande de congé est débattue au regard de ses effets potentiels sur l'entreprise.
- La direction doit maintenant décider d'accéder ou non à la demande.
- Si un congé non rémunéré est accordé, le travailleur est responsable de prendre des dispositions sur la façon dont le travail sera effectué pendant son absence.
Lorsque tous les congés payés sont épuisés, ce n'est qu'à ce moment-là qu'un employé peut demander un congé non payé. Il existe cependant quelques exceptions notables :
- Congé d'invalidité
- Du temps en famille
- Congés payés pour FMLA
- Congés payés pour raisons familiales et de santé
- congé pour violence conjugale et agression sexuelle
Toutes ces considérations doivent être décrites dans la politique afin d'éviter tout malentendu.
Avantages d'offrir des congés non payés
Les avantages sociaux des employés incluent souvent des règles sur les congés non payés en tant qu'avantage pour les travailleurs. Les congés non rémunérés permettent aux travailleurs d'avoir plus de latitude pour trouver un équilibre entre leur vie personnelle et leur vie professionnelle. Prenons le cas d'un employé qui n'a que huit jours de vacances mais qui aimerait prendre deux semaines de vacances. L'employé devrait choisir entre écourter ses vacances ou attendre d'avoir gagné plus de congés payés s'il ne pouvait pas prendre de congés non payés. Le travailleur peut prendre un congé payé pendant les huit premiers jours de ses vacances, puis passer à un congé non payé pour le temps restant.
Donner aux travailleurs la possibilité de travailler et de gagner de l'argent ou de s'absenter sans rémunération est un avantage général de l'octroi de congés non rémunérés. Bien que les entreprises aient le droit de refuser les demandes d'OTU ou d'imposer des limites à l'utilisation des congés non payés par les employés, les travailleurs ont plus de latitude pour prendre des décisions qui sont dans leur meilleur intérêt. Au lieu de vacances illimitées ou de congés payés, une entreprise peut économiser de l'argent en introduisant des congés non payés. Contrairement aux congés payés (PTO), les congés sans solde (UTO) permettent à votre entreprise de réaliser des économies sur la masse salariale.
La mise en place d'une politique de congés non payés peut aider votre entreprise de deux manières. Les employés qui apprécient l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée peuvent être attirés par une politique qui leur permet des congés non rémunérés.
Inconvénients d'offrir des congés non payés
Offrir des congés non rémunérés peut être bénéfique, mais cela peut aussi avoir des inconvénients si la politique de congés non rémunérés de votre entreprise est mal exécutée. Si les travailleurs prennent trop de temps sans salaire, la conséquence la plus courante est une baisse de la productivité. Cela peut être particulièrement gênant si un grand nombre de travailleurs utilisent leur UTO (ou PTO) en même temps, ou si un membre crucial du personnel utilise leur UTO pendant une période prolongée. Ce problème peut être résolu en limitant les congés sans solde ou en exigeant l'approbation des superviseurs pour les demandes d'UTO.
Le risque que les travailleurs ne gagnent pas assez d'argent pour couvrir leurs coûts d'avantages sociaux s'ils utilisent beaucoup d'UTO au cours d'une même période de paie est moins répandu, mais toujours important. Cela pourrait obliger l'employé à payer ses propres primes d'assurance-maladie ou d'assurance-vie. De nombreux travailleurs n'anticiperont pas cela, ce qui pourrait entraîner du ressentiment lorsque votre service de paie envoie des factures.
Même si l'UTO est étiquetée comme non rémunérée, certains employés peuvent encore ressentir du ressentiment à l'idée de ne pas être indemnisés pour leur temps libre. De nombreux travailleurs sont habitués à prendre une prise de force et pourraient ne pas être prêts à faire face aux répercussions financières potentielles de la prise d'une OTU. Cela est particulièrement vrai s'ils doivent prendre des congés non rémunérés pour faire face à une urgence à la maison, comme un problème de plomberie, plutôt que de prendre des vacances.
Mettre en place des congés non payés dans votre entreprise
L'établissement d'une politique ferme et cohérente est crucial si votre organisation veut fournir l'UTO à ses employés. En planifiant à l'avance, vous pouvez vous assurer que l'octroi d'un congé sans solde ne perturbera pas les opérations de l'entreprise. La structure de votre politique de congés payés peut servir de modèle pour votre politique de congés non payés. Par exemple, si les travailleurs ont besoin de l'approbation de la direction pour les congés payés, vous pouvez fournir une procédure similaire pour les congés sans solde. Trop de travailleurs prenant un PTO ou un UTO à la fois peuvent être réduits si les gestionnaires sont tenus d'approuver chaque demande.
De plus, votre employeur peut limiter le montant total d'UTO qu'un employé peut souscrire dans un laps de temps donné. Cela limite le temps qu'un employé peut prendre en vertu d'une politique de congés non rémunérés. Si les vacances tombent pendant la haute saison de votre entreprise, vous voudrez peut-être restreindre ou même interdire aux employés de prendre des congés sans solde. Il est également important de se demander si tous les travailleurs devraient ou non être éligibles pour prendre UTO et si tout le monde devrait ou non avoir la même limite UTO.
#1. Diffusion des politiques pour les OTU
Il est essentiel de s'assurer que les employés sont au courant de la politique officielle sur les congés non rémunérés après sa mise en place. Si votre entreprise introduit une politique UTO pour la première fois, vous voudrez peut-être envisager d'organiser une séance de questions-réponses d'information. De plus, votre politique UTO doit être documentée dans le manuel de l'entreprise pour un accès facile à tous les membres du personnel.
#2. Communiquer votre politique sur les congés non payés
Votre employeur peut choisir parmi quelques options différentes pour traiter les demandes UTO et garder un œil sur les congés non payés cumulés des employés. Le logiciel de système de gestion des ressources humaines (SGRH) est l'option la plus simple. UTO, PTO et congé médical peuvent tous être facilement distingués à l'aide des fonctionnalités de suivi spécialisées fournies par la plupart des systèmes HRMS. Les systèmes de gestion des ressources humaines permettent également de suivre facilement le nombre d'heures de congé sans solde prises par les employés.
Les demandes UTO peuvent également être suivies manuellement, à l'aide de formulaires papier ou électroniques. Envoyez-les au service des ressources humaines de votre entreprise pour qu'ils soient classés dans un dossier principal UTO ou dans le dossier personnel de l'employé. (Il est important de garder à l'esprit qu'il n'y a pas d'exigences obligatoires en matière de tenue de dossiers pour les employeurs en ce qui concerne les demandes d'UTO.)
Une procédure informelle de demande et d'approbation des congés sans solde peut convenir aux petites entreprises. Dans un tel scénario, les travailleurs peuvent demander un congé sans solde à leur superviseur et recevoir une approbation verbale. Les responsables doivent toujours suivre la quantité d'UTO consommée par chaque personne pour évaluer les schémas et mesurer la productivité si nécessaire.
Est-il mauvais de prendre des congés sans solde
Le problème avec les congés non payés, c'est qu'ils ne sont pas payés. Vous ne pourrez pas vous permettre de prendre une absence prolongée même si votre employeur garantit que vous aurez toujours un emploi à votre retour. Et beaucoup d'individus ne peuvent pas se permettre d'être sans argent pendant plus d'une semaine ou deux tout au plus.
Est-il acceptable de prendre des congés sans solde ?
UTO peut être utilisé pour diverses raisons personnelles, y compris la maladie, les vacances et d'autres engagements. Les travailleurs peuvent également prendre un congé sans solde plus long en demandant un congé à leur employeur. En plus ou à la place des congés payés, certains employeurs proposent des congés sans solde.
Quelle est la différence entre les congés payés et non payés ?
Les travailleurs peuvent également prendre un congé sans solde plus long en demandant un congé à leur employeur. Les entreprises peuvent accorder des congés sans solde en plus ou à la place de congés payés. Lorsque les employés s'absentent du travail et perçoivent toujours leur salaire habituel, on parle de congés payés.
Comment gérez-vous les demandes de congés non payés ?
Un employé demande un congé sans solde par écrit et donne un préavis approprié. Ceci est souvent géré par un responsable ou un superviseur conformément à la procédure ou à la méthode décrite dans la politique de congé ou de vacances de l'entreprise. Le superviseur ou le gestionnaire s'entretient avec les ressources humaines et/ou d'autres chefs de service.
Quel est le but de la demande de congé ?
Un employé doit soumettre une demande de congé afin de demander officiellement un congé pour des vacances, un congé de maladie ou toute autre raison personnelle. Les demandes de congé peuvent être classées comme rémunérées ou non rémunérées.
Pourquoi le congé sans solde est-il important ?
Les travailleurs bénéficient de congés sans solde pour plusieurs raisons, dont le développement personnel et professionnel. Si vous êtes une entreprise multinationale, vous devez vous conformer aux lois locales concernant les congés sans solde pour vos employés.
Réflexions finales
Lorsqu'un employé prend un congé sans solde, il le fait sans recevoir de compensation monétaire. Il peut être utilisé en conjonction avec les vacances pour donner aux travailleurs encore plus de latitude pour trouver un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée. L'UTO a le potentiel d'être une solution gagnant-gagnant pour les employés et les employeurs si elle est correctement mise en œuvre, en réduisant les charges salariales sans impact négatif sur la productivité. Cependant, il est essentiel que votre entreprise établisse des lignes directrices concrètes sur le moment et la manière dont les UTO peuvent être prises lors de la rédaction d'une politique UTO.
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Bibliographie
