Comprenez-vous ce que sont les encaissements ? La collecte d'argent (espèces) auprès de vos clients est connue sous le nom d'encaissements. L'encaisse d'une entreprise augmentera en conséquence. Les ventes et les recettes peuvent toutes deux être des sources. Le concept d'un journal des encaissements peut être difficile à saisir pour certains. Cela est particulièrement vrai pour ceux qui travaillent dans des domaines qui n'interagissent pas régulièrement avec la monnaie. Lisez la suite pour en savoir plus sur les exemples et les procédures d'encaissements. Appréciez la balade!
Que sont les encaissements ?
Les transactions de vente ne peuvent être vérifiées qu'avec des encaissements. Lorsque vous recevez de l'argent d'une source extérieure et augmentez votre solde de trésorerie au bilan, vous devez créer un encaissement pour refléter cet événement. Cela garantira un flux financier approprié et, éventuellement, un résultat rentable. L'utilisation des tickets de caisse est également essentielle pour prévenir le vol et la fraude.
Certaines informations doivent être fournies sur un reçu imprimé pour qu'il soit considéré comme un reçu de caisse :
- Date de vente ou d'achat
- La valeur monétaire de l'échange
- Une explication détaillée du service ou du bien
- Volume des ventes
- Le nom légal ou le nom commercial du payeur
- Quel que soit le moyen de paiement utilisé (espèces, chèque ou autre),
- La signature du payeur est requise.
- Un identifiant unique
Exemples d'encaissements
La date de la transaction, la personne qui a accepté les paiements en espèces, la source de l'argent, le solde à recevoir et le montant reçu sont tous enregistrés dans un journal des encaissements, qui est une sorte de journal des ventes. C'est un outil essentiel pour garder un œil sur les flux de trésorerie et surveiller la situation financière de votre entreprise. Le format choisi pour le journal des encaissements variera selon le type d'entreprise, le nombre de documents sources et le système comptable utilisé.
Certains exemples courants de reçus en espèces sont les honoraires d'avocat, les acomptes sur les maisons et les billets d'avion remboursables non utilisés. Cependant, il ne se limite pas à la fourniture de services générant des flux de trésorerie.
Voici d'autres exemples d'encaissements :
- L'argent reçu par une entreprise lorsqu'elle vend des produits à la caisse s'appelle un encaissement.
- Les réclamations d'assurance sont réglées par l'entreprise et payées en espèces.
- L'argent reçu des passagers est considéré comme un revenu pour une entreprise de taxis.
Procédure d'encaissement
Une procédure efficace d'encaissements est essentielle pour maintenir une comptabilité honnête. Afin de garder une trace de vos rentrées de fonds, de vous assurer qu'aucune erreur n'est commise lors de l'enregistrement des transactions et de maintenir des livres exacts, vous avez besoin d'un système en place pour gérer le CR.
Votre procédure d'encaissement devrait ressembler à ceci :
- Séparer et classer les factures commerciales
- Gardez une trace de votre argent et de vos chèques.
- N'oubliez pas de comptabiliser tout revenu supplémentaire qui entre.
- Faire des dépôts d'argent
Parfois, les clients vous paieront par chèque ou en espèces après un certain temps. Une deuxième entrée de journal doit être faite pour tenir compte de ces circonstances. Les effets de ces paiements sur les factures impayées et le crédit magasin disponible doivent également être enregistrés. Assurez-vous que le montant sur votre bordereau de dépôt correspond au montant enregistré dans votre carnet CR si vous avez l'intention de déposer des paiements en espèces. En cas d'anomalies, vous devez conserver vos bordereaux de versement avec vos autres reçus d'entreprise.
N'oubliez pas non plus que chaque entreprise a ses propres méthodes de collecte des paiements. Les procédures susmentionnées peuvent être modifiées pour mieux répondre aux besoins de votre entreprise.
Quand avez-vous besoin de reçus en espèces
L'un des modes de paiement suivants nécessite la création d'encaissements :
- Argent liquide
- En cliquant
- Obtenez quelque chose avec une carte de crédit
Lorsque l'un de ces trois modes de paiement donne lieu à un encaissement, le compte de trésorerie est crédité au compte de résultat et le compte de trésorerie est débité.
Dans la comptabilisation des encaissements, la copie physique ou numérique du reçu du propriétaire est appelée document source. La preuve qu'une vente a été faite et que l'argent a été reçu peut être trouvée dans les registres sources. Conservez ces documents afin de vous conformer aux réglementations fiscales et de sauvegarder vos états financiers. De nos jours, il est plus pratique de conserver ses fichiers sources en ligne. Une copie peut être facilement conservée avec la vente si vous utilisez un logiciel de comptabilité ou de comptabilité. Cependant, une deuxième copie doit être enregistrée sur le cloud à des fins de redondance.
Où apparaît un reçu de caisse sur un récapitulatif financier ?
Une augmentation de la trésorerie ou d'un autre compte d'actif indique des rentrées de fonds dans un résumé financier. Tout dépend des produits vendus. Les comptes débiteurs sont la section des livres d'une entreprise où les paiements en espèces pour les services vendus sont enregistrés. La production de la division manufacturière aura un impact sur le niveau des stocks si ces produits sont vendus. De plus, les comptes débiteurs sont à l'opposé de cela. Vous avez réalisé un profit sur des éléments préexistants. Lorsque cela se produit, l'argent peut être ajouté aux réserves de trésorerie de l'entreprise ou à un autre compte d'actif.
Comment enregistrez-vous un encaissement sur vos états financiers ?
Voici les trois procédures que vous devez suivre pour enregistrer correctement un encaissement sur vos états financiers :
- Notez le montant total d'argent qui vous a été payé pour vos biens ou services, que ce soit sous forme d'espèces ou de chèque personnel. Augmentez votre encaisse en effectuant un débit sur les comptes débiteurs et un crédit sur l'encaisse.
- Les paiements reçus pour les stocks fabriqués mais invendus doivent être enregistrés comme un débit des stocks plutôt que comme un crédit des comptes créditeurs. Selon la nature de la vente, la transaction entraînerait un résultat négatif pour les stocks et un crédit pour les espèces ou les comptes débiteurs. Les augmentations de stocks liées à la production sont comptabilisées comme des réductions de stocks une fois les ventes enregistrées. Ce n'est pas la même chose qu'une augmentation des flux de trésorerie.
- Il y a deux choses qui doivent se produire avant que les retours de produits puissent être enregistrés sur les registres financiers. Les retirer des livres simultanément en tant que réduction AR et réduction du stock AR. Les comptes créditeurs et l'encaisse sont touchés par l'entrée.
Description des titres de ligne et de colonne sur un reçu de caisse
- Date : Le jour où la vente est finalisée et le paiement effectué.
- Compte crédité : Le nom du compte qui a été crédité lors de la vente en espèces.
- Référence: Le numéro de compte dans le plan comptable sur lequel l'écriture au journal est validée.
- Explication: Juste quelques mots sur la transaction en cours de finalisation.
- Trésorerie Dr : Le compte de trésorerie a été réduit du montant de la vente au comptant.
- Remise sur les ventes Dr : Le montant de toute réduction de prix présentée au client.
- Comptes débiteurs Cr : La colonne où les ventes à crédit sont enregistrées.
- Crédit commercial : Le débit correspondant dans les frais de vente pour cette transaction.
- Autres comptes Cr : Toute action qui génère de l'argent mais qui a lieu moins fréquemment que cela, comme la vente d'immobilisations, au cours d'une période comptable.
Que se passe-t-il si un ticket de caisse est perdu ?
Le compte de trésorerie au bilan peut être éteint, ce qui rend difficile d'obtenir une image précise de la situation financière de l'entreprise, si un CR est égaré. Un bilan incorrect peut entraîner une surestimation des bénéfices et une sous-estimation des pertes. Les dépenses excessives et les prévisions inexactes des flux de trésorerie futurs ne sont que deux exemples de la façon dont cela pourrait nuire au résultat net d'une entreprise.
Le poste peut être tout aussi dangereux à des fins de déclaration fiscale. En outre, l'IRS vous oblige à déclarer toutes les ventes au comptant. Il est possible de sous-déclarer un revenu sur une déclaration de revenus si CR est absent. Voici différentes voies à suivre si vous êtes audité mais que vos ventes restent constantes d'un mois à l'autre ou d'une année à l'autre :
- Faites un effort pour prévoir vos ventes. Les surestimer est le pari le plus sûr.
- Offrez une preuve de paiement en présentant des relevés bancaires, des reçus, des photos ou des e-mails relatifs à la transaction en question.
- Consultez un fiscaliste pour obtenir des conseils sur la façon d'éviter les ennuis avec l'Internal Revenue Service.
Quel rôle joue un reçu de caisse dans les affaires ?
Quel que soit le secteur, la RSE est cruciale pour toutes les entreprises. Les dépôts en espèces doivent être enregistrés avec précision afin qu'une entreprise puisse suivre ses bénéfices et ses dépenses. Cela accélère également le processus par lequel une entreprise peut déterminer le montant total d'argent qu'elle a reçu de ses clients.
Qui doit signer un reçu de caisse ?
Chaque transaction monétaire doit donner lieu à deux copies d'un reçu de caisse, une pour vous et une pour le consommateur. L'entreprise conservera l'original dans ses archives. Le reçu cloné est remis à l'acheteur comme preuve de la transaction.
Pourquoi un reçu en espèces est-il important ?
Les encaissements sont un élément essentiel du système comptable de toute entreprise. Aux fins de la compilation des dossiers fiscaux et du dépôt des déclarations fiscales, ils s'avèrent inestimables. En tant qu'enregistrement ou document principal sans ambiguïté, la CR peut également être utile pour régler les différends entre acheteurs et vendeurs.
Un reçu de caisse est crucial pour des raisons financières et de service à la clientèle. Donner CR aux clients montre un dévouement au professionnalisme et à l'ouverture, ce qui peut favoriser la loyauté et la confiance.
Quels sont les avantages des encaissements ?
Voici les avantages d'un journal des encaissements :
#1. Documentation plus précise
Le suivi des entrées et sorties de trésorerie est simplifié grâce à l'utilisation d'un journal des encaissements.
#2. Meilleur contrôle des flux monétaires
Les entreprises peuvent contrôler plus facilement les entrées et les sorties de trésorerie en suivant les encaissements et en identifiant les schémas récapitulatifs financiers.
#3. Obligation fiscale
En fournissant une documentation vérifiable des revenus et des dépenses, les encaissements aident les entreprises à respecter leurs obligations en matière de déclaration fiscale.
#4.Résoudre les conflits
En offrant un compte rendu détaillé de la transaction, les encaissements peuvent aider à régler les différends entre un acheteur et un vendeur.
Quels comptes sont dans un reçu de caisse ?
Les ventes reçues en espèces, par chèque ou avec un crédit en magasin comptent toutes comme CR. Le compte des ventes dans le compte de résultat et le compte de trésorerie au bilan sont affectés par les revenus en espèces provenant des ventes au comptant.
Un encaissement est-il un débit ou un crédit ?
L'encaissement d'espèces auprès d'un consommateur est enregistré dans un poste comptable appelé ticket de caisse. Le solde de trésorerie de l'entreprise au bilan augmente (est crédité) chaque fois qu'elle reçoit de l'argent. Le compte de créances et un autre compte d'actif sont crédités au fur et à mesure qu'ils sont réduits.
Les encaissements sont-ils des comptes débiteurs ?
CR est la reconnaissance officielle de toute contribution monétaire provenant de sources internes ou externes. Une fois les dépôts effectués sur le compte courant général (GCA) de l'État, la plupart des CR sont documentés via le module AR du système financier de l'État (SFS).
Quelle est la différence entre le paiement en espèces et le reçu en espèces ?
La principale distinction entre un journal des encaissements et un journal des paiements en espèces est que ce dernier documente les transactions monétaires qui entraînent une entrée de trésorerie tandis que le premier documente celles qui entraînent une sortie de trésorerie.
Réflexions finales
Les revenus que vous recevez pour votre entreprise sont appelés rentrées de fonds. Les investissements, les paiements d'intérêts, les prêts et les subventions sont tous inclus dans la colonne des recettes en espèces, ainsi que tout autre revenu que l'entreprise reçoit. Le montant estimatif et le calendrier des paiements sont inclus dans les encaissements. Les encaissements peuvent être enregistrés et utilisés pour mieux garder un œil sur les revenus et les dépenses. Cela accélère le processus par lequel une entreprise peut déterminer les revenus des consommateurs. Votre CR doit être accompagné de deux copies, une pour vous et une pour le client. Vérifiez que la personne qui les signe a l'autorité appropriée pour le faire.
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Bibliographie
