Dans quelle mesure avez-vous été confus lorsque vous avez été confronté pour la première fois à une tâche impliquant la rédaction d'un appel d'offres pour une entreprise ? Aviez-vous une idée de ce dont il s'agissait ou en étiez-vous totalement ignorant ? Ou peut-être que vous n’en aviez pas écrit depuis un moment ?
Quel que soit le cas, je suis là pour y remédier avec ce guide. Ensemble, nous approfondirons les détails de ce qu'est réellement un appel d'offres, pourquoi vous pourriez en avoir besoin et comment créer votre tout premier appel d'offres aujourd'hui.
Mais d’abord, vous devriez probablement savoir ce que signifie RFP en affaires.
Points clés
- Une demande de proposition (RFP) est à la fois le processus et la documentation utilisés pour solliciter des offres pour des solutions commerciales ou informatiques potentielles requises par une entreprise ou un organisme gouvernemental.
- Le document de demande de propositions décrit généralement un énoncé des exigences (EDI) que doivent respecter les répondants potentiels souhaitant faire une offre pour fournir les solutions requises.
- Il peut couvrir des produits et/ou des services répondant aux exigences données.
- Les appels d'offres sont utilisés par la plupart des agences gouvernementales et de nombreuses entreprises et organisations privées.
Qu’implique un appel d’offres en entreprise ?
Une demande de proposition (RFP) est un document commercial qui annonce un projet, le décrit et sollicite des offres auprès d'entrepreneurs qualifiés pour le réaliser. La plupart des organisations préfèrent lancer leurs projets à l’aide d’appels d’offres, et de nombreux gouvernements les utilisent toujours.
Lors du recours à un appel d'offres, l'entité sollicitant les offres est chargée d'évaluer la faisabilité des offres soumises, la santé financière des entreprises soumissionnaires et la capacité de chaque soumissionnaire à entreprendre le projet.
Les appels d’offres sont utilisés pour des projets complexes, nécessitant souvent plusieurs sous-traitants. Ils décrivent l'organisation émettant la demande de propositions, la portée du projet entrepris et les critères d'évaluation des candidatures. Ils décrivent également le processus d'appel d'offres et les termes du contrat.
Les demandes comprennent un énoncé des travaux décrivant les tâches à effectuer par le soumissionnaire retenu et l'échéancier pour terminer les travaux.
Les appels d'offres conseillent également les soumissionnaires sur la manière de préparer leurs propositions, avec des conseils spécifiques sur la manière dont les offres doivent être formatées et présentées. Ils comprennent généralement des instructions sur les informations que le soumissionnaire doit inclure et le format souhaité.
Que comprend un appel d'offres ?
Un appel d'offres comprend généralement des informations sur l'organisation émettrice et ses secteurs d'activité (LOB), un ensemble de spécifications décrivant la solution recherchée et des critères d'évaluation révélant la manière dont les propositions seront notées.
La demande de propositions contient généralement une section, parfois appelée énoncé des travaux (EDT), définissant la portée des travaux ou la portée des services à fournir. Cette section traite des tâches à effectuer par le soumissionnaire retenu et d'un calendrier pour fournir les livrables.
La demande de proposition comprend également des conseils aux soumissionnaires sur la façon de préparer une proposition. Cette section fournira des détails sur le format de la proposition, ainsi que des instructions sur la façon dont la réponse à l'appel d'offres doit être construite et organisée.
LIRE: Comment rédiger une proposition commerciale au Nigeria
La plupart des appels d'offres sont émis par des agences gouvernementales et d'autres organisations du secteur public. Ils sont généralement tenus d’ouvrir la concurrence entre les entreprises privées et d’éliminer les préjugés du processus. Les agences veulent s'assurer qu'elles obtiennent l'offre la plus basse et la plus compétitive.
Cependant, toute organisation privée ou publique peut lancer un appel d’offres pour obtenir plusieurs offres et diverses perspectives sur le projet.
Par exemple, une entreprise qui souhaite faire passer son processus de reporting d'un système papier à un système informatique peut lancer un appel d'offres pour du matériel, des logiciels et un programme de formation des utilisateurs pour établir et intégrer le nouveau système dans l'entreprise. Un processus d’appel d’offres peut leur donner une meilleure idée des alternatives disponibles.
Lors de la rédaction d’une demande de propositions et d’un énoncé des travaux, il est important de tenir compte des processus organisationnels et des meilleures pratiques afin de maximiser l’efficacité.
Expliquer le processus de demande de propositions
Ma première rencontre avec un appel d'offres a eu lieu lorsque j'ai dû soumettre une proposition d'offre commerciale ; Je ne vous ennuierai pas avec les détails. Mais la première chose que j’ai apprise, c’est qu’une demande de propositions doit être rédigée par l’entreprise qui demande les travaux. Cela donne aux entrepreneurs potentiels une meilleure idée de ce que recherche votre entreprise.
Une fois la demande de propositions envoyée, les entrepreneurs ou les fournisseurs peuvent l'examiner et soumettre leurs meilleures offres pour concourir pour le travail.
Voici ce que j'ai inclus dans ma proposition :
- Un plan d'action indiquant comment je résoudreais le problème
- Un calendrier de ce à quoi l’entreprise doit s’attendre
- Toute information de base nécessaire
- Combien je m'attends à ce que l'ensemble du projet coûte
Il y a également eu certains cas où j'ai dû revenir et souligner des éléments spécifiques de la demande de propositions qui devaient être ajustés en fonction de mon expérience dans l'industrie.
À ce stade, vous pouvez soit examiner leurs commentaires et créer une nouvelle demande de propositions pour ajuster les modifications, soit laisser l'original tel quel et le garder à l'esprit tout en examinant les autres offres soumises.
VOIR: PROPOSITION D'OFFRE : Qu'est-ce que c'est et comment en rédiger une
Exigences pour la rédaction d'un appel d'offres en entreprise
Une demande de propositions doit décrire et définir le projet de manière suffisamment détaillée pour attirer des réponses viables.
En tant que soumissionnaire potentiel, vous devez être en mesure de comprendre la nature de l'entreprise et les objectifs qu'elle souhaite atteindre avec le projet. Le projet doit être défini de manière suffisamment détaillée pour que vous puissiez bien comprendre sa portée ainsi que tous les produits et services qui doivent être fournis pour le réaliser.
Le format des propositions attendues doit également être détaillé. Des réponses uniformes sont nécessaires pour comparer et opposer les offres.
Vous trouverez ci-dessous une liste de contrôle détaillant le processus de création de l'appel d'offres parfait :
Comment rédiger un appel d'offres
Les appels d'offres suivent un format assez rigide, bien que ce format puisse varier selon les agences et les entreprises qui les préparent. Cet échantillon de RTI International en Caroline du Nord montre les éléments d'un appel d'offres typique qui comprennent une introduction et un contexte, une description des livrables et des informations sur les critères de sélection.
Étapes pour obtenir les meilleures offres d’appel d’offres
1. Évaluez ce dont vous avez besoin
Avant de rédiger une demande de propositions, vous devrez faire un peu de préparation pour déterminer ce dont vous avez besoin et ce que vous aimeriez accomplir. Ce processus vous aidera à définir vos objectifs et la portée de votre projet, et à découvrir les obstacles.
Utilisez ce temps pour mener des recherches sur les concurrents et l'industrie afin d'évaluer où vous en êtes. Suivez-vous les normes et directives actuelles de l'industrie ? Votre produit est-il à la hauteur de ce que propose la concurrence, ou y a-t-il des fonctionnalités qui vous manquent et qui ajouteraient de la valeur ?
LIRE: Exemples de propositions de valeur qui ont fait la différence (le modèle de réussite)
2. Énumérez toutes les spécifications techniques
Inclure les spécifications techniques dès le départ dans votre RFP permet aux fournisseurs de déterminer s'ils peuvent ou non fournir ce dont vous avez besoin. Cela protège également votre entreprise, car dans le cas où un fournisseur accepte qu'il peut répondre à vos spécifications initialement, mais ne parvient pas à livrer une fois qu'il a pris en charge le projet, vous pouvez le tenir responsable des spécifications énumérées dans l'appel d'offres.
3. Distribuez la demande de propositions
Une fois la demande de propositions rédigée, il est temps de l'envoyer. Vous pouvez le publier sur votre site Web et peut-être même créer une page de destination spécifique pour celui-ci. Tirez parti de tous les groupes professionnels liés à l’industrie dont vous êtes membre et faites-en la publicité. Faire appel à votre chambre de commerce locale est également un excellent endroit pour annoncer votre appel d'offres si vous préférez travailler avec un fournisseur local.
4. Évaluez vos offres
Une fois que vous aurez reçu toutes les propositions, il sera presque facile de les comparer et de déterminer quel fournisseur convient le mieux à votre entreprise.
Sur la pile d'enchérisseurs, vous voudrez réduire cela à une poignée de vos trois, cinq ou 10 favoris à considérer, selon le nombre que vous recevez ou qui vous intéresse. À partir de là, vous voudrez passer du temps à examiner davantage les fournisseurs potentiels pour déterminer qui est vraiment le candidat idéal pour le poste.
5. Sélectionnez le meilleur fournisseur pour le travail
Certaines entreprises peuvent demander une autre meilleure offre finale à leurs principaux fournisseurs après avoir entamé ce processus de négociation. Il s'agit de garantir qu'ils choisissent non seulement la bonne personne ou la bonne entreprise pour le travail, mais également au bon prix.
VOIR: PROPOSITION D'OFFRE : Qu'est-ce que c'est et comment en rédiger une
Même si cela peut sembler une étape supplémentaire, cela peut vous faire économiser de l'argent, du temps et des maux de tête plus tard.
Quoi Pas À voir avec un appel d'offres en entreprise
Si vous souhaitez trouver le bon fournisseur, vous devez que votre appel d'offres soit spécifique. Poser uniquement des questions « oui » ou « non » ne vous mènera nulle part. C'est pourquoi vous devez créer des questions spécifiques qui nécessitent des réponses réfléchies. Posez des questions ouvertes qui leur demandent d'expliquer leur processus de réflexion lors de la résolution d'un problème.
Essayez d'utiliser des phrases similaires à celles-ci :
- Pouvez-vous partager un exemple de la façon dont vous avez résolu ce problème ou un problème similaire pour une autre entreprise ? Avez-vous rencontré des obstacles imprévus ? Que feriez-vous de la même manière ou différemment cette fois ?
- Avec la refonte que vous proposez, combien de temps faudrait-il à une personne non experte en technologie pour remplir le nouveau formulaire d'inscription ? Combien de temps pensez-vous que cela pourrait faire gagner ?
Exemple de réponse à une demande de propositions
Si vous avez lancé un appel d'offres et que vous collectez des réponses, vous vous demandez peut-être ce que vous devriez rechercher dans les réponses efficaces à un appel d'offres. Vous trouverez ci-dessous un exemple de modèle de réponse impressionnante à un appel d’offres :
Exemple de réponse à une demande de propositions
Mais cela nous amène également à une grande question : un appel d’offres est-il vraiment nécessaire en entreprise ? Ne pouvez-vous pas passer du temps à évaluer vous-même deux ou trois fournisseurs ?
Comme vous le verrez ensuite, cet itinéraire n'est certainement pas dans votre meilleur intérêt.
Pourquoi devriez-vous utiliser un appel d'offres dans votre entreprise
Une demande de propositions peut être émise pour plusieurs raisons.
Dans certains cas, la complexité d'un projet informatique nécessite un appel d'offres formel. Vous pouvez bénéficier de plusieurs soumissionnaires et perspectives lorsque vous recherchez une solution intégrée faisant appel à un mélange de technologies, de fournisseurs et de configurations potentielles. Supposons que votre entreprise passe d'un système papier à un système informatique, par exemple. Dans ce cas, vous pouvez demander des propositions pour tout le matériel, les logiciels et la formation des utilisateurs requis pour établir et intégrer le nouveau système dans l'organisation.
LIRE: ERP vs CRM : choisir le bon système pour votre entreprise
En revanche, une simple mise à niveau matérielle peut impliquer uniquement l’envoi d’une demande de devis (RFQ) à un seul fournisseur.
Certaines entités, telles que les agences gouvernementales, peuvent être tenues de lancer des appels d'offres pour garantir une concurrence totale et ouverte.
Vous pouvez également lancer un appel d’offres pour stimuler la concurrence et réduire le coût d’une solution. Cela dit, une proposition acceptée parce qu'elle répond le mieux aux spécifications d'une DP n'est pas toujours la soumission la moins chère. Étant donné que de nombreuses entreprises seront en concurrence avec vous pour obtenir des contrats, il est important que les fournisseurs élaborent des réponses gagnantes aux appels d'offres.
La compétence avec laquelle un client crée un appel d'offres peut dicter la qualité de la réponse d'un soumissionnaire et, par conséquent, le succès ou l'échec de la solution informatique qui en résulte. Si les exigences spécifiées sont trop vagues, un soumissionnaire risque de rater la cible lors de la conception et de la mise en œuvre de la solution. Toutefois, des exigences trop détaillées et restrictives limitent la créativité du soumissionnaire et étouffent l'innovation.
Les entreprises doivent définir des attentes claires auprès de leurs fournisseurs afin de recevoir une réponse de qualité.
Vous pouvez utiliser un appel d'offres pour :
- Décrire les détails et les attentes du projet: Les parties prenantes décrivent les exigences du projet et incluent des détails pour aider les soumissionnaires et entrepreneurs potentiels à comprendre la portée du projet et les critères de l'entreprise pour sélectionner un fournisseur.
- Demander des offres: Une demande de propositions lance le processus de sollicitation ou de proposition. En publiant un appel d'offres, les entreprises sollicitent des soumissions auprès des entrepreneurs. Les documents d'appel d'offres sont répandus dans le secteur public, de nombreuses agences gouvernementales utilisant le processus de sélection d'appel d'offres comme principal moyen de trouver des prestataires de services qualifiés.
- Évaluer plusieurs fournisseurs: Une fois que les entreprises et les indépendants soumettent leurs propositions, l'entreprise les examine et choisit le meilleur fournisseur pour ses besoins. L'entreprise utilise un appel d'offres pour entamer des conversations avec de nombreux fournisseurs ou soumissionnaires différents avant de sélectionner le soumissionnaire retenu, de proposer une offre finale et de signer un contrat pour son projet.
Qu'est-ce qu'un appel d'offres en marketing ?
En marketing, un appel d'offres est souvent utilisé pour externaliser toutes les activités marketing qui pourraient aider votre marque à augmenter sa portée. Ces activités incluent tout ce qui concerne le marketing que vous ne pouvez pas faire en interne.
Par exemple, si vous travaillez dans une petite startup, vous pouvez créer un appel d'offres pour trouver une entreprise de communication et de marketing à service complet afin de créer un plan de marketing intégré pour votre entreprise. Si tel est le cas, vous indiquerez dans votre RFP que vous recherchez une entreprise pour vous aider à "augmenter la présence SEO" ou "attirer des abonnés sur les réseaux sociaux", etc.
D'un autre côté, si vous travaillez pour une agence de marketing, vous souhaiterez garder un œil sur les appels d'offres dans votre région liés aux services que vous proposez. Par exemple, si vous travaillez pour une entreprise de conception de sites Web, vous souhaiterez rechercher des entreprises qui ont créé des appels d'offres pour des services de conception de sites Web.
VOIR: Le rôle de la conception Web dans le succès des entreprises modernes
Qu'est-ce qu'un appel d'offres en vente ?
Dans le domaine des ventes, une demande de propositions est souvent créée lorsqu'une entreprise cherche à acheter un produit ou un service adapté à ses besoins. Par exemple, si une entreprise recherche un nouveau logiciel CRM, l'entreprise peut publier un appel d'offres qui décrit ce qu'elle recherche et ce qu'elle espère réaliser avec le nouveau logiciel CRM.
Pour cette raison, les appels d’offres peuvent jouer un rôle essentiel dans le cycle de vente des entreprises. Les entreprises qui lancent des appels d'offres recherchent souvent des entreprises capables de leur fournir un support informatique, une sécurité, une intégration et une formation, ainsi que d'autres services supplémentaires. Pour clôturer ces comptes plus importants, il est essentiel que votre équipe commerciale soit préparée à un processus de réponse aux appels d'offres et puisse répondre efficacement à ces grandes entreprises dans les délais impartis.
RFI vs RFP
Une RFI (demande d'informations) est une expression d'intérêt de suivi au cours du processus d'appel d'offres RFP. L'entreprise demande plus de détails sur les capacités, les livrables, les services professionnels, les fonctionnalités, le calendrier ou d'autres informations sur le fournisseur d'un entrepreneur. Il diffère d'un appel d'offres car il s'adresse à un fournisseur spécifique (plutôt qu'un appel général aux fournisseurs intéressés).
Une DDR demande des détails particuliers plutôt que des informations générales.
RFQ vs RFP
Une RFQ (une demande de devis ou une demande de devis) est un document de suivi dans le processus de RFP ; l'entreprise qui a lancé la demande de propositions exprime son intérêt pour la proposition de l'entrepreneur et demande une estimation des coûts et une ventilation de ses services. En tant que réponse à un appel d'offres, un appel d'offres s'applique à un fournisseur spécifique figurant sur la liste restreinte (plutôt qu'un appel général aux fournisseurs intéressés).
Il se concentre uniquement sur le prix plutôt que sur d’autres détails du projet.
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Qu'est-ce qu'un appel d'offres (demande de proposition) : tout ce que vous devez savoir
PROPOSITION D'OFFRE : Qu'est-ce que c'est et comment en rédiger une
Bibliographie
