Maintenir le contrôle des stocks en tant que détaillant multicanal, grossiste ou entreprise de commerce électronique peut être une tâche exigeante. Pourtant, des systèmes, des méthodes et des technologies sont désormais disponibles pour aider les entreprises à rationaliser leur chaîne d'approvisionnement. Vous pouvez suivre efficacement et correctement votre marchandise à l'aide de systèmes de contrôle des stocks.
Cet article vous aidera en expliquant ce qu'est le contrôle des stocks, en fournissant des exemples clairs de signification du contrôle des stocks, différentes formes de contrôle des stocks et leur utilité, ainsi que les avantages et les problèmes du système de contrôle des stocks. Il proposera également des suggestions de contrôle des stocks et explorera certains systèmes et pratiques de gestion du contrôle des stocks.
Qu'est-ce que le contrôle des stocks ?
Le contrôle des stocks, souvent appelé contrôle des stocks, fait référence aux systèmes et procédures utilisés pour gérer les marchandises en stock dans l'entrepôt d'une entreprise. Il suit le mouvement et le stockage des articles dans un entrepôt pour aider les entreprises à maintenir un approvisionnement suffisant et en bon état. La mise en place d'un système de contrôle des stocks leur permet de répondre aux demandes des consommateurs tout en augmentant leurs revenus.
Le contrôle des stocks est un élément important d'un système de gestion des stocks. Les responsables d'entrepôt et les planificateurs de la production doivent suivre les activités et procédures de contrôle des stocks suivantes :
- Réceptionner, stocker et déplacer des objets
- Placer des objets aux endroits stratégiques
- Suivi des articles en stock et emplacement de l'entrepôt
- Suivi des données et historiques des produits
- Vérification de l'état des marchandises en stock
- Remplir les bons de commande avec l'inventaire disponible
- Y compris les lecteurs de codes-barres
- Création de rapports de réorganisation
Qu'est-ce qui rend le contrôle des stocks important ?
Voici quelques exemples de l'importance du contrôle des stocks pour votre entreprise afin que vous puissiez acquérir une connaissance fondamentale de sa fonction.
#1. Contrôle de qualité
Avec un système de gestion des stocks, vous pouvez appliquer un contrôle qualité plus strict. Vous pouvez mieux contrôler la qualité si vous pouvez suivre et gérer tous les aspects de votre approvisionnement. Plus vous gardez l'inventaire longtemps, plus il risque d'être endommagé. Vous pouvez éviter cela en vous assurant que le stock de votre entrepôt est en rotation.
Vous pouvez surveiller la qualité du stock que vous obtenez des fournisseurs en utilisant des stratégies de contrôle des stocks. À quelle fréquence obtenez-vous certaines choses retournées ? Quelle est la fréquence de ceux qui sont retournés parce qu'ils se cassent ou ont d'autres défauts ? Voir comment les produits se déplacent dans votre inventaire peut vous aider à identifier les problèmes et à éliminer les radiations.
#2. Contrôle organisationnel
Vous avez un contrôle organisationnel sur votre entreprise si vous avez un contrôle des stocks. Un entrepôt bien organisé vous permet de gérer votre marchandise et de tirer le meilleur parti de votre investissement en inventaire physique. Cette partie du contrôle des stocks est essentielle pour savoir où se trouve votre marchandise et à quelle vitesse vous pouvez la récupérer.
Pour le bon fonctionnement de votre entreprise, la maîtrise des stocks au niveau de l'organisation des stocks est primordiale. Il garantit que vous disposez de suffisamment d'unités pour exécuter les commandes et que vous les conservez en réserve. De bonnes tactiques de gestion des stocks vous aideront également à éviter les stocks morts et les surstocks. Le stock de sécurité sert de tampon, réduisant la probabilité qu'un article ne soit plus disponible. Les stocks qui ne se vendent pas sont appelés stocks morts. Voilà, en un mot, pourquoi le contrôle des stocks est essentiel.
#3. Précision comptable
Le maintien d'un inventaire précis est essentiel pour la gestion des actifs. Cela vous aidera également si vous êtes audité. Comprendre quels actifs vous avez vous aide à comprendre votre détérioration globale et la valeur de votre organisation.
Votre organisation peut être tenue par les lois sur la comptabilité financière et la législation fiscale de tenir un compte d'inventaire physique. Dans vos systèmes d'inventaire et votre logiciel de comptabilité, tous les stocks doivent avoir les numéros et les prix corrects. Ainsi, l'intégrité comptable de votre entreprise n'est pas remise en cause lors des audits.
Comment gardez-vous les coûts d'inventaire sous contrôle ?
Un logiciel de contrôle des stocks facilite l'enregistrement des informations de stock, d'emballage et d'expédition en un seul endroit, optimisant ainsi le processus d'approvisionnement de votre entreprise. Les mises à jour en temps réel des mouvements de stock peuvent vous aider à automatiser le contrôle du niveau de stock pour des performances de vente et des analyses d'inventaire précises. Tout cela contribue à la maîtrise du coût des stocks.
Systèmes de contrôle des stocks
Les entreprises peuvent utiliser une variété de systèmes de contrôle des stocks et de méthodes connexes. Alors, quels types de contrôle des stocks avez-vous besoin pour votre entreprise ?
Selon le montant de votre inventaire et les opérations de votre entreprise, chacun a des avantages et des inconvénients. Les besoins des détaillants peuvent différer de ceux d'un grossiste, par exemple. Commencez par définir vos objectifs commerciaux et vos mesures afin de déterminer vos demandes actuelles et futures et de sélectionner le meilleur système de contrôle des stocks.
Ensuite, décidez si votre entreprise doit :
#1. Utilisez une feuille de calcul.
Une feuille de calcul en tant que stratégie de contrôle manuel des stocks fonctionne bien pour les petites organisations qui ne conservent pas beaucoup de stock ou qui ont une grande variété de stocks. Bien que la tenue d'une feuille de calcul soit moins coûteuse que les deux autres options, il peut être plus difficile de gérer l'inventaire. Les membres de votre équipe, en revanche, n'auront pas à passer du temps à apprendre à utiliser un système automatisé de contrôle des stocks.
Bien que vous puissiez croire que cela vous donne plus de contrôle, le contrôle manuel des stocks via une feuille de calcul est beaucoup plus sujet aux erreurs humaines et demande beaucoup de travail. La gestion de la chaîne d'approvisionnement peut également être plus difficile à maintenir car un employé doit suivre plusieurs éléments mobiles. Le réapprovisionnement des stocks sera également plus difficile à suivre dans un système manuel.
#2. Système d'inventaire périodique
Les inventaires physiques sont généralement utilisés dans un système d'inventaire périodique. Lorsqu'un comptage physique est effectué, les informations d'inventaire sont mises à jour régulièrement. Pour les entreprises qui gèrent d'énormes volumes de stocks ou des mouvements de stocks fréquents, cette forme de système de contrôle des stocks prend énormément de temps. Pourtant, des stratégies de contrôle des stocks comme celles-ci peuvent être efficaces pour les petites entreprises avec peu de commandes.
La formule suivante est couramment utilisée dans les inventaires périodiques :
COGS = (Inventaire de départ + Achats) - Inventaire de clôture.
Ce système de contrôle des stocks est simple à mettre en place et nécessite peu de connaissances. Pourtant, vos niveaux de stocks sont rarement à jour, ce qui entraîne des retards et des amortissements importants. Il s'appuie également sur des audits d'inventaire plutôt que sur un système automatisé en temps réel.
#3. Système d'inventaire perpétuel
Lorsqu'une transaction a lieu ou qu'un nouveau stock est obtenu via des solutions technologiques, les systèmes d'inventaire permanent mettent à jour votre stock en temps réel. Près de 72 % de tous les détaillants ont l'intention de mettre en œuvre une visibilité en temps réel dans leur chaîne d'approvisionnement à l'aide de l'automatisation, de capteurs et d'analyses. Il rend les stratégies de gestion des stocks comme la quantité de commande économique simples à mettre en œuvre (EOQ). EOQ garantit que l'inventaire répond à la demande tout en réduisant les dépenses de détention et de stockage.
Les systèmes perpétuels offrent une meilleure visibilité des stocks que les systèmes périodiques. Ces fonctionnalités du système de contrôle des stocks permettent d'économiser le coût et le temps requis pour les inventaires physiques.
Quels sont quelques exemples concrets de contrôle des stocks ?
Un contrôle rigoureux des stocks peut bénéficier à votre entreprise des manières suivantes :
- Lors d'un audit, le système informatique indique qu'il devrait y avoir 1000 paires de lunettes de soleil en rayon, mais il n'y en a que 980. Que sont devenues les autres ? Ont-ils été volés ou le fournisseur a-t-il expédié la mauvaise quantité ? Au fur et à mesure que vous enquêtez, vous pouvez modifier le système pour indiquer que seules 980 paires sont disponibles à l'achat sur votre site Web, en vous assurant que les acheteurs ne tentent pas d'acheter quelque chose qui n'existe pas.
- Lors de l'évaluation des niveaux de stock, votre responsable du contrôle des stocks constate qu'un type spécifique de barre chocolatée est en rayon depuis un certain temps et que la date de péremption approche. Une fois que cela est identifié, la société peut décider de vendre les articles à prix réduit ou de les regrouper avec une autre confiserie populaire pour déplacer le stock.
- Un autre exemple est le contrôle des stocks en magasin, qui consiste à surveiller les niveaux de stock, la qualité des produits et la disponibilité dans vos magasins physiques et de commerce électronique. Il est important que votre logiciel de gestion des stocks synchronise les données sur tous les canaux afin que vous puissiez détecter immédiatement si des articles manquent ou approchent de leur expiration. Un système de point de vente dans un magasin physique informera instantanément le personnel si un article est accessible ou non depuis un autre emplacement.
Techniques de contrôle des stocks à considérer
Une entreprise complexe est le contrôle des stocks. Il n'y a pas de méthode unique pour le faire correctement, et différentes techniques de contrôle des stocks fonctionneront pour différentes entreprises et différents scénarios. Voici quelques approches courantes de contrôle des stocks et considérations à prendre en compte :
#1. JAT (juste à temps)
Cette méthode, mise au point par Toyota dans les années 1970, implique que les entreprises maintiennent le moins d'inventaire possible. Plutôt que d'acheter des stocks à l'avance et de les conserver sur vos étagères, vous les achetez simplement au moment où vous en avez besoin, et la livraison arrive « juste à temps » pour répondre à la demande.
Cela vous permet de gérer des entrepôts plus petits (en réduisant les coûts et les salaires des employés), de dépenser moins en stocks et d'éviter les tracas liés aux stocks excédentaires. Mais, s'il y a des retards, vous courez le risque d'une rupture de stock car vous n'aurez pas de stock de sécurité en réserve.
#2. Expéditions en vrac
Que vous commandiez auprès d'un fournisseur ou que vous les envoyiez à votre réseau d'entrepôts, de centres de distribution ou de vitrines, l'achat et la livraison de produits en vrac sont presque toujours moins chers. Lorsque vous achetez des articles en gros, vous devez être sûr qu'ils se vendront ou vous vous retrouverez avec un stock supplémentaire.
Cette stratégie est la mieux adaptée aux produits avec une demande constante et une longue durée de conservation. Cela nécessite plus d'argent au départ, alors assurez-vous que cela est compensé par des prix plus bas. Les expéditions en vrac peuvent également être plus coûteuses en termes d'espace de conteneur, mais il y aura moins d'expéditions à expédier.
#3. Livraison directe
Le dropshipping est une méthode pour économiser de l'argent en éliminant les intermédiaires. Plutôt que de collecter des articles auprès de fournisseurs ou de fabricants et de les conserver dans votre entrepôt, vous collaborez avec un partenaire (le drop shipper) qui livre les commandes directement à vos clients.
Votre entreprise est chargée de traiter les commandes des clients et de transmettre les informations à l'expéditeur direct, mais vous ne voyez ni ne manipulez jamais les choses que vous vendez. Cela réduit vos frais généraux, mais cela implique que vous n'avez aucun contrôle sur la qualité ou la rapidité de livraison. Et s'il y a un problème, les clients se plaindront toujours auprès de vous !
#4. Consignation
Lorsque vous passez une commande auprès d'un fournisseur, il vous livre les articles, mais vous ne les payez qu'une fois les marchandises vendues. Le fournisseur est appelé « expéditeur » et votre entreprise est appelée « destinataire » dans le cadre de cette technique.
Si vous ne vendez pas les produits, vous pouvez les retourner à l'expéditeur sans pénalité. C'est une excellente approche pour tester de nouvelles gammes de produits lorsque vous n'êtes pas sûr de la qualité de leur vente sans investir une énorme somme d'argent au départ. L'expéditeur supporte la majorité des risques.
#5. Cross-docking
Il s'agit d'une autre méthode pour réduire la quantité d'inventaire que vous conservez ou pour éliminer complètement le besoin de stockage. Les marchandises arrivent d'un fournisseur et sont examinées, triées et préparées pour le transport dans une installation de transbordement dédiée. Ils sont ensuite mis sur des wagons de livraison et expédiés rapidement.
Si vous gérez votre entreprise entièrement sur une stratégie de cross-docking, vous n'aurez besoin que d'un minimum d'espace pour la réception et le rechargement. Vous pouvez même limiter cette stratégie à des produits spécifiques. Des articles tels que ceux annoncés pour une livraison le jour même ou avec une durée de conservation extrêmement limitée en sont des exemples.
#6. Comptage des cycles
La majorité des détaillants méprisent les inventaires complets. Ils prennent du temps, sont fastidieux et éloignent le personnel d'autres responsabilités. Votre magasin actuel peut même devoir fermer pour la journée. Le comptage de cycles, dans lequel vous comptez régulièrement de petites quantités d'inventaire, est beaucoup plus pratique.
Vous pouvez vérifier que le stock réel correspond aux quantités enregistrées dans votre logiciel de gestion des stocks en inspectant un seul type de produit à la fois. Si ce n'est pas le cas, vous saurez qu'il y a un problème et pourrez effectuer une vérification plus approfondie. Le comptage de cycles n'élimine pas la nécessité d'un inventaire complet ; il réduit simplement la fréquence avec laquelle il est exécuté.
Méthodes de contrôle des stocks et meilleures pratiques
Le contrôle des stocks a un impact sur vos procédures logistiques entrantes et sortantes, ainsi que sur vos ventes, vos opérations, la satisfaction de vos clients et vos résultats. La mise en place d'un système de contrôle des stocks vous permet d'affiner vos opérations et de déterminer la cadence idéale des commandes d'achat. Pour un contrôle efficace des stocks, utilisez ces meilleures pratiques.
#1. Mettre en place un suivi des stocks en temps réel
Le suivi des stocks consiste à garder un œil sur les niveaux de stock et à localiser des produits spécifiques dans un entrepôt. Le suivi des stocks doit être effectué en temps réel afin que vous sachiez quelle quantité de produit peut être expédiée si un client commande un article aujourd'hui, que vous puissiez prendre des décisions rapides si des unités doivent être envoyées ailleurs et que vous puissiez signaler tout retard si les choses sont épuisées. action. Chaque semaine, cela me fait gagner des heures sur des feuilles de calcul Excel et je peux créer un bon de commande en quelques minutes au lieu d'heures.
#2. Déterminer les points de commande
Les points de commande définissent le niveau de stock auquel vous devez commander du stock supplémentaire pour éviter les ruptures de stock. Ceci est fait pour chaque SKU individuel puisque certains produits se vendront bien tandis que d'autres ne le feront pas. Moins de surveillance manuelle et plus de temps de commande résultent d'une nouvelle commande automatisée.
#3. Mettre en place un contrôle qualité
Le contrôle de la qualité des commandes vous aide à rester au top des fournisseurs, à surveiller chaque lot d'inventaire, à prendre des décisions plus intelligentes concernant les commandes futures, à satisfaire les clients et à respecter les exigences réglementaires. Le contrôle de la qualité est grandement simplifié par le contrôle des stocks. Vous pouvez répondre à un rappel de produit si vous savez exactement combien d'unités vous avez et où chaque unité de stock est stockée. Vous pouvez également utiliser des références croisées pour vous assurer que vos données correspondent aux chiffres réels.
#4. Identifier les produits stockés et non stockés.
L'optimisation des stocks est importante, que vous dirigiez une entreprise saisonnière ou une marque à forte croissance, car vos demandes d'inventaire changent tout au long de l'année. Par exemple, il est peu probable qu'un fabricant de vêtements vende des manteaux d'hiver au début de l'été, car cela serait inefficace. Certains articles vestimentaires, tels que les jeans et les t-shirts, peuvent néanmoins nécessiter un stockage toute l'année. Les articles non stockés, ou ceux qui seront vendus de manière irrégulière, nécessiteront une procédure de contrôle des stocks différente.
Tous les SKU ne sont pas identiques et ne nécessiteront pas les mêmes quantités ou réapprovisionnement que les autres. Vous pouvez même découvrir que des SKU spécifiques vous coûtent très cher tout au long de la chaîne d'approvisionnement tout en vous rapportant très peu de revenus.
#5. Mettre en œuvre le zonage
Si vous conservez l'exécution des commandes en interne (plutôt que de l'externaliser), vous devrez investir dans l'infrastructure pour faire évoluer votre entrepôt afin d'améliorer son efficacité. Lorsque vous avez un grand nombre de SKU et un large catalogue de produits, le zonage peut être important pour garder vos produits organisés et faciles à trouver.
La manière dont les produits sont stockés, la structure de l'entrepôt et la proximité d'articles particuliers ont tous un impact sur les opérations, les listes de prélèvement et la productivité. Le zonage permet de désigner des régions spécifiques, telles que celles nécessitant une réfrigération, le stockage de produits chimiques dangereux ou d'articles dangereux, la division du même produit par numéro de lot ou date de péremption, ou simplement le maintien d'UGS fréquemment regroupées ou achetées les unes à côté des autres.
#6. Réaliser des audits réguliers
Le contrôle des stocks vous permet d'auditer les stocks de manière simplifiée, ce qui vous permet de découvrir tout problème plus tôt ou avant qu'il n'apparaisse. Avec un environnement bien organisé, une tenue de registres méticuleuse et un logiciel de gestion des stocks, vous pouvez auditer et automatiser régulièrement les niveaux de stock pour un meilleur contrôle des stocks.
Défis typiques du contrôle des stocks
Le chaos peut survenir dans n'importe quelle situation où il y a un manque de contrôle. Les problèmes de contrôle des stocks les plus courants à connaître sont répertoriés ci-dessous.
#1. Absence de visibilité
Sans savoir où se trouve physiquement votre inventaire, combien d'unités vous avez sous la main et ce que vous avez vendu sur chaque canal en ligne et hors ligne, cela peut entraîner des goulots d'étranglement importants dans votre chaîne d'approvisionnement.
De nombreuses marques gèrent les stocks à l'aveuglette en l'absence de décompte des unités en temps réel, de systèmes intégrés et d'un système de gestion structuré, ce qui entraîne des surventes et des ruptures de stock. Cela peut également vous empêcher de commander à nouveau les stocks de votre fabricant ou fournisseur dans les délais, ou même de savoir quand ils arriveront.
#2. Traçabilité insuffisante
Un mauvais contrôle des stocks réduit non seulement la transparence des stocks, mais peut également poser des menaces plus graves pour la santé et la sécurité des produits. Les produits qui peuvent nuire aux personnes (en particulier ceux qui peuvent être mangés ou ingérés) peuvent être difficiles à retracer dans le cas d'un rappel de produit ou d'un problème de contamination si des procédures de contrôle telles que les numéros de lot ne sont pas utilisées.
Cela peut avoir des conséquences majeures pour les consommateurs ainsi que des problèmes juridiques pour votre entreprise. Le contrôle des stocks via la surveillance des lots vous aide également à rester organisé en identifiant les produits que vous souhaitez expédier en premier, tels que ceux dont la date d'expiration est la plus proche ou la marque la plus ancienne.
#3. Plus vous en avez, plus c'est difficile à contrôler.
Les petites entreprises qui peuvent stocker des stocks dans leurs propres maisons manquent souvent de systèmes de contrôle des stocks appropriés, mais lorsqu'une entreprise se développe et achète plus de stocks, cela peut devenir plus difficile à gérer.
Plus vous renouvelez l'inventaire rapidement et plus vous avez besoin d'unités, plus vous le réapprovisionnez fréquemment.
Plus vous étendez votre gamme de produits et plus vous avez de SKU, plus il est difficile de garder une trace de tout.
Bien sûr, avoir plus de stocks ne se traduit pas toujours par une augmentation des ventes, des bénéfices ou un meilleur retour sur investissement. Chaque SKU a besoin de son propre stockage, mais ils ne tournent pas tous au même rythme. Être capable de suivre des KPI d'inventaire simples peut vous aider à mieux contrôler votre inventaire, entraînant des découvertes inattendues.
Conclusion
Un contrôle efficace des stocks est essentiel pour toute organisation, d'Amazon à une marque fraîchement créée. Il vous permet d'améliorer votre trésorerie et d'économiser de l'argent sur le contrôle des stocks. Vous pouvez établir un plan de contrôle des stocks qui suit vos actifs en temps réel en utilisant des systèmes logiciels de contrôle des stocks automatisés et des stratégies de contrôle des stocks. Vous offrant une visibilité et un contrôle sur votre inventaire.
Même si votre entreprise est petite, vous avez la possibilité d'utiliser un système d'inventaire périodique ou perpétuel. Un système d'inventaire permanent, en revanche, est incontestablement une meilleure alternative si vous avez un volume de stock important ou des opérations plus sophistiquées. Enfin, pour compléter votre pile technologique de vente au détail, recherchez le meilleur système d'inventaire qui peut être intégré en douceur au reste des activités de votre entreprise.
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Bibliographie
