Vous avez besoin de suggestions pour organiser un événement ? Vous êtes arrivé à l'endroit approprié. Au fil des ans, nous avons assisté à de nombreux événements organisés par divers groupes. Nous avons également une tonne de bonnes pratiques à utiliser, même si nous ne pouvons pas lister toutes les spécificités dont vous devrez tenir compte (cela dépend souvent du type d'événement !). Nous vous guiderons à travers les étapes de la planification d'événements dans cet article de blog.
Qu'est-ce qu'un plan d'événement ?
Un plan d'événement sert de feuille de route pour tous les éléments de votre événement.
Ces composantes sont coordonnées selon des buts et objectifs SMART (spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et limités dans le temps) et un calendrier. Nous vous conseillons de remonter à partir de la date de votre événement pour déterminer votre calendrier (un calendrier de travail en arrière !).
Alors que vous vous préparez pour le grand jour, votre planificateur d'événements peut vous servir de guide pour vous garder sur la bonne voie. Peu importe la taille de votre événement, un plan réussi comprend les mêmes éléments cruciaux, que nous aborderons dans la prochaine partie.
Quelles sont les étapes de la planification d'un événement ?
La gestion d'événements est exigeante. Garder une trace de tous les détails mineurs peut être difficile lorsqu'il y a autant de pièces mobiles. Il y a beaucoup à considérer, du choix d'un lieu et des conférenciers à la vérification que vous avez envoyé des notes de remerciement et à la conduite d'un débriefing post-événement.
Voici quelques étapes à suivre pour organiser un événement.
#1. Développer les buts et les objectifs de l'événement
Établir un objectif et un objectif clairs est la première étape. Quels objectifs avez-vous en tête pour organiser cet événement ?
#2. Former une équipe
Pour gérer tous les arrangements pour n'importe quel événement, un effort d'équipe concerté est nécessaire. Choisissez un membre clé du comité pour diriger l'événement et désignez des présidents de sous-comité spécifiques. Le lieu, les conférenciers, les divertissements, la publicité, les commanditaires, le transport, l'administration des bénévoles et d'autres domaines pourraient tous être couverts par des sous-comités.
#3. Choisir une date
Avant de finaliser la date de votre événement, assurez-vous de prendre en compte les éléments suivants.
Donnez-vous suffisamment de temps pour vous organiser; idéalement, cela devrait être entre quatre et six mois, selon les spécificités de votre événement.
- Attention aux vacances
- Évitez les grands événements ou les vacances scolaires
- Vérifiez les dates avec les participants importants (conférenciers/présentateurs principaux, visiteurs VIP, parties prenantes).
#4. Personnalisez votre événement
Vous devez sélectionner un sujet à la fois d'actualité et distinctif si vous voulez que votre événement se démarque. Pensez à un thème large et engageant pour votre événement et réfléchissez sérieusement au nom. En particulier dans les médias Internet, il peut attirer l'attention. Tenez compte de vos objectifs pour l'événement lorsque vous proposez des suggestions de noms. Créez un slogan - une phrase de marque succincte et accrocheuse qui résume l'occasion. Créez un logo pour représenter votre événement. Les t-shirts, bouteilles d'eau, sacs et autres articles peuvent tous être marqués à l'aide d'un logo. Un logo peut être facilement créé à l'aide de l'outil de conception graphique en ligne gratuit Canva.com.
#5. Faire un plan global
Tous les éléments de l'événement, y compris :
- Choix du lieu, planification et restauration (contrats, permis, assurances, choix de repas, traiteur, etc.)
- Intervenants/présentateurs (identification, vérification, logistique et gestion) (identification, confirmation, logistique et gestion)
- Activités/animations
- Promotion et publicité hors ligne et sur Internet (page Web, promotion en ligne, calendriers d'événements, programmes imprimés, relations avec les médias, signalisation, médias sociaux, etc.)
- Gestion des sponsors et partenaires
- Gestion des bénévoles
- N'oubliez pas que les gens font du bénévolat pour diverses raisons (boutons chauds), comme le désir de faire une différence, la chance de rencontrer de nouvelles personnes socialement ou le désir d'apprendre ou de vivre quelque chose de nouveau. De bonnes expériences de bénévolat peuvent mener à d'autres activités de bénévolat. Ils ne feront plus de bénévolat et diront aux autres s'ils ont une expérience terrible. Assurez-vous que vos bénévoles ont un sentiment de chaleur et de participation. Ils doivent croire que leurs efforts en valaient la peine et qu'ils ont été utiles.
#6. Déterminer les processus administratifs
Comment allez-vous suivre vos listes de conférenciers, d'invités, de budget et d'inscription ?
#7. Identifier et créer des partenariats et des parrainages
Y a-t-il des entreprises avec lesquelles vous pourriez collaborer ou solliciter un parrainage pour aider à couvrir les coûts et stimuler la participation ? Lorsque vous incluez d'autres personnes ou organisations dans votre événement, elles ont tout intérêt à contribuer à la publicité et à assurer le succès de l'événement.
Vous voudrez peut-être penser à :
à la recherche de sponsors commerciaux pour aider à payer une partie des coûts de l'événement. Cela peut inclure tout, des entreprises locales qui pourraient être en mesure de faire don de biens ou de services, tels que des fleurs pour les tables, des articles de sac cadeau, etc., aux organisations mondiales qui voudraient parrainer un repas, offrir un prix de présence ou fournir un élément important de l'enchère silencieuse.
Joignez-vous à des groupes de quartier qui peuvent fournir un emplacement ou aider à la planification ou à la dotation en personnel de l'événement.
#8. Créer un plan publicitaire
Même avec la gamme de conférenciers ou de divertissements la plus incroyable, vous avez toujours besoin de relations publiques pour attirer les participants. La première étape de la promotion d'un événement est un avis ou une page sur votre site Web, suivi d'un rappel dans votre newsletter ou e-mail pour réserver la date, suivi d'une publicité hors ligne et en ligne, de relations avec les médias et d'une communication continue pour promouvoir l'inscription. Sans les remerciements post-événement, les remerciements des sponsors et les histoires soulignant le message majeur de l'événement ou le succès de la collecte de fonds, aucune stratégie n'est complète.
#9. Établir un budget
Les estimations de tous les composants importants inclus dans le plan directeur de votre événement doivent être incluses dans votre budget. N'oubliez pas de tenir compte des frais de déplacement des conférenciers ou des présentateurs.
#dix. Évaluer l'événement
Comment saurez-vous si votre événement a été un succès ? Utilisez-vous les chiffres de présence pour évaluer le succès ? Combien avez-vous amassé ? Le message? Comment avez-vous impliqué le public ou les membres ? Lorsque vous définissez vos buts et objectifs pour la première fois, vous devez réfléchir à la manière dont vous évaluerez l'événement pour évaluer votre succès.
Quelles sont les sept étapes de la planification d'un événement ?
Organiser une célébration en milieu de travail, qu'il s'agisse d'une fête des Fêtes ou d'un déjeuner annuel avec des clients, nécessite beaucoup de préparation et un peu de chance. Ces sept suggestions peuvent vous aider à réduire le stress et à faire en sorte que votre événement spécial soit vraiment spécial.
#1. Commencez plus tôt que vous ne le pensez nécessaire.
Même si la date de votre événement peut sembler lointaine, vous devrez prendre plein de petites mesures en cours de route pour rester sur la bonne voie. Si votre organisation organise des réunions annuelles, vous pouvez commencer à planifier l'essentiel, comme le lieu et l'ordre du jour, dès la fin de la réunion précédente, tandis que les leçons tirées de ce qui a fonctionné et de ce qui n'a pas fonctionné sont encore fraîches. Si vous organisez une fête de vacances, vérifier la disponibilité du lieu au cours de l'été peut vous aider à décrocher votre premier choix et peut-être même vous qualifier pour une remise pour une réservation anticipée. Commencer tôt réduit la probabilité de manquer des détails cruciaux et vous donne le temps d'apporter des modifications.
#2. Établissez un calendrier principal.
Faites une liste des étapes à suivre après avoir obtenu les premiers commentaires de votre employeur et des autres parties prenantes. À grande échelle, cela peut impliquer de rechercher des emplacements potentiels, de préparer des repas, d'envoyer des formulaires d'inscription et de mettre en place des moyens de transport. Fournissez des instructions et des délais plus détaillés après chacun de ceux-ci. Par exemple, vous devez examiner vos possibilités, visiter vos meilleurs choix et savoir ce qui sera et ne sera pas offert avant de faire une réservation de salle (par exemple, équipement audiovisuel). Lorsque vous avez terminé chaque tâche, rayez-la de la liste et, si nécessaire, ajoutez-en de nouvelles.
#3. Constituez une équipe.
Évitez d'essayer de gérer toute la planification par vous-même. Donnez plutôt des tâches spécialisées en fonction des forces de chacun. Quelqu'un dans votre équipe a-t-il travaillé dans le secteur de la restauration ? Demandez-lui d'examiner les options de restauration. Un collègue du bout du couloir joue dans un groupe de reprises sur le côté. Demandez qu'elle soit en charge de l'organisation des animations. Ayez des attentes et des dates d'échéance explicites et planifiez des réunions régulières pour suivre les progrès.
#4. Négociez avec les fournisseurs sur les prix.
Cette étape peut être simple si vous utilisez systématiquement les mêmes fournisseurs, car vous pourriez être éligible à une remise. Organiser votre réception un jour ou une heure creuse peut également réduire les coûts. Voyez quel type de réduction vous pouvez obtenir si vous avez besoin de plus d'une chambre d'hôtel pour les clients de l'extérieur de la ville ; Souvent, les hôtels comptabiliseront une chambre si vous avez effectué un certain nombre de réservations. Obtenez des devis de plusieurs fournisseurs pour les services dont vous aurez besoin, car cela peut vous aider à négocier : par exemple, si le traiteur avec le meilleur menu sait que vous avez des offres moins chères, il pourrait être prêt à baisser ses prix.
#5. Réfléchissez aux « et si ».
Préparez-vous à l'avance aux obstacles potentiels. Ce serait formidable si le nouveau restaurant branché de la ville pouvait accueillir votre réunion de vacances. Il est important de demander poliment le nombre d'autres événements prévus pour la même nuit, car cela peut affecter le niveau de soins que votre groupe reçoit. Ou peut-être organisez-vous une sortie en famille dans un parc à thème à proximité. Vérifiez qu'il y aura des activités pour tous les enfants; vous ne voulez pas que les petits soient tristes parce qu'ils ne peuvent pas monter dans les manèges.
#6. Obtenez-le par écrit.
Pour éviter toute surprise le jour de l'événement, lisez attentivement les contrats des vendeurs. Ne faites aucune supposition; tout ce que vous prévoyez de recevoir doit être explicitement indiqué. Assurez-vous que votre contrat stipule clairement que le vendeur montera et démontera la tente et les chaises que vous louez, par exemple. Vos contrats doivent également couvrir les éventualités, telles que qui interviendra si le DJ que vous avez réservé tombe malade.
#7. S'amuser!
Il est temps de prendre du recul et de voir votre travail acharné porter ses fruits une fois que le grand jour arrive et que tout est mis en place et fonctionne sans accroc. Appréciez le moment, mais soyez également conscient des changements potentiels que vous pourriez apporter à l'avenir. Et rappelez-vous toujours d'exprimer votre gratitude à tous ceux qui ont contribué au succès de l'événement.
Quelles sont les 6 étapes de la planification d'un événement ?
La planification est la clé d'un événement réussi. C'est simple de se sentir dépassé car il y a tellement de facteurs à prendre en compte. Pour vous assurer que votre événement se déroule avec succès et respecte votre budget, suivez nos six étapes.
#1. Identifiez vos buts et objectifs.
Il est important de prendre place et de réfléchir à vos objectifs pour l'événement avant de rechercher des emplacements potentiels. Tentez-vous de solliciter des dons? ou annoncer le lancement d'un produit spécifique ? Vous souhaitez 40 ou 400 convives ?
Être particulier à propos de votre public est également crucial. La planification et la budgétisation vous seront plus faciles si vous connaissez vos principaux objectifs et si vous disposez de critères concrets pour mesurer les progrès.
#2. Établissez un budget
Dépenser un peu plus ici et là est simple quand on veut que tout soit impeccable. Mais avant que vous ne vous en rendiez compte, cela peut accumuler des centaines, voire des milliers de dollars de dépassement de budget. Vous pouvez mieux contrôler vos dépenses en faisant un budget à la fois réaliste et flexible.
Ces composants essentiels doivent être inclus dans votre budget :
- Location de salle Comprend toutes les autres dépenses telles que l'assurance.
- Restauration : Goûters et repas de la pause.
- Frais de personnel : ils couvrent l'installation, la coordination et le nettoyage.
- Qu'il s'agisse d'un DJ ou d'inviter des invités spéciaux à parler.
- Location A/V : Selon l'emplacement, vous devrez peut-être louer de l'équipement supplémentaire. un projecteur, par exemple.
- Décoration : si l'événement a un thème, vous devrez peut-être acheter ou louer un décor supplémentaire.
- Marketing : Si vous avez les fonds nécessaires, c'est une bonne idée de créer un budget pour le marketing car la promotion de votre événement est essentielle à son succès.
- Contingence : Peu importe le soin avec lequel vous préparez votre événement, des coûts imprévus surviendront inévitablement. Fournir un filet de sécurité, y compris une éventualité de 10 %.
#3. Calendrier de l'événement et planification
Se donner suffisamment de temps est la partie la plus cruciale de la préparation. Lorsque vous êtes pressé par le temps, le temps semble passer si vite. Idéalement, vous devriez vous accorder 4 à 6 mois pour préparer et réaliser des événements plus importants.
Vérifiez les conflits potentiels si la date est variable. Vous ne voulez pas réserver un emplacement uniquement pour apprendre que votre événement est en conflit avec une fête religieuse importante ou qu'un conférencier invité crucial ne sera pas disponible ce jour-là.
Nous vous conseillons de faire un plan directeur et un calendrier qui incluent toutes les dates d'échéance cruciales dans la perspective de l'événement pour vous assurer que tout se déroule sans heurts. Cela vous permettra également d'attribuer plus facilement des missions à votre équipe. La soumission des licences, les polices d'assurance, la confirmation des conférenciers invités, les dates critiques pour le marketing et la publicité, les invitations envoyées, la date limite de réponse et un calendrier détaillé pour la journée réelle pourraient tous être inclus dans votre calendrier.
#4. Partenariats
Vous pourriez envisager de collaborer avec d'autres groupes pour le parrainage en fonction de la nature et de la taille de votre événement. Cela peut vous aider à économiser de l'argent tout en facilitant vos efforts de marketing et de promotion.
Assurez-vous de mettre l'accent sur une valeur claire pour les entreprises à qui vous demandez de parrainer votre événement. Vos chances de succès augmenteront si vous pouvez présenter des arguments solides en faveur d'un parrainage.
#5. Promotion
Il est temps de faire connaître votre événement maintenant que les préparatifs sont en cours. Même si vous avez programmé les conférenciers les plus incroyables, personne ne se présentera s'il n'est pas au courant de l'événement.
Incluez les dates importantes dans le calendrier de votre événement et créez un plan de relations publiques et de marketing. Votre stratégie marketing doit inclure :
- Une annonce sur la page Web de l'événement.
- bulletins d'information et envois d'e-mails.
- Publications sur les réseaux sociaux programmées.
- Presse et médias, y compris votre communiqué de presse.
#6. Prenez des photos et filmez pour documenter l'occasion.
Il est important de documenter votre événement et son succès après toute votre préparation et votre travail acharné. Pour vous assurer que vos photos sont du plus haut calibre et de la meilleure résolution, engagez un photographe professionnel.
Ces photos peuvent être incluses dans votre suivi post-événement, qui peut également inclure un communiqué de presse sur l'événement et des notes de remerciement aux éventuels sponsors et participants. En outre, ces images pourraient aider à faire connaître les événements à venir. Les images et les vidéos peuvent être facilement enregistrées et partagées avec la suite Vista.
Vous pouvez ajouter des membres de l'équipe ou des participants une fois que vous avez créé l'espace pour votre événement. Vos photos sont toutes enregistrées dans un seul emplacement, où elles sont toutes facilement accessibles et organisées.
Quels sont les 3 composants essentiels de la planification d'événements ?
La planification d'un événement est très différente de l'organisation d'une fête typique. Que l'événement soit très médiatisé ou privé, il faut beaucoup plus de préparation, de développement et d'organisation. À la fin de la nuit, chaque gestionnaire d'événements espère un événement réussi, mais atteindre cet objectif n'est pas toujours simple. Planifier un bon événement nécessite les trois facteurs suivants :
#1. Établissez un objectif avec des cibles et un budget.
Fixez-vous des buts, des objectifs et, surtout, un budget qui couvre tous les aspects de l'événement avant même de commencer à rêver d'un thème. Quels sont vos objectifs pour l'occasion ? Essayez-vous de lever des fonds? Y a-t-il un produit qui mérite une attention particulière ? Qu'est-ce que le client considérerait comme un succès de l'événement ? Avoir un objectif en tête facilitera grandement l'organisation du reste de l'événement.
Pourquoi est-il indispensable de créer un budget ? Vous devez savoir où fixer une limite de dépenses, pour commencer. Même si vous pouvez encore accomplir beaucoup avec un budget limité, vous ne devriez pas organiser un événement qui ne satisfera pas les désirs et les capacités financières du client. Établissez un budget par poste afin que chaque étape soit enregistrée et que vos dépenses restent dans des limites acceptables.
#2. Choisissez un emplacement et passez des contrats avec les fournisseurs
Tout le monde est conscient que vous ne pouvez pas organiser une fête sans un lieu pour accueillir tous vos invités. Il en va de même pour les événements importants et les petits événements commerciaux / d'entreprise. Selon le concept général, le budget et l'ambiance que vous souhaitez donner à l'événement, il peut être difficile de trouver le lieu idéal. Alors que les lancements de produits devraient être un peu plus participatifs et engageants, le choix d'une installation établie avec d'immenses salles de bal parlera d'un thème de richesse pour une ambiance plus haut de gamme. La planification de la conception peut commencer sérieusement une fois que vous avez le lieu.
L'utilisation de contrats de fournisseurs est un élément important de la préparation d'un événement. Une fois que vous avez un emplacement, vous devez commencer à planifier le menu et l'aspect général de la zone de l'événement. Pour créer l'événement idéal, vous devez utiliser vos contacts dans la nourriture, l'éclairage, la musique/DJ, le linge de maison, les fleurs et même la conception de gâteaux. Même si de nombreux sites proposent certains de ces services, selon le produit final dont un client a besoin, vous devrez peut-être encore faire appel à vos contacts. Donner à vos clients des options parmi lesquelles choisir peut parfois produire les meilleurs résultats, car ils ont été impliqués dans l'ensemble de la stratégie.
#3. l'image de marque
Les événements marketing sont essentiels pour vos clients car les participants doivent être conscients des spécificités de l'heure et du lieu pour participer. L'image de marque est importante car vous voulez que votre événement soit remarqué et se démarque de la foule. Pensez à différents noms d'événements, thèmes et même conceptions de logo pour donner aux participants un goût et une expérience distinctifs. Créez un slogan pour l'événement qui combine les objectifs du client et un avant-goût de ce qui s'y passera pour aller plus loin.
Envoyez un save-the-date si vous organisez un événement bien à l'avance (six à douze mois) afin que les invités aient le temps de marquer leurs calendriers. Une invitation officielle peut alors être envoyée en guise de suivi à l'approche de l'événement. Si l'événement est pour un lancement de produit, n'oubliez pas de le mettre en évidence dans l'invitation. Une invitation est également une occasion fantastique de promouvoir le thème général de l'événement.
Embaucher un gestionnaire d'événements capable de gérer tous les aspects de la planification, de la conception à la conclusion, est parfois la meilleure approche pour assurer le succès d'un événement. Faites une liste de tout ce que vous devez faire et rayez les éléments au fur et à mesure si vous avez l'intention de gérer vous-même la planification de l'événement.
Quels sont les cinq C de la gestion d'événements ?
Voici les cinq C de la gestion d'événements : Concept, Coordination, Contrôle, Culmination et Clôture. Mais que signifient-ils ?
#sept. Concept
Le concept vient en premier. La conceptualisation de votre événement établit les fondations sur lesquelles il sera construit. Ce faisant, vous devez prendre en compte :
Qui participera, quand, où et que se passera-t-il lors de votre événement sont toutes des questions importantes ?
Ne négligez pas les détails ici. Approfondissez chacun des sujets susmentionnés et prenez le temps de comprendre toutes les facettes de votre événement. Quel est l'objectif principal de votre événement, pour commencer ? Quel est le résultat? Votre public doit comprendre et s'identifier à cet objectif. Une fois que vous avez cela, vous pouvez commencer à considérer votre public, comment le contacter et comment l'engager.
Connaître le « Pourquoi » et le « Qui » vous permet également de faire des incursions dans le « Quand » et le « Où ». Le lieu de votre événement peut être une évidence si votre public cible est concentré dans cette zone, que ce soit par résidence ou par emploi. Ou, s'ils représentent un échantillon représentatif de la population ou d'une entreprise, il pourrait y avoir une année plus appropriée ou moins occupée qui contribuera à augmenter la fréquentation.
#2. Coordination
La planification peut commencer une fois que vous avez votre concept. Étant donné qu'il y aura probablement beaucoup d'éléments à couvrir, ce sera probablement l'une des étapes les plus longues du processus.
Vous examinerez les éléments suivants au cours de la phase de coordination :
- Choisir un thème
- Établir un budget fiable
- Faire un horaire
- A la recherche d'un emplacement
- Organisation de traiteurs et décorateurs
- Organiser des divertissements, des conférences ou d'autres événements
- Achat d'équipement
- Organiser le transport et l'hébergement
- Évaluations des risques et sécurité
- Plans d'urgence
La liste fournie ci-dessus n'est en aucun cas exhaustive. Selon la taille et la nature de votre événement, il peut être plus court ou plus long. Mais la clé est que vous devez vous assurer que toutes vos bases sont couvertes tout au long de la phase de coordination du processus.
#3. Contrôler
Le contrôle des événements implique précisément cela. maintenir le contrôle. Gardez les choses sous contrôle et suivez votre stratégie aussi étroitement que possible. Il est possible de perdre du temps, de l'argent ou les deux sur des ressources qui ne prennent pas en charge le « Pourquoi » que vous avez créé à l'étape du concept si vous commencez à dévier de votre trajectoire et à vous laisser distraire.
Lorsque vous commencez à planifier, il serait avantageux de créer un calendrier et de définir des objectifs spécifiques pour ce qui doit être fait, quand et par qui. Gardez un œil sur le prix et assurez-vous d'avoir une image claire de ce à quoi ressemblera votre événement avant de faire quoi que ce soit d'autre car, avec la gestion d'événements, vous ne pouvez jamais être trop contrôlant.
#4. Culmination
Nous concluons l'événement. le vrai grand jour. Il est temps de commencer le spectacle maintenant que votre événement a été un succès. Mais votre travail en tant que gestionnaire d'événements ne se termine pas lorsque l'événement commence. En réalité, cela ne fait que commencer.
La communication avec les fournisseurs, les vendeurs et le personnel, une attention particulière aux délais, les contrôles de sécurité et la configuration en temps opportun font tous partie de la phase d'apogée. La phase culminante, comme la phase de contrôle, consiste à guider le navire dans la bonne direction et à mettre en place des mesures de secours au cas où il dévierait de sa route.
#5. Liquidation
Une fois l'événement terminé, la phase de clôture commence. S'assurer que l'emplacement est propre et ordonné, communiquer avec le personnel et conclure les choses avec les traiteurs, les divertissements, etc.
La clôture s'étend également à la gestion post-événement, comme obtenir les commentaires des clients, évaluer votre performance, remercier la présence et le personnel, examiner le budget, etc. Même si vous souhaitez simplement faire une longue sieste après votre événement, la gestion post-événement vous permettra d'évaluer si vous avez atteint vos objectifs et comment, ainsi que la manière dont vous pouvez poursuivre sur votre lancée.
Résumé
La gestion d'événements et le succès de la planification nécessitent quelques talents. À différentes étapes de la procédure, des compétences telles que le souci du détail, l'ingéniosité, l'endurance et la réflexion stratégique entrent toutes en jeu. Pour cette raison, il est essentiel d'aborder la gestion d'événements avec une stratégie solide qui vous permettra de parcourir la route (parfois) cahoteuse et de sortir de l'autre côté relativement indemne, profitant de la gloire d'un événement réussi.
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Bibliographie
