Même dans le monde numérique, il est toujours important de conserver une copie papier de certains documents commerciaux. Nous voulons pouvoir faire confiance au monde numérique, et pour la plupart, nous le pouvons, mais les choses tournent mal de temps en temps. Avec les 7 copies papier suivantes à votre disposition, vous pouvez vous détendre en sachant que les documents les plus importants ont une sauvegarde physique au cas où quelque chose arriverait à vos fichiers numériques.
#1. Déclarations de revenus
Avoir des copies physiques de déclarations d'impôt est hyper important. Même si les dossiers de déclaration de revenus peuvent souvent être détruits après sept ans, vous devez vous assurer que vous disposez de copies des déclarations de revenus sur lesquelles vous pouvez compter dès leur création.
#2. Factures et reçus
Si vous avez ce qui est considéré comme une entreprise « physique », il est essentiel que vous conserviez les reçus et les factures pendant plusieurs mois au moins. En règle générale, les clients ont jusqu'à quatre mois à compter de la date d'achat pour contester une transaction ou déposer une plainte, il est donc très important d'avoir des copies papier de ces factures pour plus de tranquillité d'esprit.
#3. Tous les documents avec des signatures originales
Avec tant d'affaires strictement numériques actuellement, les copies papier ne sont généralement pas préoccupées ou concentrées sur autant qu'elles l'étaient auparavant. Cependant, les permis ou autres documents avec des signatures ou des sceaux originaux sont des choses que vous voudrez conserver. Bien sûr, vous pouvez compter sur des copies ou des imitations numériques, mais rien ne vaut la vraie affaire.
#4. Documents à afficher en vertu de la loi
Lorsque vous êtes propriétaire d'une entreprise, vous serez toujours soumis aux lois et règlements concernant vos documents. Les licences commerciales sont une chose dont vous voudrez peut-être avoir une copie papier. Il est beaucoup plus facile de se procurer une copie papier de la documentation requise si vous avez un visiteur que de parcourir votre base de données en ligne. De plus, il permet un accès rapide à toute personne effectuant un audit.
#5. Tout accord d'exploitation
Les accords d'exploitation résument essentiellement qui est responsable. Si quelque chose de fâcheux se produit, une copie physique d'un accord d'exploitation peut vous aider à recevoir l'aide dont vous avez besoin en peu de temps et indique clairement qui prend les grandes décisions commerciales au sein de l'entreprise.
#6. Relevés bancaires et informations sur la paie
Lorsque l'on regarde une entreprise d'un point de vue financier, ces types de documents sont les plus importants. En cas de divergences, vous avez la tranquillité d'esprit qu'il existe des copies physiques sur lesquelles vous pouvez compter, ainsi que des copies en ligne. Cela ne doit pas non plus prendre trop de place - utilisez un table de découpe numérique et stockez vos copies dans un grand dossier.
#sept. Documents internationaux
Bien que les systèmes de classement numérique soient la norme dans la plupart des pays occidentaux, il se peut qu'il n'en soit pas de même dans d'autres pays. Il est donc important de conserver des copies physiques de toute correspondance financière avec des pays étrangers. Il peut être utile d'avoir des copies numériques et des copies physiques juste pour faciliter les communications internationales.
Comme vous pouvez le voir, même dans le monde numérique, il existe encore des documents commerciaux dont il est essentiel de conserver une copie papier - que ce soit requis par la loi ou tout simplement comme une bonne pratique.
