Les entreprises peuvent suivre les salaires des employés à l'aide d'une écriture au journal de paie. Vous pouvez vous assurer que votre paie est aussi précise que possible si vous savez comment créer correctement une écriture au journal de paie. Dans cet article, nous ne parlerons pas seulement de la saisie du journal de paie dans Quickbooks, de ce qu'elle est et de leurs exemples, mais également de ce qu'est la saisie du journal de paie accumulé.
Saisie du journal de paie
Le salaire ou toute autre rémunération que les employeurs versent à leurs employés est documenté dans une écriture au journal de paie. Les écritures de journal de paie sont utilisées par un comptable pour enregistrer ces transactions dans le grand livre général de l'entreprise et pour suivre les coûts salariaux. Une entreprise peut prendre cette mesure pour s'assurer que ses états financiers sont exempts d'erreurs. Les débits et les crédits sont inclus dans chaque écriture de journal et doivent s'équilibrer.
Comment préparer une entrée de journal de paie
Les cinq étapes de préparation des écritures de paie sont les suivantes :
#1. Établir des comptes de paie
Créez d'abord vos comptes de paie. Ceux-ci peuvent être inclus dans votre plan comptable, une liste de tous vos comptes financiers qui est organisée. Vos comptes de paie contiennent des listes de dettes et de dépenses pour le suivi et la gestion de vos paiements et virements.
Avoir un compte séparé pour la paie est avantageux. Selon votre employeur, vous pourriez avoir plus de comptes de paie. Les comptes de paie typiques que vous pourriez avoir incluent :
- Salaires payables
- Frais de vacances
- Impôt fédéral sur le revenu à payer
- Impôt sur le revenu de l'État à payer
- Coût total de la main-d'œuvre
#2. Déterminer les montants d'impôt et de déduction
Vous pouvez maintenant calculer vos impôts et retenues afin de déterminer le montant à déduire du salaire des employés. Tous les employés doivent remplir des documents fiscaux comme le W-4 et I-9 afin d'accomplir cela. Ces documents détaillent le montant qui doit être retenu sur chaque période de paie.
#3. Affichez vos charges salariales
L'étape suivante consiste à rassembler et à saisir toutes les dépenses salariales de votre entreprise dans vos registres comptables. Les dépenses salariales peuvent inclure tout paiement effectué par votre entreprise au cours d'une période comptable, comme les salaires, les traitements ou les avantages sociaux. Vous devez booster votre compte de dépenses car les charges de personnel sont payées. Vos débits doivent augmenter en parallèle avec vos dépenses. qui indique que vous pouvez également débiter vos factures de personnel.
#4. Affichez vos obligations
Vous pouvez publier vos dettes une fois que vous avez enregistré vos dépenses de personnel. Les passifs sont quelque chose que vous devez mais que vous n'avez pas encore payé, comme les dettes. Votre crédit devrait augmenter en fonction de votre passif croissant.
#5. Examinez et mettez à jour vos dossiers
Une fois que vous avez saisi toutes vos dépenses et dettes, revérifiez vos dossiers pour vous assurer qu'il ne manque rien et que tout est exact. En comparant vos entrées avec les montants de vos rapports de paie, vous pouvez identifier les erreurs et les corriger. Vérifiez que vos débits et crédits sont équivalents tout au long de cette phase. Parcourez vos registres comptables pour trouver et corriger les erreurs si elles sont déséquilibrées.
Types d'écriture au journal de paie
Les trois principales catégories d'écritures au journal sont les suivantes :
- Enregistrements initiaux – Les principales écritures de la comptabilité salariale sont les enregistrements initiaux. Ce sont les premières entrées dans un grand livre qui montrent une transaction et incluent le salaire brut d'un employé ainsi que toutes les déductions effectuées sur ce salaire.
- Salaires accumulés – qui n'ont pas encore été payés par l'employeur au salarié. Lorsque l'entreprise paie les salaires, un comptable les enregistre à la fin de la période comptable et met à jour les écritures comptables pour refléter le paiement.
- Paiements manuels – les paiements effectués manuellement par l'employeur, tels que les chèques ou les espèces. Cela se produit généralement lorsqu'une société doit modifier le salaire d'un travailleur ou lorsqu'un travailleur est licencié.
Conseils pour la saisie du journal de paie
Voici quelques conseils pour saisir les écritures de paie :
- Logiciel comptable applicable: Bien que vous puissiez publier manuellement vos entrées de paie, il peut être avantageux d'acheter un logiciel de comptabilité. En raison de la nature numérique de la comptabilité de la paie, un logiciel de comptabilité peut vous aider à la simplifier en stockant, organisant et suivant vos données ainsi qu'en effectuant des calculs pour vous.
- Créer une feuille de calcul: Même si vous gérez vos écritures de paie à l'aide d'un logiciel informatique, pensez à conserver en plus un tableur séparé pour celles-ci. Vous pouvez l'utiliser pour conserver toutes vos entrées au même endroit et vous y référer si vous repérez une erreur dans votre grand livre.
- Publiez vos formulaires fiscaux: Pour les formulaires fiscaux de vos employés, vous pourriez envisager une méthode d'organisation. Étant donné que leurs formulaires fiscaux sont nécessaires pour créer des écritures de paie, il est avantageux de les organiser de manière à pouvoir localiser rapidement un formulaire fiscal particulier lorsque vous devez déterminer les retenues sur la paie d'un employé.
Exemples d'écritures au journal de paie
Dans cette partie du guide de la paie comptable des petites entreprises, nous utiliserons une société hypothétique pour illustrer des exemples d'écritures de paie pour enregistrer les salaires bruts, les retenues sur salaire et les coûts salariaux associés.
Les transactions de paie peuvent être utilisées à la fois dans un système de comptabilité manuel et dans un logiciel de comptabilité comme QuickBooks, car elles sont enregistrées dans le grand livre. (Pour soumettre une entrée de paie dans QuickBooks, cliquez simplement sur "Société" puis sélectionnez "Effectuer des entrées de journal général").
#1 - Saisie du journal des salaires, de la paie et des assurances
Date
Noms de compte
Débit
Crédit
3/1
Dépense salariale
720.00
Impôts FICA à payer (7.65 % x 720)
55.08
Impôt fédéral sur le revenu à payer
58.00
Impôt sur le revenu de l'État à payer
21.00
Assurance maladie à payer
50.00
Honoraires
535.92
L'écriture suivante serait effectuée après que la société ABC ait émis le chèque de paie de Marie pour la période comptable la plus récente afin de diminuer (débiter) le solde du compte des salaires à payer et du compte des charges sociales et de diminuer (créditer) la trésorerie. (Dans les programmes de comptabilité comme QuickBooks, vous créditerez le compte bancaire qui sert de source de paiement à votre employé.)
#2. Salaire à payer pour l'entrée du journal de paie
3/1
Salaire à payer
535.92
Argent liquide
535.92
Les dépenses de responsabilité salariale engagées par la société ABC doivent être déclarées en plus du salaire brut et de la retenue dans les écritures précédentes du journal de paie.
Le total de ces coûts comprend la part de la société ABC dans le FICA de Mary, ainsi que les coûts prévus de l'assurance contre les accidents du travail, de la taxe de chômage et de la part de la société ABC dans l'assurance maladie de Mary.
#3. Saisie du journal de paie Taxes sur la paie
3/1
ABC CO FICA Dépenses
55.08
Dépenses fiscales liées au chômage
3.00
Frais d'assurance contre les accidents du travail
20.00
Frais d'assurance maladie
50.00
ABC Co FICA à payer
55.08
Taxe de chômage à payer
3.00
Assurance Complémentaire des Travailleurs Payable
20.00
Assurance maladie à payer
50.00
Vous débiterez simplement les comptes créditeurs que vous payez et créditerez de l'argent au moment de payer la masse salariale due, comme le FICA et l'impôt fédéral sur le revenu à payer.
J'espère que les exemples précédents d'entrée de journal de paie étaient clairs.
Écriture au journal de la paie accumulée
Toutes les formes de rémunération accumulée dues aux employés qui ne leur ont pas encore été versées sont incluses dans l'écriture au journal de paie accumulée. La comptabilité d'exercice utilise l'idée de la masse salariale, qui est la responsabilité de l'employeur puisqu'elle contient les engagements financiers qu'une organisation a envers ses employés, tels que :
- Salaires
- Salaires
- Commissions
- Bonus
- Taxes sur les salaires
- Congé non rémunéré
- Contributions
- Déductions
Indépendamment du fait que les entreprises aient effectué des paiements en espèces sur les salaires et traitements dus, les écritures de paie à payer sont enregistrées comme dépenses d'exploitation dans le compte de résultat de la période au cours de laquelle elles sont engagées.
Saisie du journal de paie dans Quickbooks
Un exemple de la façon d'enregistrer correctement les salaires, les dépenses fiscales de l'employeur, les chèques nets et d'autres transactions liées aux paies qui sont générées en dehors du programme de paie QuickBooks en téléchargeant votre entrée de journal de paie dans QuickBooks
- Une écriture de journal général est la technique la plus courante pour observer les écritures de journal de paie dans QuickBooks. Pour rendre ce processus plus efficace, créez d'abord une « transaction mémorisée » dans QuickBooks. Cet article vous guidera tout au long du processus de réalisation d'une transaction simple mémorisée dans la paie.
Ensuite, utilisez la transaction mémorisée que vous venez d'effectuer en suivant ce guide étape par étape pour saisir une paie.
- Document d'importation personnalisé
La réception d'un rapport GL personnalisé est une option offerte à tous les clients de la paie.
Le fichier IIF est directement mis en miroir ou mis en correspondance avec leur plan comptable. L'importation directe de ce fichier unique dans QuickBooks est possible. Veuillez envoyer à votre gestionnaire de compte un exemple d'écriture de journal et/ou une copie de votre plan comptable pour faire avancer les choses.
Quel type de journal est un journal de paie ?
Le journal général est un type de journal qui comprend un journal de paie, qui est classé sous le compte de paie.
Comment puis-je enregistrer les retenues sur la paie des employés ?
Toutes les retenues salariales des employés seront enregistrées dans l'écriture de journal :
- Débiter « Dépenses salariales ». Pour la totalité de la somme que l'entreprise doit payer pour la période de paie.
- Créditez la « masse salariale nette à payer » ainsi que les retenues nécessaires. Le nombre total de crédits est ajouté après l'ajout de la liste complète des débits.
Lire aussi: Employeur officiel : signification, services, avantages et différence
Qu'est-ce qui est inclus dans le journal de paie ?
Éléments inclus dans un journal de paie :
- Rémunération des employés.
- Avantages de l'employeur.
- Taxes patronales.
- Charges sociales.
- Déductions des employés.
- Toute autre déduction.
Quel type de dépense est la paie ?
Les charges de personnel sont le coût du paiement des salaires et traitements des employés en contrepartie des services qu'ils fournissent à une entreprise,
Conclusion
Bien qu'il soit sans aucun doute utile d'apprendre à rédiger des écritures de paie, si vous avez plus de cinq employés, l'analyse coûts-avantages commence à changer. Un bon logiciel de paie vous permettra de vous concentrer sur d'autres tâches tout en gérant le travail fastidieux d'écriture d'une écriture au journal de paie.
Un aspect crucial de la comptabilité d'entreprise est la partie saisie du journal de paie. L'utilisation d'un logiciel de paie de premier ordre facilitera grandement la procédure. Le système calculera automatiquement votre salaire brut et vos obligations fiscales. En votre nom, il créera une écriture au journal de paie que vous pourrez soumettre au moment des impôts.
Pour mieux comprendre le fonctionnement de la saisie du journal de paie, vous pouvez revoir les exemples.
FAQ sur la saisie au journal de la paie
Qu'est-ce que le journal de paie ?
Un journal de paie est un type spécifique de journal comptable qui comprend des données concernant la partie ressources humaines de l'entreprise.
La paie est-elle un débit ou un crédit ?
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