Le système comptable aide les entreprises à suivre leurs activités financières et à les gérer. Les ventes, les acquisitions, les actifs et les passifs sont inclus. Cependant, dans cet article, vous comprendrez ce que sont les systèmes comptables, y compris les systèmes informatisés et en ligne, enfin les procédures de contrôle interne à suivre pour des résultats efficaces.
Système de comptabilité
Un système comptable est cependant un ensemble de processus comptables liés à des réglementations et des contrôles. Ainsi, l'objectif d'un système comptable est d'enregistrer les transactions de l'entreprise, de les résumer sous forme d'agrégats et de fournir des rapports aux décideurs pour surveiller, évaluer et améliorer les opérations.
Bien qu'un système comptable puisse être entièrement basé sur le papier, cela ne se produit souvent que dans les très petites entreprises. Les solutions comptables standard sont généralement basées sur toutes les procédures nécessaires à la saisie des données dans le logiciel.
Contenu du système comptable
Un système de conformité couvre généralement les principaux domaines fonctionnels d'une organisation, tels que l'achat de biens et de services, la vente de biens et de services, le paiement des salaires aux employés et les activités de financement telles que le recouvrement de créances, la vente d'actions et la paiement d'intérêts aux prêteurs. Par conséquent, tous les composants d'un système comptable comprennent la comptabilité, la facturation et les comptes clients, les immobilisations, les stocks et la paie. Toujours en fonction du nombre de transactions réalisées, du personnel comptable spécialisé pourra être affecté à chacun des modules précédents.
Types de systèmes comptables
#1. Comptabilité de gestion
Ce type de comptabilité, cependant, offre aux gestionnaires les informations dont ils ont besoin pour la planification et le contrôle des opérations. Des exemples de comptabilité de gestion sont la comptabilité analytique et comptabilité allégée. Ainsi, la comptabilité analytique est la procédure de suivi des coûts engagés par une entreprise pour différentes transactions et transactions. La comptabilité Lean étudie les procédures pour déterminer comment les coûts peuvent être réduits et les déchets éliminés alors que la valorisation augmente.
#2. Comptabilité des stocks
Vous pouvez également suivre et planifier les niveaux de stock et d'autres opérations pertinentes. Le suivi des codes-barres et la RFID font également partie des technologies de comptabilisation des stocks les plus utilisées.
#3. Comptabilité sectorielle
Ce mot fait donc référence à un système spécialisé dans un certain secteur. Par exemple, un système pour une société de vente est très différent d'un système de comptabilité légale. Cependant, chacun a son propre ensemble de besoins adaptés aux différents secteurs.
#4. Comptabilité à but non lucratif
Ce type de comptabilité a son propre ensemble de besoins. Il s'agit principalement de s'assurer que les fonds sont distribués de la bonne manière; et le système devrait également être en mesure de produire des rapports sur les dépenses.
Un système comptable est donc un système utilisé pour organiser les informations financières dans une société. Il peut encore être manuel ou informatisé. La principale raison pour laquelle vous devriez toujours utiliser un système de comptabilité est de suivre les coûts, les revenus et d'autres activités. Fondamentalement, gardez une veille sur tous les faits qui affectent les finances d'une entreprise.
Systèmes comptables informatisés
L'époque où les comptables enregistraient les transactions comptables au moyen de grands livres et de crayons est révolue. Néanmoins, les entreprises ont récemment reconnu l'utilité de la planification et de la prévision économiques des ordinateurs modernes. Les cabinets comptables les adoptent désormais. En conséquence, de nombreuses entreprises, du Fortune 100 aux entreprises individuelles, utilisent désormais une comptabilité informatisée.
Toutefois, un système comptable informatisé est un système d'information comptable qui traite les transactions et les événements des systèmes financiers conformément aux Principes comptables généralement reconnus (PCGR) pour les rapports sur une base utilisateur.
Caractéristiques du système de comptabilité informatisé
1. Travail très agréable et précis
2. Besoin de moins de travail subalterne
3. Coût et temps efficaces
4. Moins d'erreurs et d'omissions potentielles
5. Génération de rapports SIG complets en temps réel
Avantages des systèmes comptables informatisés
- Contrairement au travail manuel, la comptabilité générée par ordinateur est généralement soignée, précise et lisible.
- Les ordinateurs améliorent ainsi l'efficacité des employés en accélérant la tenue de dossiers et la production de rapports. Du temps est donc gagné.
- Les ordinateurs comptables peuvent encore fournir un contrôle et des informations plus importants.
- La comptabilité informatisée réduit également les tâches comptables répétitives et chronophages
- Les logiciels de comptabilité facilitent également l'accès sécurisé aux données comptables en dehors du bureau. Cela est particulièrement vrai lorsque vous utilisez la comptabilité en ligne.
- Les états financiers générés par ordinateur sont également très précis.
- Un logiciel de comptabilité rationalise également le processus de création de compte.
- Les enregistrements de données de ce système sont ainsi en sécurité.
Inconvénients des systèmes comptables informatisés
- Défaillances du système telles que les attaques de logiciels malveillants et les difficultés du circuit informatique.
- La formation aux systèmes comptables informatisés est cependant souvent très coûteuse.
- Les retards sont également inévitables.
- La plupart des systèmes comptables n'ont pas non plus la capacité de détecter les erreurs inattendues.
Types de logiciels de comptabilité
Les logiciels de comptabilité sont utilisés par des professionnels du monde entier. Ils sont ainsi classés en trois types qui sont :
1. Logiciel prêt à l'emploi
Ce logiciel est cependant conçu pour tous les utilisateurs et ne comporte aucune fonctionnalité ou modification qui profiterait à un groupe démographique spécifique. Les solutions logicielles prêtes à l'emploi conviennent également aux entreprises ayant des volumes comptables minimes.
Le logiciel de préparation est moins cher et utilise moins de ressources système. Ces programmes ont également une courbe d'apprentissage dynamique et facile.
2. Logiciel personnalisé
Un logiciel de comptabilité personnalisé est donc un logiciel préfabriqué qui a été modifié pour répondre aux besoins spécifiques des clients. Ces initiatives sont courantes dans les grandes et moyennes entreprises. Les logiciels de comptabilité personnalisés ont des dépenses d'installation et de maintenance plus élevées que les systèmes de comptabilité traditionnels. Dans la plupart des cas, les utilisateurs doivent payer des frais de personnalisation pour obtenir les services du fournisseur.
L'utilisation d'un tel outil de comptabilité augmente la sécurité des données et facilite la maintenance. Avant d'utiliser ce programme d'emploi professionnel, les utilisateurs doivent suivre une formation adéquate.
3. Logiciel personnalisé
Un logiciel de comptabilité personnalisé est créé pour des entreprises spécifiques. Le SIG comprend de tels programmes. Ces applications ne sont généralement conçues que pour les grandes entreprises et nécessitent une formation spécialisée avant que les utilisateurs puissent les utiliser avec succès.
Systèmes de comptabilité en ligne
La comptabilité en ligne est donc l'application de la technologie en ligne et Internet à la fonction comptable de l'entreprise. Il n'a pas non plus de signification claire et se réfère simplement aux progrès comptables rendus possibles par l'informatique et la technologie des réseaux.
#1. Wave (le meilleur logiciel gratuit)
Wave est une excellente plate-forme logicielle de comptabilité pour une petite entreprise basée sur les services qui n'a besoin que d'envoyer des factures de base et n'a pas besoin de stocker l'inventaire ou d'effectuer la paie. Par conséquent, les fonctionnalités gratuites de Wave couvriront tous les besoins comptables de nombreux indépendants et entreprises de services, ce qui en fait le meilleur logiciel gratuit de notre examen.
avantages des systèmes de comptabilité en ligne Wave
- La comptabilité, la facturation et la numérisation des reçus sont tous disponibles gratuitement.
- Il n'y a pas de limites sur les transactions ou la facturation.
- Avec un seul compte, vous pouvez également gérer de nombreuses entreprises.
- Le nombre de personnes pouvant utiliser le service n'est pas limité.
- Application pour smartphones et tablettes
#2. QuickBooks en ligne (meilleur dans l'ensemble)
QuickBooks en ligne est le meilleur logiciel de comptabilité pour les petites entreprises. Non seulement la majorité des professionnels de la comptabilité des petites entreprises utilisent QuickBooks en ligne, mais il existe un nombre illimité de ressources de formation en ligne et de forums pour recevoir de l'aide si nécessaire. Toutes les fonctionnalités de comptabilité sont également accessibles facilement sur un seul tableau de bord pour assurer une comptabilité plus fluide et plus efficace.
Avantages des systèmes de comptabilité en ligne QuickBooks
- Evolutif
- Couramment utilisé par les comptables professionnels
- Intégration avec des applications de tiers
- Basé sur le cloud
- Application Mobile
#3. Livres frais
Pour la plupart des entreprises de services, la facturation est essentielle. Contrairement à d'autres logiciels de comptabilité, FreshBooks vous permet une plus grande personnalisation des factures. Non seulement il envoie et reçoit des factures, mais il peut également gérer la comptabilité de base d'une entreprise. Ce logiciel de comptabilité aide ainsi les entreprises de services à envoyer des propositions, des factures, à collecter des acomptes, à suivre le temps consacré aux projets et à recevoir des paiements.
Avantages des systèmes de comptabilité en ligne FreshBooks
- infonuagique
- Intégration d'applications tierces
- Abordables
- Une interface simple à utiliser
Il existe des connecteurs d'applications tiers pour Shopify, Gusto, Stripe, G Suite et d'autres plateformes. Les factures FreshBooks peuvent également être entièrement personnalisées et modifiées pour un aspect professionnel. FreshBooks est toujours idéal pour la budgétisation de projets, l'envoi d'estimations et la collecte de paiements.
#4. Xéro
Avoir experts-comptables Xero pour les entreprises pour vous guider tout au long du processus peut également améliorer l'expérience et les performances de la comptabilité cloud pour votre entreprise. Xero est la meilleure solution pour les microentreprises à la recherche d'un logiciel de comptabilité relativement simple dans notre analyse. Le logiciel a donc une interface utilisateur simple et se connecte facilement à un service de paie tiers. Ainsi, avec l'intégration Stripe et GoCardless de Xero, les clients peuvent payer les entreprises en ligne.
Avantages des systèmes de comptabilité en ligne Xero
- Basé sur le cloud
- Application Mobile
- Intégration de la paie avec Gusto
- Place de marché d'applications tierces
- Gestion simple des stocks
Contrôles internes et systèmes comptables
Les contrôles internes sont des politiques et des procédures mises en place pour assurer la fiabilité continue des systèmes comptables. La précision et la fiabilité sont essentielles dans le secteur de la comptabilité. Pourtant, sans registres comptables précis, les gestionnaires ne peuvent pas prendre de décisions financières pleinement éclairées et les rapports financiers peuvent contenir des erreurs. Les méthodes de contrôle interne en comptabilité sont regroupées en sept catégories, dont chacune est conçue pour prévenir la fraude et identifier les erreurs avant qu'elles ne deviennent des problèmes.
Vous trouverez ci-dessous les procédures de contrôle interne et de système comptable dans le système comptable, examinons-les respectivement.
#1. Séparation des tâches
La séparation des rôles comprend la répartition des responsabilités pour la comptabilité, les dépôts, les rapports et l'audit. Plus il y a de tâches réparties, moins il est probable qu'un seul individu commette une fraude. Le partage des responsabilités entre deux ou plusieurs personnes ou l'obligation pour les collègues de revoir les actions critiques peuvent servir le même objectif dans les petites entreprises avec peu d'employés comptables.
#2. Accéder aux contrôles internes pour les systèmes comptables
Les mots de passe, les verrouillages et les journaux d'accès électroniques peuvent aider à éloigner les utilisateurs non autorisés d'un système de comptabilité tout en fournissant simultanément un moyen d'auditer l'activité du système pour déterminer la source des erreurs ou des divergences. De plus, un suivi d'accès robuste peut aider à prévenir les tentatives d'accès frauduleuses.
#3. Audits des actifs physiques
Il s'agit notamment du comptage manuel des espèces et d'autres actifs physiques conservés dans le système comptable, tels que les stocks, les matériaux et les outils. Le comptage physique, en évitant totalement les enregistrements informatisés, peut révéler des écarts non découverts auparavant dans les soldes des comptes. Le comptage des espèces dans les établissements de vente au détail peut être effectué régulièrement ou peut-être plusieurs fois par jour. Les projets plus importants, tels que le comptage manuel des stocks, doivent être réalisés moins fréquemment, peut-être une fois par an ou sur une base périodique.
#4. Normalisation de la documentation financière
Les documents de transaction financière, y compris les factures, les demandes de matériel interne, les reçus d'inventaire et les rapports de frais de déplacement, peuvent être standardisés pour aider à maintenir la cohérence de la tenue des dossiers au fil du temps. Lors de la détermination de la source d'une anomalie système, l'utilisation de formats de document standard peut faciliter la vérification des enregistrements antérieurs. Un manque de cohérence lors d'un tel examen peut entraîner l'oubli ou l'incompréhension d'éléments.
#5. Balances d'essai quotidiennes ou hebdomadaires
En s'assurant que les livres sont constamment équilibrés, un système de comptabilité en partie double favorise la fiabilité. Même encore, les erreurs ont le potentiel de déstabiliser un système à double entrée à tout moment. Le calcul des balances de vérification sur une base quotidienne ou hebdomadaire peut fournir un aperçu régulier de l'état du système, permettant la détection et l'examen rapides des anomalies.
#6. Réconciliations du système comptable sur une base régulière
Les rapprochements comptables effectués sur la base du besoin de savoir peuvent garantir que les soldes de votre système comptable correspondent aux soldes des comptes d'autres entités, telles que les banques, les fournisseurs et les clients créditeurs. Un rapprochement bancaire, par exemple, nécessite de comparer les soldes de trésorerie de votre système comptable et les enregistrements de dépôts et de reçus à vos relevés bancaires. Les différences entre les différents types de comptes complémentaires peuvent révéler des problèmes ou des divergences dans vos propres comptes, ou elles peuvent être le résultat d'erreurs commises par d'autres entreprises.
En exigeant que des gestionnaires spécifiques approuvent des types spécifiques de transactions, les registres comptables peuvent être tenus pour responsables en démontrant que les transactions ont été consultées, examinées et approuvées par les autorités compétentes. Par exemple, exiger l'approbation de paiements et de dépenses importants peut dissuader les employés contraires à l'éthique de s'engager dans des actions frauduleuses à grande échelle en utilisant l'argent de l'entreprise.
Quels sont les 4 types de comptabilité ?
- Comptabilité de gestion
- Comptabilité d'inventaire
- Comptabilité sectorielle
- Comptabilité à but non lucratif
Qu'est-ce que le système comptable de base ?
Le processus d'enregistrement des transactions financières d'une entreprise est appelé comptabilité de base. Cela implique d'évaluer, de résumer et de déclarer ces transactions aux autorités de réglementation, aux organismes de surveillance et aux autorités fiscales. La comptabilité est l'une des fonctions les plus importantes dans pratiquement toutes les formes d'entreprise.
Quels systèmes sont utilisés pour la comptabilité ?
- Wave (le meilleur logiciel gratuit)
- Quickbooks en ligne (meilleur dans l'ensemble)
- FreshBooks
- Xero
Qu'est-ce qu'un exemple de système comptable ?
Le logiciel de comptabilité en ligne, également appelé logiciel de comptabilité "basé sur le cloud", est le type le plus courant de système de comptabilité automatisé. Un logiciel de comptabilité en ligne est un système qui permet d'automatiser certaines parties du cycle comptable, comme l'enregistrement des écritures de journal.
Excel est-il un système comptable ?
QuickBooks et Microsoft Excel sont deux des systèmes comptables les plus populaires, mais ils fonctionnent différemment, coûtent différemment et s'adaptent différemment à la structure de votre entreprise.
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