La gestion de la paie est une fonction essentielle pour toute entreprise, quelle que soit sa taille. Une rémunération précise et opportune des employés est essentielle pour maintenir un lieu de travail productif, et un système de paie bien géré peut aider les petites entreprises à respecter cette obligation et à éviter des amendes potentiellement sévères de l'Internal Revenue Service et des États individuels. La complexité et l'importance du traitement de la paie poussent de nombreuses entreprises à embaucher une aide extérieure. Cependant, pour mettre en place un système fiable, vous devez d'abord choisir quels aspects du traitement de la paie vous allez gérer en interne et lesquels vous allez externaliser. Ensuite, vous pouvez garder le contrôle sur la paie en gardant les registres à jour et en suivant les heures des employés afin que le traitement de la paie soit une affaire simple et précise. Dans cet article, nous expliquerons comment gérer la paie pour les petites entreprises tout en soulignant son fonctionnement avec Intuit et Quickbooks.
Que signifie gérer la paie ?
Le terme « gérer la paie » fait référence au processus administratif de suivi et de déclaration des données financières relatives aux employés d'une organisation, y compris leurs heures de travail, leurs salaires et toute retenue à la source applicable.
Cependant, la gestion de la paie peut être difficile et risquée en raison de la nature sensible des données des employés, de la complexité des calculs fiscaux et de la possibilité de dépôts directs sur les comptes bancaires des employés. Par conséquent, la conformité légale nécessite que vous sachiez comment gérer correctement la paie.
Qu'est-ce que le processus de paie dans les RH ?
Si vous êtes responsable des ressources humaines ou de la paie, vous savez à quel point il est important de s'assurer que les employés sont payés à temps et avec exactitude. Une erreur suffit pour nuire à la crédibilité d'une organisation et perdre la confiance de son personnel. Par conséquent, la gestion correcte de la paie est une responsabilité importante.
Le terme « traitement de la paie » fait référence au processus de versement d'argent aux travailleurs, en tenant compte de leur classification, de leur salaire, ainsi que de toute déduction applicable. En outre, cela implique de payer et de déclarer les taxes sur l'emploi au HMRC.
Cependant, l'implication des RH dans le traitement de la paie varie selon le système et l'organisation. Si une organisation utilise un service de paie, les RH n'auront peut-être pas à se soucier de grand-chose, alors que si elles utilisent un logiciel de paie, les RH peuvent être en charge des chèques de paie de tout le monde.
Quoi qu'il en soit, cela doit être fait en temps opportun conformément aux exigences applicables et au calendrier de paie de l'organisation.
En raison de ses nombreux facteurs variables, notamment les échelles salariales, les classifications des employés, les promotions et les licenciements, le traitement de la paie peut être difficile à gérer.
Par conséquent, pour éviter l'erreur la plus efficace, il est crucial de mettre en place des points de contrôle aux étapes cruciales du traitement de la paie.
Quelles sont les bases de la paie ?
La masse salariale est la rémunération qu'une entreprise doit à ses travailleurs pour une période de temps spécifique et un jour spécifique. La procédure de paie de base peut impliquer ;
- Suivi des heures travaillées par les employés
- Déterminer les salaires et traitements, et
- Déboursement des fonds par chèque ou dépôt direct.
Quels sont les types de paie?
Il existe essentiellement quatre types de calendrier de paie, chacun ayant ses propres avantages et inconvénients, ce qui permet d'identifier la stratégie la plus appropriée pour une entreprise particulière.
Elles sont;
- Hebdomadaire
- Bihebdomadaire
- Semi-mensuelle
- Mensuelle
Gérer la paie pour les petites entreprises
Le traitement de la paie est généralement l'une des tâches commerciales les plus difficiles, les plus fastidieuses et les plus chronophages pour les propriétaires de petites entreprises. D'un autre côté, c'est aussi l'un des plus importants. Les problèmes de paie peuvent déprimer le moral des employés, gaspiller les ressources vitales de l'entreprise et mettre à genoux même les entreprises les plus prospères.
Par conséquent, il est essentiel pour les petites entreprises de gérer efficacement leur masse salariale en temps opportun. Et celui qui respecte les exigences applicables et le calendrier de paie de l'organisation.
Il existe plusieurs façons dont les petites entreprises peuvent gérer la paie. Indépendamment de cela, l'ensemble de la procédure comprend la collecte d'informations sur le personnel et leur saisie précise dans un fichier ou un document. Chaque chèque de paie devra être préparé pour chaque période de paie, des calculs fiscaux précis étant indispensables. S'assurer que votre personnel et les agences gouvernementales concernées reçoivent leur salaire à temps et avec exactitude est la fin du processus. Voici les trois façons de gérer ou de gérer la paie.
#1. Traitement manuel
Ici, pour imprimer des chèques ou envoyer des dépôts directs, vous devrez effectuer vous-même tous les calculs de paie et le traitement. De plus, vous devrez trouver une stratégie pour suivre vous-même les registres de paie et les paiements.
#2. Logiciel de paie
Avec l'aide d'un des nombreux logiciels de paie disponibles, vous pouvez simplifier le traitement de la paie. Cela peut vous aider à économiser de l'argent, à réduire votre charge de travail administratif et à payer vos employés et les autorités fiscales à temps.
#3. Service de paie externalisé
Enfin, vous pouvez avoir un service de paie qui s'occupe de tout en votre nom. Le fournisseur s'occupera de tout ce qui concerne la gestion de la base de données des employés de votre logiciel et le traitement de la paie dans les délais. Les prix commencent à 40 $/mois et augmentent à partir de là, avec des dépenses supplémentaires par travailleur. En raison de la nature individuelle de vos besoins, de nombreuses entreprises insistent pour que vous les contactiez d'abord avant de pouvoir vous fournir une estimation de leurs services.
Informer votre service de paie des nouveaux employés et s'assurer que les fonds nécessaires sont disponibles sur votre compte bancaire est tout ce qui est nécessaire pour gérer votre paie de cette manière. C'est la méthode la moins exigeante en main-d'œuvre, ce qui vous permet de vous concentrer sur d'autres aspects de la gestion ou de l'expansion de votre entreprise.
Comment gérer la paie pour les petites entreprises
Si vous cherchez des moyens de gérer vos processus de paie, voici des conseils sur la façon dont les petites entreprises peuvent gérer leur paie !
#1. Demander un numéro d'identification d'employeur
Il est nécessaire d'obtenir un EIN avant de pouvoir commencer à payer les employés (EIN). Votre EIN sert d'identifiant unique pour votre entreprise de la même manière que votre SSN le fait pour vous en tant qu'individu.
Un EIN est exigé par de nombreuses autorités avant qu'un propriétaire d'entreprise puisse faire des choses comme demander une licence, déposer des charges sociales ou même ouvrir un compte bancaire. L'emplacement du siège social de votre entreprise déterminera si vous avez besoin ou non d'un numéro d'identification d'employeur (EIN) en plus de votre EIN fédéral.
#2. Définir le statut du salaire et la fréquence de paie
En tant que propriétaire d'entreprise, vous avez un certain nombre de choix importants, notamment la fréquence à laquelle vous payez les employés ainsi que le type de salaire qu'ils reçoivent. Allons un peu plus loin dans cela;
La fréquence de paie, parfois appelée calendrier de paie, fait référence au moment et à la régularité des paiements des employés. Assurez-vous que vous n'êtes pas en deçà du salaire minimum dans votre région en vérifiant les lois fédérales et étatiques. Hebdomadaire, bihebdomadaire et mensuel sont généralement les divers exemples de périodes de paie. Quoi que vous décidiez, cependant, ce qui compte le plus, c'est d'être cohérent et d'effectuer des paiements en temps opportun.
Le statut salarial, quant à lui, consiste à déterminer le montant du salaire de l'employé. Les taux horaires (pour les travailleurs non exemptés) et les accords salariaux sont des options viables (pour les employés exemptés). Le statut de rémunération approprié est fortement influencé par le travail de l'employé et les besoins spécifiques de votre petite entreprise.
#3. Apprenez et respectez les lois sur les salaires
Dans tous les cas, vous devez vous assurer que votre organisation respecte toutes les réglementations locales et nationales applicables. Cela nécessite que vous (ou quelqu'un de votre entreprise) connaissiez vos responsabilités monétaires et juridiques en tant qu'employeur.
De plus, payez le montant approprié d'impôts fédéraux, étatiques et locaux, ainsi que d'impôts sur le revenu pour chaque travailleur. Cela comprend le FICA (sécurité sociale et assurance-maladie) et d'autres taxes liées à l'emploi. Vous devez vérifier votre système de paie pour garantir le paiement correct et à temps de tous les employés. De plus, assurez-vous que vos dépôts de charges sociales sont effectués de manière cohérente et conformément à vos obligations fiscales.
#4. Établir une procédure de paie
Un système de paie implique généralement tout programme qui facilite le processus de calcul et de gestion de la paie des employés. Il y a souvent trois possibilités :
- Manuelle
- Outsourced
- Logiciels
Quelle que soit votre décision, il est essentiel de bien réfléchir à un certain nombre de questions avant de choisir un système de paie pour votre entreprise. Par conséquent, gardez à l'esprit ce qui suit à tout moment :
- Le budget
- Nombre d'employés
- Confiance. Êtes-vous sûr de pouvoir gérer la paie avec précision ?
#5. Décrire et établir vos procédures et politiques de paie
L'uniformisation de vos procédures de paie est essentielle avant de traiter votre première paie. Cela garantit que toutes les parties impliquées dans le processus de paie, de la haute direction aux ressources humaines en passant par les employés, sont sur la même longueur d'onde en ce qui concerne la période de paie, les montants de paie attendus, les congés payés et d'autres avantages.
#6. Gardez une trace du temps avec un logiciel dédié
Si vous rémunérez votre personnel sur une base horaire, un système de chronométrage est essentiel pour contrôler son efficacité et déterminer sa rémunération. Il est crucial de concevoir un système de surveillance du temps convivial qui soit également difficile à jouer. Il existe un certain nombre d'options pour gérer les feuilles de temps, y compris des plateformes intégrées qui peuvent se synchroniser avec votre logiciel de paie pour les données les plus précises possibles.
#7. Suivi de votre trésorerie
Manquer d'argent avant de pouvoir payer le personnel est le pire cauchemar de tout propriétaire d'entreprise. L'examen de votre flux de trésorerie vous aidera à comprendre pourquoi vous semblez toujours être à court de masse salariale.
Ne pas avoir assez d'argent pour payer ses employés est généralement le pire cauchemar de tout propriétaire d'entreprise. Si vous constatez que vous manquez chroniquement de temps de paie, l'analyse de votre flux de trésorerie peut révéler la cause sous-jacente. Les problèmes de paie, tels que les effectifs excédentaires ou les surpaiements, peuvent être repérés par une surveillance attentive des flux de trésorerie. De plus, avant de recourir à des mesures drastiques comme la retenue des salaires ou la réduction des effectifs, il est préférable d'essayer de retarder le paiement d'un fournisseur ou de recouvrer les paiements impayés des clients pendant les périodes financièrement difficiles.
#8. Embaucher un coordonnateur ou un gestionnaire de la paie
Il n'est pas étonnant que de nombreuses entreprises choisissent l'option la plus simple et la plus fiable. Employant un gestionnaire de paie professionnel, compte tenu de la complexité de la paie, en particulier pour les moyennes et grandes entreprises.
Pourquoi ne pas embaucher quelqu'un qui est plus efficace et compétent dans le traitement de la paie afin que vous puissiez consacrer plus de temps à la croissance de votre entreprise ? Si vous avez besoin d'aide pour la paie mais que vous n'avez pas les fonds nécessaires pour un employé à temps plein, recherchez des contractuels ou confiez le travail à un employé existant qui s'est révélé fiable et capable.
#9. Conservez en toute sécurité la paie et les dossiers des employés
Il existe des réglementations en place aux niveaux fédéral et étatique qui dictent combien de temps les données de paie doivent être conservées et où les conserver au cas où les autorités auraient besoin d'y accéder. Il faut par exemple conserver les fiches horaires pendant au moins deux ans. Alors que les registres de paie relatifs aux sommes versées aux employés doivent être conservés pendant au moins trois ans. Il existe également des réglementations en place concernant la disposition finale des documents de paie.
Quelles sont les 4 parties de la paie ?
Les salaires, les traitements, les heures supplémentaires, les indemnités de vacances, les congés payés, les pourboires, les primes, les remboursements de frais de scolarité et les commissions font tous partie de la masse salariale. Lors du traitement de la paie, les entreprises doivent déterminer et déclarer les revenus bruts et nets de chaque employé (après déduction des retenues d'impôt et des cotisations sociales)
Quelles sont les 5 étapes de la paie ?
Les étapes de traitement de la paie comprennent ;
- Décider d'un numéro d'identification d'employeur.
- Recueillir des données fiscales pertinentes sur les employés
- Choisir un calendrier de paie
- Estimation du salaire brut
- Détermination des déductions pour chaque employé
- Déterminer votre salaire net, puis payer votre personnel.
Que doit faire un gestionnaire de paie ?
Le responsable de la paie est chargé de superviser tous les aspects du système de paie de l'entreprise afin de s'assurer que tous les employés sont payés à temps, correctement et conformément à toutes les lois et réglementations applicables.
Les RH gèrent-elles la paie ?
La paie peut relever de la compétence des ressources humaines (RH) et des finances (Finance), ou il peut s'agir de sa propre unité indépendante relevant directement du directeur général (PDG).
Gérer les Quickbooks de paie
Si vous utilisez actuellement QuickBooks en ligne et recherchez un logiciel pour gérer votre paie, QuickBooks Payroll est une option fantastique. Il est destiné aux entreprises comptant jusqu'à 50 travailleurs ou sous-traitants, mais il peut en contenir jusqu'à 150. Le programme peut traiter instantanément la paie et fournir des dépôts directs le jour même ou le jour ouvrable suivant. Il interagit également de manière transparente avec QuickBooks en ligne. Les trois plans disponibles permettent aux organisations de passer facilement d'un niveau à l'autre à mesure que leurs besoins changent et se développent. De plus, il offre la possibilité d'ajouter une épargne-retraite et une assurance-maladie à votre abonnement.
Cependant, si vous utilisez un programme de comptabilité différent de QuickBooks en ligne ou si votre effectif s'étend sur plus d'un état, vous voudrez peut-être rechercher d'autres options. Sachez également que le seul logiciel de comptabilité qui fonctionne avec QuickBooks Paie est QuickBooks en ligne. De plus, si vous gérez des employés dans plus d'un État, vous devrez peut-être payer des frais de déclaration de revenus mensuels supplémentaires.
Comment gérer la paie avec QuickBooks ?
QuickBooks Payroll est une solution de paie basée sur le cloud qui permet aux entreprises (petites ou grandes) de payer les employés, de gérer les avantages sociaux et également de déposer les charges sociales au même endroit. En calculant, soumettant et payant automatiquement les charges sociales fédérales et étatiques, le logiciel fait gagner du temps.
Vous pouvez automatiser le traitement de la paie pour les travailleurs une fois que vous avez tout configuré. Avec Quickbooks en ligne, vous pouvez gérer la paie automatiquement. Cependant, si vous préférez, vous pouvez le traiter manuellement, soit sur votre ordinateur, soit avec l'application mobile.
Conclusion
Afin de s'assurer que leurs employés sont payés correctement et à temps et que leur entreprise respecte toutes les exigences fiscales et d'emploi, les employeurs doivent gérer la paie.
Toute entreprise a besoin du traitement et de la gestion de la paie. Lorsque vous gérez efficacement le système de paie, cela peut aider les petites entreprises, par exemple, à maintenir un lieu de travail productif et à éviter les amendes de l'IRS et de l'État. De nombreuses organisations externalisent le traitement de la paie en raison de sa complexité. Pour créer un système fiable, vous devez d'abord décider quelles tâches de traitement de la paie externaliser et lesquelles gérer en interne.
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