Les employés de toute entreprise peuvent engager des dépenses professionnelles qu'ils doivent payer de leur poche. Cela comprend tout, depuis les frais de déplacement et les déjeuners des clients jusqu'aux fournitures de bureau et à l'équipement technologique. Les employés déposeront une note de frais pour demander le remboursement de tout montant qu'ils ont payé parce que ces dépenses sont engagées au nom de l'entreprise. Cet article vous apprendra tout ce que vous devez savoir sur les rapports de synthèse des dépenses, y compris ce qu'ils contiennent, pourquoi ils sont nécessaires et, surtout, comment remplir ce rapport à l'aide d'un logiciel et d'un modèle.
Une note de frais est une liste catégorisée et détaillée des dépenses engagées au nom de l'organisation. Ce rapport aide l'employeur ou l'équipe financière à déterminer combien d'argent a été dépensé, ce qui a été acheté et quelle part du coût est remboursée. Les avantages des notes de frais ne se limitent toutefois pas aux demandes de remboursement. Ils permettent également aux entreprises de produire plus facilement des déclarations de revenus, de demander des déductions fiscales et de réaliser des audits.
Qu'est-ce qu'une note de frais ?
Lorsqu'un employé demande le remboursement de dépenses de l'entreprise qu'il a payées avec son propre argent, ces dépenses sont décrites sur un document papier ou numérique appelé note de frais. Ces dépenses sont généralement classées par catégories, telles que les fournitures de bureau, les déjeuners ou le kilométrage. Ils sont en outre détaillés afin que plusieurs entités et leurs frais soient répertoriés. Cela permet des audits plus granulaires pendant le processus d'approbation plutôt que de simplement indiquer le montant global des dépenses engagées. Les reçus associés à chaque transaction détaillée sont généralement inclus dans la note de frais.
Qu'est-ce qui est inclus dans un rapport récapitulatif des dépenses ?
Les notes de frais sont disponibles dans une variété de formats. Beaucoup sont cumulatifs, affichant les dépenses totales d'une entreprise ou d'un service sur une période spécifiée (un mois, un trimestre ou une année, par exemple). Les rapports de dépenses peuvent également être plus détaillés, décrivant les dépenses individuelles pour un employé ou un projet spécifique. Ces rapports consistent en :
- La date à laquelle la dépense a été payée
- Si la dépense peut être attribuée à un certain client ou projet.
Le bénéficiaire ou le vendeur à qui l'argent est allé - Le montant total payé, y compris les taxes, les commissions et les frais
- La catégorie ou le type de dépense
Les rapports peuvent inclure des notes concernant le montant global payé ou des éléments spécifiques, tels que la raison pour laquelle le coût a été engagé ou tout coût prévu ultérieur lié au même client ou projet, en plus de ces détails superficiels.
Pourquoi les notes de frais sont nécessaires
Les notes de frais sont importantes car elles permettent aux responsables de suivre les dépenses de l'entreprise ou d'un service ou d'une équipe spécifique, en particulier les coûts associés à un client ou à un projet spécifique.
En plus d'aider la direction, les notes de frais permettent aux employés d'être indemnisés pour les dépenses professionnelles remboursables telles que les voyages ou les réceptions de clients ou de clients potentiels.
Les notes de frais sont fréquemment utilisées aux fins suivantes :
- Suivi des dépenses du département et de l'entreprise ainsi que d'un flux de trésorerie global
- Déduire les dépenses du revenu brut pour calculer les bénéfices
- Payer les employés pour des dépenses professionnelles légitimes
- Suivi des dépenses associées à une gamme de produits, un projet particulier ou un client
Les notes de frais sont utilisées pour une variété d'objectifs par différentes entreprises. Les consultants et les avocats, par exemple, utilisent fréquemment ces rapports pour suivre les dépenses liées à un certain client, tandis que les entreprises de fabrication gèrent les dépenses liées à des gammes de produits spécifiques. Ils sont utilisés par les commerciaux pour déclarer et se faire rembourser les frais de déplacement et de représentation.
Qu'est-ce qu'un rapport de dépenses mensuel ?
Les notes de frais sont généralement émises sur une base mensuelle, trimestrielle ou annuelle. Une note de frais mensuelle répertorie tous les achats nécessaires effectués par une entreprise au cours du mois.
Pour déduire les dépenses des impôts d'une entreprise, un rapport de dépenses annuel est fréquemment utilisé. Un rapport de dépenses mensuel serait donc utilisé à des fins supplémentaires, telles que déterminer si les dépenses d'une entreprise respectent son budget. Un rapport de dépenses mensuel peut être utilisé pour déterminer comment les coûts peuvent être réduits ou éliminés pour augmenter les bénéfices en période de difficultés financières.
Qu'est-ce qui est considéré comme une dépense ?
Chaque fois qu'un représentant d'entreprise dépense de l'argent pour un objectif commercial, cela est considéré comme une dépense. Il peut s'agir d'obtenir un équipement, un service ou autre chose. Cependant, la dépense doit être une dépense légitime de l'entreprise, en particulier dans le cas des employés demandant un remboursement. Plusieurs entreprises ont des lois strictes à ce sujet, par conséquent, les employés doivent être au courant de ces politiques avant de soumettre des dépenses.
Logiciel de notes de frais
Les entreprises peuvent gérer et suivre plus facilement les "T&E" ou "déplacements et dépenses d'affaires" grâce à l'utilisation d'un logiciel de notes de frais. Un logiciel de gestion des dépenses peut améliorer le respect des normes de dépenses de l'entreprise et aider les entreprises à budgétiser et à prévoir les dépenses futures en augmentant la visibilité des dépenses des employés.
Voici une liste des meilleurs logiciels de rapport de synthèse des dépenses :
#1. Livres frais
FreshBooks est un outil de comptabilité en ligne conçu pour les petites entreprises. De plus, FreshBooks sert un large éventail d'entreprises, y compris le marketing, le conseil juridique et commercial, les métiers et les services à domicile, et les technologies de l'information (TI).
La facturation, le suivi des dépenses, le suivi du temps, les rapports et la gestion des paiements sont quelques-unes des fonctions les plus importantes de FreshBooks. Les utilisateurs peuvent personnaliser leurs factures, accepter des paiements en ligne et configurer des rappels de paiement automatiques. Les dépenses peuvent être suivies en reliant les reçus aux factures, en définissant les dépenses récurrentes et en photographiant les reçus.
#2. Concurrence SAP
Concur est une application logicielle cloud de gestion des dépenses et des voyages qui aide les cadres à gérer leurs frais de déplacement. Les responsables financiers peuvent suivre les dépenses et les flux de trésorerie liés aux voyages.
L'outil de voyage et de coûts de Concur facilite la réservation, l'approbation et le paiement des voyages. De plus, le logiciel automatise la collecte des données d'image des reçus et télécharge les rapports de dépenses pour approbation.
#3. Xéro
Xero est un système de comptabilité basé sur le cloud pour les petites entreprises et les entreprises en développement. De plus, Xero met en relation les petites entreprises avec des consultants de confiance et donne aux propriétaires un accès rapide à leur situation financière. Xero peut être accessible à partir de n'importe quel appareil disposant d'une connexion Internet active car il s'agit d'une solution basée sur le Web.
Les petites entreprises peuvent examiner leurs flux de trésorerie, leurs transactions et les détails de leur compte depuis n'importe quel endroit grâce aux capacités comptables sophistiquées de Xero. Les transactions bancaires sont toutes automatiquement importées et codées. Le paiement de factures en ligne aide à suivre les dépenses et à contrôler les factures dues, tout en renforçant les connexions avec les fournisseurs qui fournissent des produits commerciaux vitaux. Avec Xero, les dépenses personnelles peuvent également être contrôlées grâce à la visualisation mobile et à l'approbation de chaque reçu.
#4. Quickbooks en ligne
Les utilisateurs de QuickBooks en ligne peuvent télécharger et rapprocher les transactions par carte de crédit, permettant aux entreprises de gérer les feuilles de temps hebdomadaires et de suivre les dépôts bancaires.
En outre, Quickbooks Online est un logiciel de comptabilité basé sur le Web qui gère tous les aspects des finances d'une entreprise. La comptabilité, la paie, la gestion des factures, le rapprochement bancaire, le suivi des dépenses, les rapports financiers, la gestion fiscale et d'autres tâches peuvent toutes être gérées à l'aide du logiciel.
Comment remplir une note de frais
Le but fondamental de remplir une note de frais est d'identifier la ou les dépenses à inclure. Cela peut être basé sur le bénéficiaire, la catégorie de dépenses (type de dépenses) ou le projet ou le client auquel la dépense était liée. Ou cela peut être basé sur l'employé qui a engagé la dépense.
Une note de frais peut être créée de différentes manières.
- Identifiez les dépenses que vous souhaitez inclure dans votre rapport.
- Incluez les informations ci-dessus dans votre liste de dépenses qui répondent à vos critères.
- Additionnez toutes les dépenses de votre rapport.
- Ajoutez des notes concernant les dépenses engagées ou les totaux payés.
- La date, le numéro et le titre du rapport sont basés sur son contenu.
Comment créer une note de frais
Si vous utilisez un logiciel de comptabilité pour petite entreprise comme QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks, vous savez probablement que vous ne pouvez pas créer ou remplir une note de frais dans ces systèmes et des systèmes similaires.
Au lieu de cela, la majorité des progiciels de comptabilité des petites entreprises se sont associés à des applications de notes de frais tierces conçues expressément pour surveiller les dépenses et produire des notes de frais. Vous pouvez également utiliser un modèle Microsoft Excel ou l'un des modèles gratuits disponibles sur Internet.
Selon votre entreprise, le logiciel de comptabilité que vous utilisez et le degré d'automatisation que vous souhaitez que le processus soit, il existe plusieurs façons de préparer ou de remplir une note de frais. Quels que soient les outils que vous utilisez, le plus important est que vous en créiez un.
#1. Utilisez un modèle en ligne.
Un modèle de note de frais standard, comme celui fourni par Excel, est utilisé par de nombreuses petites entreprises. Les modèles Excel sont facilement téléchargeables et vous permettent de saisir les données des postes dans les colonnes appropriées, où elles seront calculées automatiquement.
Cette feuille de calcul Excel est très utile pour les petites entreprises qui souhaitent suivre leurs dépenses sans dépenser d'argent pour des logiciels supplémentaires.
Les catégories de dépenses professionnelles par défaut dans le modèle sont utiles et peuvent être facilement modifiées si nécessaire. Si vous avez des dépenses supplémentaires qui ne rentrent pas dans ces catégories, vous pouvez toujours ajouter une autre colonne.
Bien sûr, les informations du tableur doivent être saisies dans votre logiciel de comptabilité pour gérer les éventuels remboursements des employés et garantir que vos dépenses professionnelles sont exactes et à jour.
#2. Utiliser un logiciel de comptabilité.
Bien que les logiciels de comptabilité soient importants dans le processus de gestion des dépenses, la plupart des produits logiciels de comptabilité pour petites entreprises actuellement sur le marché n'incluent pas de fonctionnalité permettant aux utilisateurs de créer des notes de frais. Au lieu de cela, vous pouvez utiliser l'une des nombreuses applications de gestion des dépenses tierces créées spécifiquement à cet effet.
#3. Utilisez un logiciel de gestion des dépenses.
Certify s'intègre directement à QuickBooks Online, tandis qu'Abacus interagit avec QuickBooks Online, Sage et Xero.
ReceiptBank est un autre logiciel de gestion des dépenses à faible coût qui automatise l'ensemble du processus de génération de rapports. Même Zoho a une application de gestion des dépenses qui fonctionne en tandem avec Zoho Books.
L'avantage d'utiliser ce logiciel tiers est l'automatisation qu'il fournit au processus de préparation d'un rapport de dépenses.
Ces programmes sont destinés à accomplir les tâches suivantes :
- Reçus photographiques
- Réconcilier les coûts avec les institutions financières
- Générez automatiquement des notes de frais
- Acheminer vers la ou les personnes appropriées pour approbation
Modèle de note de frais
Un moyen simple de suivre les dépenses consiste à utiliser un modèle de note de frais. Mais, lorsque le montant des dépenses de votre organisation augmentera, vous souhaiterez passer à un logiciel de suivi des dépenses qui vous fera gagner du temps.
- Un modèle de rapport de dépenses Excel gratuit est disponible auprès de Microsoft Office.
- Ce journal de kilométrage pour Excel vous aide à suivre et à rembourser votre kilométrage.
- Vos dépenses de voyage sont suivies et additionnées à l'aide de ce modèle simple de note de frais imprimable.
- Un modèle de note de frais Word et PDF facile à utiliser
Comment rédigez-vous une note de frais de base ?
Comment créer une feuille de dépenses ?
- Choisissez un modèle ou un logiciel de suivi des dépenses.
- Au besoin, modifiez les colonnes et les catégories (telles que le loyer ou le kilométrage).
- Inclure les dépenses et les frais détaillés.
- Totalisez tout.
- Joignez ou enregistrez vos reçus pertinents.
- Envoyez le rapport par e-mail ou imprimez-le.
Quel est le processus des notes de frais ?
Comment préparer des notes de frais pour votre petite entreprise
- Établir une politique.
- Créez un modèle de suivi des dépenses.
- Conservez les reçus dans un endroit séparé.
- Vérifiez vos dépenses deux fois.
- Faites la somme de vos dépenses et de vos recettes.
- Approuvez rapidement les rapports et gérez les remboursements.
- 5 meilleures pratiques pour les notes de frais dans votre entreprise.
Qu'est-ce qu'un rapport de dépenses quotidien ?
Les employés peuvent suivre leurs dépenses à la fin de la journée à l'aide d'un formulaire de rapport de dépenses quotidien. Que vous gériez une petite équipe ou un grand bureau, un formulaire de rapport de dépenses quotidiennes sur votre site Web vous aidera à économiser du temps et de l'argent.
Qu'appelle-t-on une note de frais ?
Le formulaire connu sous le nom de rapport de dépenses détaille les coûts associés à la gestion d'une entreprise. Une petite entreprise peut demander des notes de frais à ses employés pour les dédommager de dépenses professionnelles telles que l'essence ou la nourriture.
A quoi servent les notes de frais ?
Ce rapport aide l'employeur ou l'équipe financière à déterminer combien d'argent a été dépensé, ce qui a été acheté et quelle part du coût est remboursée.
Quelle est l'importance d'une note de frais ?
Les notes de frais sont essentielles pour comprendre la situation financière de votre entreprise. Les rapports de dépenses révèlent combien d'argent est dépensé dans l'ensemble de l'entreprise, d'un département ou d'un projet. Les employés peuvent également les utiliser pour se faire rembourser des dépenses liées à l'entreprise.
Conclusion
Pour bien comprendre les finances de votre entreprise, vous devez d'abord comprendre comment votre argent est dépensé. Les notes de frais facilitent le suivi de tous les fonds entrants. Ces rapports peuvent vous fournir une vue précise de la somme d'argent dépensée au sein de votre entreprise. Pour vous assurer que vos dossiers sont corrects, vous devez d'abord comprendre ce que sont les notes de frais, comment elles sont utilisées, ce qu'elles contiennent et pourquoi elles sont cruciales.
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Bibliographie
