Il est difficile de maintenir la sécurité des données lorsque des centaines et des milliers de documents sont partagés, révisés et marqués régulièrement. Lorsqu'un document passe entre plusieurs mains, les risques d'atteinte à la sécurité des données augmentent, principalement en raison d'une erreur humaine et de la faiblesse des systèmes de cybersécurité. Cela pose finalement des défis aux services juridiques et de conformité d'une organisation.
L'utilisation de salles de données virtuelles est l'un des moyens les plus efficaces de résoudre les problèmes de conformité. C'est principalement parce que les fournisseurs certifiés de salles de données virtuelles respectent strictement les normes internationales et locales de protection des données et de cybersécurité.
La discussion d'aujourd'hui porte sur la façon dont le logiciel de salle de données en ligne vous aide dans votre processus de conformité. Voici une brève introduction au logiciel de salle de données.
Qu'est-ce qu'un logiciel de dataroom ?
Le logiciel de salle de données, également connu sous le nom de salle de données électronique, est un référentiel de données en ligne certifié pour le stockage et la gestion des documents juridiques, financiers et d'entreprise. Si les salles de données virtuelles sont définies en termes plus larges, elles sont un mélange de plusieurs technologies qui répondent à trois grands domaines d'activité.
#1. Stockage de données
Tous les services de salles de données virtuelles sont essentiellement des référentiels de documents où tous les types de professionnels et d'entreprises peuvent stocker leurs données pour une utilisation temporaire ou permanente. Cependant, le logiciel de salle de données ne concerne pas seulement le stockage de données - la technologie offre un solution complète de gestion des données. Cela dit, vous pouvez partager des documents avec d'autres utilisateurs dans la salle de données, organiser les données selon vos besoins et avoir un contrôle total sur le flux de données dans les données room.
#2. Collaboration en ligne
Les référentiels de données en ligne n'offrent généralement pas d'outils de collaboration en ligne, contrairement à une salle de données virtuelle. Un logiciel de salle de données électronique haut de gamme possède plusieurs outils de collaboration, notamment des messageries instantanées, des outils de conférence audio et vidéo, des annotations privées ou publiques, des discussions de groupe, des modules de questions-réponses, des documents partagés et des sondages en direct.
#3. Gestion de projet et négociation
Un pourcentage important de l'utilisation des salles de données virtuelles provient de la négociation. Les entreprises, les organisations et d'autres entreprises utilisent régulièrement des logiciels de salle de données en ligne pour des activités telles que les litiges, la collecte de fonds, les transactions immobilières, la diligence raisonnable, les offres publiques initiales, les partenariats stratégiques et les fusions et acquisitions.
5 conseils pour une mise en conformité réussie
#1. Définir ce qu'il faut stocker, conserver et pendant combien de temps
Savoir quoi stocker, combien de temps conserver et comment stocker les données est le premier grand défi pour les entreprises. En effet, le stockage inutile de données peut alourdir le fardeau et une erreur mineure peut s'avérer très coûteuse.
Le moyen le plus efficace de régler ce problème est de prendre un avocat tout en élaborant une politique formelle et défendable de conservation des données pour les données numériques et papier. Assurez-vous que la politique indique quel type de données doit être stocké et pendant combien de temps. Cela peut sembler très simple, mais cela peut réduire les risques d'échec des audits et de divulgation par inadvertance de données confidentielles.
Les salles de données virtuelles aident non seulement à la gestion des données numériques, mais minimisent également le besoin de documents papier.
#2. Intégrez les solutions digitales dans votre politique de gestion des données
Si vous vous en tenez toujours à la documentation papier, vous êtes déjà exposé à des risques. Les documents papier sont faciles à voler et ils sont plus vulnérables aux catastrophes naturelles. De plus, si vous maintenez une sauvegarde numérique, vous ajoutez plus de dépenses à vos bénéfices.
Dans ce cas, l'utilisation de solutions numériques comme les salles de données virtuelles dans votre système de gestion de données peut vous aider à surmonter deux défis majeurs :
- Éliminer ou minimiser le besoin de documents papier.
- Réduisez les dépenses inutiles encourues lors de la sauvegarde des données.
En effet, les VDR sont facilement accessibles à partir de vos téléphones portables ou d'autres appareils portables et les fournisseurs de salles de données conservent gratuitement une sauvegarde de toutes vos données.
#3. Développer une sécurité des données de bout en bout
La sécurité des données est une composante intégrale et une exigence réglementaire, en particulier pour les organisations publiques et les institutions financières qui traitent des données clients sensibles. Un système de sécurité des données de bout en bout est nécessaire pour la conformité. Cela dit, le processus de protection des données doit commencer par l'enregistrement des données et doit passer par le partage des données jusqu'à leur disposition.
Le logiciel de salle de données vous aide à maintenir les niveaux de sécurité les plus élevés du début à la fin. Par exemple, vous pouvez empêcher les pirates d'accéder à la salle de données via une autorisation multi-facteurs et contrôler le flux de données à l'aide du contrôle d'accès aux documents. Au-delà de cela, les salles de données offrent diverses mesures de sécurité des documents, des accès et des infrastructures. Les plus importants incluent le chiffrement de bout en bout, la vue de clôture, la rédaction, les autorisations granulaires, les filigranes numériques, etc.
#4. Tenez-vous au courant des nouvelles réglementations et politiques
Les pratiques commerciales évoluent, tout comme les politiques de conformité et de réglementation. Si vous ne suivez pas la dynamique changeante de la conformité, vous risquez de subir des conséquences néfastes.
C'est là que les salles de données virtuelles sont les meilleures en raison de leur stricte conformité aux normes internes et locales de cybersécurité et de gestion des données. Les plus courants sont ISO 27081, ISO 27001, FINRA, GDPR, SOC2, etc.
#5. Préparer une liste de contrôle de diligence raisonnable chaque fois que nécessaire
La préparation d'une liste de contrôle de diligence raisonnable est très importante dans les cas de fusions, d'acquisitions, d'audit, de levée de fonds ou d'introduction en bourse. Qu'il s'agisse d'audit (obligatoire pour les entreprises publiques) ou de due diligence juridique ou financière, une checklist de due diligence permet de ne rien omettre et de faciliter la tâche des auditeurs ou des équipes juridiques.
Certains des meilleurs fournisseurs de salles de données pour la diligence raisonnable proposent des listes de contrôle de diligence raisonnable prêtes à l'emploi. Ils peuvent être ajustés selon vos besoins spécifiques ou utilisés tels quels. Les entreprises proposant des listes de contrôle de diligence raisonnable prêtes à l'emploi incluent iDeals, DealRoom, le site Merrill Data et bien d'autres.
Mot de la fin
L'adoption de solutions de gestion des données haut de gamme, le développement d'un mécanisme de sécurité des données de bout en bout et le suivi des modifications réglementaires peuvent faciliter la conformité réglementaire. Une salle de données virtuelle peut vous aider avec toutes les procédures mentionnées ci-dessus. Suivez simplement nos conseils pour mettre en œuvre avec succès un logiciel de salle de données virtuelle et profitez des avantages de cette technologie pour votre processus de conformité !
