Une machine à affranchir est un outil qui détermine l'affranchissement approprié pour chaque pièce de courrier dans la boîte d'envoi d'une organisation. Une machine à affranchir peut accomplir beaucoup plus selon le type, mais à son niveau le plus élémentaire, elle détermine l'affranchissement approprié pour les colis ou le courrier au format lettre. Cette fonctionnalité garantit qu'une entreprise ne paie jamais trop d'affranchissement en utilisant des timbres supplémentaires dont elle n'a pas besoin. C'est pourquoi vous en avez également besoin pour votre petite entreprise. Cet article vous guidera sur les meilleures machines à affranchir que vous pouvez choisir pour votre petite entreprise.
Machine à affranchir pour les petites entreprises
Les compteurs postaux sont des équipements ou des systèmes dont l'utilisation est autorisée à la maison ou dans votre entreprise et qui impriment l'affranchissement. Les compteurs impriment l'affranchissement directement sur vos pièces postales ou sur le ruban mètre que vous attachez à votre lettre.
Selon l'USPS, vous ne pouvez utiliser des machines à affranchir que si vous disposez d'un permis dans la ville d'envoi. Sans être difficile, cette technique n'en est pas moins cruciale.
Dans sa forme la plus élémentaire, une machine à affranchir imprime l'affranchissement sur votre courrier. Sur le courrier, de nombreux compteurs impriment des logos d'entreprise et d'autres graphiques. La machine à affranchir imprime une bande d'encre à titre d'affranchissement plutôt que de vous obliger à acheter des timbres ou des autocollants avec le logo de votre entreprise.
Fonctionnement de la machine à affranchir
De nos jours, les machines à affranchir informatisées sont les plus courantes. Dans la plupart des cas, un écran tactile et une balance sont des caractéristiques d'une machine à affranchir numérique.
La balance d'affranchissement mesure le poids de votre courrier ou colis et affiche les frais d'affranchissement. Lorsque l'affranchissement a été ajouté à votre courrier, vous insérez votre enveloppe dans le chargeur manuel ou automatique. Pour les colis, de nombreux compteurs impriment l'affranchissement sur un autocollant, que vous placez ensuite sur la boîte.
La procédure est simple, facile à faire et sans incident. L'utilisation de leur machine à affranchir devrait être quelque chose que presque tous les employés d'une petite organisation peuvent comprendre rapidement.
Avantages des machines à affranchir pour les petites entreprises
#1. Des économies pour l'entreprise
Une entreprise n'aura plus jamais à s'inquiéter du surpaiement des frais de port grâce aux machines à affranchir. Sans aucune conjecture, la machine à affranchir détermine le montant correct à payer, de sorte qu'une entreprise n'a jamais à surestimer les frais d'affranchissement ou à utiliser des timbres inutiles.
#2. Réduit le stress des employés
Le corps humain pourrait subir des répercussions négatives du stress. Les compteurs postaux évitent aux employés de la salle de courrier d'une entreprise de consacrer du temps à l'affranchissement. Au lieu de cela, ils peuvent se concentrer sur des problèmes plus urgents, comme s'assurer que tout est envoyé à temps et examiner le courrier qui a été renvoyé avec succès.
#3. Vous donne l'air plus professionnel
Qu'il s'agisse d'une entreprise qui vient de démarrer ou qui existe depuis un certain temps, le développement de son image est crucial. Toute correspondance sortante doit avoir une apparence professionnelle et soignée pour accroître le professionnalisme.
Les autres avantages incluent ;
- Obtenir des réductions d'affranchissement USPS
- Vous passez moins de temps à traiter les messages des employés
- Réduisez votre nombre de passages en bureau de poste (et le carburant nécessaire)
- Obtenir des estimations précises des frais d'affranchissement
- Enlever les chèques et la petite caisse
- Obtenir des informations précises sur les frais d'expédition
- Vérification rapide de l'équilibre de votre lecteur avant et après utilisation
- Créer des budgets avec une plus grande efficacité
Conseils pour trouver les meilleurs compteurs postaux pour votre petite entreprise.
- Examinez les qualités uniques de l'équipement de traitement du courrier de divers fabricants. Si vous êtes pleinement conscient de ce que propose le concurrent, vous serez dans une position de négociation plus forte.
- Décrivez les exigences de votre entreprise, y compris le type de courrier que vous envoyez, la quantité que vous envoyez et la fréquence à laquelle vous l'envoyez. Cela aidera le fournisseur à déterminer le produit idéal pour vos besoins.
- Demandez un essai gratuit d'au moins un mois. Vous pouvez utiliser ces informations pour déterminer si la transaction en vaut la peine.
- Renseignez-vous sur les différentes options de tarification et les conditions de location. Si vous avez besoin d'une flexibilité plus immédiate, n'hésitez pas à signer un contrat pluriannuel.
Meilleurs compteurs postaux pour les petites entreprises
#1. FB PostBase Mini
Sans surprise, cette machine silencieuse est parfaite pour les petites salles de courrier et s'intègre parfaitement dans un bureau à domicile. La PostBase mini est la plus petite machine à affranchir de la gamme PostBase de FP USA.
La PostBase small est un système à faible volume qui peut traiter jusqu'à 17 lettres par minute. Cependant, il dispose toujours d'un écran tactile couleur de 4.3″ pour rendre l'organisation de votre courrier encore plus simple et d'une connectivité Wi-Fi complète en standard. Vous pouvez personnaliser l'échelle intégrée avec l'une des cinq couleurs en fonction de votre marque.
Le coût de cet équipement varie selon la durée du contrat et l'utilisation prévue.
Coûts:
- 12.95 $ pour 13 mois plus un mois gratuit
- 26 mois pour 21.95 $ plus deux mois gratuits
- 42 mois pour 21.95 $ plus six mois gratuits
Avantages
- Il a une balance intégrée de 5 lb
- Simple à utiliser
- L'appareil le plus silencieux de sa catégorie
Inconvénients
- Écran tactile plutôt petit
- Sur la liste, ce modèle n'est pas le plus rapide.
#2. Station de messagerie SendPro de Pitney Bowes
Pour les personnes ayant de faibles compétences techniques, il s'agit de la meilleure machine à affranchir. Pitney Bowes SendPro Mailstation ne vous mettra pas trop de pression car il manque de cloches et de sifflets sophistiqués. C'est la solution la plus simple et la plus efficace pour les entreprises qui envoient jusqu'à 50 courriers par semaine.
La SendPro Mailstation, la conception la plus d'entrée de gamme proposée par Pitney Bowes Small Business, peut traiter jusqu'à 16 lettres par minute (LPM) et des lettres de 5 lb. Sa petite taille et son absence de complexité supplémentaire la font apparaître comme une imprimante standard.
Prix:
- Il y a des frais de location mensuels de 26.99 $.
Avantages
- Évolutivité au niveau de l'entreprise
- Dynamisme dans l'analyse des ventes
- Des intégrations CRM qui semblent sans fin
Inconvénients
- Les contacts en double ne peuvent être éliminés que manuellement.
- S'acclimater à l'interface utilisateur prend un certain temps.
#3. Quadient IS-280
Petit mais puissant, le Quadient IS-280 peut traiter 18 LPM. Il offre une résolution d'impression élevée et, selon vos préférences, comprend des balances intégrées de 2 lb ou 5 lb.
Avec le Quadient IS-280, vous pouvez personnaliser votre courrier avec diverses images de stock et suivre les dépenses jusqu'à dix départements. Pour les entreprises qui envoient moins de 150 pièces de courrier par mois, ce modèle est une excellente alternative à faible coût.
Coûts:
- Échelle de 2 lb sur 24 mois pour 19.75 $ par mois plus six mois gratuits (nouveaux clients uniquement)
- Sur 24 mois, 22.75 $ par mois (balance de 5 lb), plus six mois gratuits (nouveaux clients uniquement)
- Les dépenses d'encre mensuelles estimées sont de 11.66 $ (10 lettres/jour).
- Coûts estimés des étiquettes (3.53 $/mois ; 2 étiquettes/jour)
- Il y a une remise Quadient de 9 % sur les frais de port de première classe.
Avantages
- Convient à tout petit bureau, le design est compact.
- Réapprovisionnement du solde postal en ligne
- Simple à utiliser
Inconvénients
- Les balances ne peuvent mesurer que jusqu'à 5 lb.
- Il existe maintenant des machines à affranchir plus rapides.
- Système d'affranchissement pour la série Quadient iX-5
- Optimal pour les entreprises en expansion
#4. Système d'affranchissement pour la série Quadient iX-5
La série Quadient iX-5 comprend un bac de récupération extensible, un panneau de commande à écran couleur et une balance de 5 lb en équipement standard. Les options vont jusqu'à 70 lb. Que vous utilisiez l'option d'automatisation, elle traite 75 à 110 LPM.
Pour augmenter vos chances de recevoir le meilleur tarif postal possible, USPS, UPS et FedEx proposent tous des tarifs d'expédition multi-transporteurs. De plus, la série iX-5 de Quadient propose une commande d'encre automatique et des avertissements par e-mail de faible niveau d'encre.
Prix:
- Il y a une remise Quadient de 9 % sur les frais de port de première classe.
Avantages
- Évolutif pour vos solutions de mailing
Inconvénients
- Comparativement cher
- Probablement inutile pour les très petites salles de courrier
#5. Datapac EZ-Mailer
Lors du tri du courrier pour les petites entreprises, l'EZ-Mailer fera le gros du travail. Vous pouvez traiter 140 LPM avec cette machine à courrier, y compris les appartements, les lettres et les colis.
Plus d'options de balance intégrées que tout autre compteur que nous avons étudié ici, avec des options allant de 25 livres à 70 livres. Le logiciel de mesure basé sur la forme de Data-Pac offre un dimensionnement exact pour les frais postaux les plus bas.
Utilisez une comptabilité illimitée, des rapports d'emploi et diverses options d'impression pour les formulaires.
Avantages
- Mesure avec précision le courrier volumineux et lourd
- Exceptionnel pour les petites et moyennes entreprises
Inconvénients
- Probablement trop grand pour les petites salles de courrier
- Pas le matériel le plus moderne disponible
Combien coûtent les compteurs postaux pour les petites entreprises ?
Vous ne pouvez pas acheter une machine à affranchir ; au lieu de cela, vous devez en louer un auprès d'un fournisseur agréé, et les coûts de location varient considérablement. Le coût mensuel d'un modèle simple est d'environ 20 $, alors que le coût mensuel d'une unité de traitement du courrier dédiée peut dépasser 1,000 XNUMX $.
Le compteur postal en vaut-il la peine ?
Une machine à affranchir pourrait être une méthode précieuse pour gagner du temps et de l'argent pour les entreprises qui envoient du publipostage quelques fois par mois. Il est avantageux et plus pratique pour le processus d'affranchissement lorsqu'il existe un lien direct avec les frais de service postal. Une machine à affranchir n'est généralement pas nécessaire si vous envoyez occasionnellement du publipostage.
Pouvez-vous acheter une machine à affranchir ?
Les entreprises peuvent économiser du temps et de l'argent en utilisant des machines à affranchir pour le courrier nécessaire. Étant donné que les compteurs postaux ne sont malheureusement pas quelque chose que vous pouvez simplement acheter, votre seul choix est d'en louer un auprès d'un concessionnaire si vous en avez besoin pour votre entreprise.
Économisez-vous de l'argent avec une machine à affranchir ?
Oui! Vous pouvez économiser de l'argent en utilisant des machines à affranchir. Vous économisez un demi-cent sur chaque lettre lorsque vous utilisez des machines à affranchir.
Combien coûte la location d'un compteur Pitney Bowes ?
Votre essai gratuit et votre prix mensuel n'incluent pas les frais d'envoi, les frais de recharge ou les frais d'approvisionnement. Un paiement de location mensuel de 42.99 $ ou 52.99 $ est requis. Ou 62.99 $/mois. Selon le modèle que vous sélectionnez, sauf si vous annulez au cours de l'essai gratuit initial de 60 jours.
Pouvez-vous devoir un compteur Pitney Bowes ?
Non, vous ne pouvez pas devoir ce compteur. Vous ne pouvez louer et retourner qu'après utilisation.
FAQ sur les machines à affranchir pour les petites entreprises
Quelle est la durée de vie d'une machine à affranchir ?
Vous devez remettre la demande au bureau de poste du quartier dans les 60 jours suivant la date de la vignette.
Lequel des deux types de compteurs postaux sont-ils ?
Les compteurs numériques et les compteurs basés sur Internet et les timbres sont les deux principales catégories de compteurs utilisés aujourd'hui.
Comment et où utiliser une machine à affranchir ?
Pour transmettre des adresses de votre PC à la machine, souvent à l'aide de n'importe quel système de fusion de courrier, vous pouvez connecter votre machine à affranchir à un réseau. Les adresses peuvent ensuite être imprimées par la machine à affranchir directement sur une enveloppe sans fenêtre ou sur des étiquettes autocollantes.
Conclusion
Vous signez souvent un contrat d'un ou deux ans lors de la location d'une machine, avec un loyer mensuel variable. Au lieu de cela, si vous décidez de louer, la durée de votre contrat sera plus longue et les mensualités resteront constantes.
Malgré les différences de prix, une machine à affranchir permet généralement à votre petite entreprise d'économiser de l'argent et du temps, ce qui en fait un investissement raisonnable.
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Bibliographie
