Vous êtes membre du conseil d'administration et vous vous demandez ce que sont les procès-verbaux des réunions du conseil d'administration ? Vous n'avez aucune idée de ce qu'implique la prise de minutes ? Ou peut-être êtes-vous novice dans le monde de la gouvernance d'entreprise et souhaitez-vous vous familiariser avec le fonctionnement des procès-verbaux d'entreprise.
Le procès-verbal est le compte rendu officiel d'une réunion et constitue une partie importante du processus décisionnel. Si vous êtes un membre du conseil d'administration qui veut savoir ce qui se passe lors de vos réunions mais ne peut pas toutes les faire, ou si vous avez besoin d'aide pour préparer vos propres procès-verbaux de réunion, cet article est pour vous !
Que sont les procès-verbaux de réunion du conseil d'administration ?
Les procès-verbaux des réunions du conseil d'administration sont un compte rendu détaillé des délibérations du conseil d'administration d'une entreprise. Ils incluent toutes les mesures prises par le conseil d'administration et sont utilisés comme outil de référence par la direction, les investisseurs et les organismes de réglementation.
Les procès-verbaux sont généralement rédigés avant, pendant et après chaque réunion et sont signés par tous les membres présents à la réunion. Le procès-verbal doit refléter ce qui a été discuté lors de la réunion et toutes les décisions prises. Les procès-verbaux peuvent également être appelés "procès-verbal de délibération" ou simplement "minutes."
Les procès-verbaux des réunions du conseil d'administration sont un élément important de la gestion d'une entreprise prospère. Ils sont un enregistrement écrit de ce qui se passe pendant la réunion, et ils incluent la date, l'heure et le lieu de la réunion, ainsi qu'une liste des participants et leurs titres.
Tandis que rédiger un procès-verbal lors d'une réunion du conseil d'administration peuvent sembler une corvée inutile, ils peuvent être extrêmement utiles à bien des égards. Par exemple:
- Ils fournissent un compte rendu écrit de ce qui s'est passé lors de la réunion. Cela permet à toute personne qui n'a pas pu y assister, y compris les membres qui étaient en vacances ou qui avaient d'autres engagements, de voir exactement ce qui s'est passé pendant leur absence.
- Ils aident à s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde concernant les décisions clés prises par le conseil. Sans ce dossier, il peut être difficile pour toutes les personnes impliquées de se rappeler exactement comment quelque chose a été décidé ou résolu.
- Ils contribuent à accroître la transparence au sein de votre organisation en documentant chaque décision prise par le conseil d'administration afin que toutes les parties prenantes sachent exactement où en sont les choses à un moment donné.
- Ils peuvent être utilisés pour suivre les décisions prises par le conseil d'administration de votre organisation au fil du temps. Ils peuvent également être utilisés comme preuves lorsqu'il est temps de présenter les réalisations de votre organisation dans des rapports ou des demandes de subvention.
Que devez-vous inclure dans votre procès-verbal ?
La rédaction de procès-verbaux est l'une des tâches les plus importantes de tout membre du conseil d'administration. Il est de votre responsabilité d'enregistrer chaque décision, action et discussion qui a lieu lors d'une réunion du conseil d'administration. Les informations que vous collectez seront utilisées pour informer et éduquer les autres membres, ainsi que pour fournir un compte rendu officiel de ce qui s'est passé lors de la réunion.
Les procès-verbaux sont généralement enregistrés en fonction de ce qui a été dit ou fait pendant la réunion. Incluez toutes les informations dont vous avez besoin sur chaque décision prise lors de la réunion, y compris qui a pris ces décisions et pourquoi elles ont été prises.
Afin de créer les meilleurs procès-verbaux de réunion possibles, vous voudrez prendre des notes détaillées pendant la réunion elle-même. Cela vous permettra de capturer ce qui a été dit et fait en temps réel, afin que vos notes puissent être utilisées plus tard comme référence lors de la rédaction du procès-verbal. Voici ce qui devrait être inclus dans vos notes :
#1. Une introduction à la réunion
Cela devrait inclure la raison de la réunion et ses objectifs. C'est également une bonne idée de mettre en évidence toute circonstance particulière, par exemple si elle se déroule à une heure ou à un endroit inhabituel. Donnez un bref résumé des personnes présentes et de ce dont ils ont discuté.
#2. Liste des participants et excuses pour les absences
Inclure une liste des participants, y compris leurs titres de poste et les organisations qu'ils représentent. Il est également utile de noter si quelqu'un s'est excusé à l'avance pour son absence ou s'il y a d'autres personnes qui ont demandé à y assister mais qui ne peuvent pas le faire à cette occasion.
#3. Date, heure et lieu corrects de la réunion
Vérifiez votre montre avant de commencer à prendre des minutes afin de pouvoir noter exactement quand elle commence et se termine. Assurez-vous que tous les détails sont corrects avant de commencer à écrire ce qui s'est passé lors d'une réunion. Cela aidera à éviter toute confusion plus tard lorsque vous essayez de découvrir quelque chose de quelqu'un d'autre qui était là.
#4. Titre des points de l'ordre du jour
Décrivez le sujet de chaque point de l'ordre du jour avant d'expliquer toute discussion autour d'eux - vous pouvez le faire en lisant un ordre du jour ou des notes de réunions précédentes sur des sujets similaires. Cela aidera les lecteurs à identifier rapidement le sujet de chaque point de leur ordre du jour en leur donnant une brève description ou un titre avant de plonger plus en détail.
#5. Une liste précise des personnes qui ont pris la parole lors des réunions
La prise de notes ne consiste pas seulement à garder une trace de ce qui s'est passé lors de la réunion ; il s'agit aussi d'enregistrer qui a dit quoi. Si vous prenez des notes lors d'une réunion et que vous ne savez pas qui a parlé, vous ne pourrez pas enregistrer correctement leurs contributions. Cela peut également vous permettre de les retrouver plus facilement si vous avez besoin de les recontacter ultérieurement.
#6. Discussions clés sur les points de l'ordre du jour
Si vous voulez vous assurer que le procès-verbal de votre réunion est exact et utile, il est important d'enregistrer les principales discussions sur chaque point de l'ordre du jour dans le procès-verbal. De cette façon, si un membre du personnel souhaite lire le procès-verbal plus tard, il peut facilement savoir ce qui a été discuté et convenu concernant chaque point à l'ordre du jour.
#sept. Actions convenues et délais
Il est important d'enregistrer les actions et les délais convenus afin que chacun puisse voir ce qui doit être fait et quand cela doit être fait. Ces informations sont essentielles pour gérer les attentes concernant les tâches au sein de votre service ou de votre équipe, ainsi que pour garantir que chacun sait de quoi il est responsable en termes de tâches de travail et de projets à venir.
#8. Date et titre de la prochaine réunion
Il est également utile que les preneurs de minutes notent la date et le titre de la prochaine réunion. Cela permettra aux participants de se renseigner plus facilement sur les réunions futures et fournira un point de référence pour les procès-verbaux des réunions précédentes afin qu'ils puissent être comparés et contrastés avec les nouveaux.
Conclusion
La rédaction de procès-verbaux est un élément clé du processus de réunion du conseil d'administration. Lors d'une réunion, un procès-verbal est rédigé par une ou plusieurs personnes qui prennent des notes sur ce qui s'est passé pendant la réunion. Le but du procès-verbal est d'enregistrer les décisions, les actions et les discussions qui ont lieu lors d'une réunion. Le procès-verbal doit être un compte rendu précis de ce qui a été dit.
Cela aide à garder la conversation sur la bonne voie et garantit que tout le monde a une compréhension claire de ce qui a été discuté. La personne qui rédige le procès-verbal doit être impartiale et objective. Ils ne doivent pas essayer d'influencer le résultat d'une décision ou d'une discussion. N'oubliez pas : un bon preneur de minutes est quelqu'un qui est minutieux, précis et organisé, mais aussi suffisamment créatif pour prendre des notes d'une manière qui aura un sens plus tard lorsque les minutes seront relues.
