Cela peut prendre beaucoup de temps et d'efforts pour bien comprendre les réglementations régissant les demandes de remboursement. Les notes de frais sont l'un des aspects les plus ennuyeux de l'emploi en raison de la difficulté de devoir payer les dépenses de sa poche, de remplir des papiers et de garder une trace des reçus pertinents. Cependant, le processus de soumission d'un rapport de dépenses est ennuyeux non seulement pour les travailleurs mais aussi pour la direction. Les employeurs doivent tenir compte des preuves de paiement qu'ils doivent conserver, de la manière de les conserver, de les rendre accessibles lors du paiement des impôts et de l'endroit où les conserver. Cette idée est généralement droite. Un employé engage une dépense d'entreprise pendant qu'il agit dans le cadre de son emploi et l'employeur la rembourse. Mais précisément comment faire des notes de frais et quelle est la meilleure application de notes de frais ? Comment saisir les reçus de dépenses en ligne dans Express et Quickbooks ?
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Qu'est-ce qu'un reçu de dépenses ?
Un reçu de dépenses pour entreprise est un reçu pour un achat effectué par un employé ou un entrepreneur dans le cadre de la prestation de services pour une entreprise. Lorsqu'un employé ou un sous-traitant soumet une note de frais pour remboursement, il doit inclure tous les reçus pertinents comme preuve d'achat.
Pour capturer ou récupérer le coût de tout achat effectué au travail, comme les voyages d'affaires, les fournitures de bureau ou l'équipement à utiliser lors d'une réunion avec un client, vous aurez essentiellement besoin d'un reçu de dépenses. On s'attend généralement à ce que les employés soumettent ces reçus de dépenses avec une note de frais qui est traitée régulièrement afin que les employeurs remboursent les frais encourus.
Avec l'aide d'applications qui vous permettent de prendre un instantané du reçu à l'aide d'un téléphone avec appareil photo, les programmes de voyage et de frais plus récents permettent de traiter les reçus de frais de manière considérablement plus simple. La technologie OCR (reconnaissance optique de caractères) peut être utilisée par l'application pour extraire des informations importantes de l'image. Ils comprendront l'heure, la somme, le % de TVA, le nom ainsi que l'adresse du commerçant. L'employé peut être en mesure de télécharger la photo comme preuve dans des solutions moins sophistiquées, mais il peut toujours avoir à remplir le formulaire numérique à la main.
Les employeurs vérifient que les dépenses réclamées correspondent aux coûts autorisés en examinant les reçus de dépenses. Les organisations ont souvent des politiques de coûts qui précisent ce que les employés peuvent réclamer, combien ils sont autorisés à dépenser et quels fournisseurs ils sont autorisés à utiliser. Ces reçus seront examinés par le service des dépenses d'une grande entreprise pour s'assurer de leur conformité.
Fonctionnement des reçus de dépenses
L'équipe des finances ou des ressources humaines peut être chargée d'examiner les reçus de dépenses dans les petites entreprises. Plusieurs grandes entreprises utilisent des solutions numériques de gestion des coûts pour accélérer le processus fastidieux, y compris les approbations automatiques pour certains produits et la possibilité pour les responsables d'évaluer et d'autoriser les réclamations en ligne ou via des applications mobiles.
Les reçus de dépenses d'entreprise sont plus qu'une simple preuve que l'employeur remboursera la dépense. Ils sont également tenus par les autorités fiscales (HMRC, IRS, etc.) de confirmer que l'entreprise s'est conformée à toutes les lois fiscales régissant les dépenses d'entreprise.
Les employeurs peuvent améliorer l'exactitude des notes de frais de leurs employés en simplifiant la soumission directe des reçus. Par exemple, il y a moins de chances qu'un employé égare le reçu, ne le réclame pas ou le demande peut-être des mois plus tard s'il peut soumettre une image de téléphone portable du paiement des rafraîchissements lors d'une réunion avec un client dans un café-bar du complexe alors qu'il 'attendons les boissons. Les meilleurs logiciels de réservation et de gestion des dépenses touristiques incluent une fonctionnalité de réservation de voyage, permettant aux utilisateurs de planifier, de réserver et de créer des billets pour le voyage et l'hébergement.
Les employeurs pourraient bénéficier de plusieurs façons d'un traitement plus rapide et plus précis des justificatifs de dépenses. Lorsque l'OCR est utilisé pour enregistrer automatiquement les chiffres au lieu de demander à l'employé de saisir à nouveau les données, cela conduit à la soumission précise d'un plus grand nombre de demandes. L'employé obtient plus de commodité en permettant la soumission des dépenses ligne par ligne, ce qui permet le téléchargement des reçus dès que la charge est engagée. Au lieu de recevoir un petit choc à la fin de l'année lorsque le personnel finit par saisir un arriéré de reçus de dépenses, les entreprises peuvent suivre les dépenses en temps réel.
Ai-je besoin de reçus pour les dépenses ?
Toutes les entreprises doivent documenter tous les coûts de plus de 75 $ par écrit pour soumission à l'Internal Revenue Service. L'absence de reçu pour ces frais est généralement mal vue. Même si un reçu n'est pas requis, c'est toujours une bonne idée de documenter tous les paiements que vous effectuez. Tout type de documentation écrite, comme un journal, une feuille de calcul ou un journal informatique, suffira.
Quels reçus sont requis pour les notes de frais ?
Contrairement aux achats, les dépenses sont l'argent dépensé pour gérer votre entreprise. Fournissez une description de l'article que vous achetez ou des services que vous recevez, la date à laquelle vous effectuez les dépenses ainsi que le montant que vous payez pour prouver que vous dépensez l'argent pour des besoins commerciaux légitimes.
Quels sont les 4 types de dépenses ?
Alors que toutes les dépenses ont un impact sur vos états financiers, elles ont le plus d'impact sur votre compte de résultat. Les dépenses sont réparties en cinq catégories sur l'état des revenus, y compris ;
- Dépenses financières
- Coût des marchandises vendues
- Frais d'exploitation
- Dépenses hors exploitation
- Dépenses extraordinaires
Quels sont les trois types de reçus ?
Un reçu est un document attestant d'une transaction; il sert de preuve d'achat que les commerçants fournissent aux clients lorsqu'ils paient pour un bien ou un service, entre autres. Selon votre type d'achat, vous pourriez recevoir une variété de reçus. Les reçus électroniques sont déjà disponibles, et ils sont tout aussi légitimes que les reçus papier en raison de l'expansion mondiale du commerce électronique.
La taxonomie des reçus comprend les types de reçus suivants :
- ORIGINALE
- Relevé de carte de crédit
- Facture
Quel type de reçus dois-je conserver ?
Voici une liste des documents d'achat ou des reçus que vous devez conserver :
- Les chèques annulés ou autres documents qui fournissent la preuve des paiements ou
- Transferts électroniques de fonds
- Enregistrez les reçus du registre
- Relevés et reçus de cartes de crédit.
Application Reçus de dépenses
En règle générale, vous devez conserver des dossiers financiers précis en tant qu'entrepreneur indépendant, propriétaire d'entreprise ou entrepreneur. Cependant, vous n'avez pas nécessairement besoin de commencer à conserver ou à enregistrer des reçus juste pour le faire.
De nos jours, vous pouvez rester organisé, obtenir vos radiations et tout faire en quelques clics sur votre téléphone à l'aide d'applications de reçus de dépenses.
Avec ces applications de reçus à votre disposition, vous arrêterez de retarder le processus désagréable de déclaration des dépenses et commencerez à le terminer immédiatement. Il existe des applications avec des fonctions qui rendent le processus, devrions-nous dire, même légèrement agréable, que vous suiviez les dépenses chaque semaine ou que vous fassiez occasionnellement des voyages d'affaires.
Il vaut la peine de consulter les meilleures applications de suivi des reçus mobiles qui vous permettront de surveiller une dépense lors de vos déplacements. Ils vous aideront à le faire plus en profondeur que la plupart des applications de gestion financière personnelle. Quoi qu'il en soit, prenez le temps de découvrir ceux qui fournissent l'extraction de données, l'exportation de rapports, la numérisation de reçus et d'autres services. Par conséquent, vous pouvez sélectionner celui qui possède ce que vous recherchez dans les applications de suivi des reçus de dépenses.
Lire aussi: RAPPORT DE DÉPENSES : signification, logiciel et comment le remplir
Meilleure application pour les reçus de dépenses
Il existe de nombreuses applications efficaces pour les reçus de dépenses et la gestion des dépenses. Voici les meilleures applications pour les reçus de dépenses, qui vont d'une puissante solution fiscale tout-en-un à une application qui convertit les devises étrangères.
#sept. QuickBooks
QuickBooks donne aux petites entreprises qui sont sur le point de se développer la possibilité de faire leur propre comptabilité. Le logiciel vous permet de lier vos comptes PayPal, Square, bancaires, cartes de crédit et bien plus encore. Il intègre tous les achats sur chacun de ces comptes et les catégorise également.
Vous pouvez prendre des photos de vos reçus et demander à l'application mobile QuickBooks de les conserver pour vous. Toutes les informations sont instantanément associées aux transactions passées sur votre compte. De plus, si vous roulez pour le travail, l'application surveillera votre kilométrage en utilisant le GPS sur votre smartphone.
Pour les entrepreneurs indépendants ou les nouvelles petites entreprises, QuickBooks peut être trop complexe. Cependant, cet outil pourrait vous convenir si vous supervisez une main-d'œuvre en pleine croissance et que vous vous sentez surchargé par vos exigences comptables.
#2. Dépenser
Expensify, favori des voyageurs réguliers, vous permet de rationaliser le suivi de vos dépenses lors de vos déplacements. Prenez simplement une photo de tout reçu lié à l'entreprise et téléchargez-la. C'est assez simple, que vous soyez à un dîner d'affaires, que vous fassiez la queue à l'aéroport ou que vous visitiez Disneyland.
Vous pouvez immédiatement connecter ces applications à Expensify pour importer vos achats si vous utilisez des solutions de covoiturage et séjournez dans des hôtels lors de vos déplacements professionnels. Les services pris en charge incluent Uber, Lyft, Airbnb et HotelTonight.
Vous préférez conduire lorsque vous partez en voyage d'affaires ? Expensify n'a également aucun problème avec cela. L'application vous permet de suivre votre distance.
Expensify peut être utilisé via un navigateur Web en plus d'être compatible avec les appareils Android et iOS. Il ne fait aucun doute que cette application s'est vraiment fait un nom dans l'industrie du voyage d'affaires, même si elle fonctionne comme un outil de suivi des reçus polyvalent. Si vous ne voyagez pas fréquemment pour le travail, vous voudrez peut-être rechercher des alternatives à Expensify.
#3. Livres frais
Cette application de reçu mobile fait partie du logiciel de comptabilité basé sur le cloud. Utilisez simplement votre téléphone pour prendre une photo de n'importe quel reçu, puis entrez les informations dont vous aurez besoin pour remplir vos taxes, telles que l'emplacement et la raison de l'achat, la taxe de vente que vous avez payée, ainsi que si l'article est facturable .
Chaque reçu que vous saisissez, ainsi que toutes les informations associées, seront ajoutés à votre compte FreshBooks. Cela implique que la synchronisation de nombreux appareils est simple. Si vous ajustez quelque chose sur votre ordinateur portable, par exemple, la mise à jour sera visible lorsque vous vous enregistrerez sur votre smartphone la prochaine fois.
Bien que l'envoi et le traitement des factures ne soient pas la fonction principale de FreshBooks, l'organisation des reçus l'est. Pour cette raison, c'est un choix fantastique pour les entrepreneurs qui gèrent plusieurs clients.
#4. Reçus Evernote
La prise de notes est le titre de gloire d'Evernote. Cependant, il est également en train de se faire un nom dans le domaine des notes de frais. Vous pouvez enregistrer des images de vos reçus dans l'application Evernote Receipts et les utiliser pour créer des notes de frais pour vos impôts. Utilisez l'application de prise de notes traditionnelle pour les afficher.
Vous pouvez rechercher des reçus spécifiques à l'aide de la reconnaissance d'image dans Evernote Receipts. Il pourrait vraiment suivre votre kilométrage et organiser vos dépenses personnelles et professionnelles.
#5. Abukaï
Abukai est le traqueur de reçus qu'il vous faut si la plupart de vos voyages d'affaires vous emmènent à l'étranger. Ce logiciel est parfait pour les voyageurs et peut facilement lire les reçus d'autres pays. La meilleure partie est qu'il fournit une conversion de devises en temps réel afin que vous puissiez calculer vos dépenses précises en dollars.
Prenez simplement une photo de votre reçu avec votre iPhone, Blackberry ou téléphone Android pour utiliser Abukai. Avec la catégorie de votre achat, le marchand, la date et d'autres informations, Abukai enregistrera la photo.
Le plan gratuit d'Abukai vous permet de produire jusqu'à 12 rapports de coûts par an. Des rapports illimités sont inclus dans les programmes premium, qui commencent à 99 $ par utilisateur et par an. Mais, il peut vous coûter plus cher de laisser vos collègues et les membres de l'équipe accéder à votre compte.
#7. Dexte
Dext, anciennement Receipt Bank, propose trois méthodes pour numériser les reçus : une application mobile, l'intégration d'e-mails ou une interface en ligne.
Cette application vous permet également de télécharger une seule photo avec plusieurs reçus. De plus, vous pouvez connecter vos comptes PayPal ou Dropbox avec votre carte de crédit pour que les nouvelles transactions soient importées automatiquement. Dext fonctionne également avec d'autres programmes de comptabilité, tels que Sage, Quickbooks et Gusto.
Dext est dans la position idéale pour aider les auditeurs et les comptables. De plus, cela peut aider les propriétaires d'entreprise qui produisent des tonnes de reçus à s'organiser et à rester organisés.
Les abonnements commencent à 20 $ par mois pour 300 documents. Alors que le plan Premium Enterprise coûte 60 $ par mois, il vous permet de saisir 4,000 XNUMX documents stupéfiants.
#7. Vague
Wave offre un moyen simple de gérer vos fonds si vous êtes un indépendant, un fondateur d'entreprise ou un entrepreneur ayant des besoins comptables de base.
Tous vos revenus et dépenses sont affichés sur un seul écran avec cet outil convivial. Vous pouvez y accéder de n'importe où et à tout moment tant qu'il y a une connexion Internet car il est enregistré dans le cloud.
Même lorsque vous êtes hors ligne, vous pouvez prendre une photo à l'aide de l'application de numérisation de reçus de Wave. La prochaine fois que vous aurez accès à Internet, le reçu sera automatiquement téléchargé une fois que vous aurez vu et approuvé les détails de votre transaction.
Vous pouvez suivre vos comptes en utilisant l'application Wave pour rester à jour sur les paiements, les factures et les informations bancaires. L'application est entièrement gratuite, ce qui convient mieux aux indépendants ainsi qu'aux propriétaires d'entreprise qui ne font que commencer.
Comment saisir des reçus de dépenses dans Quickbooks en ligne
À l'aide de l'application mobile QuickBooks, vous pouvez prendre et stocker des photos des reçus, et nous associerons instantanément toutes les données du reçu à une transaction existante. Par conséquent, vous conviendrez que le suivi des dépenses n'a jamais été aussi simple.
Pour garder les choses organisées, QuickBooks regroupe automatiquement les dépenses en catégories. De plus, son suivi simple des dépenses vous assurera de ne jamais manquer une déduction fiscale.
QuickBooks suit vos coûts tout au long de l'année, vous permettant de prévoir et de gérer facilement votre trésorerie. Vérifiez vos fonds disponibles à l'aide de l'état des flux de trésorerie intégré pour vous assurer que vous avez suffisamment d'argent pour payer vos obligations.
Prenez simplement un instantané des reçus et incluez les dépenses facturables dans vos carnets si vous facturez à vos clients les frais que vous avez engagés. La dépense facturable doit ensuite être ajoutée à la facture avec le reçu.
Vos reçus sont utilisés par QuickBooks pour extraire des données de dépenses telles que la date, le fournisseur, le montant et le type de paiement. Ensuite, QuickBooks crée de nouvelles dépenses avec votre permission ou peut-être fait correspondre vos reçus à des frais déjà existants.
Comment suivre les reçus de dépenses dans l'application Quickbooks ?
L'application QuickBooks possède un outil nommé "Projets". Cette fonctionnalité vous aide à simplifier le suivi et la comptabilisation des dépenses facturables. Il organise toutes vos données liées au projet, y compris les factures, les dépenses, le temps travaillé et d'autres détails, en un seul endroit. Quelle que soit la tâche, avec Projects, vous pouvez suivre et comptabiliser avec précision les dépenses facturables.
Reçus de dépenses express
ExpressExpense est un créateur de reçus qui vous permet de produire des reçus à toutes fins. Réimprimez un reçu qui a disparu depuis longtemps, générez un reçu pour épater vos collègues ou générez un reçu pour la marchandise que vous proposez.
Sur la base des données que vous soumettez, le créateur de reçus en ligne gratuit d'Express Expense génère des reçus de qualité professionnelle. Sélectionnez simplement un modèle de reçu, modifiez le reçu produit, puis téléchargez-le ou imprimez-le. Vous ne pouvez pas utiliser le service ExpressExpense pour produire des documents fictifs ou frauduleux. Toute responsabilité d'utilisation des reçus ExpressExpense.com est assumée par l'utilisateur.
Avec n'importe quelle imprimante à jet d'encre ou laser, vous pouvez produire des reçus de dépenses sur Express. Ils fournissent une application compagnon, "Instant Thermal Print", pour imprimer des reçus sur du papier de reçu thermique réel.
Express fournit généralement un modèle de reçu gratuit à l'usage de tous les clients. Et vous pouvez également décider de vous inscrire en tant que membre si vous souhaitez accéder à plus d'options de modèle de reçu. il existe des options d'abonnement annuel et mensuel tandis que les plans PRO et Enterprise incluent TOUS les modèles de reçus.
Avec la technologie Express Expense, vous pouvez créer des reçus que vous pouvez imprimer sur n'importe quelle imprimante à jet d'encre ou laser. Vous pouvez également utiliser une imprimante thermique Bluetooth et le logiciel mobile GRATUIT Quick Thermal Print pour imprimer vos propres reçus authentiques.
Comment tenir un registre des dépenses ?
Vous pouvez essentiellement conserver les reçus et les documents que vous souhaitez enregistrer pour chaque catégorie dans des dossiers ou des enveloppes de grande taille. De plus, lorsque vient le temps de produire votre déclaration de revenus, vous pouvez conserver vos récapitulatifs mensuels des coûts dans un dossier séparé pour faciliter leur recherche.
Pourquoi les comptables ont-ils besoin de reçus ?
Il est important de garder une trace des reçus lors de la gestion d'une entreprise. Les reçus servent à plusieurs fins pour les entreprises, notamment comme preuve de paiement, justification des déductions fiscales, enregistrement des dépenses dans le compte de résultat, ainsi que vérification de la propriété des actifs dans le bilan.
Conclusion
Sans aucun doute, le processus de soumission d'un rapport de dépenses est ennuyeux non seulement pour les travailleurs mais aussi pour la direction. Quoi qu'il en soit, les employeurs doivent tenir compte des preuves de paiement qu'ils doivent conserver, de la façon de les conserver, de les rendre accessibles lors du paiement des impôts et de l'endroit où les conserver.
Lorsqu'un employé ou un sous-traitant soumet une note de frais pour remboursement, il doit inclure tous les reçus pertinents comme preuve d'achat. Pour capturer ou récupérer le coût de tout achat effectué au travail, comme les voyages d'affaires, les fournitures de bureau ou l'équipement à utiliser lors d'une réunion avec un client, vous aurez essentiellement besoin d'un reçu de dépenses.
Bien que tout cela puisse sembler intimidant, avec l'aide d'applications qui vous permettent de prendre un instantané du reçu à l'aide d'un téléphone avec appareil photo, des programmes de voyage et de coûts plus récents permettent de traiter les reçus de dépenses beaucoup plus simplement.
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