Si vous avez une pile de factures et de relevés qui s'accumulent chez vous, vous ne savez peut-être pas ce qui doit être conservé et ce qui peut être détruit. Vous devez normalement avoir accès aux relevés bancaires pendant au moins trois ans. Dans certaines circonstances, vous pourriez en avoir besoin jusqu'à sept ans. Lisez cet article pour en savoir plus sur la durée de conservation des relevés bancaires et des chèques annulés, après le décès et à des fins fiscales.
Combien de temps faut-il conserver les relevés bancaires
Conservez vos relevés bancaires mensuels pendant au moins un an si vous n'avez pas choisi de ne plus les recevoir par la poste. Si vous avez uniquement accès à votre compte en ligne, vérifiez les dépôts et les retraits mensuels pour vous assurer qu'ils sont exacts. Vous pouvez également entrer vos revenus et vos dépenses dans un tableur ou un outil de comptabilité si vous êtes doué pour la saisie de données.
Tout ce qui documente une déduction fiscale doit être conservé pendant au moins trois ans après l'année initiale, après quoi il est sécuritaire de déchiqueter et d'éliminer le papier. Bien qu'il conserve le potentiel de le faire, l'IRS affirme qu'il remonte rarement plus loin que cela dans les audits.
Si vous avez un compte en ligne, vous pouvez y archiver les documents ou en obtenir une copie directement auprès de la banque ou de l'institution financière.
Quand devriez-vous conserver les relevés bancaires plus longtemps ?
En raison du temps dont dispose l'agence pour vous auditer, l'IRS peut vous conseiller de conserver les dossiers pendant plus de trois ans dans des circonstances particulières.
- Si vous payez une taxe sur l'emploi, vous devez conserver les registres pendant quatre ans après le jour où la taxe est due ou lorsque vous la payez, selon la première éventualité.
- L'IRS peut vous auditer à tout moment pendant une période de six ans si le revenu n'est pas divulgué et qu'il représente plus de 25 % de votre revenu brut, ou si l'IRS a des raisons de soupçonner que c'est le cas.
- Vous devez conserver vos dossiers pendant sept ans si vous déclarez une perte en capital résultant de créances douteuses ou de titres sans valeur.
Vous n'aurez probablement pas à vous soucier de la conservation des relevés bancaires pendant plus de trois ans si vos impôts sont simples et que vous les avez déposés correctement. Cependant, c'est une bonne idée de vous assurer que vous pouvez accéder à vos comptes pendant sept ans si vous avez des finances plus complexes, y compris des investissements.
Combien de temps conserver les relevés bancaires après le décès
Il est très important de savoir combien de temps conserver des relevés bancaires après la mort. Il y a beaucoup de choses à faire après le décès d'un être cher. Comment gardez-vous une trace de tout, de la planification des funérailles au deuil de la perte ? il peut y avoir des experts qui peuvent vous conseiller et vous soutenir pendant que vous planifiez si vous choisissez un service virtuel.
Comment gérer la paperasserie financière est une activité que les gens ont souvent tendance à oublier. Vous devez comprendre comment gérer ces documents en toute sécurité et en toute sécurité à l'ère moderne du vol d'identité. Vous n'avez pas besoin de conserver vos relevés de compte courant et d'épargne aussi longtemps que vous pourriez l'imaginer. En fait, garder ces informations à portée de main plus longtemps que nécessaire peut faire de vous une cible d'usurpation d'identité.
L'Internal Revenue Service (IRS) stipule qu'un audit a un délai de prescription de trois ans. Par conséquent, vous devez conserver les relevés bancaires de votre proche décédé pendant au moins trois ans.
La norme générale est de les conserver pendant sept ans au maximum. À part les dossiers fiscaux, il n'y a pas grand-chose d'autre que vous devriez conserver pendant un certain temps. Il est temps de déchiqueter ces dossiers si vous réglez des dettes et fermez des comptes.
Vous devez conserver tous les autres dossiers pendant au moins trois ans après le décès d'une personne ou trois ans après le dépôt de toute déclaration de revenus, selon la date la plus tardive, à l'exception des certificats de naissance, de décès, de mariage et de divorce, que vous devez conserver pour toujours. .
Combien de temps devez-vous conserver les relevés bancaires à des fins fiscales
Il est essentiel de comprendre combien de temps vous devez garder bank déclarations à des fins fiscales. Si vous déposez une demande de crédit ou de remboursement après avoir produit votre déclaration, conservez vos dossiers pendant 3 ans à compter de la date de production de votre déclaration initiale ou 2 ans à compter du jour où vous avez payé la taxe, selon la première éventualité.
Combien de temps devez-vous conserver les relevés bancaires et les chèques annulés
Il est essentiel de comprendre combien de temps vous devez conserver les relevés bancaires et les chèques annulés. Dans la plupart des cas, une banque est tenue de conserver les chèques annulés ou une copie ou une reproduction de ceux-ci pendant cinq ans si elle ne les restitue pas à ses clients. Il existe quelques exclusions, par exemple pour certains types de chèques d'une valeur de 100 $ ou moins.
Tout chèque annulé doit vous être envoyé par la banque dans un délai raisonnable après que vous l'ayez demandé. Pour ce service, la banque peut facturer des frais.
Pourquoi devriez-vous conserver les relevés bancaires ?
L'Internal Revenue Service peut exiger la documentation d'un élément de revenu, de déduction ou de crédit, ce qui est l'une des principales raisons pour lesquelles vous avez besoin de relevés bancaires.
Pour retours d'impôts, l'IRS a un délai de prescription qui établit un délai pour déposer une modification, demander un remboursement ou demander un crédit. De plus, le temps dont dispose l'IRS pour facturer plus d'impôts est limité par le délai de prescription.
Le délai de trois ans de l'IRS chevauchera fréquemment le délai de prescription de votre état, bien qu'il puisse y avoir des exceptions locales. Pour vérifier que vos relevés sont disponibles pendant la période d'audit, vérifiez la législation de votre état.
Vous ne pourrez peut-être pas démontrer que vous avez droit à un crédit ou à un remboursement si vous devez modifier votre déclaration de revenus pour faire cette demande, mais vous ne pouvez pas accéder à vos relevés bancaires. De plus, si l'IRS impose une taxe supplémentaire que vous savez que vous ne devez pas, vous devrez peut-être fournir vos relevés bancaires comme preuve.
Autres raisons de conserver les relevés bancaires
Conservez les relevés bancaires des prêteurs potentiels, des propriétaires et des autres personnes avec lesquelles vous souhaitez faire affaire à l'avenir. Ils pourraient demander à consulter vos relevés bancaires pour confirmer vos revenus tout en décidant si vous pouvez vous permettre les remboursements d'un prêt, d'un bien locatif ou de quoi que ce soit d'autre.
Dans le cas où quelqu'un prétend que vous lui devez de l'argent, vous pouvez utiliser des relevés bancaires pour prouver les transactions en utilisant une carte de débit, un chèque ou un virement bancaire. De plus, si vous avez besoin d'utiliser une garantie de produit ou de faire une réclamation d'assurance, vous pouvez utiliser un relevé bancaire pour montrer que vous avez acheté les choses en question.
Pourquoi peut-il être judicieux de conserver les relevés bancaires ?
Lorsque vous payez vos impôts, les relevés bancaires, de carte de crédit et de compte de placement sont une mine d'or d'informations. Utilisez vos affirmations pour accomplir ce qui suit :
- Gardez une trace des dépôts de paie afin de pouvoir les comparer aux revenus indiqués sur votre W-2
- Si vous travaillez occasionnellement en tant qu'entrepreneur indépendant ou possédez votre propre entreprise, vous devez confirmer vos revenus 1099.
- Gardez une trace de vos versements hypothécaires, de vos frais de scolarité et de vos prêts étudiants, ainsi que de vos contributions philanthropiques.
- Incluez des informations sur les gains et les pertes de placement ainsi que sur les cotisations et les retraits des comptes de retraite.
- Gardez une trace de toutes les dépenses de l'entreprise.
- Vous devez analyser vos relevés régulièrement tout au long de l'année en plus d'une fois par an au moment des impôts.
- Votre relevé mensuel offre une comptabilité complète de vos activités et peut révéler des transactions que vous aviez précédemment manquées, même si vous pouvez vérifier régulièrement vos transactions en ligne ou via une application mobile.
- Vérifiez les erreurs : Vérifiez que tous vos dépôts prévus ont été crédités et qu'il n'y a pas de transactions étranges ou inexactes qui pourraient indiquer une fraude.
Contactez immédiatement votre banque ou votre fournisseur de carte de crédit et déposez un rapport si vous découvrez des écarts ou des preuves de fraude possible. Conservez tous les commentaires pertinents jusqu'à ce qu'ils résolvent le problème.
Déchiquetage de documents
Si vous ne réservez pas de temps pour organiser vos dossiers, il pourrait sembler plus facile de les conserver pour toujours. Mais ce n'est pas une bonne idée, principalement parce qu'ils pourraient tomber entre les mains d'usurpateurs d'identité.
Vous devez détruire les documents suivants :
- Les relevés de cartes de crédit doivent être conservés pendant 60 jours à moins qu'ils ne montrent des dépenses liées à l'impôt. Conservez-les pendant au moins trois ans dans certaines situations.
- Bulletins de paie : une fois par an, comparez-les à votre W-2, puis détruisez-les.
- Factures de services publics : conservez-les pendant un an au maximum.
- Les déclarations de revenus et les reçus fiscaux doivent être conservés pendant au moins trois ans, tout comme les factures de carte de crédit liées aux impôts.
- Lorsque vous achetez de nouvelles polices d'assurance habitation et automobile, détruisez les anciennes.
- Lorsque vous vendez la maison, détruisez tous les relevés hypothécaires et les documents de rénovation domiciliaire.
Comment détruire vos documents
Assurez-vous de bien déchiqueter vos relevés bancaires lorsque vient le temps de vous en débarrasser. Le simple fait de les couper en deux ne dissuadera pas les voleurs d'identité de rassembler vos informations personnelles. Les déchiqueteuses modernes sont compactes, portables et abordables.
Vous pouvez obtenir des services de déchiquetage si votre volume de papier est assez important. Sur demande, plusieurs banques proposent le déchiquetage gratuit des relevés.
Organisation des relevés bancaires et autres documents
Il peut être simple d'obtenir des informations si et quand vous en avez besoin si vous avez un système en place pour stocker et suivre vos relevés.
Déclarations papier
Vous aurez besoin d'espace si vous souhaitez conserver des années de relevés physiques dans vos dossiers. Pour les documents papier, tenez compte des conseils suivants en matière de tenue de documents :
- Obtenez un classeur spécial pour vos dossiers financiers.
- Triez les documents par année.
- Triez les documents en différentes catégories (relevés bancaires personnels, relevés bancaires professionnels, relevés de placement, relevés de carte de crédit, etc.).
- Triez-les par ordre chronologique afin de trouver rapidement ce dont vous avez besoin.
- Conservez les documents les plus importants dans un coffre-fort ignifuge.
Relevés électroniques
Vous pouvez décider de conserver des enregistrements virtuels car les relevés électroniques sont de plus en plus répandus. Mais si vous choisissez de le faire et de les conserver sur un seul appareil, vous risquez de perdre des données en cas de dysfonctionnement, d'égarement ou de prise de l'appareil. Pensez à sauvegarder vos données sur un périphérique de stockage secondaire sécurisé ou dans un environnement cloud sécurisé.
Pour savoir combien de temps votre banque conserve les relevés, vous pouvez également utiliser les relevés numériques. De cette façon, vous pouvez obtenir des relevés chaque fois que vous en avez besoin. La possibilité de lire, de télécharger et d'imprimer des relevés de quelques années est souvent fournie par les banques via les services bancaires en ligne. Vous pouvez généralement obtenir un relevé si vous en avez besoin d'un qui n'est pas en ligne mais qui est toujours dans le délai de conservation des dossiers par votre banque. Avant d'emprunter cette voie, assurez-vous d'examiner les délais et les coûts, car ils peuvent différer selon l'institution et le type de compte.
Combien de temps devez-vous conserver les relevés de carte de crédit ?
Si vous utilisez une carte de crédit à des fins professionnelles, assurez-vous que vous pouvez accéder aux dossiers pendant au moins trois ans afin de pouvoir les utiliser comme documentation pour vos déclarations de revenus si nécessaire.
Pour confirmer les frais qui vous ont été facturés, les services que vous avez payés, les dépenses de l'entreprise, les dons de bienfaisance ou si vous contestez un paiement de prêt à temps, il est conseillé de conserver les relevés de carte de crédit personnels pendant une année complète.
Vaut-il la peine de conserver les anciens relevés bancaires ?
Si jamais vous êtes audité par l'IRS et que vous avez besoin d'examiner les données d'une déclaration de revenus antérieure, il vaut la peine de conserver les anciens relevés bancaires. En ce qui concerne les déclarations soumises au cours des trois à six années précédentes, l'IRS pourrait se renseigner.
Puis-je obtenir un relevé bancaire d'il y a 10 ans ?
Vous pouvez obtenir des copies de vos déclarations au-delà de ce qui est en ligne et remontant à sept ans. Vous recevrez gratuitement une copie en ligne de votre déclaration. Si vous avez déjà Banque en direct, vous pouvez vous connecter et choisir Relevés et documents dans l'onglet Comptes.
Pourquoi ont-ils besoin de 3 mois de relevés bancaires ?
Ils pourraient vous demander des relevés bancaires pour trois mois consécutifs afin de s'assurer que vous pouvez vous permettre d'éventuels remboursements de prêt pendant que vous développez votre entreprise. Ces relevés doivent être récents – datant de moins de trois mois – et doivent contenir des informations sur les transactions de l'année précédente.
Combien de temps devez-vous conserver les relevés Visa ?
L'IRS affirme qu'il vérifie généralement les déclarations qui ont été soumises au cours des trois dernières années. Cependant, il ne couvre généralement que les six dernières années. Dans les deux cas, il peut être judicieux d'économiser sur les relevés de carte de crédit qui incluent la documentation des déductions pendant six ans après le dépôt de votre déclaration de revenus.
Est-il nécessaire de conserver vos états financiers ?
Même si vous ne conservez pas de copies de vos propres déclarations, vous pouvez toujours obtenir des copies des déclarations que vous avez faites dans le passé. Votre institution financière peut être en mesure de vous fournir des copies de relevés antérieurs sur demande, car elle conserve les informations dans son système pendant plusieurs années. En contactant votre banque ou l'émetteur de votre carte de crédit, vous pouvez également demander des versions plus anciennes des relevés que vous recevez généralement par courrier, parfois moyennant des frais.
C'est une bonne idée d'effectuer des recherches sur les politiques de votre banque, car la période pendant laquelle votre institution financière conservera ces documents et les mettra à votre disposition varie. Par exemple, certains fournisseurs de cartes de crédit n'offrent que des relevés en ligne pour les 12 mois précédents ; pour acquérir des enregistrements plus anciens, vous devrez peut-être déployer des efforts supplémentaires, payer pour ceux qui manquent ou attendre quelques jours ou semaines.
Certaines institutions financières conservent les relevés de compte pour les comptes chèques, de dépôt, hypothécaires, fiduciaires et de placement gérés jusqu'à sept ans. Cinq ans est le terme typique pour les autres institutions financières.
Vous voudrez peut-être conserver vos propres copies papier ou numériques de vos états financiers plutôt que de dépendre de la banque pour le faire si vous les avez utilisées pour étayer les informations de vos déclarations de revenus. En faisant cela, vous pouvez garantir que vous aurez ces dossiers sous la main pendant les sept années complètes. Vous aurez toujours accès à ces connaissances et pourrez les consulter sans avoir à les rechercher en ligne.
Lorsque vous en avez terminé, assurez-vous de détruire les copies papier et de supprimer entièrement les versions électroniques (y compris les sauvegardes). Les logiciels gratuits pour Mac et Windows peuvent aider à garantir que personne ne pourra jamais récupérer ces fichiers.
Quels documents doivent être conservés pendant sept ans ?
Si vous soumettez une demande de déduction pour créances irrécouvrables ou une perte de titres sans valeur, conservez les dossiers pendant sept ans. Lorsque vous omettez de soumettre un revenu que vous auriez dû déclarer et qu'il représente plus de 25 % du revenu brut indiqué sur votre déclaration, conservez vos dossiers pendant six ans. Si vous ne soumettez pas de déclaration, conservez les dossiers aussi longtemps que nécessaire.
Quels documents dois-je sauvegarder et lesquels dois-je supprimer ?
Déclarations d'impôts et documents connexes (à conserver pendant au moins trois ans, mais idéalement jusqu'à sept) Fiches de paie (à conserver pendant au moins six mois, mais idéalement jusqu'à un an) Dossiers de sécurité sociale (conserver des copies à jour) Relevés de fin d'année pour caisses de retraite (conservez des copies à jour)
Réflexions finales
Vous pouvez trouver des informations succinctes et détaillées sur ce qui se passe avec vos comptes dans les relevés bancaires et de carte de crédit que vous recevez. Il peut également être crucial d'avoir des documents à l'appui pour étayer vos réclamations si elles remettent en question votre situation financière. Vous pouvez identifier les fraudes et autres anomalies, comme une facture étonnamment élevée, en examinant les relevés. Conservez-les aussi longtemps que nécessaire pour faciliter la préparation des déclarations de revenus ou le règlement de fraudes ou de litiges. Si vous avez utilisé vos déclarations pour étayer des faits dans votre déclaration de revenus, conservez vos fichiers en sécurité pendant au moins sept ans.
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Bibliographie
