Les organisations de toutes tailles doivent jongler avec plusieurs contrats en même temps, chacun à un moment distinct du cycle de vie du contrat. Le logiciel leader du cycle de vie de la gestion des contrats réduit les risques, améliore la productivité et maximise la valeur d'un contrat. Mais qu'est-ce que la gestion du cycle de vie des contrats ? Quelles sont les meilleures sociétés de logiciels de gestion du cycle de vie des contrats ? Continuez à lire pour le découvrir!
Qu'est-ce que la gestion du cycle de vie des contrats ?
De la rédaction initiale à l'exécution finale et à la gestion post-contrat, la gestion du cycle de vie des contrats est le processus de gestion de chaque étape de la vie d'un contrat. Cela comprend le suivi de toutes les parties prenantes de l'accord, la surveillance des responsabilités contractuelles et la garantie de la conformité aux lois et réglementations applicables.
CLM aide les organisations à maximiser la valeur de leurs contrats commerciaux tout en évitant le risque de non-conformité ou de non-respect des obligations contractuelles.
Étapes essentielles du processus de gestion du cycle de vie des contrats
Les processus particuliers d'un processus de gestion de contrat peuvent différer selon le type de contrat et l'industrie, cependant, plusieurs étapes sont nécessaires pour chaque cycle de vie de contrat. Examinons-les de plus près pour voir comment le processus fonctionne :
#1. Demandes
Cette première étape du cycle de vie permet aux parties prenantes de l'entreprise d'acquérir des informations critiques sur un nouveau contrat, une révision, un renouvellement, etc. L'étape de la demande donne sans aucun doute le ton pour savoir si un contrat est traité efficacement ou avec des retards.
#2. Création
Ce processus, également connu sous le nom d'étape de rédaction du contrat, implique que les parties contractantes consolident les clauses contractuelles types, les dates clés du contrat, les informations sur la contrepartie du contrat et d'autres données pertinentes dans la copie écrite d'un contrat.
#3. Négociations
Les parties négocient les paramètres rédigés lors de l'étape précédente lors de la phase de négociation du contrat. Après des allers-retours et des redlining, les conditions atteintes donnent un aperçu des attentes de toutes les parties concernées.
#4. Approbations
Un examen est effectué par toutes les parties. Les paramètres sont spécifiés pour respecter les normes de conformité, les obligations contractuelles, les jalons et les clauses spéciales du contrat. Un enregistrement accessible et à jour des modifications de contrat est nécessaire pour une procédure d'approbation de contrat saine. Par conséquent, une piste d'audit du logiciel de gestion des contrats est essentielle pour une gestion efficace du cycle de vie des contrats.
#5. Signatures
Un contrat est ratifié lorsqu'un employé principal ou une autorité hautement qualifiée le signe. Les plates-formes qui offrent des fonctionnalités logicielles de signature électronique avant-gardistes et conviviales facilitent la signature de contrats un par un ou en masse, au bureau ou en déplacement, dans un paysage de plus en plus mobile où les signatures manuscrites prennent du temps et sont inefficaces. .
#6. Obligation
Tout le monde s'accorde sur ses rôles, ses jalons, ses dates critiques, ses livrables et ses fenêtres de paiement.
#7. Conformité
Il est convenu que les normes, standards, directives et pratiques contractuelles générales et spécifiques au domaine, en plus de celles mentionnées dans un contrat, seront suivies. Une bonne gestion de la conformité réduit les frais de retard, les poursuites et les goulots d'étranglement tout en jetant les bases de futurs contrats.
#8. Renouvellements
La décision de renouveler ou d'annuler un contrat existant est prise par les équipes de direction à cette étape.
Le choix doit être basé sur un examen des performances passées des deux parties ainsi que sur leur capacité à respecter tous les engagements contractuels à l'avenir. Si le renouvellement du contrat est décidé, toutes les révisions nécessaires doivent être négociées à ce moment pour s'assurer que les deux parties sont satisfaites des nouvelles conditions générales.
Si, en revanche, la résiliation est choisie, des mesures doivent être prises pour s'assurer que toutes les tâches restantes sont accomplies, ainsi que toutes les dispositions financières appropriées.
Les avantages de la gestion du cycle de vie des contrats
Il est simple de voir pourquoi la gestion du cycle de vie des contrats est devenue de plus en plus importante dans le monde des affaires d'aujourd'hui. Voici quelques-uns des avantages que CLM peut offrir à votre entreprise, allant de l'amélioration des processus contractuels à l'augmentation de la visibilité.
#1. Procédures de passation des marchés simplifiées
Les organisations peuvent utiliser un système CLM efficace pour automatiser et rationaliser les opérations contractuelles manuelles chronophages telles que la production, la révision, l'approbation, l'exécution et l'archivage de documents. L'automatisation de ces opérations réduit la paperasserie et élimine les erreurs qui peuvent survenir lors du traitement manuel des documents.
La rationalisation du processus permet également aux acheteurs et aux vendeurs de gagner du temps en leur permettant d'analyser rapidement les offres, d'approuver les contrats et de les exécuter.
De plus, en numérisant les processus contractuels, une entreprise peut mieux suivre toutes les actions liées aux achats, offrant une plus grande visibilité sur les opérations tout en garantissant le respect des lois et réglementations.
#2. Conformité accrue
Des modèles pré-approuvés, des clauses, des notifications d'expiration/de renouvellement, des pistes d'audit automatisées, des capacités de création de rapports configurables et d'autres éléments sont inclus dans les systèmes CLM pour assurer la conformité légale et réglementaire.
Cela permet aux entreprises de rester au fait de leurs contrats tout au long de leur cycle de vie, réduisant ainsi le risque de non-conformité ou de pénalités en raison de délais non respectés ou de règles oubliées.
De plus, les solutions CLM permettent un contrôle d'accès pour limiter qui a accès à certains contrats et informations qu'ils contiennent - un élément essentiel pour garantir des pratiques de gestion des données sécurisées.
#3. Mesures de réduction des coûts
Les entreprises peuvent minimiser leurs coûts globaux en utilisant une approche rationalisée et coordonnée de la gestion des contrats. Ils peuvent économiser de l'argent en déterminant facilement où ils dépensent moins et où ils dépensent trop.
De plus, en utilisant des processus automatisés tels que des notifications régulières pour les dates d'expiration et de renouvellement, les organisations peuvent éviter des erreurs coûteuses telles que des retards de paiement, des factures manquantes ou des délais non respectés.
Enfin, les technologies d'automatisation des contrats aident les équipes de direction à négocier de meilleures conditions avec les fournisseurs en offrant des informations basées sur les données sur les taux actuels du marché pour certains biens et services. Cela leur permet de négocier de meilleurs coûts avec les fournisseurs, ce qui peut entraîner des économies de coûts importantes à tous les niveaux.
#4. De meilleures négociations
Le logiciel CLM fournit aux équipes de négociation un accès en temps réel aux prix et aux conditions de leurs fournisseurs pour chaque produit ou service spécifique en cours de discussion. Cette transparence permet aux acheteurs d'estimer la valeur avec plus de précision et de mieux juger lors des négociations.
Les outils d'automatisation, tels que les demandes automatiques de routage de proposition, aident également à garantir que toutes les personnes participant à l'accord sont informées des changements tout au long des pourparlers, ce qui leur permet d'être traités rapidement et correctement.
Cela peut aider à garder toutes les parties engagées dans l'accord satisfaites de leurs négociations, ce qui se traduit par de meilleurs contrats pour tous.
#5. Visibilité accrue
La gestion du cycle de vie des contrats permet aux entreprises d'obtenir une meilleure compréhension de l'ensemble du processus contractuel et des données qui l'accompagnent, du début à la fin. Cela offre aux équipes achats une vue complète de leurs contrats et leur permet de mieux suivre les jalons contractuels de chaque accord.
Une visibilité accrue améliore la transparence entre les parties, permettant une meilleure communication et collaboration tout au long du processus contractuel.
En outre, il élimine les processus manuels en fournissant des mises à jour en temps réel sur les modifications ou les développements de contrat, permettant aux organisations de réagir rapidement à toute circonstance pouvant survenir lors des négociations ou de la mise en œuvre.
Meilleures sociétés de logiciels de gestion du cycle de vie des contrats
CLM signifie logiciel de gestion du cycle de vie des contrats, qui aide les organisations à automatiser la création, la négociation et la signature des contrats. Il peut également faciliter le stockage et la gestion des contrats signés. Par conséquent, les organisations peuvent gagner du temps et de l'argent en automatisant les procédures liées aux contrats. Nous avons passé en revue les principaux éditeurs de logiciels de gestion du cycle de vie des contrats pour trouver les meilleures solutions de gestion des contrats. Ils sont les suivants :
#dix. PandaDoc
PandaDoc est une solution tout-en-un à faible coût qui comprend une puissante plateforme de gestion des contrats et des documents. De plus, PandaDoc, qui a été fondée en 2011, utilise un logiciel simple pour vous aider à gérer l'ensemble du cycle de vie de vos contrats. Ce logiciel riche en fonctionnalités et bon marché se démarque de la foule, ce qui en fait la meilleure solution globale pour les entreprises de toutes tailles.
#2. DocuSign
DocuSign fournit aux petites entreprises des solutions de gestion des contrats à faible coût allant des signatures électroniques à un système CLM complet.
Par conséquent, DocuSign a été lancé en 2003 en tant que startup de signature électronique, mais son acquisition de SpringCM en 2018 a fourni à l'entreprise des capacités CLM. En outre, DocuSign est fréquemment utilisé par les entreprises car il est simple à utiliser pour toutes les parties. Les plans de signature électronique de DocuSign ont été jugés optimaux pour les petites entreprises dans notre évaluation, bien que des solutions de bout en bout soient disponibles pour les opérations à forte intensité de contrats.
#3. Concorde
Concord permet aux entreprises de distribuer une quantité infinie de documents avec un support d'intégration complet et des capacités de niveau entreprise. De plus, Concord est la meilleure alternative pour les grandes entreprises en raison de sa capacité infinie et de ses intégrations cruciales.
Concord semble être identique à Gmail à première vue. Vous pouvez le configurer en quelques minutes et recevoir une assistance d'intégration complète avec tous les programmes. Vous pouvez travailler à partir du logiciel de votre choix, qu'il s'agisse du tableau de bord Concord ou de Google Drive.
#4. Hors la loi
Outlaw, un débutant dans l'organisation, a été créé en 2017. Ce hors-la-loi est la meilleure solution que nous ayons trouvée pour vos besoins de reporting, grâce à son tableau de bord robuste et à ses analyses assistées par l'IA. De plus, Outlaw convient à la majorité des organisations, et son stockage illimité dans le cloud, ses contrats et ses signatures électroniques éliminent le besoin de se soucier du volume.
Combien coûte un logiciel de gestion des contrats ?
La plupart des logiciels de gestion de contrats sont disponibles sur une base mensuelle ou annuelle, avec des remises disponibles pour les paiements annuels, un volume de contrats élevé ou un grand nombre d'utilisateurs. Parce que vous pouvez télécharger votre propre accord ou utiliser un modèle commun, puis l'envoyer par e-mail pour une signature électronique, les plans gratuits et à faible coût sont idéaux pour les petites entreprises avec des contrats conventionnels.
Les options payantes avec des outils de gestion de contrat de base commencent à 25 $ par utilisateur et par mois. Les plans à bas prix, en revanche, n'ont souvent pas de choix avancés de personnalisation, de création de rapports ou de marque. D'autre part, la technologie de l'IA, l'automatisation et la personnalisation ultime vous coûteront jusqu'à 125 $ par utilisateur et par mois.
Quelles sont les caractéristiques communes du logiciel de gestion des contrats ?
Bien que les fonctionnalités des logiciels CLM diffèrent, presque toutes les solutions assistent les propriétaires d'entreprise tout au long du cycle de vie des documents. Voici les fonctionnalités logicielles de gestion des contrats les plus recherchées :
- Champs personnalisés ou intelligents: Pour vos contrats, vous pouvez utiliser des champs standard ou ajouter des champs personnalisés pour collecter des informations pertinentes sur votre client.
- Processus d'approbation automatisé: Un logiciel de niveau entreprise vous permet de configurer des processus afin que votre papier soit acheminé vers les personnes appropriées pour approbation sans perte de temps.
- Alertes automatisées: Des notifications par e-mail de changement de contrat aux alertes d'étape, des rappels automatisés informent tout le monde tout au long du processus.
- Ligne rouge: Il s'agit du processus par lequel toutes les parties modifient les contrats tout en gardant une trace de tout changement. C'est également une caractéristique des discussions numériques, car les documents circulent vers et depuis les parties, avec des révisions autorisées ou refusées.
- signature électronique: De nombreux CLM incluent des fonctionnalités natives de signature électronique, ce qui signifie qu'elles sont intégrées au logiciel. D'autres sociétés incluent une fonction de signature électronique tierce dans leur logiciel.
- Capacités OCR: Il s'agit d'une fonctionnalité de recherche textuelle ou vocale qui vous permet de trouver rapidement des contrats, des clauses ou des données client dans votre espace de stockage.
- Des pistes de vérification: Si votre contrat est litigieux, certains logiciels CLM suivent toutes les versions, discussions et révisions pour fournir une piste d'audit claire.
Quelles sont les 4 étapes du cycle de vie du contrat ?
Gestion des contrats est divisé en deux étapes : pré-signature (création, négociation/collaboration et révision/approbation) et post-signature (administration/exécution, renouvellement/résiliation et rapport/suivi).
Quels sont les composants de la gestion du cycle de vie des contrats ?
La gestion du cycle de vie des contrats (CLM) automatise et simplifie les opérations contractuelles lors des phases critiques. L'initiation, la rédaction, le processus et le flux de travail, la négociation et l'approbation, l'exécution, la gestion continue et la conformité (au sein du référentiel) et le renouvellement du contrat font partie de ces étapes.
Quels sont les 4 piliers du CLM ?
Les référentiels centralisés, les modèles et les bibliothèques de clauses sont les quatre piliers de la conformité contractuelle. Des références de performance contractuelles bien définies. Des flux de travail cohérents.
Qu'est-ce que le modèle de cycle de vie du contrat ?
Le concept de « cycle de vie » est utilisé pour décrire le cheminement d'un contrat. Cela commence par les demandes et se termine lorsqu'elles sont entièrement satisfaites - avec la possibilité de renouvellement. Les demandes, la rédaction, les négociations, les approbations, les signatures, les obligations, la conformité et les renouvellements sont les huit étapes courantes.
Quelles sont les 5 étapes clés du cycle de vie des contrats ?
Les cinq étapes du cycle de vie du contrat sont les suivantes :
- Création et rédaction de contrats
- Collaboration et négociation de contrats
- Attribution et exécution du contrat.
- Administration des contrats.
- Résiliation ou renouvellement de contrat.
Quelles sont les six étapes de la gestion des contrats ?
Les six étapes du cycle de vie d'un contrat sont les suivantes :
- Création de contrat.
- Négociation et collaboration.
- Examen et approbation.
- Gestion et exécution.
- Gestion et renouvellement continus.
- Reporting et suivi.
Qu'est-ce que le flux de travail CLM ?
Le flux de travail CLM fait référence à toutes les étapes qu'une organisation prend pour créer et exécuter légalement un contrat. Des flux de travail peuvent être créés pour chaque étape du processus, de l'idéation et de la rédaction à la négociation et aux approbations, et enfin à l'exécution et au renouvellement ou à la résiliation.
Quels sont les 3 piliers du design ?
Ces trois piliers - les personnes, les procédures et l'infrastructure - s'appliquent aux entreprises qui sont déjà dans l'espace de conception-construction ainsi qu'à celles qui ne font que commencer.
Conclusion
En conclusion, la gestion du cycle de vie des contrats est un outil essentiel pour les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs. CLM peut économiser du temps, de l'argent et des ressources tout en réduisant les risques associés aux contrats manuels en automatisant le traitement des contrats et en offrant une meilleure visibilité sur le processus de passation des marchés.
CLM peut aider à assurer la conformité aux normes de l'industrie et fournir des informations importantes sur les données contractuelles en plus d'optimiser les opérations.
Les entreprises peuvent accroître l'efficacité de leurs gestion de contrat opérations tout en obtenant un meilleur contrôle de leurs accords avec la mise en œuvre correcte et le support d'un fournisseur digne de confiance.
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Bibliographie
