Un moyen simple de payer une transaction est le chèque. Un chèque est un instrument financier qui permet à une banque de transférer de l'argent du compte du payeur vers le compte du bénéficiaire. Mais, lorsque le bénéficiaire n'encaisse pas ou ne dépose pas le chèque, le chèque devient EN COURS.
Qu'est-ce qu'un chèque en souffrance?
Un chèque en circulation est un chèque qui a été fait par quelqu'un mais qui n'a pas été encaissé ou déposé par le bénéficiaire. Le payeur est l'entité qui émet le chèque, tandis que le bénéficiaire est la personne ou l'institution à qui le chèque est libellé. Un chèque ouvert fait également référence à un chèque qui a été présenté à la banque mais qui est toujours dans le cycle d'encaissement des chèques de la banque.
Comment fonctionnent les chèques en circulation
Lorsque le bénéficiaire dépose le chèque auprès d'une banque, il retire l'argent de la banque du payeur, qui à son tour prélève le montant sur le compte du bénéficiaire et le transfère à la banque du bénéficiaire. Lorsque la banque aura reçu le montant total demandé, elle le déposera sur le compte du bénéficiaire.
Un chèque est ouvert si le bénéficiaire omet d'encaisser ou de déposer le chèque. Cela signifie que le compte bancaire du payeur n'est pas supprimé et n'apparaît pas sur le relevé bancaire à la fin du mois. Le chèque étant en attente, cela signifie que le payeur reste engagé. Dès que le bénéficiaire a déposé le chèque, celui-ci est comparé aux informations fournies par le payeur.
Les chèques qui restent ouverts pendant une longue période ne peuvent pas être encaissés car ils deviendront invalides. Certains chèques sont périmés s'ils sont datés après 60 ou 90 jours, tandis que d'autres expirent après six mois.
Comment calculer les chèques en circulation
Les medias en parlent argent-zine.com: La société Z a enregistré 200,000 12,000 $ en chèques tirés de son compte général au mois de décembre. Au cours du processus de rapprochement des relevés bancaires de novembre, la société Z a déterminé qu'elle avait un solde de 196,000 XNUMX $ en chèques en circulation. Le relevé bancaire reçu par la société Z indiquait des chèques payés de XNUMX XNUMX $ en décembre. Les chèques en circulation de la société Z à la fin décembre seraient calculés comme suit :
| Chèques en circulation (solde initial) | $12,000 |
| Ajouter : Chèques émis | $200,000 |
| Total des chèques à payer | $212,000 |
| Moins : chèques payés (par relevé bancaire) | $196,000 |
| Chèques en circulation (solde final) | $16,000 |
Que faire des chèques en circulation ?
Pour résoudre ces situations rapidement, vous devez être proactif avec les audits en attente. Après tout, vous devez encore de l'argent et tôt ou tard vous devrez le payer. Votre première étape devrait être d'utiliser un système comptable qui déduira tous les chèques impayés de vos fonds disponibles. Après cela, vous pouvez suivre quelques étapes supplémentaires pour retrouver un ancien chèque.
Appelez ou écrivez
Appelez ou envoyez un courriel aux bénéficiaires qui ne déposent pas les chèques et assurez-vous que le chèque a bien été reçu. Lorsqu'ils ont le chèque, essayez de les persuader de déposer le chèque. Si cela ne fonctionne pas, envoyez une lettre informant les bénéficiaires que le chèque n'a pas été présenté et demandez-leur officiellement de vous informer s'ils n'ont pas reçu le paiement.
Tenir des registres
Documenter les communications relatives aux chèques en circulation. Cette documentation est utile lorsque vous devez démontrer aux régulateurs nationaux que vous avez fait des efforts raisonnables pour effectuer le paiement. Si un chèque en attente est encaissé après avoir demandé à une banque d'arrêter de payer, vous devrez fournir la preuve que vous avez pris les mesures nécessaires pour effectuer le paiement.
Payer la facture en ligne
Les particuliers peuvent réduire les retraits surprises vers des comptes personnels en payant des factures en ligne au lieu d'écrire des chèques.
Les paiements en ligne offrent un moyen plus direct de transférer de l'argent entre vous et le bénéficiaire. Cela réduit le risque de complications.
Avez-vous besoin d'écrire un autre chèque ?
Après en avoir parlé avec votre bénéficiaire, il peut demander un nouveau chèque. Demandez au bénéficiaire de retourner l'ancien chèque avant d'en envoyer un pour éviter le dépôt délibéré ou involontaire des deux chèques.
Si l'examen d'origine est perdu ou détruit, vous devrez peut-être exécuter un nouvel examen sans récupérer l'ancien examen. C'est une situation difficile : il peut y avoir deux chèques en circulation pour un seul paiement. Si l'ancien chèque est en dépôt, votre banque peut l'encaisser et vous pouvez donc payer le double.
Heureusement, les banques ne sont pas légalement tenues d'encaisser les chèques émis il y a plus de six mois.5 Si l'ancien chèque date de moins de six mois ou si vous souhaitez une protection supplémentaire, vous pouvez utiliser deux stratégies pour protege le. .
Arrêtez de payer
Si le montant est suffisamment important pour causer des problèmes ou si vous n'êtes pas sûr du bénéficiaire, vous devez demander à votre banque d'arrêter de payer l'ancien chèque.
Il y a des inconvénients à cette stratégie : arrêter les demandes de paiement coûte de l'argent et ne prend que six mois. Si votre commande est verbale au lieu d'être écrite pour arrêter le paiement, elle ne sera valable que pendant deux semaines. Si vous êtes toujours préoccupé par un chèque en attente, vous devrez peut-être faire des demandes répétées.
Trouver un hit
Demandez au bénéficiaire de signer un document indiquant qu'il ne déposera pas les deux chèques. Cela n'empêche pas les banques de traiter deux dépôts, mais le document peut être un chemin papier utile si vous souhaitez contester l'un des dépôts.
Pourquoi les chèques ne sont pas encaissés
Les chèques ne sont pas déposés pour plusieurs raisons :
- Pas d'urgence : les bénéficiaires ne peuvent parfois pas traiter le chèque. Cela se produit généralement lorsqu'ils n'ont pas un besoin urgent d'argent pour effectuer des achats tout de suite.
- Tomber entre les mailles du filet : les chèques sont parfois perdus. Ils peuvent être enterrés sous des piles de papier ou se retrouver derrière des bureaux.
- Problèmes de livraison : Les chèques peuvent vous être retournés par la poste si l'adresse d'un bénéficiaire a changé.
Pourquoi les chèques en circulation sont-ils soustraits de la banque ?
Cela peut prendre plusieurs jours pour qu'un chèque qu'une entreprise envoie à un créancier soit envoyé par courrier électronique, traité et déposé par le créancier, puis effacé du système bancaire. Par conséquent, les registres de l'entreprise peuvent contenir des chèques qui n'apparaissent pas sur le relevé bancaire.
Ces chèques sont connus sous le nom de chèques ouverts et entraînent une surestimation du solde du relevé bancaire par rapport au solde de trésorerie réel de l'entreprise. Étant donné que les chèques en circulation figurent déjà dans les livres de l'entreprise en tant que retraits en espèces, ils doivent être déduits du solde du relevé bancaire.
Comment éviter les chèques en souffrance
Les chèques en circulation oubliés sont une source courante de découverts. Une façon d'éviter cet événement est de garder un chéquier équilibré. Cela peut aider à éviter les NSF inutiles si le bénéficiaire décide d'encaisser le chèque à une date ultérieure.
Vous pouvez également appeler ou écrire pour rappeler au bénéficiaire que le chèque est ouvert. Cela peut les inciter à déposer ou à encaisser le chèque. S'ils n'ont pas reçu le paiement, ils peuvent être invités à vous aviser de réémettre le chèque.
La banque devenant de plus en plus électronique, vous pouvez également éviter d'écrire et d'oublier un chèque grâce au service de paiement de factures en ligne. Cela devrait fournir des informations en temps réel sur le montant total des chèques en circulation en dollars américains et le montant total en dollars sur le compte.
Vous devriez vous renseigner sur Chèques certifiés aussi et comment en obtenir un.
Récapitulation
Si vous avez reçu un chèque et qu'il est toujours en circulation après six mois, contactez l'émetteur du chèque et demandez un remplacement. Comme mentionné ci-dessus, vous devrez peut-être retourner le chèque original ou signer des documents attestant que le chèque a été perdu ou détruit. Vous devrez peut-être également promettre de ne pas déposer les deux chèques. Si vous ne trouvez pas l'émetteur, consultez le programme de propriété abandonnée de votre état pour réclamer des actifs.
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