La gestion de la paie est l'une des tâches les plus cruciales pour les propriétaires d'entreprise, mais elle ne doit pas nécessairement être la plus stressante. Avec le bon système de gestion de la paie, les entreprises peuvent avoir l'esprit tranquille et avoir plus de temps pour se concentrer sur le développement de leur entreprise.
Qu'est-ce que la gestion de la paie ?
Le montant total des salaires ou traitements versés par une entreprise à ses employés est suivi grâce à la gestion de la paie. L'importance de la gestion de la paie a été reconnue par les entreprises et les particuliers. Une variété de fonctionnalités automatisées permettent de gagner du temps. Le reste aide l'utilisateur à maintenir les fiches de paie et les déclarations fiscales. Lorsque vous gérez manuellement les problèmes de paie, il est facile de faire des erreurs, mais avec la bonne solution de gestion de la paie, de telles erreurs sont évitées.
Qu'est-ce qu'un système de gestion de la paie ?
Un système de gestion de la paie, pour le dire simplement, est la méthode par laquelle les employeurs paient les salaires de leurs employés. C'est aussi la façon dont les entreprises montrent leur dévouement envers leurs employés, respectent leurs engagements envers les organismes gouvernementaux et maintiennent leurs dossiers financiers en ordre.
Pourquoi la gestion de la paie est-elle importante ?
Un système de gestion de la paie est un élément crucial de toute entreprise car il stimule l'engagement des employés et la conformité réglementaire. Les employeurs peuvent faire face à des revendications salariales et à des pénalités coûteuses s'ils ne disposent pas d'une méthode efficace et précise pour payer les employés, déposer et déclarer les impôts et conserver les dossiers.
Quelles sont certaines techniques de gestion de la paie ?
Les employeurs ont de nombreux choix pour la gestion de la paie en fonction de leur budget et du niveau d'engagement souhaité, notamment :
#1. Feuilles de calcul pour la gestion manuelle de la paie.
Les entreprises comptant peu d'employés peuvent choisir de gérer la paie manuellement, à l'aide de feuilles de calcul. Cependant, les réductions de coûts potentielles sont généralement compensées par des inconvénients. Les processus de bricolage manuels augmentent la probabilité d'erreurs coûteuses et détournent du temps des tâches qui favorisent le succès de l'entreprise.
#2. Logiciel de gestion de la paie
En automatisant les procédures à forte intensité de main-d'œuvre, un logiciel de paie de haute qualité réduit les coûts administratifs et fait gagner du temps. Les entreprises peuvent s'y fier pour calculer de manière fiable les salaires bruts, les déductions et la rémunération nette tout en gardant un certain contrôle sur le processus.
#3. Externalisation
Les entreprises qui souhaitent se décharger complètement de la paie font généralement appel à un prestataire de services administratifs ou concluent un accord de co-emploi avec une organisation professionnelle d'employeurs (OPE). Dans de tels arrangements, le fournisseur ou le PEO peut gérer tous les aspects de l'administration de la paie, y compris les dépôts fiscaux, les rapports et la conformité.
Quelles étapes composent le processus de gestion de la paie ?
Quelle que soit la manière dont les entreprises choisissent de gérer la paie, le processus se compose généralement de trois étapes :
#1. Pré-paie
Les employeurs collectent des données pertinentes pour la période de paie en fonction des politiques définies de l'entreprise et des exigences réglementaires, telles que les heures travaillées des employés non exonérés, les périodes d'exception (vacances, maladie, devoir de juré, etc.) et les ajustements des employés, tels que les nouvelles embauches, les départs. , des augmentations de salaire ou des modifications des déductions de prestations et des retenues d'impôt. Ces données sont ensuite vérifiées et utilisées pour le traitement de la paie.
#2. Calculs
Les employeurs déterminent le salaire net en prenant le salaire brut total que chaque employé a gagné au cours de la période de paie et en déduisant les impôts et les retenues. Ils supportent également leur propre charge fiscale pour la même période.
#3. Post-paie
Les employeurs équilibrent leur masse salariale, déposent les impôts à la date d'échéance et gèrent tous les paiements connexes, tels que les ordonnances de retenue sur salaire. En outre, ils paient leurs employés et leur fournissent un talon de paie ou un relevé de salaire, ce qui est requis dans la plupart des juridictions.
Quelles sont les fonctions d'un système de gestion de la paie ?
Les fonctions suivantes, exécutées avec un souci du détail et un œil constant sur les nouvelles législations, sont fréquemment requises pour franchir avec succès chaque phase de la gestion de la paie :
#1. Calculer le salaire des employés.
Les employeurs doivent suivre avec précision les heures travaillées par les employés non exemptés chaque semaine de travail à l'aide de feuilles de temps ou d'un logiciel de temps et de présence afin de calculer le salaire. Le contrôle du temps est moins important pour les salariés car leur salaire brut est le résultat de leur salaire annuel divisé par le nombre de périodes de paie dans l'année civile. Néanmoins, certains employés non exemptés peuvent être indemnisés, auquel cas leurs heures doivent être documentées pour s'assurer que toute heure supplémentaire est payée comme l'exige la loi.
Les employeurs doivent gérer certaines retenues à la source, notamment :
- Impôts: Les employeurs prélèvent des impôts sur la base des certificats de retenue à la source de leurs employés et du total des salaires imposables.
- L'utilisation des prélèvements volontaires : Avant qu'un employeur puisse déduire les cotisations au régime de retraite, les primes d'assurance-maladie ou d'assurance-vie ou les cotisations syndicales, il doit recevoir l'accord écrit des employés.
- Déductions obligatoires : Les employeurs obtiendront généralement une ordonnance officielle d'un organisme gouvernemental ou d'un tribunal indiquant qu'ils doivent retenir les prélèvements fiscaux de l'IRS ou de l'État, la pension alimentaire pour enfants ou d'autres saisies sur salaire.
Lorsque toutes les retenues sont supprimées du salaire brut, le salaire net ou net de l'employé est déterminé.
#2. Traiter les charges sociales.
Les entreprises sont tenues de calculer et de retenir les impôts fédéraux, étatiques et locaux sur les revenus des employés. Les montants sont calculés à l'aide des taux d'imposition en vigueur, du formulaire W-4 de chaque employé, du certificat de retenue à la source de l'employé et de tout certificat de retenue d'État ou municipal applicable.
Les entreprises sont également tenues de faire correspondre les cotisations des employés à la sécurité sociale et à l'assurance-maladie, souvent appelées taxes FICA (Federal Insurance Contribution Act), et peuvent être exclusivement responsables des taxes fédérales et étatiques sur le chômage. Pourtant, plusieurs États exigent que les employés contribuent aux programmes de chômage, d'invalidité et de congés familiaux payés de l'État par le biais de retenues sur la paie. Tous les paiements doivent être effectués aux entités gouvernementales dans les délais mentionnés.
#3. Respecter les normes de tenue des registres de paie.
Les employeurs sont tenus par les organismes gouvernementaux de tenir des registres de paie pour chaque employé. Ces informations comprennent souvent :
- Nom, profession et adresse
- Numéro de sécurité sociale
- Le jour et l'heure de début de la semaine de travail d'un employé
- Nombre d'heures travaillées par jour et par semaine
- La base sur laquelle le salaire de l'employé a été payé
- Salaire horaire
- Total des gains quotidiens ou hebdomadaires au temps normal
- Pour chaque semaine de travail, rémunération des heures supplémentaires
- Revenu brut
- Retenues sur le salaire
- Allocations demandées
- Salaire net
- Date de chaque paiement et période de paie couverte
- Impôts retenus
- Certificats de retenue d'État et formulaire W-4
Les documents requis aux fins de l'impôt fédéral doivent être conservés au dossier pendant au moins quatre ans ; tous les autres registres doivent être conservés conformément aux nombreuses règles qui s'appliquent au cabinet. S'il est soumis à la fois à des réglementations fédérales et étatiques, il doit suivre celui dont la durée est la plus longue. En cas de doute, les employeurs doivent consulter les autorités compétentes pour s'assurer qu'ils conservent les bons papiers pendant la durée appropriée.
#4. Remettez aux employés leurs bulletins de salaire.
La plupart des États exigent que les entreprises délivrent des relevés de paiement à leurs employés au moment où ils reçoivent leur salaire afin de promouvoir la transparence. Les taux de salaire, les heures travaillées, le salaire brut, le salaire net et les retenues doivent être affichés pour chaque période de paie. Il existe d'autres restrictions régissant la livraison des relevés de paie électroniques et la façon dont les employés y accèdent. Pour éviter les violations, les entreprises doivent consulter les départements du travail de leur État pour obtenir des réglementations précises.
Quels sont les avantages d'utiliser un logiciel de gestion de la paie ?
Tenter de devenir expert en paie est une démarche chronophage qui laisse peu de place aux chefs d'entreprise pour développer leurs produits ou services. C'est pourquoi de nombreuses personnes font confiance à un logiciel de gestion de la paie, qui leur fait gagner du temps et leur offre d'autres avantages importants, tels que :
#1. Calculs précis
L'automatisation permet d'assurer des calculs de salaires, des retenues salariales et des paiements d'impôts précis.
#2. Aide à la conformité
Plusieurs éditeurs de logiciels de paie informent les employeurs des modifications de la législation du travail ou de la fiscalité susceptibles d'affecter leur entreprise.
#3. Les formulaires fiscaux sont accessibles
Les employeurs peuvent avoir un accès simple aux documents fiscaux cruciaux tels que le formulaire W-4, le formulaire W-2, le formulaire 1099, le formulaire I-9 et d'autres via leur logiciel de paie.
#4. Options de paiement flexibles
En plus des chèques de paie typiques, les logiciels de paie peuvent fréquemment gérer le dépôt direct et les méthodes de paiement alternatives, telles que les cartes de paiement.
#5. Tenue de dossiers complète
Plusieurs systèmes de paie numériques génèrent des profils d'employés avec une variété d'enregistrements de paie qui peuvent être agrégés et téléchargés pour répondre aux exigences réglementaires.
#6. Libre-service pour les employés
Via une application mobile ou un ordinateur, les employés peuvent modifier leurs informations personnelles, modifier les déductions, soumettre des informations de retenue d'impôt, consulter les relevés de paie, etc.
#7. Les erreurs de paie sont en baisse
Un logiciel de paie qui s'intègre aux programmes de suivi des ressources humaines et du temps réduit la saisie de données répétitives, évitant ainsi les erreurs.
#8. Alertes automatisées
La notification de flux de travail est disponible dans de nombreux systèmes de paie. Si le logiciel découvre un problème de saisie de données, il peut en informer les utilisateurs afin qu'ils puissent y remédier avant que la paie ne soit terminée.
Comment choisir le meilleur système de gestion de la paie
Le système de gestion de la paie idéal devrait être en mesure de fournir des services de traitement de la paie et de déclaration de revenus précis et opportuns, soutenus par des connaissances spécialisées et une technologie intégrée. Pour identifier une telle solution, les propriétaires d'entreprise doivent se poser les questions suivantes :
#1. Le prix est-il en ligne avec les budgets ou la croissance prévue ?
Les petites entreprises aux ressources financières limitées peuvent choisir des activités de paie de base, tandis que les organisations anticipant le développement peuvent être prêtes à investir davantage pour des capacités solides.
#2. Dans quelle mesure le fournisseur est-il connu et expérimenté ?
Les fournisseurs de paie fiables ont généralement une clientèle à long terme qui est prête à parler de la qualité des services qu'ils ont reçus. Et plus un fournisseur travaille depuis longtemps dans une certaine entreprise, plus il est susceptible de comprendre les réglementations connexes et les difficultés de conformité.
#3. Dans quelle mesure le service est-il sûr ?
Le chiffrement, les pare-feu, l'authentification multifacteur et les processus de sauvegarde sont essentiels pour protéger la confidentialité et l'intégrité. Les fournisseurs de services de paie qui prennent la sécurité au sérieux peuvent généralement démontrer ces méthodes et toutes les autres méthodes de protection des données qu'ils utilisent.
#4. Le logiciel est-il compatible avec d'autres programmes ?
Les entreprises doivent s'assurer que leur fournisseur de paie s'intègre parfaitement au suivi du temps, aux RH et à tout autre outil existant.
#5. Quelles sont les options de rapport disponibles ?
Certains fournisseurs de paie peuvent aider à s'assurer que les nouveaux rapports d'embauche, les rapports annuels et autres documents sont déposés auprès des bons organismes gouvernementaux dans les délais et incluent toutes les informations essentielles.
Conseils de gestion de la paie
Que vous traitiez la paie manuellement ou avec un logiciel, vous pouvez faire certaines choses pour optimiser votre processus global de gestion de la paie.
#1. Offrir une formation sur la paie
Il est essentiel que toutes les personnes participant au processus de paie reçoivent une formation suffisante. Il est essentiel d'avoir une procédure de formation, que vous meniez une formation par l'intermédiaire de votre service des ressources humaines ou que vous demandiez à un tiers de former votre main-d'œuvre. Pour rendre la paie aussi efficace que possible, tout le monde doit adhérer aux mêmes procédures et pratiques.
C'est également une bonne idée d'aborder la paie dans le cadre de l'intégration des nouveaux employés afin qu'ils sachent à quoi s'attendre et qui contacter en cas de problème.
#2. Tout documenter
Il est essentiel d'avoir une documentation pour tout, de votre processus général à chaque période de paie individuelle. Si vous manquez un fichier de charges sociales ou si vous êtes audité, le fait de ne pas avoir de documentation correcte peut nuire à votre entreprise. Vous n'aurez pas à vous soucier de suivre quoi que ce soit manuellement, car le logiciel de paie gérera la majorité de la documentation essentielle.
#3. Assurer la sécurité de toutes les données.
Vous devez également vous assurer que toutes les informations sur les employés sont sécurisées afin qu'elles ne soient pas accessibles aux employés ou à d'autres personnes. La dernière chose que vous souhaitez est de donner des informations protégées sur les employés, telles que les montants des salaires, aux employés qui ne sont pas satisfaits de ce qu'ils voient. Vous devez vous assurer que les numéros de sécurité sociale, les comptes bancaires et autres informations sensibles ne peuvent pas être consultés, volés ou exploités.
#4. Utiliser le suivi du temps des employés
Si vous payez votre personnel à l'heure, vous devriez probablement utiliser un système de suivi automatique du temps. Remplir manuellement les cartes de pointage n'est pas fiable et pourrait vous coûter de l'argent en raison du vol de temps. L'utilisation des technologies appropriées pour suivre le temps de vos employés peut augmenter l'efficacité et accélérer le processus de paie.
#5. Faire un audit de la paie
Peu importe qui traite votre paie, c'est une bonne pratique d'effectuer des vérifications régulières. Vous voudrez vous assurer que la procédure est suivie de manière appropriée et que tous vos dossiers fiscaux sont traités et remplis avec précision. L'audit du processus peut vous aider à découvrir de nouvelles efficacités ou à apprendre à votre équipe de paie comment mieux gérer les tâches de routine ou les problèmes d'escalade.
Conclusion
Le succès de votre entreprise repose sur une gestion efficace de la paie. Bien que vous puissiez faire la paie vous-même, nous vous recommandons de choisir un logiciel ou un service de paie raisonnable pour gagner du temps et éviter les tracas.
Articles Relatifs
- SYSTÈME DE PAIE : Définition, Logiciel & Guide
- Paie des petites entreprises : meilleur service de logiciel de paie au Royaume-Uni
- GÉRER LA PAIE : Qu'est-ce que c'est, comment la gérer et guide
- SERVICES RH POUR LES PETITES ENTREPRISES : fonctions et exemples de services RH
- 17 MEILLEURS SYSTÈMES DE PAIE POUR PETITES ENTREPRISES 2023, mis à jour !!!
Bibliographie
