Les demandes de subvention peuvent prendre beaucoup de temps et de nombreux documents sont généralement requis. Les organismes subventionnaires veulent être sûrs que leurs fonds iront à des organisations à but non lucratif qui feront de leur mieux avec eux. Si vous souhaitez demander des subventions, même en tant qu'organisation à but non lucratif, vous devriez penser à investir dans un logiciel de gestion des subventions pour faciliter le processus.
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des subventions ?
Un logiciel de gestion des subventions aide les subventionneurs et les bénéficiaires à gérer la proposition de subvention et le processus d'attribution sous de nombreux angles. Pourtant fondations subventionnaires sont les principaux utilisateurs de ces technologies dans le secteur à but non lucratif, les agences gouvernementales et les organismes de recherche scientifique peuvent également en bénéficier. Certains outils, par opposition au financement privé, sont mieux adaptés à la gestion des subtilités du financement public, telles que les lois gouvernementales et la conformité.
Le logiciel de gestion des subventions simplifie le processus d'appel à candidatures en proposant la préparation des formulaires, l'automatisation des tâches et l'assistance à la révision. Ces technologies sont utilisées par les bailleurs de fonds pour suivre leurs subventions, surveiller le travail de tous les bénéficiaires et analyser le succès au fil du temps pour déterminer si les priorités de financement doivent être ajustées. Du point de vue de la gestion de projet, ce type de logiciel aide les utilisateurs à suivre les actions nécessaires qui se produisent à différentes étapes de chaque demande de subvention, de la pré-attribution à la post-attribution.
Certains logiciels de collecte de fonds et logiciels de gestion des donateurs incluent des services de base de gestion des subventions, tels que la capacité de gérer des délais et des actions cruciaux, des informations sur les relations, des propositions et des rapports. En outre, la plupart des programmes de gestion des subventions s'interfacent avec un logiciel de comptabilité pour gérer la comptabilité des fonds et vérifier que les dépenses des subventions sont conformes au budget négocié.
#1. Salsa CRM
Vue d’ensemble
Vous pouvez joindre des documents à vos profils de subvention, personnaliser et attribuer des tâches spécifiques à différents membres de votre équipe et avoir plusieurs utilisateurs travaillant sur la même subvention avec le logiciel de gestion des subventions de Salsa.
De plus, Salsa dispose d'un traitement de texte intégré, vous permettant de rédiger votre demande de subvention directement dans le système.
Pourquoi aimons-nous ça?
Le logiciel de gestion des subventions de Salsa fait partie d'une plus grande boîte à outils que votre organisation à but non lucratif peut utiliser pour générer de l'argent et communiquer avec les supporters.
Prix
Salsa propose des forfaits à partir de 179 $ plus 0.01 $ par enregistrement constituant.
#2. GRC néon
Vue d’ensemble
Le logiciel de gestion des subventions NeonCRM permet à votre organisation à but non lucratif de suivre chaque étape du processus de subvention dans un tableau de bord simple.
Parce que la demande de subventions nécessite un effort de collaboration, Neon a développé un outil qui permet à votre personnel de collaborer sans effort en attribuant diverses tâches et en fixant des délais.
Leurs outils d'octroi de subventions vous aideront à rester organisé et efficace afin de demander et de gagner plus de subventions.
Pourquoi aimons-nous ça?
Neon fournit également des logiciels de collecte de fonds à but non lucratif et des services de conception de sites Web.
Prix
Les plans de Neon commencent à 110 $ par mois, mais le prix variera en fonction de la quantité de documents constitutifs dont votre organisation a besoin.
#3. Financement CRM
Vue d’ensemble
Fundly comprend que sans les bons outils, le suivi des demandes de subvention peut être difficile. C'est pourquoi ils ont conçu un mécanisme pour faciliter les choses.
Leur logiciel permet d'établir des échéances et de modifier plusieurs profils de subvention en même temps.
Pourquoi aimons-nous ça?
Les services d'octroi de subventions de Fundly peuvent être combinés avec leurs autres puissants outils de collecte de fonds pour aider votre organisation à but non lucratif à collecter encore plus de dollars !
Prix
Fundly CRM propose des options mensuelles allant de 55 $ à 550 $.
#4. Le Pionnier
Vue d’ensemble
Trail Blazer est une société de logiciels de collecte de fonds qui peut fournir à votre organisation à but non lucratif des outils de suivi des subventions.
Trail Blazer vous permet d'enregistrer des documents de proposition et de suivre l'état de chaque subvention.
Vous pourrez savoir quelles subventions vous postulez toujours et lesquelles vous avez déjà reçues.
Pourquoi aimons-nous ça?
Trail Blazer a une fonction de calendrier partagé qui vous permet de suivre les délais et les responsabilités de chacun en un seul endroit.
Prix
Les prix commencent à 100 $ par mois pour moins de 2500 5 dossiers constitutifs. Vous recevrez également XNUMX utilisateurs gratuits.
#5. À but non lucratifPlus
Vue d’ensemble
NonprofitPlus pense que la plupart des logiciels de comptabilité à but non lucratif négligent le suivi des subventions, et leur objectif est de se concentrer sur l'intégration des subventions dans le reste de vos outils financiers.
Les informations sur votre subvention ne seront pas conservées séparément si vous utilisez leur système comptable. Il sera plutôt utilisé pour mettre à jour le budget et les dépenses de votre association afin que vous disposiez des données les plus à jour.
Pourquoi aimons-nous ça?
NonprofitPlus fournit des outils qui peuvent suivre les exigences de déclaration requises pour chaque subvention et vous envoyer des rappels d'échéance afin que vous ne manquiez jamais une échéance.
Prix
Les prix varient en fonction des demandes de votre association. Visitez leur site Web pour en savoir plus sur les tarifs de NonprofitPlus.
#6. DonateurParfait
Vue d’ensemble
DonorPerfect est un système de gestion à but non lucratif avec des fonctionnalités de suivi des subventions.
Vous pouvez suivre les subventions pour lesquelles vous postulez actuellement ainsi que celles que vous avez déjà reçues.
Vous pouvez également créer des profils de fondation pour suivre toutes vos interactions avec une fondation spécifique.
Pourquoi aimons-nous ça?
Le logiciel de gestion d'associations DonorPerfect s'interface avec Double the Donation!
Prix
DonorPerfect fournit des packages basés sur la fonctionnalité et la quantité de profils constitutifs requis. L'option la plus basique coûte 59 $ par mois.
#sept. Fonds Denali pour Cougar Mountain Software
Vue d’ensemble
Denali Fund a été conçu par Cougar Mountain Software pour aider les organisations à but non lucratif à gérer leurs collectes de fonds et leurs subventions.
Votre organisation à but non lucratif peut utiliser ses ressources pour suivre toutes vos subventions, même si elles concernent des années civiles distinctes.
Vous pouvez également créer des rapports sur mesure pour suivre les liquidités restantes pour chaque subvention.
Pourquoi aimons-nous ça?
Le logiciel de gestion des subventions de Denali Fund comprend des outils de comptabilité supplémentaires. Vous pouvez inclure autant de fonctionnalités que vous le souhaitez.
Prix
Denali Fund propose trois forfaits : Basecamp, Ascent et Summit. Visitez leur site Web pour obtenir un devis sur mesure.
#sept. QuickBooks
Vue d’ensemble
Bien que QuickBooks ne soit pas conçu exclusivement pour les organisations à but non lucratif, vous pouvez utiliser leurs fonctionnalités de suivi des subventions.
Ils offrent des outils qui vous permettent d'enregistrer les fonds de subvention et de les inclure dans vos dépenses et budgets.
Ils ont également une fonction qui vous permet de suivre les subventions de contrepartie.
Pourquoi aimons-nous ça?
QuickBooks propose une formation à but non lucratif afin que vous puissiez apprendre à adapter leurs solutions aux besoins de votre organisation à but non lucratif.
Prix
Le forfait le plus basique de QuickBooks commence à 15 $ par mois. Si vous avez besoin de plus de fonctionnalités, ils ont des options à partir de 40 $ par mois.
#9. Financement EZ
Vue d’ensemble
Fund EZ a conçu un tableau de bord convivial qui vous permet de suivre vos propositions de subventions et de joindre une documentation à chaque compte.
Vous pouvez également lier les subventions que vous recevez à leur excellente fonction de budget, qui vous permet de voir combien d'argent il vous reste et quelles dépenses ont été couvertes par l'argent.
Pourquoi aimons-nous ça?
D'autres outils de comptabilité de Fund EZ vous aident à organiser vos fonds et vos dépenses en un seul endroit.
Prix
Les prix varieront selon vos exigences.
#dix. SmartGrant de l'ERA
Vue d’ensemble
ERA Software Systems a créé SmartGrant, un programme Web.
Votre organisation à but non lucratif peut suivre les subventions à chaque étape, y compris avant et après l'attribution.
Vous pouvez postuler directement à l'aide de leur système de demande de subvention intégré et vous pouvez établir des listes de tâches à faire.
Pourquoi aimons-nous ça?
En raison de leur architecture modulaire, votre organisation à but non lucratif peut choisir les fonctionnalités qu'elle souhaite. Plus de dépenses excessives pour des outils dont vous n'avez pas besoin !
Prix
Le coût variera car leur logiciel peut être adapté à votre organisation à but non lucratif. Plus d'informations sur les prix sont disponibles sur leur site Web.
Considérations relatives à l'achat d'un logiciel de gestion des subventions
#1. Gestion des accès utilisateurs.
De nombreux fabricants proposent des logiciels dotés d'une capacité de gestion de l'accès des utilisateurs, permettant aux administrateurs de limiter l'accès à des modules et des documents spécifiques à des utilisateurs ou à des rôles qualifiés.
#2. Suites logicielles versus logiciels autonomes
Les systèmes de gestion des subventions peuvent être achetés en tant que système autonome ou dans le cadre d'une suite logicielle de collecte de fonds à but non lucratif plus large.
#3. Méthode de déploiement
Le logiciel de gestion des subventions peut être hébergé dans le cloud (ce qui convient aux petites et moyennes entreprises disposant de ressources limitées) ou sur site (principalement pour les entreprises disposant d'un service informatique dédié).
Coûts du logiciel de gestion des subventions
La majorité des produits du marché sont tarifés sur une base annuelle. Sur la base du prix de départ, les prix peuvent être séparés en trois niveaux :
Fourchettes de taux
- $ 83 - 108 $
- $ 108 - 362 $
- $362 +
Fonctionnalités typiques du logiciel de gestion des subventions
- Gestion de la conformité: Vérifiez la conformité aux règles métier et aux normes spécifiques à l'industrie.
- Gestion des demandes de subventions : Tout au long du cycle de vie de la candidature, suivez l'état des opportunités de subvention.
- Suivi des attributions de subventions : Respectez les délais de subvention, les exigences de candidature et les documents financiers.
- Coopération Collaborez sur des projets avec des collègues et partagez des informations en temps réel.
- La gestion des contrats: Les contrats client/client doivent être stockés et gérés pour une référence simple.
- Comptabilité financière: Produisez des rapports basés sur l'analyse pour évaluer les performances de l'entreprise et repérer les tendances.
- Autoriser l'exploration : Configurez des alertes pour les nouvelles opportunités de subventions et automatisez votre recherche de sources de financement.
- Suivi des paiements : Gardez une trace des paiements, des factures et des factures qui ont été payées et reçues.
- Création de devis/proposition : Créez des devis/propositions personnalisés et enregistrez-les dans une base de données pour référence future.
Pourquoi devriez-vous utiliser un logiciel de gestion des subventions ?
- Pipeline de demande de subvention — Le processus de demande de subvention peut être difficile et long, sans garantie de succès. Il peut être difficile de décider quelles subventions demander, car il y en a tellement à examiner et à vérifier. Un logiciel de gestion des subventions peut automatiser au moins une partie de ce processus, offrant aux demandeurs potentiels de subventions un flux constant d'opportunités pour lesquelles l'organisation est qualifiée. Bien sûr, ce n'est pas une garantie de succès, mais c'est un début.
- Automatisation des demandes de subventions – Si vous êtes un demandeur de subvention, l'automatisation des processus dans le processus de demande de subvention est essentielle pour vous assurer que vous pouvez demander autant de subventions que possible. Les demandes de subvention fédérales prennent entre 80 et 200 heures à rédiger, ce qui raccourcit ce temps est bénéfique pour remplir autant de demandes de subvention que possible.
- Améliorer la communication – L'un des aspects les plus essentiels d'un logiciel de gestion des subventions est la capacité d'améliorer les canaux de communication entre les demandeurs de subventions et les subventionneurs. Ces applications visent à rendre le processus aussi simple que possible pour les deux parties. Toute divergence dans le processus de candidature peut être résolue à l'aide des canaux de communication fournis par le logiciel de gestion des subventions.
Qui utilise le logiciel de gestion des subventions ?
#1. Associations à but non lucratif
Les organisations à but non lucratif sont les utilisateurs les plus fréquents des logiciels de gestion des subventions, en particulier celles dans des domaines comme les arts, qui dépendent largement des subventions pour leur soutien. Ce sont souvent des groupes à la recherche de subventions qui utilisent le logiciel pour accélérer leur processus de demande. Les référentiels de documents, les outils de création de rapports, les outils de collaboration et d'autres fonctionnalités contribuent tous à simplifier au maximum le processus de candidature.
#2. Gouvernements
Les entités gouvernementales ont des fonds à fournir sous forme de subventions. Les subventionneurs peuvent utiliser un logiciel de gestion des subventions pour administrer les portails des candidats, un centre d'examen et des outils de création de rapports.
Le logiciel de gestion des subventions est également utilisé par des fondations privées et des organisations non gouvernementales qui disposent de liquidités pour les bénéficiaires. Ils utilisent les mêmes fonctionnalités que n'importe quel autre subventionneur, mais parce qu'ils sont des institutions privées, ils sont soumis à moins de surveillance. Les fondations privées utiliseront le site du candidat, le portail des évaluateurs et les outils de reporting pour garantir que leur financement va aux meilleurs candidats.
Types de logiciels de gestion des subventions
#1. Recherche de subventions
Cette forme de logiciel de gestion des subventions est destinée à gérer la collecte et la soumission des opportunités de subventions appropriées. Ces solutions sont axées sur la création de demandes de subvention individualisées et l'amélioration du processus de demande de subvention. Les demandeurs de fonds veulent obtenir autant de subventions que possible, donc plus vous pouvez soumettre de demandes aux opportunités appropriées, mieux c'est. En conséquence, les outils de gestion des subventions pour les demandeurs de subventions automatisent autant que possible le processus. Cela peut inclure de puissants référentiels de documents provenant d'applications précédentes ainsi que des technologies permettant d'automatiser le processus de découverte.
# 2. Octroi de subventions
Le logiciel de gestion des subventions pour les créateurs de subventions gère l'autre côté de l'industrie. Ces systèmes de gestion des subventions supervisent l'établissement des subventions, la collecte des demandes, l'examen des demandes et la publication des résultats du processus.
Quels sont les avantages d'un logiciel de gestion des subventions pour les organisations à but non lucratif ?
Un logiciel de gestion des subventions aide à organiser toutes les opérations liées aux subventions afin que votre organisation à but non lucratif puisse se présenter de manière professionnelle lors de la demande et de la gestion des subventions une fois qu'elles ont été reçues. Les personnes chargées de soumettre et de gérer les demandes de subvention peuvent utiliser un logiciel de gestion de subvention compétent pour présenter des documents, des graphiques et d'autres informations d'aspect professionnel qui se démarqueront de ceux qui examinent les demandes de subvention à des fins de financement.
Le logiciel de gestion des subventions accélère également le processus de remplissage de tous les formulaires de demande de subvention, donnant à votre personnel plus de temps pour demander plus de subventions et potentiellement recevoir plus d'argent pour votre organisation.
Le logiciel de gestion des subventions convient-il aux petites organisations à but non lucratif ?
Oui! La gestion de toutes les informations et de tous les documents associés à la demande et à l'obtention de subventions est beaucoup plus facile lorsque vous disposez d'un programme dédié à vous aider dans cette tâche, quelle que soit la taille de votre organisation à but non lucratif. Même si votre équipe ne travaille que sur quelques dossiers de demande de subvention chaque année, investir aujourd'hui dans un bon logiciel vous permettra de planifier la croissance future et de garantir que votre personnel dispose des outils dont il a besoin pour demander encore plus de subventions à l'avenir. Le logiciel de gestion des subventions rationalise non seulement le processus de demande et d'attribution des subventions, mais il fournit également des informations historiques sur les subventions que votre organisation à but non lucratif a demandées, obtenues et refusées dans le passé, ce qui est une information utile pour définir des objectifs futurs.
Tendances des logiciels de gestion des subventions
Vérifier l'admissibilité à la subvention. Selon Grants.gov, il existe plus de 1,000 500 programmes de subventions distincts aux États-Unis, totalisant plus de XNUMX milliards de dollars par an. Cependant, la concurrence pour les subventions est rude, ce qui rend encore plus vital que votre organisation découvre et utilise un logiciel de gestion des subventions pour obtenir un avantage sur les autres soumissionnaires pour le même financement.
Protégez vos données. La cybersécurité est essentielle pour chaque entreprise, mais elle est particulièrement importante pour les organisations à but non lucratif, qui ont l'obligation supplémentaire d'être extrêmement honnêtes avec leurs donateurs. Choisissez un logiciel de gestion des subventions qui inclut le cryptage des données et d'autres fonctionnalités de sécurité pour protéger vos informations personnelles ainsi que les informations de vos donateurs.
FAQ sur le logiciel de gestion des subventions
A quoi sert un logiciel de gestion des subventions ?
Un logiciel de gestion des subventions aide à organiser toutes les opérations liées aux subventions afin que votre organisation à but non lucratif puisse se présenter de manière professionnelle lors de la demande et de la gestion des subventions une fois qu'elles ont été reçues.
La gestion des subventions est-elle difficile ?
Cela peut parfois être incroyablement fastidieux, nécessitant beaucoup de répétitions pour s'assurer que tout est correctement entretenu. La charge de travail peut aussi être très cyclique, avec des périodes de grande lenteur et d'extrême activité.
Qu'est-ce qui fait un bon gestionnaire de subventions ?
Une réflexion stratégique et des capacités d'analyse sont requises. Capacités de résolution de problèmes. Capacités de gestion de projet. Excellentes capacités d'organisation et de communication.
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Bibliographie
