Google Workspace, souvent appelé G Suite ou Google for Business, est une suite de produits et services professionnels de Google. Cet examen de Google Workspace vous donnera une idée de ce à quoi vous attendre si le service en vaut la peine et comment le fait d'avoir un compte vous aidera à gérer votre la performance des entreprises plus efficacement. Mais d'abord, demandez-vous si vous êtes prêt à faire passer votre travail indépendant au niveau supérieur. Ou peut-être souhaitez-vous améliorer le travail d'équipe en incluant un ensemble d'applications de productivité. Dans les deux cas ou surtout lors du démarrage, il est essentiel d'avoir l'équipement approprié. Aujourd'hui, cela implique de localiser une puissante boîte à outils de collaboration numérique qui facilite le partage d'informations, la production de contenu et les tâches administratives. Trouver une suite de programmes à la fois complète et intuitive est essentiel.
Ici, j'analyserai en profondeur l'une des plus efficaces de ces ressources : l'espace de travail de Google. Cette évaluation de l'espace de travail de Google (également connu sous le nom de G Suite) contient toutes les informations dont vous pourriez avoir besoin.
Qu'est-ce que Google Workspace ?
Google Workspace est essentiellement G Suite avec une plaque signalétique plus sophistiquée. Il dispose de tous les outils de productivité standard et vous pouvez adapter votre espace de travail aux besoins de votre entreprise. Des fonctionnalités optionnelles telles que le stockage dans le cloud, des mesures de sécurité supplémentaires et le service client sont toutes sur la table. L'effort de rebranding de Google met l'accent sur l'amélioration de la communication bidirectionnelle. Les services intégrés de chat, d'appel et de gestion de contenu de Gmail sont les nouvelles nécessités de tout lieu de travail productif en raison de l'importance de la communication. La meilleure partie est que la plupart de ces améliorations sont actuellement accessibles à la plupart des utilisateurs de Google Workspace. Dans le cadre de son changement de marque, Google a également rafraîchi son logo et son iconographie. Tous les services Google, y compris Email, Drive, Calendrier et Photos, ont désormais une nouvelle iconographie en quatre couleurs. Même si cela peut prendre un certain temps pour s'y adapter, ils aident à apporter de la cohérence à tous les niveaux.
Google a consacré beaucoup de temps et d'efforts pendant de nombreuses années à créer une large gamme d'outils utiles. Gmail et Google Docs sont deux que vous avez déjà utilisés. Google Workspace est une version professionnelle mise à jour de Google Docs et Gmail qui regroupe les deux services dans un package pratique. De même, Google Workspace est une plate-forme polyvalente que les entreprises de toutes tailles peuvent utiliser pour leur propre création, collaboration, communication et productivité globale ou celles de leurs employés. Google Workspace est une suite d'outils de communication et de collaboration développés par Google pour une utilisation au sein des entreprises. L'utilisation mondiale des principaux outils de communication de Google Workspace tels que Gmail et Google Meet et de ses applications de collaboration telles que Google Docs, Sheets, Slides et Forms est évidente. L'un des objectifs de conception des logiciels collaboratifs a toujours été de faciliter les révisions simultanées de documents, de feuilles de calcul et de présentations.
Qu'est-ce que Google Workspace Business Starter ?
Bien que Google ait été lancé en 2006, ils sont récemment passés à "Workspace" pour mieux refléter l'environnement de travail d'aujourd'hui. La licence Google Workspace Business Starter est le choix le plus populaire pour les petites entreprises, tandis que d'autres abonnements Workspace sont disponibles. Le package Google Workspace Business Starter présente quelques avantages qui pourraient en faire la solution idéale pour votre entreprise. En outre, le plan Google Workplace Business Starter, en un mot, est un ensemble Web d'applications professionnelles. Il intègre la suite de produits Google tels que Gmail, Hangouts, Calendar, Docs et Drive. Avec le package Starter, votre entreprise peut compter jusqu'à 300 utilisateurs, chacun disposant de 30 Go d'espace de stockage.
Que comprend le Business Starter Plan de Google ?
Le plan Starter comprend l'accès à toute la suite d'applications, y compris :
Gmail: Ce service vous permet d'envoyer et de recevoir des e-mails avec des domaines personnalisés. Par exemple, si le nom de votre entreprise est Lion's Pride, vous pouvez enregistrer le domaine @Lionspride.
Appels vidéo et vocaux Meet : Google Meet vous permet de participer à des chats en direct pour effectuer des tâches et coopérer numériquement. Chaque appel peut accueillir jusqu'à 100 participants.
Calendrier: L'application Calendrier vous permet d'organiser et de partager l'emploi du temps de l'entreprise et de chaque individu.
Collaboration documentaire avec Docs: Google Docs, Sheets et Slides permettent aux groupes de collaborer sur des fichiers, des feuilles de calcul et des présentations. Même en travaillant depuis chez eux.
Stockage avec Drive: Drive vous permet de sauvegarder et de stocker des fichiers dans le cloud (jusqu'à 30 Go de stockage par utilisateur).
La plupart des petites entreprises choisiront l'un des trois plans :
- Business Starter : 7.20 $ par mois ou 72 $ par an.
- Business Standard : 14.40 $ par mois et par utilisateur, ou 144 $ par utilisateur en cas de paiement annuel.
- Business Plus coûte 21.60 $ par utilisateur et par mois ou 216 $ par utilisateur et par an.
Qu'est-ce qu'un compte Google Workspace
Les administrateurs sont ceux qui configurent et administrent les comptes Google Workspace, contrairement aux utilisateurs réguliers qui s'inscrivent pour des comptes Gmail ou Google gratuits. Les paramètres par défaut, l'accès aux applications et les paramètres de sécurité dans Google Workspace sont hautement personnalisables par l'administrateur. Chaque service, équipe ou autre unité organisationnelle peut avoir son propre ensemble unique de paramètres dans Workspace. Les organisations qui traitent des informations sensibles peuvent également utiliser Google Workspace avec quelques ajustements mineurs des paramètres. Les administrateurs peuvent interdire aux utilisateurs d'enregistrer localement les informations de l'espace de travail, y compris les e-mails, les événements de calendrier et les fichiers Drive. Les applications Google Workspace sont disponibles dans les navigateurs Web de bureau pour les systèmes d'exploitation, notamment Windows et macOS. Les entreprises qui déploient Workspace devraient envisager de faire de Chrome leur navigateur par défaut. Vous pouvez utiliser les fonctionnalités de Chrome uniquement en plus d'accéder aux applications Workspace lorsque vous vous connectez avec votre compte Workspace dans Chrome.
Les Chromebooks, l'équipement Google Meet, les appareils Jamboard et l'équipement téléphonique Google Voice sont tous des modules complémentaires populaires pour les entreprises qui utilisent Google Workspace. Vous pouvez demander à un administrateur du compte Workspace de votre entreprise d'installer et de configurer ces gadgets et leurs services associés. Toute personne disposant d'un compte Google Workspace et d'un Chromebook, d'une tablette Chrome OS ou d'un Chrome OS 2-en-1 peut se connecter et utiliser n'importe laquelle des applications Workspace. Les Chromebooks d'aujourd'hui peuvent exécuter des applications Android, des applications Linux et, avec l'aide de logiciels supplémentaires, des applications Windows. Un administrateur peut entièrement administrer Chrome et les appareils Chrome à l'aide des commandes de Chrome Enterprise.
Les éditions Workspace varient de Google en fonction du nombre d'utilisateurs, du type d'organisation cliente et des fonctionnalités auxquelles ils ont accès. Pour commencer, seules les entreprises nécessitant jusqu'à 300 comptes d'utilisateurs peuvent acheter l'une des éditions Business. Si votre entreprise a besoin de plus de 300 comptes, Google propose des éditions Enterprise sur lesquelles vous pouvez vous renseigner. Google Workspace Individual est une bonne option si vous avez besoin de Workspace pour un seul utilisateur, mais n'importe quelle édition Business ou Enterprise fera l'affaire si vous avez besoin de Workspace pour une organisation plus grande.
Qu'est-ce que la messagerie Google Workspace
Le serveur de messagerie Google Workplace est essentiellement une version commerciale de Gmail. Deux versions de Gmail sont disponibles : la version gratuite et la version payante de Google Workspace. La distinction est élémentaire. Business Gmail ajoute des outils de collaboration et de communication à votre boîte de réception, tandis que Gmail standard se concentre sur une boîte de réception de courrier électronique. En plus des outils collaboratifs de Google Workspace Gmail, le service de messagerie offre désormais aux entreprises leurs propres domaines de marque. Au lieu d'utiliser un service gratuit comme "[email protected]», votre entreprise peut avoir son nom de domaine comme adresse e-mail. L'administrateur de Google Workspace doit prendre ces mesures car les adresses e-mail des utilisateurs peuvent être configurées exclusivement via le panneau de configuration de Workspace. La configuration correcte de Google Workspace ne se limite pas à l'ajout d'adresses e-mail d'utilisateurs supplémentaires ; c'est essentiel si vous souhaitez favoriser une collaboration sécurisée et productive avec votre équipe.
#1. Configurez des comptes d'utilisateurs.
Chaque personne de votre organisation qui utilisera Gmail doit disposer d'un compte Google Workspace. Lorsque vous créez un compte, vous devez fournir un nom d'utilisateur, un mot de passe temporaire et une adresse e-mail associée à votre domaine. N'oubliez pas que chaque compte compte comme une licence, alors soyez conscient du nombre d'utilisateurs que votre forfait actuel autorise. Connectez-vous en tant qu'administrateur, créez un compte utilisateur, puis accédez à la console d'administration Google et suivez ces étapes. Alternativement, si vous avez une grande entreprise, vous pouvez ajouter en masse des utilisateurs jusqu'à un millier de comptes.
#2. Configurez les enregistrements MX pour acheminer vos e-mails vers les serveurs Google.
Si vous n'avez pas encore confirmé votre domaine, vous pouvez utiliser les enregistrements MX pour le faire avant de configurer Gmail comme adresse e-mail professionnelle. Si vous avez déjà une adresse e-mail avec votre domaine, sa configuration vous permettra de recevoir des messages dans Gmail plutôt que dans votre ancien fournisseur de messagerie. Ce processus doit être effectué après la création des comptes utilisateur pour les personnes qui utiliseront Gmail avec le domaine de votre organisation.
#3. Importer les comptes de messagerie actuels dans Google Workspace
Il est possible de rediriger les données vers les serveurs Google si vos utilisateurs utilisent déjà des serveurs de messagerie autres que Google Workspace. Par exemple, si vos données de messagerie sont dans Microsoft Outlook, vous pouvez les rediriger vers votre nouveau compte Google. L'assistance Google propose des didacticiels de migration pour vous aider à déplacer les données de votre organisation vers Google Workspace, telles que les e-mails, l'agenda, les contacts, les dossiers, les fichiers et les autorisations.
#4. Aider à la prévention de l'usurpation d'identité, du phishing et du spam sur votre compte.
Outre les enregistrements SPF, vous pouvez également mettre en œuvre diverses protections contre les spams falsifiés et l'usurpation d'identité. Google a un article complet qui explique comment configurer l'authentification Gmail avec SPF, DKIM et DMARC.
#5. Entrez vos noms de domaine
Certaines entreprises possèdent de nombreux noms de domaine, que vous pouvez ajouter à votre compte Google Workspace. Cela permet aux utilisateurs d'avoir un compte de messagerie sur un ou plusieurs de vos domaines.
#6. Configurez Gmail intégré pour votre entreprise.
Les utilisateurs de messagerie Google Workspace peuvent utiliser Gmail pour le chat, les tâches et les visioconférences, en plus d'accéder aux e-mails et de les gérer. Au lieu de compter sur une application tierce pour communiquer avec votre équipe, vous pouvez utiliser Google Chat depuis Gmail. Dans le panneau d'administration, vous devez activer le chat et sélectionner le chat comme préféré. Demandez ensuite à vos utilisateurs d'activer le chat dans Gmail sur chacun de leurs comptes. Il en va de même pour Google Meet : si vous souhaitez qu'il apparaisse dans votre barre latérale Gmail et vous permettre de créer et d'accéder facilement à des réunions vidéo dans Gmail, activez-le dans l'interface d'administration. N'oubliez pas de demander aux gens d'accéder à leurs paramètres Gmail et de sélectionner l'option permettant d'afficher Meet dans la barre latérale de Gmail.
Les abonnements Google One Premium incluent désormais Google Workspace Premium. Les utilisateurs éligibles de Google One peuvent utiliser Google Workspace Premium pour accéder à des fonctionnalités améliorées sur les chats vidéo Google Meet, telles que :
- Appels vidéo plus longs avec jusqu'à 100 personnes
- Suppression du bruit en arrière-plan
- Enregistrement d'un appel vidéo
- Diffusion en direct de Google Meet sur YouTube
Admissibilité aux avantages premium de Google Workspace
Les membres Google One et leur groupe familial peuvent accéder aux fonctionnalités premium de Google Workspace avec des abonnements premium de 2 To ou plus. Google Workspace, en un mot, offre à votre entreprise plus d'autorité et d'outils, vous permettant de mieux protéger les informations sensibles, de favoriser un travail d'équipe plus étroit et d'utiliser des outils de pointe pour augmenter la productivité et l'efficacité.
Que fait Google Workspace ?
Toutes les options de Google Workspace, similaires à G Suite, incluent Gmail, Agenda, Meet, Chat, Drive, Docs, Sheets, Slides, Forms, Sites, etc., ainsi qu'une adresse e-mail spécifique à l'entreprise. Consultez nos tarifs et notre page d'informations sur le paiement pour plus d'informations.
Quelle est la différence entre Google Workspace et Gmail ?
Alors que Gmail est conçu pour un usage personnel, Google Workspace est adapté aux besoins des entreprises de toutes tailles. Par rapport à Gmail, Google Workspace a été conçu pour le travail d'équipe et offre ainsi aux clients professionnels davantage de personnalisation, d'intégration, de sécurité et de capacité de stockage.
Pourquoi les utilisateurs utilisent-ils Google Workspace ?
Avec Google Workspace, les groupes peuvent facilement communiquer et collaborer en temps réel, de n'importe où dans le monde.
Google Workspace est-il gratuit ou non ?
Une période d'essai gratuite de 14 jours est disponible lorsque vous rejoignez Google Workspace. Google Workspace permet à 10 utilisateurs maximum de tester toutes ses fonctionnalités, telles que la messagerie professionnelle et le stockage dans le cloud. Vous pouvez transférer les jours restants d'une édition à une autre tout au long de votre essai gratuit.
Quels sont les inconvénients de l'utilisation de Google Workspace ?
Certains utilisateurs peuvent se sentir limités par le manque de fonctionnalités et d'options de personnalisation trouvées dans les applications de Microsoft. L'accès à Internet est nécessaire pour la majorité des fonctionnalités de Google Workspace, car elles existent uniquement dans le cloud.
Comment utiliser mon espace de travail Google ?
Pour accéder à la bibliothèque de produits, sélectionnez Menu > Plus de produits > Google Workspace dans la barre de navigation de la console Google Cloud. Pour activer une API, cliquez simplement sur son bouton bascule. Sélectionnez le bouton Activer. Répétez ce processus pour activer plus d'API. De plus, des applications mobiles sont disponibles pour une utilisation avec Google Workspace. Vous pouvez obtenir l'application Google Workspace depuis le Google Play Store (Android) ou l'App Store (iOS) en cliquant sur les liens correspondants.
Quelle est la meilleure chose à propos de Google Workspace ?
Utilisez-le sur n'importe quel appareil, avec ou sans connexion Internet, pour créer, modifier et partager des documents, des feuilles de calcul et des présentations. Collaborez dans un seul document avec des collègues ou même des personnes extérieures à votre organisation. Suivez les modifications apportées par les utilisateurs au fur et à mesure qu'ils tapent, interagissez directement avec eux et publiez des requêtes sous forme de commentaires.
Récapitulation
Google Workspace rationalise la vie professionnelle et professionnelle de ses utilisateurs. Chaque application est robuste, mais lorsqu'elles sont combinées, elles constituent une plate-forme logicielle puissante qui rationalise le travail d'équipe et la communication. Si vous souhaitez tirer le meilleur parti de Google Workspace, la configuration de votre agenda Google est la première étape.
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Bibliographie
