Il est parfois important de s'absenter du travail pour s'occuper d'affaires personnelles ou se reposer. Cependant, les employeurs et les gestionnaires demandent fréquemment aux employés de le rechercher au préalable. Comprendre comment faire une demande de congé peut vous aider à obtenir l'approbation nécessaire tout en étant professionnel aux yeux de votre gestionnaire ou superviseur. Dans cet article, nous examinerons une demande de congé, comment les demander, comment paraître professionnel tout en le faisant, et fournirons un modèle d'e-mail et d'objet, ainsi que son formulaire et comment demander un congé ADP.
Qu'est-ce qu'une demande de congé ?
Une demande de congé est une demande formelle adressée à votre superviseur pour obtenir la permission de prendre un jour ou plusieurs jours de congé. Il y a plusieurs raisons pour lesquelles vous pourriez demander officiellement un jour de congé. Il peut s'agir d'un congé de maladie, d'un deuil, d'un congé de paternité ou de maternité, ou simplement de profiter d'un moment personnel et de vacances.
Une demande de congé peut également être un congé payé (PTO) ou un congé sans solde. Lorsque vous prenez des congés payés, vous recevez votre salaire ou votre salaire pendant que vous êtes absent du travail, mais un congé non rémunéré est une période de temps loin du bureau sans recevoir de revenu ou de salaire. De plus, les règles provinciales du travail peuvent régir l'admissibilité d'un employé à un certain nombre de congés.
Comment faire une demande de congé
Il existe différentes procédures que vous pouvez suivre lorsque vous sollicitez un congé pour conserver votre professionnalisme et votre bonne réputation auprès de vos managers :
#1. Réfléchissez à la politique de prise de force de l'organisation.
Examinez la politique de congés payés de votre entreprise avant de demander un congé. Ceci est pour confirmer que votre demande respecte les normes applicables de l'entreprise. Certaines entreprises, par exemple, ont des politiques uniques concernant les jours de congé. Cependant, si votre demande est conforme à ces normes, votre patron est plus susceptible d'accéder à votre demande de congé.
#2. Pensez au calendrier de l'entreprise.
Passez en revue le calendrier de l'entreprise avant de parler avec votre responsable des jours de congé pour vous assurer que le jour ou la période où vous prévoyez de ne pas travailler n'interfère pas avec les activités clés de l'entreprise. Par exemple, s'il y a une assemblée générale annuelle au cours de laquelle vous présenterez un rapport important, il est préférable d'attendre après l'assemblée et la présentation. En cas de doute, vous pouvez également consulter votre responsable des ressources humaines pour déterminer le moment optimal pour prendre un congé personnel.
#3. Informez votre gestionnaire de votre demande.
Discutez de votre demande de congé avec votre patron lorsque vous avez choisi une heure qui correspond à l'horaire de l'entreprise. Lorsque vous informez votre responsable, mettez l'accent sur la période considérée et sollicitez son avis pour fixer une heure qui convienne au service. Cela peut souvent augmenter vos chances de faire approuver votre demande. Demander un congé après avoir terminé une mission importante ou essentielle pour le département peut également augmenter vos chances puisque vous avez prouvé votre dévouement et votre travail acharné.
#4. Soumettez une demande officielle de congé.
Une conversation avec votre patron ne constitue pas une demande formelle de congé. Vous pouvez envoyer votre demande formelle une fois que vous avez terminé la discussion avec votre responsable et conclu un accord. Ce qui constitue une demande officielle varie d'une organisation à l'autre. Par exemple, dans certaines entreprises, il suffit d'envoyer un e-mail ou de remplir un formulaire, tandis que d'autres exigent que vous fassiez la demande en personne ou que vous soumettiez votre demande à leur logiciel de chronométrage en ligne. Lors de votre demande, assurez-vous de respecter toutes les normes applicables de l'entreprise.
#5. Accuser réception de la réponse
Après avoir soumis votre demande formelle, l'entreprise détermine et vous informe si vous pouvez ou non prendre le congé. Il est important de reconnaître un résultat positif. Vous pouvez répondre en envoyant un e-mail remerciant votre responsable d'avoir accepté votre demande. Vous pouvez également demander des éclaircissements et des instructions sur la façon de rendre le processus plus fluide pour l'organisation.
Conseils pour demander un congé
Voici quelques autres suggestions à considérer avant de demander un congé :
#1. Demander au lieu de dire
Votre manager est normalement chargé de déterminer si vous bénéficiez ou non d'un congé. À votre tour, faites preuve de respect et de professionnalisme en demandant la permission de leur parler. Plutôt que de leur dire ou de présenter la conversation pour les informer de votre objectif, approchez-vous de la réunion et demandez leur contribution et leur consentement.
#2. Demandez tôt plutôt que tard
La plupart des entreprises ont un délai de préavis non négociable pour les congés. Même si votre organisation n'a rien en place, il est toujours préférable de demander le plus tôt possible. Une demande anticipée garantit que votre organisation dispose de suffisamment de temps pour apporter les modifications nécessaires afin de répondre à votre demande. Par exemple, demander plus tôt permet à votre responsable de modifier le plan de travail du département pour accommoder une personne de moins.
#3. Fournir l'assurance
Assurer la gestion est généralement une bonne idée lorsque vous demandez un congé. Il s'agit d'avertir votre manager que vous avez pris en compte tous les éléments indispensables pour que l'entreprise puisse gérer votre absence. Par exemple, vous pouvez indiquer que votre congé coïncide avec une période moins mouvementée de l'année ou que vous êtes disponible pour fournir des éclaircissements pendant votre absence (ou, comme mentionné précédemment, pour aider votre successeur).
#4. Informez vos collègues
Après avoir reçu l'autorisation de votre manager, informez vos collègues et confrères que vous avez l'intention de prendre un congé et définissez la durée. Cela garantit que toute tâche collaborative est terminée avant votre départ. Cela garantit également qu'ils sont au courant des responsabilités supplémentaires qui leur seront confiées pendant votre absence.
#5. Fournir des alternatives
Vous pouvez également demander à vos collègues de vous proposer de vous remplacer pendant votre absence. Si vous ne l'avez pas déjà fait, informez votre gestionnaire d'un éventuel remplaçant temporaire pour vous. Cela simplifie le travail de votre manager et vous présente comme minutieux et attentionné.
#6. Soyez adaptable.
Lorsque vous demandez un congé, faites toujours preuve de flexibilité. Par exemple, démontrez votre capacité à faire des compromis afin de maintenir l'efficacité de l'entreprise. Par exemple, vous pourriez proposer de faire des heures supplémentaires dans les semaines précédant votre congé pour vous assurer que toutes vos tâches sont accomplies. Si possible, vous pouvez également modifier vos plans d'une journée ou de quelques heures pour vous adapter aux situations de travail.
E-mail de demande de congé
Pour créer un e-mail de demande de congé, commencez par une ligne d'objet succincte et directe et indiquez l'objectif de votre e-mail dans la première phrase. Incluez le jour ou les dates que vous souhaitez quitter. Vous pouvez expliquer pourquoi vous prenez un congé, mais cela est généralement facultatif. Informez votre responsable que vous êtes prêt à terminer votre tâche à ce moment-là et qu'il peut vous contacter s'il a des questions.
Comment écrire un e-mail pour demander un congé
Rédiger un e-mail de demande de congé professionnel n'est pas aussi difficile ou intimidant que certaines personnes l'imaginent. Chaque e-mail doit être bref mais complet, informant le lecteur de tout ce qu'il doit savoir.
Voici les étapes pour vous aider à démarrer :
- Créez une ligne d'objet succincte et directe.
- Expliquez pourquoi vous écrivez.
- Inclure les dates que vous demandez.
- Indiquez la raison de votre congé (facultatif).
- Parlez de la façon dont vous êtes préparé.
- Soyez disponible pour répondre aux questions.
Exemples d'e-mails de demande de congé
Voici quelques modèles et exemples pour vous aider à rédiger votre e-mail de demande de congé à votre patron :
1 Exemple:
Bonjour, [nom du superviseur],
J'aimerais demander un congé pour [dates] en raison de [raison].
Mon équipe n'a pas d'échéances ou de tâches urgentes pendant les [jours que vous avez demandés]. Est-ce que ça va si j'utilise mon temps de vacances alors ? Si vous le souhaitez, je me ferais un plaisir de passer en revue les détails avec vous. S'il vous plaît laissez-moi savoir si vous avez des questions.
Je vous remercie de votre considération.
[Votre nom ici]
2 Exemple:
Cher [Nom],
Je vous écris pour faire une demande officielle de [dates] de congé. Je n'ai pas pris de jours de vacances depuis le début de l'année, et j'apprécierais si nous pouvions trouver une solution.
J'ai déjà demandé à Sam s'ils pouvaient couvrir mes quarts de travail, et ils ont dit qu'ils le pouvaient. Sam est bien formé et qualifié pour toute mission que je lui confie. J'ai confiance en la capacité de Sam à gérer cette situation.
Veuillez me contacter si vous avez des questions ou des problèmes concernant ma demande. Je serais ravi de venir à votre bureau pour en discuter.
Merci, et nous parlerons bientôt.
[Votre nom ici]
Formulaire de demande de congé
Un formulaire de demande de congé est un document que les employés utilisent pour demander un congé. Il est généralement présenté pour approbation par un superviseur ou la direction. Un formulaire de demande de congé peut comprendre les éléments suivants :
- Informations sur les employés: Inclure le nom de l'employé, le titre du poste et le service dans cette section.
- Dates de congé demandées: L'employé doit identifier les dates qu'il souhaite quitter, y compris les dates de début et de fin.
- Raison du congé: L'employé doit inclure une brève explication de la raison pour laquelle il demande un congé, par exemple pour des vacances, des raisons personnelles ou une maladie.
- Procédure d'approbation: Le formulaire doit définir le processus d'approbation, y compris à qui la demande doit être soumise et combien de temps il faut pour recevoir une réponse.
- Mentions légales: L'employé doit inclure des informations de contact, telles que son numéro de téléphone et son adresse e-mail, afin qu'il puisse être informé de l'état de sa demande.
- Signature et date: L'employé doit signer et dater le formulaire pour indiquer qu'il a lu la demande et qu'il accepte les exigences.
Lorsque vous remplissez un formulaire de demande de congé, il est essentiel de respecter les politiques et procédures de l'entreprise, y compris les délais ou les exigences de préavis. Les employés peuvent aider à garantir que leur demande est acceptée en temps opportun et que leur congé est organisé sans conflit en présentant une demande claire et concise.
Demande de congé ADP
ADP est un fournisseur de solutions de paie et de ressources humaines. Si votre organisation utilise ADP pour gérer les congés, le processus de dépôt d'une demande de congé peut différer légèrement. Voici quelques étapes typiques pour soumettre une demande de congé via ADP :
- Connectez-vous à ADP: Entrez vos identifiants de connexion d'employé dans ADP.
- Accéder à la fonctionnalité de demande de congé : Selon la configuration de votre entreprise, vous devrez peut-être accéder à l'option de demande de congé dans ADP. Cela se trouve généralement dans la section « Temps et présence » ou « Ma feuille de temps ».
- Choisissez le type de congé que vous souhaitez: Choisissez si vous voulez des vacances, des congés personnels ou des congés de maladie.
- Entrez les dates de congé demandées: Entrez les dates souhaitées, y compris les dates de début et de fin.
- Expliquez pourquoi vous avez besoin de temps libre: Expliquez brièvement pourquoi vous avez besoin de temps libre.
- Envoyer la demande: Après avoir entré toutes les informations requises, soumettez la demande de congé pour approbation.
- Vérifiez l'état de votre demande: Vous pouvez vérifier l'état de votre demande de congé dans ADP. Selon la procédure de votre entreprise, vous pouvez être informé si votre demande a été acceptée ou refusée.
Lorsque vous déposez des demandes de congé via ADP, il est essentiel de respecter les normes et procédures de votre entreprise. Les employés peuvent aider à s'assurer que leur temps libre est organisé sans conflit en soumettant des demandes en temps opportun et de manière correcte.
Objet de l'e-mail de demande de jour de congé
Lors de l'envoi d'un e-mail pour demander un jour de congé, l'objet doit être précis et simple, indiquant l'objectif de l'e-mail. Voici quelques exemples de lignes d'objet pour un e-mail de demande de jour de congé :
- Demande de jour de congé
- Demande de vacances
- Demande de jour personnel
- Demande de jour de maladie
- Demande de congé
- Demande de [date] off
- Prendre une demande de jour de congé
Il est essentiel d'être explicite dans la ligne d'objet, en notant le type de jour de congé et la ou les dates demandées. Cela peut aider à garantir que votre demande est reçue et traitée dès que possible.
Quelles informations doivent être incluses dans une demande de congé ?
votre formulaire doit au moins inclure :
- Le nom de l'employé.
- La demande de date est faite.
- Congé demandé (plage de dates ou plage d'heures)
- Raison du congé.
- Signature de l'employé.
- Signature du gérant.
- Confirmation d'approbation/refus.
- Date de demande approuvée ou refusée.
Comment dois-je demander un congé pour des raisons personnelles ?
Voici quelques conseils sur la façon de demander un congé pour des raisons personnelles :
- Préparez-vous à l'avance
- Soyez concis et clair.
- Soyez prévenant.
- Offre d'assistance
- Respectez la politique de l'entreprise.
Combien de temps à l'avance pour demander un congé ?
Certaines entreprises ne veulent qu'un préavis d'une ou deux semaines, tandis que d'autres exigent au moins un mois.
Puis-je demander un jour de congé à court préavis ?
Oui. Cela pourrait nécessiter de prendre au moins un jour ou deux de congé à court préavis. Une urgence médicale est une raison légitime pour demander un jour de congé.
Conclusion
Demander un congé est une procédure critique qui nécessite une communication et une préparation claires. Que vous recherchiez un congé pour des raisons personnelles, de vacances ou médicales, il est essentiel de suivre les réglementations et les procédures de l'entreprise, de tenir compte des besoins de votre employeur et d'articuler votre demande de manière claire et concise.
Planifiez à l'avance et donnez à votre employeur le plus de temps possible à l'avance lorsque vous demandez un congé, et soyez explicite sur les dates et la justification de votre demande. Respectez les besoins de votre employeur et proposez de l'aider à trouver une solution qui a le moins d'impact sur l'équipe. Aussi, si nécessaire, faites un suivi auprès de votre employeur pour vous assurer que votre demande est traitée en temps opportun.
Les employés peuvent aider à s'assurer que leurs demandes de congé sont acceptées et que leur temps d'absence du travail est géré avec succès en suivant ces directives et conseils.
- COMMENT OBTENIR UNE LIMITE DE CRÉDIT PLUS ÉLEVÉE SUR UNE CARTE DE CRÉDIT
- AUGMENTATION DE LA LIGNE DE CRÉDIT : comment demander une augmentation de la ligne de crédit
- COMMENT DEMANDER UNE AUGMENTATION : Qu'il s'agisse de votre premier emploi après l'obtention de votre diplôme
- FORMULAIRE D'INFORMATION DES EMPLOYÉS : Tout ce que vous devez savoir
- QU'EST-CE QUE LA PAIE ? Qu'est-ce que c'est ?
- https://businessyield.com/bs-business/how-to-become-your-own-boss/
Bibliographie
