Le même ensemble d'activités quotidiennes est effectué dans votre vie personnelle et professionnelle. Il est épuisant de garder une trace de cette liste de choses à faire mentalement, et vous finissez rarement le travail. Examinez des éléments comme votre style de vie, emploi, et vos préférences personnelles pour déterminer le meilleur horaire pour vous. Faire un horaire de travail pour les employés qui est efficace et clair est une compétence cruciale.
Dans cet article, nous passerons en revue les avantages d'avoir un horaire, comment en créer un, comment s'y tenir et un exemple d'horaire quotidien que vous pouvez utiliser comme modèle.
Comment faire un horaire
L'art de planifier consiste à organiser vos activités pour vous permettre de réaliser vos priorités et de vous fixer des objectifs dans le temps disponible. Faire un calendrier vous aide à planifier vos objectifs pour le jour, la semaine ou le mois à venir et vous permet de rester sur la bonne voie pour les atteindre. Pour choisir le bon, commencez par déterminer la fonction précise que le modèle remplira, comme gestion de projet SUR mesure, les quarts de travail des employés, les horaires quotidiens ou les plans d'exercices, pour choisir le meilleur.
Types d'horaires
#1. Horaires traditionnels
Des intervalles de temps réguliers, tels que des délais quotidiens, hebdomadaires ou mensuels, servent de base aux horaires conventionnels. Ils sont fréquemment employés pour des tâches cohérentes et des tâches quotidiennes.
#2. Horaires quotidiens
Les personnes qui ont besoin de planifier soigneusement leurs journées devraient utiliser des horaires quotidiens. À l'aide de ces horaires, vous pouvez diviser la journée en blocs d'une heure ou d'une demi-heure, ce qui vous donne la liberté de planifier du temps pour des engagements et des tâches particuliers. Ils sont excellents pour organiser les activités et les routines quotidiennes, y compris les rendez-vous, les réunions et les courses personnelles.
#3. Horaires hebdomadaires
Les modèles d'horaires hebdomadaires facilitent la planification et l'organisation des tâches pour toute la semaine en fournissant une vue détaillée des obligations et des dates d'échéance. Les professionnels peuvent l'utiliser pour organiser leurs engagements personnels, planifier des réunions et allouer du temps aux projets.
#4. Horaires mensuels
Les plannings mensuels offrent une vue plus complète de votre charge de travail et de vos objectifs et sont utilisés pour une planification à plus long terme. Votre emploi du temps mensuel peut être un résumé de toutes les tâches que vous devez accomplir ou un suivi spécial pour un ou plusieurs objectifs spécifiques.
#5. Horaires fixes
Les horaires fixes offrent un moyen méthodique et structuré de planifier votre journée en allouant des tâches, des courses, des projets ou des affectations à des plages horaires spécifiques. Les personnes qui bénéficient de la routine et de la cohérence devraient utiliser ce type d'horaire. horaire fixe
Un horaire fixe a le même nombre d'heures de travail et de jours par semaine dans l'ensemble. Toute entreprise qui nécessite des collègues ou du personnel sur place pour servir les clients ou les clients pendant les heures ouvrables définies peut l'utiliser.
#6. Un horaire à temps plein
Les travailleurs à temps plein consacrent généralement 35 à 40 heures par semaine. Il s'agit généralement d'emplois où le type et le volume de travail exigent des spécialistes à temps plein. La réception des avantages sociaux est exigée par de nombreux États américains pour ceux qui ont des horaires à temps plein.
#7. Un horaire flexible
Un horaire flexible dicte qu'un employé doit consacrer au moins un certain temps chaque jour (par exemple, six heures). Les heures réelles de la salariée varieront selon son heure d'arrivée car elle commence à travailler le lundi à 8h00 et finit à 2h00. Cependant, le mardi, elle arrive à 9h00 et reste jusqu'à 3h00. Cette stratégie flexible permet aux gens d'adopter la spontanéité tout en gardant le contrôle de leur temps.
#8. Horaire flottant
Un horaire flottant donne à l'employé la possibilité de choisir les heures de début et de fin de la journée de travail en plus de la partie principale et fixe de l'horaire (où l'employé est à la disposition de l'employeur).
Avantages de l'utilisation d'un calendrier
- Améliorée la gestion du temps est possible si vous avez un plan clair sur ce qui doit être fait, quand et comment répartir votre temps afin de ne pas tergiverser.
- Meilleure organisation : Prioriser vos tâches à l'aide d'un planning garantit que les plus importantes sont terminées en premier.
- Concentration et productivité accrues : rester concentré sur vos tâches tout en travaillant selon un horaire vous aide à être plus productif.
- Prix Réduit stress : Faire une liste claire de vos tâches et des dates d'échéance peut vous aider à vous sentir moins stressé à l'idée de tout faire.
- Un calendrier peut être partagé avec l'équipe pour s'assurer que tout le monde est au courant des délais et des attentes, ce qui améliorera la communication.
Comment faire un horaire pour les employés
Les managers peuvent aider leurs équipes à fonctionner plus facilement en utilisant un système fiable et complet pour la planification des employés. De plus, il peut offrir un contrôle plus précis sur la gestion des ressources, des coûts salariaux réduits et de meilleures transitions pendant les heures de pointe. Tout le monde a une tâche à accomplir pendant qu'il travaille si les employés sont planifiés de manière efficace. Le succès de votre entreprise dépend directement de la façon dont vous planifiez vos employés. Les ventes peuvent être affectées par les combinaisons de collègues sur un quart de travail, ainsi que par le nombre d'employés, le nombre de clients ou le volume de travail à effectuer.
Effets d'une planification inefficace des quarts de travail
#1. Augmentation des taux de roulement
Les employés sont plus susceptibles d'être insatisfaits s'ils croient qu'ils ne reçoivent pas le soutien dont ils ont besoin pendant leur quart de travail, que ce soit en raison d'une mauvaise supervision ou d'un manque de personnel. Les employés qui ont le moral bas, qui sont insatisfaits de leur travail ou qui se sentent sous-estimés peuvent commencer à chercher un nouvel emploi et éventuellement décider de quitter votre entreprise.
#2. Manque de ponctualité ou non-présentation
Vous courez le risque de faire une erreur de communication si vous ne laissez pas suffisamment de temps à vos collaborateurs pour recevoir ou consulter vos plannings, ou si vous ne les partagez pas du tout avec eux. Lorsqu'il y a des problèmes avec la communication des horaires, les employés peuvent être en retard pour un quart de travail ou ne pas se présenter du tout, ce qui entraîne un manque de personnel.
#3. Baisse de la productivité
Les membres du personnel peuvent ne pas être en mesure de fournir aux clients le niveau de soins nécessaire ou de terminer leur travail à temps s'ils ne disposent pas des ressources dont ils ont besoin pendant un quart de travail. De la même manière, si votre entreprise est en sureffectif pour un quart de travail particulier, vous gaspillez des ressources en payant du personnel pour ne rien faire d'autre que passer du temps et discuter.
Comment créer au mieux des horaires de travail
#1. Passez du temps à apprendre à connaître votre équipe.
Connaître son équipe est la première étape essentielle pour élaborer des horaires de travail efficaces. Faites une liste des éléments suivants :
- Compétences pertinentes
- Traits personnels comme la ténacité, l'efficacité, la fiabilité
- Diplômes, formation pertinente et expérience
- Qu'ils travaillent à plein temps ou à temps partiel, veuillez préciser.
- Quel est leur type de personnalité ? Sont-ils extravertis ou introvertis ?
- Coutumes du lieu de travail, en particulier si les quarts de travail sont flexibles et que certains employés ont tendance à arriver plus tôt que d'autres
De plus, vous devez vous assurer qu'il s'agit des personnes appropriées pour les tâches particulières, la charge de travail, l'heure de la journée ou la clientèle.
#2. Prenez le temps de considérer la charge de travail
Faire un planning des jours et des heures de travail disponibles pour votre équipe est une option. Par conséquent, si vous travaillez des quarts de travail de huit heures flexibles du lundi au vendredi, chaque membre de l'équipe disposera de 40 heures pour terminer ses missions. Ensuite, vous pouvez planifier vos spécialistes les plus essentiels en fonction des périodes les plus chargées ou des tâches les plus cruciales à accomplir.
#3. Surveiller les heures d'arrivée et de départ des employés
Si votre entreprise a autorisé les heures supplémentaires, le suivi du temps des employés aide non seulement à suivre les heures supplémentaires, mais donne également aux employés un enregistrement clair de leurs heures de travail. Vous devez enseigner à votre personnel comment suivre leurs pointage et les heures de sortie avant d'établir vos horaires de travail. A cet effet, vous pouvez faire appel à un employé application horodateur
#4. Créer un système pour une communication d'équipe efficace
L'une des clés de la productivité de l'équipe et de la gestion efficace du temps des employés est de tenir les membres de l'équipe informés de tout développement récent, mise à jour ou modification de la charge de travail prévue. Pour cette raison, assurez-vous de toujours informer tout le monde s'il y a des changements dans les horaires de travail et donnez-leur la possibilité de vous contacter pour toute question ou demande qu'ils pourraient avoir. De plus, les employeurs doivent afficher tout changement d'horaire de travail de 7 à 14 jours avant le premier quart de travail prévu.
#5. Respectez autant que possible les demandes d'absence du travail
Une productivité plus élevée est le résultat direct de travailleurs plus heureux. De plus, faire savoir aux employés que la direction prête attention à leurs préoccupations est le meilleur moyen d'atteindre des niveaux élevés de satisfaction des employés.
Donc, si vous le pouvez, essayez d'accommoder les employés qui préfèrent travailler certains jours ou à des heures précises. Ou, dans la mesure du possible, essayez d'accéder à la demande de vacances d'un employé lorsqu'il en fait une.
#6. Prévoyez au moins un excellent travailleur par quart de travail
Si votre entreprise travaille par équipes, assurez-vous qu'au moins l'un de vos employés les plus performants en termes de personnel possédant les qualifications, les compétences, l'expérience et les traits personnels nécessaires est présent lors de chaque équipe. La qualité du quart de travail ainsi que expérience client sera grandement amélioré. De plus, les employés moins expérimentés auront un modèle pour des normes de travail élevées ou quelqu'un à qui ils pourront demander de l'aide en cas de besoin.
Conseils sur la façon de planifier les employés
Lorsque votre entreprise opère en dehors de la journée de travail typique de 9 h à 5 h et que le personnel doit travailler plusieurs quarts de travail tout au long de la semaine de travail, la création d'un emploi du temps des employés est particulièrement cruciale. Vous pouvez créer un emploi du temps efficace en suivant ces recommandations :
#1. Considérez les autres
Renseignez-vous sur les quarts de travail que chaque membre de votre équipe peut travailler. Reconnaissez que même si votre entreprise exige une grande flexibilité, votre personnel appréciera vos efforts pour respecter ses obligations en dehors du bureau. Donnez à votre équipe suffisamment de temps d'arrêt entre les quarts de travail (au moins 8 heures d'exécution) pour s'assurer qu'elle est bien reposée et faites de votre mieux pour répondre à toute demande faite par les membres de votre personnel en raison de leur besoin de s'occuper des affaires familiales.
#2. Planifier selon les points forts
Créez des quarts de travail basés sur les travailleurs les plus fiables dont vous disposez. Associez des gestionnaires moins expérimentés à des travailleurs fiables qui peuvent bien performer avec peu de surveillance avec les nouvelles recrues, et vice versa.
#3. Exprimez-vous clairement
Qu'ils soient affichés en ligne ou en personne, assurez-vous que tous les employés ont facilement accès aux horaires en les y plaçant. Établissez un système pour alerter les membres de l'équipe afin qu'ils planifient des mises à jour ou des modifications afin que personne ne soit pris au dépourvu par des changements de dernière minute. Rejoindre un WhatsApp groupe ou canal Slack vous permettra d'informer rapidement les membres de votre équipe des changements d'horaire.
#4. Planifier
Planification avancée, qui aide également à planification de la paie, contribue à la préservation de l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. En règle générale, vous devez créer un emploi du temps au moins 14 jours à l'avance. Si vous pouvez donner un préavis plus long à votre équipe, cela leur permettra de mieux planifier leur vie personnelle et pourrait remonter le moral au travail.
Comment programmer votre journée
Avoir un emploi du temps quotidien vous donne la structure dont vous avez besoin pour être productif ainsi que la capacité de hiérarchiser vos besoins et vos désirs. Un moyen efficace de contrôler les pièces mobiles de la vie est de créer un horaire quotidien. Vous pouvez en tirer une structure, ce qui réduira votre niveau de stress et augmentera votre rendement. La flexibilité supplémentaire d'apporter des modifications et de suivre les mises à jour en temps réel s'accompagne de la création de votre modèle d'horaire quotidien à l'aide d'un outil en ligne. De plus, en planifiant votre journée et en vous positionnant pour réussir, vous pouvez visualiser votre travail de différentes manières.
#1. Faites une liste de tout
Notez toutes les tâches, personnelles et professionnelles, que vous souhaitez accomplir au cours d'une semaine type pour commencer. Concentrez-vous davantage sur le brainstorming que sur l'édition ou l'organisation. N'oubliez pas d'énumérer les tâches routinières, comme préparer le petit-déjeuner ou faire la vaisselle, et les tâches irrégulières, comme changer les draps ou tondre la pelouse de temps en temps.
#2. Identifier les priorités
Après avoir fait votre liste, parcourez-la et décidez quelles devraient être vos priorités quotidiennes. Envisagez d'utiliser un surligneur pour regrouper vos désirs et vos besoins à la fois pour un usage professionnel et personnel. Par exemple, soulignez les exigences quotidiennes du travail comme retourner les appels téléphoniques ou répondre aux e-mails en bleu et les désirs personnels comme lire un livre seul ou sortir prendre un café avec des amis en vert. Suivez ces étapes pour chaque tâche de votre liste.
#3. Observez la fréquence
Passez en revue votre liste d'éléments mis en surbrillance et indiquez la fréquence à laquelle vous souhaitez ou devez terminer chaque tâche. Mettez un numéro à côté de chaque tâche. Si vous avez l'intention de préparer le petit-déjeuner pendant quatre jours, par exemple, mettez un "4" à côté de cet élément. Changer les draps est quelque chose que vous faites généralement une fois par semaine, alors mettez un « 1 » à côté.
Vérifiez s'il existe des tâches que vous pouvez regrouper pour plus d'efficacité. Si « faire la vaisselle » et « essuyer les surfaces », par exemple, font partie de votre liste de tâches quotidiennes, pensez à les accomplir simultanément ou l'une après l'autre puisqu'elles nécessitent en partie les mêmes fournitures et se situent au même endroit. zone de la maison. Vous trouverez peut-être plus simple de terminer chaque tâche de la liste si vous catégorisez les tâches.
#5. Créer un calendrier hebdomadaire
Un graphique hebdomadaire peut être produit, acheté ou imprimé. Commencez à ajouter vos besoins hebdomadaires et quotidiens pour le travail et l'utilisation personnelle. Pour garder votre emploi du temps aussi flexible que possible, décidez où il est logique de terminer les tâches qui se répètent chaque semaine. Par exemple, si vous n'avez que quatre tâches prioritaires à terminer le lundi plutôt que six tâches prioritaires à terminer le samedi, pensez à ajouter une tâche hebdomadaire.
#6. Optimiser votre travail
Examinez votre emploi du temps hebdomadaire pour voir s'il y a des domaines ou des tâches que vous pouvez rationaliser ou optimiser pour gagner du temps. Envisagez d'utiliser un service de livraison d'épicerie ou de déplacer la tâche sur un jour de semaine, par exemple, si vous faites généralement vos courses le dimanche mais constatez que vous n'avez pas le temps de gérer d'autres tâches ce jour-là. Faites-le les jours où il se passe beaucoup de choses.
#7. Organiser les tâches
Une fois votre emploi du temps hebdomadaire optimisé, établissez un horaire approximatif pour les tâches à accomplir chaque jour. Plutôt que de créer un horaire heure par heure, pensez à bloquer des heures comme « matin », « midi », « après-midi » et « soirée ». De cette façon, même si une tâche prend plus de temps que prévu ou si vous devez faire face à une urgence, vous pouvez toujours respecter votre emploi du temps.
#8. Être flexible
Essayez votre emploi du temps pendant quelques semaines, puis apportez les modifications nécessaires. Être patient; l'établissement d'un horaire qui répond à vos besoins tant sur le plan personnel que professionnel peut prendre quelques semaines. Rappelez-vous toujours de laisser de la place à la flexibilité car des tâches imprévues peuvent survenir.
Lignes directrices pour l'utilisation de votre horaire quotidien
Suivez ces suggestions pour vous assurer que votre nouvel horaire fonctionne :
- N'oubliez pas que développer une habitude prend du temps. Pendant plusieurs semaines, faites un effort délibéré pour respecter votre emploi du temps avant d'évaluer vos progrès.
- Apporter les modifications d'horaire nécessaires. Apportez des ajustements à l'ordre de vos tâches si nécessaire, car ce que vous créez initialement peut devoir être modifié.
- S'il y a des retards, revenez à l'horaire. Après ces ajustements, décidez consciemment de revenir à votre emploi du temps.
- Laissez une marge de manœuvre. Si vous vous écartez de votre plan ou oubliez d'accomplir quelques tâches le lundi, gardez à l'esprit que le mardi est un nouveau jour et vous offre une autre chance d'établir des routines quotidiennes fiables qui vous aideront à atteindre vos objectifs.
- Fixez-vous des objectifs raisonnables.
- Soyez raisonnable quant au temps que chaque tâche nécessitera lorsque vous lui allouerez du temps.
- Révisez et modifiez régulièrement votre emploi du temps.
- Modifiez votre emploi du temps si nécessaire en fonction de l'évolution de vos priorités ou de votre situation. Ce faisant, vous serez en mesure de maintenir l'utilité et l'efficacité de votre horaire.
- Partagez votre emploi du temps avec le groupe.
- Il est important d'être ouvert et ouvert sur votre emploi du temps si vous travaillez avec une équipe. Si tout le monde est d'accord, il leur sera plus facile de travailler ensemble avec succès.
Quelle est la meilleure façon de planifier votre temps ?
- Déterminez votre temps libre.
- Planifiez vos tâches importantes.
- Planifiez vos principales priorités.
- Examinez vos actions
- Configurez et commandez vos tâches.
- Prévoyez de l'espace dans le calendrier.
- Adapter au besoin
Qu'est-ce qu'un horaire idéal ?
Un calendrier réaliste est un calendrier avec des objectifs réalisables et des échéances raisonnables. C'est un calendrier qui a été créé en tenant compte des attentes, par opposition à ce que les intervenants aimeraient qu'il se produise. Un horaire efficace peut aider à la gestion du temps, à la création de routines quotidiennes et à la préservation d'un équilibre travail-vie personnelle.
Comment améliorer l'horaire quotidien
- Fais une liste. Notez tout ce que vous devez faire chaque jour.
- Planifiez votre journée. Décidez quand vous serez le plus productif tout au long de la journée et planifiez votre temps en conséquence.
- Faites un programme pour la journée.
- Combinez des tâches similaires.
- Utilisez des outils pour améliorer votre concentration.
- Assurez-vous de vous reposer.
Quels sont les 5 principes de planification ?
Définir la portée, créer des jalons et des dépendances entre les tâches, allouer des ressources pour accomplir chaque tâche, puis effectuer un suivi avec des rapports de routine pour suivre le développement et s'assurer que le plan est sur la bonne voie sont les principes de base de la planification.
Conclusion
De nombreux professionnels prospères dépendent de leurs routines quotidiennes pour faire avancer les choses et s'épanouir dans leur vie personnelle. Ils peuvent établir de bonnes habitudes de travail et prioriser leurs relations et leurs intérêts grâce à ces routines. Établissez un emploi du temps quotidien qui comprend des tâches importantes pour votre développement professionnel ainsi que d'autres priorités pour trouver un équilibre sain entre vos objectifs professionnels et personnels.
Il est essentiel de choisir l'horaire idéal pour vos besoins si vous souhaitez maximiser votre gestion du temps et votre productivité. Lorsque vous décidez d'une stratégie de planification efficace, il est essentiel de prendre en compte vos objectifs, la nature de vos tâches, vos préférences de travail individuelles et celles de votre équipe. Essayez toujours de nouvelles choses et modifiez votre emploi du temps si nécessaire pour qu'il corresponde à vos besoins.
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Bibliographie
