COMMENT REMPLIR UN W9 : DÉFINITION ET COMMENT LE REMPLIR

Lorsque vous commencez à travailler en tant qu'indépendant ou en tant qu'entrepreneur indépendant pour une entreprise, il y a toujours beaucoup de paperasse à remplir. La plupart de vos clients individuels ou entreprises qui vous paieront vous demanderont de remplir un formulaire W9, ainsi qu'un numéro d'identification fiscale (TIN) et une certification. Comment remplir un formulaire W9 pour une entreprise ou une SARL, que ce soit en tant que particulier ou indépendant ?

Cet article que vous êtes sur le point de lire vous fournira des réponses à toutes les questions potentielles.

Qu'est-ce que le formulaire W9 ?

Le formulaire W9 est un formulaire courant que l'IRS utilise habituellement. Il s'agit d'un formulaire fiscal d'une page qui fournit le bon numéro d'identification fiscale à d'autres particuliers, clients ou entreprises, banques et institutions financières. Un client peut vous demander de remplir et de soumettre un W9 afin qu'il puisse préparer correctement votre formulaire 1099-NEC. Cela leur permettra également de déclarer facilement tous les paiements qu'ils vous versent à la fin de l'année et de savoir si vous êtes susceptible ou non d'être retenu à la source.

En tant qu'entrepreneur indépendant, vous devrez probablement envoyer ce formulaire à quelqu'un qui vous renverra ensuite un formulaire 1099. Ce formulaire 1099 est ce que vous devez maintenant soumettre à l'IRS si vous avez reçu un paiement total d'au moins 600 $ de quelqu'un. cette année.

En signant le formulaire, vous acceptez également de retenir des impôts sur vos revenus en tant qu'entrepreneur ou indépendant. Les employeurs retiennent parfois une partie de votre salaire pour les impôts sur le revenu fédéraux et étatiques (impôts FICA), en particulier lorsque vous travaillez à temps plein.

Voici comment cela fonctionne : l'entreprise ou le client ou la personne pour qui vous avez travaillé utilisera les informations que vous avez fournies sur le W9 que vous leur avez envoyé pour remplir un 1099-MISC. Ce 1099-MISC est ce que vous soumettrez à l'IRS à la fin de l'année d'imposition. Le formulaire affichera une liste de tous les paiements que vous avez reçus de votre employeur au cours de l'année.

Dans la plupart des cas, il vous sera demandé de remplir un formulaire W9 avant que les entreprises ou les institutions bancaires ne commencent à faire affaire avec vous. Quoi qu'il en soit, si jamais vous avez besoin de produire un formulaire W9 que vous pouvez utiliser, vous pouvez toujours en trouver un sur le site Web de l'IRS.

Qui doit remplir un formulaire W9 ?

En règle générale, il est d'usage de présenter ou de remplir un formulaire W9 pour votre entreprise lorsque vous travaillez avec une personne ou une entreprise qui peut exiger la soumission d'informations à l'IRS. Ces informations peuvent inclure la réception d'un paiement pour les services que vous fournissez en tant qu'entrepreneur indépendant ou pigiste, les remboursements mensuels d'hypothèque ou l'abonnement à votre compte IRA.

En utilisant le formulaire W9, une personne ou une organisation avec laquelle vous travaillez obtient légalement certaines de vos informations personnelles identifiables, y compris votre numéro d'identification fiscale (TIN).

Vous devrez peut-être également remplir un formulaire W9 à des occasions telles que :

• Certains types de transactions immobilières
• Achat ou vente d'un bien sécurisé.
• Annulation de dettes
• Cotisations à un régime de retraite pour un particulier (IRA)

Comment remplir un formulaire W9

Même si les formulaires W9 peuvent sembler faciles à comprendre pour la majorité des gens, vous trouverez ci-dessous le processus ou les directives sur son fonctionnement.

#1. Obtenez le formulaire W9 sur le site Web de l'IRS

Bien que vous puissiez recevoir une copie du formulaire d'un client, vous pouvez également télécharger le formulaire à partir du site Web de l'IRS et l'imprimer vous-même. Cependant, si vous avez des questions sur les petits caractères, n'oubliez pas que vous pouvez vérifier auprès de l'IRS, de votre CPA, de votre agent inscrit ou d'autres fiscalistes.

#2. Entrez votre nom légal complet

Indiquez votre nom légal complet à la ligne 1 du formulaire. Cependant, que vous produisiez une déclaration en tant que particulier, propriétaire unique ou SARL à un seul membre, il est préférable d'utiliser le nom qui apparaît sur vos déclarations de revenus individuelles et de l'écrire de la même manière.

#3. Entrez le nom de votre entreprise

Vous devrez remplir la ligne 2 du formulaire W9 si vous avez un nom commercial différent. Ici, vous devez entrer le nom de votre entreprise ou « entité ignorée », le cas échéant. Par exemple, si vous êtes une entreprise individuelle mais que vous souhaitez vous commercialiser sous un nom différent, en tant que tel, vous exploitez votre entreprise sous un autre nom. C'est le nom exact que vous mettriez dans ce champ. Sinon, si votre entreprise est une société en nom collectif, une LLC à plusieurs membres, une société C ou une société S, vous devez utiliser le nom légal de votre société.

#4. Décrivez la structure organisationnelle de votre entreprise

Après avoir fourni le nom de votre entreprise, sélectionnez la structure d'entreprise appropriée à la ligne 3. À des fins fiscales, l'IRS doit avoir une compréhension claire de la façon dont vous êtes classé. En attendant, une corrélation claire entre cela et le formulaire d'impôt fédéral annuel de votre entreprise devrait être possible.

Propriétaire unique, société de personnes, société C, société S, fiducie/succession, société à responsabilité limitée ou « autre » sont tous des exemples de classifications fiscales fédérales. Sélectionnez l'option appropriée qui convient le mieux à votre entreprise.

# 5. Exonérations

À la ligne 4, ces cases resteront probablement vides. C'est un domaine non essentiel pour la grande majorité des personnes et des entreprises. Cependant, si votre entreprise est une société, vous devrez peut-être le faire, alors vérifiez auprès de votre comptable fiscaliste avant de prendre une décision.

#6. Saisissez votre adresse postale

Vous devez remplir correctement les lignes 5 et 6 avec votre adresse postale. Cette adresse devrait être celle que vous pouvez utiliser si vous souhaitez recevoir des informations fiscales vitales. Indiquez votre adresse postale, votre ville, votre état et votre code postal. En plus d'utiliser cette adresse pour votre déclaration de revenus, si vous travaillez en tant qu'indépendant ou entrepreneur individuel, votre client utilisera également l'adresse telle qu'elle apparaît sur le W9 pour s'assurer que votre formulaire 1099-NEC est correctement préparé. Si vous remplissez un W-9 à d'autres fins, vous pouvez toujours vous attendre à recevoir un 1099-MISC à cette adresse.

# 7. Indiquez votre numéro de sécurité sociale/numéro d'identification d'employeur

Ensuite, passez à la première section, appelée Partie 1. Cela implique la saisie de votre numéro d'identification fiscale (TIN), qui est la partie la plus importante de ce formulaire. Généralement, SSN ou EIN sont les deux méthodes les plus courantes pour vous identifier lorsque vous postulez à un emploi. Tout dépend de la structure de votre entreprise.

Étant donné que l'Internal Revenue Service fait référence à cette section en tant que partie 1, cela peut rendre les choses encore plus confuses, mais c'est aussi simple que cela puisse paraître. En tant qu'entreprise, vous devez fournir un numéro d'identification d'employeur (EIN) ou un numéro de sécurité sociale (SSN) comme preuve de l'identification fiscale de votre entreprise. L'IRS, cependant, préfère utiliser un SSN sur le formulaire W-9.

#8. Découvrez si vous devez signer et dater le formulaire

La partie 2 du formulaire W-9 est la section de certification. Cela implique souvent de vous demander de vérifier si vous êtes un citoyen américain ou un étranger résident. De même, avant de pouvoir signer le formulaire W9, vous devez attester de l'exactitude de toutes vos informations dans la section II. L'IRS a une politique de tolérance zéro lorsqu'il s'agit de soumettre un formulaire fiscal de manière malhonnête, et en tant que tel, vous pouvez être passible d'une pénalité ou d'une peine d'emprisonnement si vous omettez sciemment des informations ou mentez sur un formulaire fiscal.

Comment remplir un formulaire W9 pour une LLC

Normalement, pour déposer vos impôts LLC de manière appropriée, vous devrez remplir un formulaire W9. Les intérêts hypothécaires, les revenus non salariés et l'annulation de la dette sont tous inclus dans ce formulaire. Bien que le formulaire W9 soit assez basique, il peut sembler difficile à remplir si vous déposez une LLC. Mais, si vous le faites de manière appropriée, vous et votre entreprise pouvez éviter toutes sortes de difficultés ou de problèmes fiscaux.

Étant donné que l'IRS ne reconnaît pas les LLC en tant qu'entités commerciales indépendantes, les LLC peuvent choisir d'être imposées comme une entreprise individuelle (une entité ignorée), un partenariat ou une société. Cela signifie que si vous êtes le seul propriétaire (membre) de votre LLC, elle sera imposée comme une entité ignorée.

Choisir d'imposer une SARL à un seul membre en tant qu'entité ignorée signifie déclarer les bénéfices et les pertes d'entreprise sur votre déclaration de revenus individuelle (appelée imposition de transmission). Si vous recevez directement 1099 pour les revenus LLC, vous devrez peut-être encore remplir un formulaire W9.

Si vous êtes une société C ou S, cochez la case W9 sous le nom de l'entreprise et indiquez également un C ou S à côté de cette case, selon votre type de société. Vous pouvez également utiliser le formulaire 2553 pour former une société S, ce qui évite la double imposition.

Que vous dirigiez votre LLC en tant que membre individuel, société ou partenariat, avec les étapes suivantes, vous pouvez facilement remplir ou remplir le formulaire W9 pour votre entreprise ;

LLC de membre unique

L'Internal Revenue Service considère une société à responsabilité limitée unipersonnelle comme une entité ignorée aux fins de l'impôt fédéral sur le revenu. Ainsi, le propriétaire unique d'une LLC doit déposer ses impôts de la même manière qu'un propriétaire unique.

• Sur les deux premières lignes du formulaire W9, remplissez votre nom et le nom légal de votre société à responsabilité limitée (LLC). Entrez le nom légal de la LLC sur la deuxième ligne après le nom sous lequel vous produisez vos déclarations de revenus.
• Entrez l'emplacement de l'entreprise, y compris la ville, l'état et le code postal de l'établissement.
• Vous devez vérifier en tant qu'individu/propriétaire unique/société à responsabilité limitée et non en tant que "société à responsabilité limitée" car c'est ce que vous êtes classé à des fins fiscales.
• Ensuite, entrez votre numéro de sécurité sociale. L'utilisation de votre numéro de sécurité sociale (SSN) est nécessaire. L'Internal Revenue Service (IRS) vous permet également d'entrer un EIN que vous avez gagné en tant que propriétaire unique.
• Signez la certification et envoyez-la au demandeur avec le formulaire W9.

Coopération ou coentreprise

Pour remplir le formulaire W9 pour les sociétés et les sociétés de personnes (LLC), les étapes à suivre peuvent inclure

• Entrez le nom légal de la LLC. Cela devrait être tel qu'il apparaît sur ses déclarations de revenus. Cependant, s'il y en a un, vous devez indiquer le nom secondaire de la LLC sur la deuxième ligne, "Nom de l'entreprise".
• Sélectionnez "Société à responsabilité limitée" dans le menu déroulant.
• Pour un partenariat, saisissez "P" sur la ligne de classification fiscale, et pour les sociétés S, vous pouvez écrire "S".
• Entrez l'emplacement de l'entreprise, comme la ville, l'état et le code postal.
• Entrez le numéro d'identification d'employeur (EIN) de la LLC.
• Faites une copie du formulaire W-9 et envoyez-la à la personne qui en fait la demande.

Chaque client pour lequel un pigiste ou un entrepreneur a travaillé doit faire remplir un formulaire W-9. Alors, gardez une copie du formulaire W-9 pour vos propres dossiers juste pour être du bon côté. Si un client ne reçoit pas son 1099-MISC à la fin de l'année, vous pouvez également utiliser ce formulaire pour le contacter.

Comment remplir un formulaire W9 pour une entreprise

Plutôt que de le soumettre à l'IRS, le W9 est un formulaire fiscal que vous envoyez à d'autres entreprises. Supposons que votre entreprise effectue des travaux pour une entreprise locale ; afin de vous envoyer un formulaire fiscal 1099 ou pour confirmer que vous ou votre entreprise n'en avez pas besoin, le formulaire W9 que vous remplissez leur fournit les informations dont ils pourraient nécessairement avoir besoin. La bonne nouvelle est que les instructions W9 sont suffisamment simples pour que remplir les cases ne prenne pas trop de temps.

Sur le formulaire W9, vous fournirez des informations telles que votre nom, le nom de votre entreprise, votre numéro d'identification fiscale (TIN) et la structure de votre organisation. Vous devrez également indiquer les dérogations dont vous pourriez bénéficier à certains mandats de déclaration. Une fois que vous avez rempli intentionnellement le formulaire W9 pour votre entreprise, vous pouvez simplement le signer.

Instructions de base pour remplir le formulaire W9 pour votre entreprise

Partons de l'hypothèse que votre société a peut-être fourni à une entreprise locale des services d'une valeur de 2,800 1099 $ l'an dernier. Afin de déposer 9 pour l'IRS, cette société aura besoin d'un formulaire W9 de votre entreprise. Vous pouvez simplement télécharger le formulaire WXNUMX sur le site Web de l'IRS et le remplir pour votre entreprise conformément aux instructions. Les informations nécessitent :

Signez le document une fois que vous l'avez rempli. Cependant, en tant que déclaration sur l'honneur que les informations sur le W9 pour votre entreprise sont exactes, vous devez revérifier votre signature. Ne pas le faire signifie pratiquement que vous avez commis un parjure, ce qui se trouve être un crime.

De plus, la retenue de réserve prélève 24 %, de la même manière que la retenue d'impôt sur le salaire d'un employé a lieu. Celles-ci peuvent affecter les revenus, les dividendes, les loyers et les redevances, ainsi que la rémunération des non-employés, mais elles n'ont aucun effet sur les transactions immobilières. Dans ce cas, l'entreprise qui demande vos services déduira un certain montant de votre service de 2,800 XNUMX $. En tant que tel, l'entreprise ne retirera pas votre salaire si vous fournissez votre NIF et certifiez que vous n'êtes pas soumis à une retenue de réserve.

Comment remplir un formulaire W9 en tant que pigiste

Un formulaire W9 est un document que les travailleurs indépendants, comme un pigiste, qui fournissent des services aux entreprises, doivent remplir pour suivre leurs informations fiscales et financières. À l'aide de ce formulaire, une société parrainante peut fournir à l'Internal Revenue Service des informations précises sur le pigiste ainsi qu'un numéro d'identification fiscale.

En tant qu'entrepreneur indépendant ou pigiste, le formulaire IRS W9 est le plus couramment utilisé avec chaque employeur. Les employés à temps plein n'ont pas besoin d'un W9. Vous devez remplir un formulaire W9 car les employeurs ne prélèvent pas d'impôts sur un entrepreneur indépendant ou un pigiste.

Si vous êtes un indépendant, la procédure ci-dessous peut vous aider à apprendre à remplir correctement le formulaire W9

#1. Entrez votre nom

En utilisant le nom légal sur votre déclaration de revenus, écrivez ou tapez votre nom complet.

#2. Entrez le nom de votre entreprise

Tapez ou écrivez le nom de votre entreprise, ou ignorez le nom de l'entité.

#3. Décidez de votre classification IRS

Ici, veuillez sélectionner le bon option de classification fiscale fédérale. En tant qu'entité commerciale, vous êtes probablement un propriétaire unique, une société C, une société S, un partenariat, une fiducie ou une succession, une société à responsabilité limitée ou un autre type d'entreprise.

#4. Sélectionnez vos exemptions

Si vous bénéficiez d'exemptions de retenue à la source ou de déclaration en vertu de la Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA), vous devez saisir le bon bénéficiaire ou code de déclaration dans cette partie. Certaines entreprises sont exclues de la retenue à la source en ce qui concerne les paiements d'intérêts et de dividendes. Néanmoins, vous devriez consulter les instructions du formulaire pour vous en assurer.

#5. Indiquez votre adresse municipale

Ici, vous devez écrire l'adresse complète que vous utilisez sur votre déclaration de revenus, ainsi que le numéro, le nom de la rue et le numéro de l'appartement ou de l'appartement. Il peut s'agir de votre lieu de résidence ou de votre lieu d'affaires.

#6. Entrez le reste de votre adresse

En règle générale, cela inclut votre ville, votre état et vos codes postaux. Pour que l'IRS puisse connecter vos documents 1099 en tant que pigiste à votre formulaire 1040, vous devez inclure une adresse correspondante sur le formulaire W9 que vous remplissez.

#sept. Saisissez les détails du demandeur

Dans cette section, vous devrez également inclure le nom complet et l'adresse de la personne ou de l'entreprise qui vous a demandé de remplir ce formulaire. Même si ce n'est pas une exigence, c'est une bonne idée de noter ces informations pour vos propres dossiers.

#8. Fournissez votre numéro d'identification fiscale (TIN) et remplissez la partie 1

Pour un pigiste, la partie 1 du formulaire W9, qui traite de votre numéro d'identification fiscale, est la prochaine section à remplir. Pour ce faire, saisissez le numéro TIN de votre entreprise dans le champ approprié. En tant que pigiste, il est probable que votre TIN soit votre numéro de sécurité sociale (SSN). En attendant, s'il s'agissait d'un type d'entreprise différent, votre TIN sera probablement votre numéro d'identification d'employeur (EIN).

Une autre option consiste à consulter les instructions du formulaire pour plus d'informations sur la façon de remplir le formulaire en tant qu'immigrant ou entité ignorée.

#9. Remplissez la partie II pour certifier ou authentifier votre formulaire W9

La dernière partie de votre formulaire W9 à remplir en tant que pigiste vous oblige à affirmer, sous peine de parjure, que les informations fournies sont exactes. Cela signifie que vous certifiez que les informations que vous avez fournies sont exactes et que vous avez été honnête tout au long du processus. Pour protéger vos droits légaux, cette partie du formulaire est toujours essentielle. En signant votre nom et la date sur le document, vous certifiez que les déclarations suivantes sont vraies :

• Vous avez écrit ou attendez d'obtenir le bon TIN pour vous-même.
• Vous n'avez pas à vous soucier de la sauvegarde retenue puisque vous êtes exempté ou avez une raison valable de ne pas le faire ; peut-être que l'IRS ne vous a pas informé d'une retenue supplémentaire.
• Peu importe que vous soyez américain ou non ; vous êtes soit un citoyen américain, soit un résident des États-Unis, soit un étranger.
• Peut-être êtes-vous une société de personnes, une société, une entreprise ou une autre entité américaine qui a été formée ou constituée aux États-Unis sous la lois des États-Unis.
• Vous avez fourni sur le formulaire le ou les codes FATCA corrects ?

Conclusion

Vous devez vous familiariser avec le formulaire IRS W9 et savoir comment le remplir si vous travaillez en tant qu'individu, indépendant ou entité ignorée. Il permet à un client ou à une entreprise pour laquelle vous travaillez en tant qu'individu d'obtenir facilement votre nom, votre adresse et votre numéro d'identification fiscale. Il aide également à informer les particuliers s'ils ont besoin d'une retenue à la source ou s'ils doivent déduire des impôts de leurs revenus.

Ce formulaire n'est pas destiné à être soumis à l'Internal Revenue Service. Vous n'avez qu'à le transmettre aux employeurs qui en font la demande. Bien que le formulaire W9 soit relativement simple à remplir, vérifiez l'exactitude de vos informations. Si vous rencontrez des difficultés pour remplir ce formulaire, vous pouvez envisager de faire appel à un comptable fiscaliste pour vous guider tout au long du processus.

Comment remplir une FAQ W9

À quoi ressemble le formulaire W9 ?

L'IRS W-9 est un document d'une page avec cinq pages d'instructions.

Où puis-je trouver le formulaire W9 ?

Pour remplir un formulaire W9 en tant que propriétaire unique, SARL unipersonnelle ou particulier, obtenez-en un de votre client, banque ou autre institution financière. Une version PDF de celui-ci est également disponible sur le site Web de l'IRS.

Qu'est-ce que la retenue de sauvegarde ?

La retenue de sauvegarde est de l'argent déduit de votre chèque de paie et remis à l'IRS à partir des paiements de revenu. Les payeurs peuvent être obligés de retenir des impôts pour que l'IRS reçoive tout impôt sur le revenu impayé.

Un particulier doit-il remplir W9 ?

Les employeurs qui embauchent une personne en tant qu'entrepreneur indépendant doivent lui fournir un formulaire W9 à remplir avant de commencer à travailler. Cependant, un particulier ou un "entrepreneur indépendant" qui doit remplir un formulaire W9 doit avoir satisfait à certains critères particuliers.

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