Les chèques sans provision, les chèques sans provision, les chèques sans provision, les chèques en caoutchouc, les chèques insuffisants, les faux chèques, etc., peuvent être un gros problème pour un individu ou la performance des entreprises de toute taille. Il existe des sanctions civiles et pénales pour cet acte illégal, bien qu'il soit beaucoup plus coûteux et difficile de prouver une affaire pénale.
Dans cet article, vous apprendrez comment enregistrer un chèque sans provision dans QuickBooks. QuickBooks n'a pas de fonctionnalité de chèque sans provision, le processus nécessite donc plusieurs étapes.
Qu'est-ce qu'un chèque sans provision ?
Un chèque sans provision est un terme d'argot désignant un chèque qui ne peut pas être traité car le titulaire du compte n'a pas de fonds suffisants (NSF). Les banques retournent ces chèques, également connus sous le nom de chèques en caoutchouc, ou «rebondissent» au lieu de les encaisser, et les banques perçoivent des frais NSF auprès des émetteurs de chèques.
Dépenser des chèques peut être illégal et l'infraction peut aller d'un délit à un crime, selon le montant et si l'activité implique de franchir les frontières de l'État.
Frais de chèque sans provision
Si un compte ne dispose pas de fonds suffisants et qu'une banque décide d'encaisser un chèque, elle facturera au titulaire du compte des frais pour chèque sans provision. Si la banque accepte le chèque mais que le compte est négatif, elle facturera des frais de découvert. Si le compte reste négatif, la banque peut facturer des frais de découvert prolongé.
Différentes banques facturent des frais différents pour les chèques et les découverts. Cependant, en 2019, les frais de découvert moyens étaient de 33,361 24 $. Les banques facturent généralement ces frais pour les factures d'une valeur de XNUMX $. Ces factures comprennent les chèques, ainsi que papier paiements et certaines transactions par carte de débit.
Que se passe-t-il si un chèque est sans provision ?
Les frais bancaires ne sont qu'une partie du processus d'encaissement d'un chèque. Dans de nombreux cas, le bénéficiaire facture également des frais. Par exemple, si quelqu'un fait un chèque à l'épicerie et que le chèque est retourné, l'épicerie peut se réserver le droit de retourner le chèque avec des frais de chèque.
Dans d'autres cas, si un chèque est refusé, le bénéficiaire signale le problème à des agences de débit telles que ChexSystems, qui collectent des données financières sur les comptes chèques et les comptes d'épargne. Des rapports négatifs avec des organisations comme ChexSystems peuvent rendre difficile pour les consommateurs l'ouverture de comptes chèques et d'épargne à l'avenir. Dans certains cas, les entreprises établissent une liste de clients qui ont encaissé des chèques et leur interdisent de réécrire des chèques dans cette installation.
Comment enregistrer un chèque sans provision dans un QuickBooks : processus étape par étape
Pour enregistrer un chèque sans provision, vous devez procéder comme suit :
- Étape 1: Réduisez votre solde bancaire pour le chèque déposé qui vous a été retourné.
- Étape 2: Rouvrez la facture originale et montrez qu'elle n'a pas été payée.
- Étape 3: Enregistrez les frais de fonds insuffisants (NSF) facturés par votre banque.
- Étape 4: Facturez à votre client des frais sans provision.
Comment Enregistrement Chèque sans provision dans QuickBooks Online
La fonction Record Bounce Check ne peut être utilisée qu'en mode mono-utilisateur et ne s'applique qu'à la vérification des paiements effectués via la fenêtre de paiement client. Si vous avez un article ACH retourné, changez votre mode de paiement en "Vérifier" avant de poursuivre les étapes. Si votre mode de paiement est grisé ou si vous ne pouvez pas terminer les étapes, passez à l'option 2.
QuickBooks pour Windows
Comme on le voit sur quickbooks intuit
Option 1 : Utiliser la fonction d'enregistrement des chèques sans provision
- Cliquez sur Clients, Puis sélectionnez Centre client.
- Sélectionnez le Transactions onglet, puis choisissez Paiements reçus.
- Double-cliquez sur le paiement que vous souhaitez enregistrer comme NSF.
- Dans la fenêtre de réception des paiements, sélectionnez le Enregistrer un chèque sans provision dans l'onglet principal du ruban.
Notes: Le chèque ne doit pas attendre d'être compensé dans le compte des fonds non déposés, car il devrait avoir compensé la banque pour rebondir. - Dans la fenêtre Gérer les chèques sans provision, entrez les informations suivantes, puis sélectionnez Suivant.
Notes: Tous ces champs sont facultatifs. Vous pouvez les laisser vides s'il n'y a pas eu de frais supplémentaires de la part de la banque ou si vous ne souhaitez pas facturer votre client pour cela.- Frais bancaires et date
- Compte de dépenses pour les frais bancaires
- Classe
- Frais client (combien vous facturerez le client)
- QuickBooks vous montrera le Résumé des chèques sans provision, pour que vous sachiez ce qui se passera dans les coulisses. Par exemple, vous pouvez voir :
- Les factures suivantes seront marquées impayées
- Les frais suivants seront déduits de votre compte bancaire.
- Cette facture sera créée pour les frais que vous souhaitez facturer à votre client.
- Sélectionnez Finition.
Option 2 : Enregistrer manuellement un chèque sans provision
- Créez un compte d'articles et de revenus pour suivre les chèques sans provision et les frais associés.
Important: Cela ne doit être configuré qu'une seule fois, si vous l'avez déjà fait, passez à l'étape 2.- Créer un compte de revenus :
- Type : Compte de revenu
- Nom du compte : Revenu de chèques sans provision
- Créer un élément de débit de chèque sans provision :
- Type : autres frais
- Nom de l'article : frais de chèque sans provision
- Montant ou % : laissez-le à 0.00
- Code fiscal : non imposable
- Compte : Sélectionnez Revenu des chèques sans provision (créé à l'étape a).
- Créer un compte de revenus :
- Créez une écriture de journal pour annuler le paiement d'origine.
- Extrait du Menu de l'entreprise, sélectionnez Faire des entrées de journal général.
- Dans la fenêtre Écritures générales, débitez vos comptes clients du même montant que le chèque sans provision.
- Entrez une note dans la colonne Mémo décrivant la transaction.
Exemple: Chèque sans provision #123 – NSF - Sélectionnez le nom du client ou du travail associé au chèque sans provision, sous la colonne Nom.
- Créditez le compte courant ou bancaire qui a reçu le dépôt initial.
- Sélectionnez Sauvegarder et fermer.
- Basculez le paiement de la facture vers l'écriture au journal d'extourne.
- Extrait du Rapports menu, sélectionnez Créances Clients, Puis choisissez Détail du solde du client.
- Double-cliquez sur la ligne de paiement d'origine pour la transaction sans provision.
- Dans la fenêtre Recevoir des paiements, déplacez la coche de la facture vers l'écriture de journal d'annulation.
- Sélectionnez Sauvegarder et fermer.
Notes: Cela réduira votre compte bancaire du montant du chèque sans provision. La facture d'où provient le chèque sans provision sera marquée comme impayée.
- (Facultatif) Renvoyer la facture ouverte
- Accédez à la facture d'où provient le chèque sans provision.
- Ajoutez l'élément Bad Check Charge (créé à l'étape 1). Notes : Vous pouvez ignorer cette étape s'il n'y a pas eu de frais supplémentaires de la part de la banque ou si vous ne souhaitez pas facturer votre client pour cela.
- Sélectionnez le Email dans l'onglet principal du ruban, puis choisissez Envoyer.
QuickBooks bureau pour Mac
Notes: Vous ne pouvez utiliser la fonction Chèque sans provision que si le paiement du client est un chèque que vous avez déjà saisi dans QuickBooks et qui n'est pas déposé sur le compte Fonds non déposés.
- Allez à Clients menu, puis sélectionnez Paiement reçu.
- Recherchez et ouvrez le chèque, puis sélectionnez Chèque sans provision.
- Complétez les informations nécessaires. Notez que pour les frais bancaires, QuickBooks crée un compte de frais de service bancaire si vous n'en avez pas.
- Sélectionnez Suivant. Vous verrez une brève explication de ce qui se passe avec la facture, le chèque et les frais bancaires.
- Sélectionnez Enregistrement. La facture est désormais impayée et impayée. Il comprend également des frais de chèque sans provision pour votre client. Si vous n'en avez pas, QuickBooks crée un compte de revenu pour les frais de chèques retournés pour les frais.
L'importance d'enregistrer un chèque sans provision dans QuickBooks
Lorsqu'un chèque est encaissé, le solde affiché dans QuickBooks en ligne est surestimé puisque le chèque encaissé est présenté comme un acompte. Il est important que vous ajustiez immédiatement votre solde bancaire QuickBooks afin que le montant correct s'affiche. Vous devrez également fournir la preuve que le client vous doit toujours la facture originale et les frais que vous facturez pour les chèques retournés.
L'enregistrement d'un chèque est compliqué et comporte plusieurs étapes. Il existe plusieurs façons d'enregistrer un chèque encaissé. Cependant, nous allons présenter ce que nous pensons être le moyen le plus efficace de le faire, tout en conservant un itinéraire papier et en simplifiant au maximum le rapprochement de vos activités bancaires QuickBooks.
Comment éviter les chèques sans provision
Les consommateurs peuvent réduire le nombre de chèques qu'ils écrivent en suivant leur solde, en utilisant un système unique dans lequel chaque débit et dépôt est instantanément enregistré dans un registre de chèques, ou en surveillant de près leurs comptes courants à l'aide des services bancaires en ligne. .
Les consommateurs peuvent également recharger un compte d'épargne et le lier à leur compte courant pour couvrir les découverts. Alternativement, les consommateurs peuvent écrire moins de chèques ou utiliser des espèces, des cartes de débit, des paiements en ligne instantanés comme des portefeuilles mobiles, PayPal, etc. pour des dépenses discrétionnaires.
Lois sur les chèques sans provision
Écrire un chèque sans provision peut entraîner des sanctions pénales importantes. Pour éviter ces conséquences, il est important de savoir que la rédaction d'un chèque sans provision comporte des actions en justice et des contre-mesures que vous pouvez prendre.
Genre de délit
L'écriture d'un chèque sans provision se produit lorsqu'une personne écrit intentionnellement un chèque d'un montant dont elle sait qu'il n'est pas disponible sur le compte bancaire pour lequel le chèque a été émis. Dans certains cas, un chèque doit être libellé sur un compte déjà fermé. Dans d'autres cas, vous devrez rédiger un chèque d'un montant supérieur au solde de ce compte, déposer le chèque dans un autre compte et retirer les fonds avant que le chèque puisse être encaissé.
Dans certains cas, une personne rédigera un chèque pour de l'argent qui n'est pas disponible mais estime qu'un futur dépôt qui sera effectué dans quelques jours pourra le couvrir.
De nombreux États n'en feront pas un crime ou ne licencieront pas quelqu'un si le chèque est payé dans quelques jours, généralement dix, après que votre banque vous a informé de l'insuffisance de fonds. Cependant, les personnes qui utilisent ce procédé peuvent se mettre dans une situation précaire si elles oublient de faire le dépôt ou ignorent une communication reçue de la banque.
De nombreux États ont des définitions vagues de l'élément de savoir que le compte est à court de fonds. La loi suppose qu'une personne agit comme une personne raisonnable, vérifie les déclarations et sait activement combien se trouve sur un compte. En conséquence, dans de nombreux États, une personne n'a pas besoin de connaître le montant exact de son compte pour que le gouvernement montre que le défendeur "savait" qu'il avait fait un chèque sans provision.
Pénalités criminelles
La sévérité de la condamnation pour ce crime dépend de la façon dont le crime est défini dans la loi de l'État. Dans certains cas, cela peut avoir des implications civiles et pénales. Dans d'autres cas, il ne peut y avoir que des sanctions civiles. À New York, une personne pourrait encourir une peine de prison pouvant aller jusqu'à trois mois et une amende pouvant aller jusqu'à 750 dollars en fonction de la valeur nominale du chèque.
En Californie, une personne peut rester en prison jusqu'à un an si elle est reconnue coupable du crime. Au Texas, les sanctions sont particulièrement sévères lorsqu'il est considéré comme une infraction pénale d'écrire un chèque sans provision. Une personne peut encourir de 180 jours à deux ans de prison d'État et être condamnée à une amende pouvant aller jusqu'à 10,000 XNUMX dollars.
Certains États ont des dommages-intérêts triples ou triples, de sorte qu'une personne doit payer trois fois la valeur nominale du chèque, sous réserve de certains paiements minimum ou maximum.
Responsabilité civile
En plus des conséquences pénales possibles, une personne peut également être punie en vertu du droit civil. La banque ou la personne qui a reçu le chèque sans provision peut intenter une action en justice civile. Le défendeur peut être invité à payer le verdict, qui peut inclure les frais de justice et les frais juridiques.
Amendes
Les encaisseurs de chèques peuvent avoir à payer des frais élevés. De nombreuses banques facturent entre 25 $ et 35 $ pour les chèques. Ces frais sont appliqués à chaque chèque encaissé. Les banques ont généralement la possibilité de traiter les transactions dans un ordre spécifique tant qu'elles suivent les procédures définies dans leur accord client.
Cela signifie qu'ils peuvent traiter tous les frais avant que les crédits n'arrivent le même jour. Même si une personne effectue un dépôt, il peut y avoir des frais supplémentaires pour chaque transaction que la banque compense avant que le dépôt ne soit traité. Cela peut ne pas suffire à ramener le compte au noir, compte tenu de tous les frais supplémentaires.
Autres conséquences
Si une personne encaisse des chèques à plusieurs reprises, la banque peut décider de fermer le compte. Cela peut créer des obstacles et des défis lors du paiement des prestations publiques sur ce chèque ou du paiement automatique du salaire d'une personne.
Certaines entreprises signalent des habitudes de rédaction de chèques et partagent ces informations avec les banques et les détaillants. Par conséquent, un détaillant peut refuser d'accepter un chèque de quelqu'un qui n'a même pas encaissé un chèque auprès de cette entreprise en particulier. Cela peut également entraîner le rejet de futurs comptes. Le rapport de solvabilité d'un individu peut montrer des signes d'une lettre de chèque sans provision si le chèque est encaissé.
Une personne peut conserver un casier judiciaire sur la base de ces allégations qu'il peut suivre pour le reste de sa vie. En outre, vous pouvez vous voir refuser un certain emploi en raison d'un crime ou d'une mauvaise solvabilité.
Conseils juridiques
Les personnes accusées d'avoir fait des chèques peuvent s'adresser à un avocat de la défense pénale pour lui expliquer les droits de l'accusé et les accusations portées contre lui. Un avocat peut aider à formuler une défense en fonction des circonstances particulières de l'affaire et poursuivre des accusations réduites ou rejetées.
Recouvrement de chèque sans provision
Selon le cabinet d'avocats Brown & Joseph, si la banque dit avoir reçu un chèque, appelez le client. Si vous n'êtes pas un client régulier, veuillez utiliser le numéro de téléphone sur le chèque, si disponible. Dites-leur que le chèque a été encaissé et demandez-leur s'ils peuvent le retourner avec un mandat, de l'argent comptant ou carte de crédit par téléphone. Vous pouvez également leur demander de payer les frais de chèque ajoutés par la banque.
Vous devriez également vérifier auprès de la banque, Groupon recommande. Peut-être que la banque a fait une erreur ou que vous avez déposé le chèque avant que le client ne dépose l'argent. N'essayez pas de le renvoyer, sauf si vous êtes sûr que l'argent est là ou que la banque peut vous facturer d'autres frais de chèque.
C'est aussi une bonne idée d'appeler votre avocat et de voir quelles lois s'appliquent dans votre état. Par exemple, le site Web du procureur général de Californie indique que vous devez envoyer une « lettre de demande » par courrier certifié à l'auteur du chèque dans cet État avant de pouvoir engager une action en justice. Les lois des États sur les chèques sans provision dictent également le montant que vous pouvez percevoir si vous allez au tribunal et gagnez. Dans de nombreux États, il est trois fois le montant du chèque.
Action en justice contre les chèques sans provision
Si le client refuse de payer ou est introuvable, vous devez aller plus loin. Vous avez plusieurs options.
- Contactez le procureur. Certains États ont un programme de remboursement des chèques sans provision dans lequel le bureau de l'AD demande à quelqu'un de contacter l'auteur du chèque et de lui demander de payer. Une lettre sur papier à en-tête officiel du gouvernement peut suffire à inciter quelqu'un à cracher de l'argent.
- Passez par une agence de recouvrement de créances. Même si le client vous cible, les agences de recouvrement ont les ressources et les compétences pour trouver des personnes. Cependant, vous devez payer pour le service.
- Utilisez un service de recouvrement de chèques. Ces organismes surveillent le compte et réinsèrent le chèque dès que les fonds sont suffisants.
- Amenez votre client au tribunal lorsqu'il refuse de comprendre les choses. Selon la taille du chèque, vous pourrez peut-être vous adresser à la cour des petites créances où vous n'avez pas besoin et ne pouvez pas engager un avocat. Même si l'écrivain n'était pas disposé à vous arnaquer, vous pouvez être payé s'il ne paie pas.
- Il est important de conserver tous les documents dans le dossier jusqu'à ce qu'ils soient résolus. Conservez le chèque, une copie de la lettre certifiée que vous avez envoyée, le relevé bancaire indiquant les frais pour les chèques et les autres documents pertinents.
Exemple de lettre de chèque sans provision
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