Êtes-vous un entrepreneur occupé qui aime passer plus de temps à développer son entreprise et moins de temps à des activités banales comme la comptabilité ? Si oui, ce guide est fait pour vous ! La comptabilité ne doit pas être écrasante ou prendre trop de votre temps précieux.
Ici, nous discuterons de l'optimisation de votre flux de travail tout en garantissant l'exactitude des chiffres, un exercice d'équilibre que tous les entrepreneurs occupés devraient comprendre et viser.
Ce guide est spécialement écrit pour les entrepreneurs non comptables qui sont très occupés. Il fournit des instructions simples et faciles à suivre sur la gestion de vos livres, de la mise en place d'un système efficace de tenue de registres à la réalisation de rapports financiers précis.
Donc, si vous voulez des processus de comptabilité sans tracas et des idées pour les améliorer, lisez la suite !
Décidez quelle méthode de comptabilité vous utiliserez
En ce qui concerne le suivi de vos finances, vous avez le choix entre deux méthodes distinctes : en partie simple et en partie double.
La saisie unique implique l'enregistrement des transactions au fur et à mesure qu'elles se produisent dans un seul grand livre, tandis que la double entrée nécessite l'enregistrement des débits et des crédits sur au moins deux livres.
Lorsque vous choisissez entre les deux techniques de tenue de registres, tenez compte du niveau de complexité qui nécessite un aperçu de vos transactions financières.
La double entrée enregistre plus d'informations concernant votre activité économique, ce qui la rend idéale pour les entreprises ayant une activité financière importante. Pendant ce temps, l'entrée unique est une méthode de tenue de registres plus simple, généralement idéale pour les personnes qui suivent leurs finances.
Quelle que soit la manière dont vous vous y prenez, le choix d'une méthode cohérente d'enregistrement des données financières est essentiel pour comprendre et rendre compte de votre performance économique dans le temps.
Maîtrisez vos impôts en créant des comptes d'entreprise distincts
Tenir des comptes séparés est une bonne habitude et rend la déclaration des impôts beaucoup plus simple. De plus, en ayant une documentation organisée de toutes les informations financières facilement disponibles, les autorités fiscales telles que l'Internal Revenue Service (IRS) peuvent examiner rapidement les dossiers si nécessaire.
Cela réduit considérablement le temps entre la collecte d'informations et la vérification que tout sur vos formulaires fiscaux est correct.
Le compte d'entreprise le plus courant comprend un compte courant pour les transactions bancaires quotidiennes, un compte d'épargne pour stocker des fonds à faible risque et accumuler des intérêts au fil du temps, et un compte marchand pour accepter les paiements des clients.
Chaque type de compte a ses propres exigences et offre également différents niveaux de sécurité pour protéger les finances de votre organisation.
De plus, les comptes distincts offrent la tranquillité d'esprit en sachant que vous n'aurez pas à vous démener pour obtenir des documents de dernière minute lorsqu'il sera enfin temps de produire une déclaration.
Outre les comptes séparés, il est également important de se familiariser avec toutes les réglementations locales supplémentaires liées aux questions financières, selon l'endroit d'où vous opérez, telles que les exigences en matière de capital, etc. -conformité.
Protégez vos rapports financiers
La tenue de registres sécurisés et protégés est également essentielle pour maintenir l'exactitude de la comptabilité. Envisagez de prendre les mesures nécessaires pour organiser les données dans des systèmes facilement accessibles afin que les comptables puissent accéder aux documents rapidement et efficacement.
Avec l'essor des solutions basées sur le cloud, l'automatisation de ces processus peut être effectuée beaucoup plus rapidement et plus facilement que jamais.
Le logiciel de comptabilité basé sur le cloud est un outil puissant qui permet aux utilisateurs de stocker en toute sécurité leurs informations financières dans le cloud et d'y accéder de n'importe où et à tout moment. Ainsi, quel que soit votre emplacement, vous aurez toujours accès à des informations à jour essentielles à une comptabilité précise.
De plus, étant donné que toutes les données sont enregistrées dans l'environnement cloud, les utilisateurs n'ont pas à se soucier de la sauvegarde ou de la perte d'informations.
En fin de compte, un logiciel de comptabilité basé sur le cloud est inestimable pour ceux qui cherchent à gagner du temps et de l'argent lors de la création et de la mise à jour de leurs budgets.
Créer un budget
Établir un budget est la première étape pour garder le contrôle de vos finances. Un budget vous permet de suivre vos revenus et vos dépenses pour savoir exactement où va votre argent chaque mois.
Il vous aide également à créer des objectifs qui vous aideront à garantir que votre entreprise reste rentable.
Lors de la création d'un budget, assurez-vous d'inclure les éléments suivants :
- Tous vos frais mensuels fixes (loyer/paiements hypothécaires, services publics)
- Frais variables (frais de déplacement)
- Tous autres frais divers (fournitures de bureau)
De nombreux services de comptabilité proposent une planification budgétaire dans le cadre de leur portefeuille de services pour ceux qui souhaitent avoir une visibilité sur leur avenir financier. Cela peut inclure la création de budgets annuels ou trimestriels et de rapports de suivi mensuels, donnant aux propriétaires d'entreprise un aperçu des endroits où les coûts peuvent être réduits et de la manière d'allouer des fonds pour les investissements futurs.
De plus, la planification budgétaire renforce souvent les décisions commerciales stratégiques en permettant aux entreprises de prévoir avec précision les bénéfices et les dépenses.
Enfin, la mise en place d'un budget fiable peut aider les opérations quotidiennes des entreprises à se dérouler plus facilement, en éliminant les conjectures de la planification financière.
Configurer un logiciel de comptabilité
L'un des meilleurs moyens pour les entrepreneurs occupés de rationaliser leurs processus de comptabilité est de les automatiser. Vous pouvez économiser du temps et des efforts à long terme en automatisant des tâches spécifiques, telles que la facturation, les comptes clients et fournisseurs, le paiement des impôts et la paie.
Il existe de nombreux outils disponibles qui vous permettent d'automatiser ces processus rapidement et efficacement.
Un excellent moyen pour les entrepreneurs occupés de garder le contrôle de leurs finances consiste à configurer un logiciel de comptabilité tel que QuickBooks ou Xero.
Ces programmes permettent aux entrepreneurs de suivre facilement leurs revenus et leurs dépenses, de créer des factures pour des clients ou des clients, de gérer les charges sociales, et plus encore ! Ils fournissent également des rapports faciles à comprendre afin que vous puissiez voir rapidement la situation financière de votre entreprise à tout moment.
Externalisez vos besoins en comptabilité
L'externalisation de la comptabilité peut être un avantage considérable pour l'entrepreneur occupé.
Avec le droit services de tenue de livres, vous avez accès à des conseils financiers, à des recommandations en matière de comptabilité et à une assistance adaptée aux besoins spécifiques de votre entreprise. Vous pouvez également vous assurer que les rapports urgents tels que les impôts sont exacts et à jour.
Plus important encore, les entreprises avisées se sentiront en sécurité en sachant que leurs comptables comprennent clairement leur situation financière actuelle et auront un aperçu des décisions commerciales futures.
Des recherches récentes sur les services de tenue de livres montrent que 67 % des propriétaires de PME sont satisfaits des services qu'ils ont reçus. Opter pour l'externalisation s'avère donc une sage décision !
De nombreux cabinets comptables sont des pros pour aider les petites entreprises avec leurs besoins comptables. L'embauche d'un comptable expérimenté peut vous aider à vous assurer que vos livres sont tenus à jour et exacts à tout moment, libérant ainsi plus de votre temps précieux pour d'autres tâches essentielles.
Conclusion
Rester au top des finances de votre entreprise n'a pas à être intimidant. Avec quelques outils de planification et d'utilisation comme ceux mentionnés ci-dessus, cela peut être étonnamment simple !
En plus d'assurer l'exactitude de la tenue des registres, cela peut fournir des informations précieuses sur les endroits où les coûts peuvent augmenter de manière inattendue ou sur les opportunités d'économies potentielles à terme.
Garder votre comptabilité organisée dès le début vous évitera beaucoup de maux de tête sur la route. Vous pouvez le faire avec des conseils simples ou les utiliser pour tester votre futur expert en comptabilité. Quel que soit votre itinéraire, ne tergiversez pas sur votre comptabilité.
Cela ne fera que compliquer les choses à long terme !
