Si vous préférez paie, vous avez beaucoup de choses à cocher sur votre liste de choses à faire. Le paiement de vos employés peut comporter de nombreuses étapes, de la collecte des feuilles de temps à la distribution des talons de paie. Cependant, une fois que vous avez payé vos employés, votre liste de vérification de la paie n'est pas encore complète. Vous devez également déposer des rapports de paie, qu'ils soient certifiés, trimestriels ou annuels. Continuez à lire pour savoir ce qu'est un rapport de paie et quels formulaires vous devez remplir.
Qu'est-ce qu'un rapport de paie ?
L'IRS et la majorité des États exigent que les entreprises soumettent des rapports de paie trimestriels et annuels uniquement à des fins fiscales. Lorsque vous demandez un prêt commercial, le prêteur demandera presque certainement un rapport de paie détaillant la rémunération des employés. Les employés, ainsi que les Loi sur les normes de travail équitables (FLSA), attendez-vous à ce que vous fournissiez des rapports de paie individuels, appelés fiches de paie, avec chaque chèque de paie.
Les rapports de paie sont des documents qui contiennent un résumé des données de paie, les rapports de paie de divers types aident les propriétaires d'entreprise, les prêteurs et les gouvernements à analyser les coûts salariaux.
Les solutions logicielles de paie fournissent une variété de rapports de paie, y compris le rapport annuel qui peut être généré à la volée. Jetons un coup d'œil à certains des rapports de paie les plus courants que vous rencontrerez en tant que propriétaire de petite entreprise. Le rapport de paie peut être fait de manière hebdomadaire, bihebdomadaire, mensuelle, trimestrielle ou annuelle. Le choix dépend uniquement de la taille de votre entreprise.
Types de rapport de paie
Combien y a-t-il de différents types de rapports de paie ? Pour paraphraser le personnage de Lindsay Lohan dans Mean Girls, "la frontière n'existe pas".
Voici une classification de base des types de rapports de paie les plus courants.
#1. Rapports de paie pour toute l'entreprise
Un registre des salaires donne un aperçu des charges salariales d'un employeur. Il déconstruit la rémunération, les déductions et les impôts dans leurs composants les plus élémentaires. C'est le rapport à consulter si vous voulez savoir combien d'heures tous vos employés ont travaillé au cours de la dernière période de paie ou combien votre entreprise a payé en impôts FICA (Federal Insurance Contributions Act) au cours du trimestre précédent.
Étant donné que les registres de paie contiennent tant d'informations, il est peu probable que vous souhaitiez tout partager avec un tiers, tel qu'un prêteur. Avant de diffuser des informations personnelles sur vos employés hors de vos murs, censurez-les.
Les rapports de paie à l'échelle de l'entreprise ne sont pas référencés de la même manière par toutes les solutions de paie. Le journal de paie est un terme familier pour le registre de paie.
#2. Rapports adaptés à chaque employé
Les fiches de paie, souvent appelées registres des revenus des employés, comprennent les salaires, les impôts et les déductions de chaque employé. Les fiches de paie, par opposition à un registre de paie, révèlent les salaires de chaque employé un par un, vous donnant une perspective plus granulaire des activités de paie de votre entreprise.
Les employés doivent avoir accès à leurs talons de paie en vertu de la LSF. Ils aident les employés à comprendre comment leurs chèques de paie sont calculés, et ils sont fréquemment utilisés pour démontrer le revenu lors de la demande de baux et de prêts.
#3. Feuilles de temps pour les employés
Les rapports de temps des employés sont utilisés par les propriétaires de petites entreprises pour déterminer le nombre d'heures travaillées par leur personnel au cours d'une période donnée. Selon le rapport que vous créez, il peut inclure des informations sur ce que la personne a fait pendant qu'elle était à l'heure.
Lors de l'évaluation de la productivité des employés analytique, les propriétaires d'entreprises manufacturières devraient consulter les relevés de temps de leurs employés. Lorsque vous comparez les heures de travail de vos employés au nombre de produits finis produits au cours de la même période, vous pouvez voir leur productivité.
#4. Rapports sur les besoins de trésorerie
Un rapport sur les besoins de trésorerie informe les propriétaires d'entreprise du montant d'argent nécessaire pour effectuer la paie. Il décrit comment les fonds sont répartis entre le dépôt direct, les impôts et les autres déductions. La vérification de ce rapport devrait faire partie de vos pratiques de gestion de la paie.
#5. Déclarations de charges sociales
Les rapports sur les charges sociales sont des rapports annuels et trimestriels sur les salaires que les propriétaires d'entreprise soumettent aux gouvernements fédéral, étatique et local pour transmettre les charges salariales et la rémunération des employés.
Voici les déclarations de charges sociales fédérales les plus courantes :
- Formulaire 940 : Un rapport annuel sur la paie pour la taxe fédérale sur le chômage (FUTA).
- Le formulaire 941 est un rapport de paie trimestriel pour la FICA et la retenue d'impôt fédéral sur le revenu.
- Le formulaire W-2 : un rapport annuel sur la paie des employés et la retenue d'impôt.
Il y a presque certainement un état équivalent à chaque rapport fédéral sur les charges sociales. Vérifiez auprès de votre bureau des impôts de l'État pour vous assurer que vous n'avez pas manqué un rapport de paie trimestriel de l'État.
#6. Rapports de paie sur le programme de protection des chèques de paie (PPP)
Pour être éligibles aux prêts PPP annulés, les petites entreprises doivent répondre à certains critères. Les systèmes logiciels de paie peuvent fournir des rapports PPP qui incluent toutes les informations requises pour demander le prêt PPP et la remise.
Les rapports PPP aident les propriétaires d'entreprise à calculer les montants des prêts en analysant les données salariales de 2019 ou 2020. Lorsque vient le temps de demander une remise de dette, le logiciel de paie générera un autre rapport détaillant le montant que vous avez dépensé en paie pendant la durée couverte du prêt de 8 ou 24 semaines. .
#7. Rapports de paie certifiés
Les entrepreneurs et sous-traitants travaillant sur des projets de construction gouvernementaux sont tenus de produire des rapports de paie certifiés chaque semaine. La majorité des gouvernements ont élaboré des formulaires vierges que vous pouvez remplir et signer. WH-347 est le formulaire de rapports de paie certifié fédéral.
Lorsque vous remplissez des rapports de paie certifiés par le gouvernement fédéral, suivez attentivement les exigences du ministère du Travail. Parce que la conformité des rapports de paie est essentielle ici, demandez l'aide d'un comptable la première fois qu'on vous demande de produire un rapport de paie certifié.
Ce qu'il faut inclure dans un rapport de paie
Ces trois informations vous aideront à améliorer vos rapports de paie.
#1. Comparaisons de données
Lorsqu'il y a quelque chose à comparer aux données, cela devient plus significatif. Envisagez de comparer vos données aux données de la même période l'année dernière ou de la période précédente.
Si vous avez déjà examiné les comptes financiers audités d'une entreprise publique, vous verrez au moins deux années de données empilées les unes sur les autres. La comparaison aide les investisseurs potentiels à déterminer si la situation financière de l'entreprise s'améliore, se détériore ou reste stable.
Des données comparables sont également utiles pour examiner les charges salariales. Lorsqu'il existe une base de référence à comparer avec les nouvelles informations, par exemple, vous êtes plus susceptible d'identifier des problèmes de paie.
#2. Données pour toute l'année
Les propriétaires d'entreprise soucieux de leur budget - et tous les propriétaires d'entreprise devraient l'être - devraient inclure des statistiques et des rapports annuels dans leurs formulaires de paie.
De nombreuses entreprises, par exemple, génèrent des rapports de paie trimestriels à l'échelle de l'entreprise pour suivre les dépenses salariales. J'aurai besoin de savoir combien j'ai dépensé en paie depuis janvier si je prépare un rapport de paie pour le troisième trimestre. De cette façon, je pourrai voir si j'arriverai jusqu'en décembre sans exploser mon budget d'entreprise.
#3. Périodes de paie couvertes
Expliquez les périodes de paie que vous déclarez au début de chaque formulaire de paie. Au lieu de "Rapport trimestriel sur la paie", renommez votre rapport de registre de paie "T1 2021 Payroll Report".
Comment produire un rapport de paie
Les rapports de paie se présentent sous de nombreuses formes et tailles. Voici comment structurer votre rapport de salaire, quoi qu'il en soit.
#1. Déterminez les informations requises.
Commencez par identifier les données qui doivent être partagées avec un tiers ou analysées en interne. Lorsque vous signalez à des tiers, vous ne souhaitez pas toujours inclure plus d'informations que ce qu'ils ont demandé.
Supposons que vous recherchiez un prêt commercial et que vous deviez fournir un rapport de paie détaillant vos coûts salariaux pour les quatre trimestres précédents. Vous ne voudriez pas soumettre un registre de paie complet, car il inclurait les noms des employés, les cotisations aux régimes de retraite et une foule d'autres informations superflues. Vous feriez mieux d'avoir un bref rapport qui détaille les revenus des employés, les impôts de l'employeur et les avantages sociaux fournis par l'employeur.
#2. Sélectionnez une période
À moins que vous n'utilisiez des formulaires IRS pour créer un rapport de charges sociales, vous devez déterminer la période de déclaration.
Par exemple, il peut être préférable de générer 12 rapports de paie mensuels pour votre prêteur plutôt que quatre rapports trimestriels. Il vous fournit une meilleure façon d'expliquer les fluctuations des coûts salariaux.
#3. Saisir les informations sur la paie
Maintenant qu'il est temps de produire le rapport de paie, laissez-moi vous présenter Microsoft Excel, le meilleur ami de tout comptable. Examinez les modèles Excel disponibles sur Internet pour trouver quelque chose qui ressemble vaguement à ce que vous essayez de créer, puis adaptez-le à vos besoins.
Après avoir créé votre modèle, saisissez les données de votre système de paie. Si vous saisissez manuellement des données, veillez à ne pas commettre d'erreur de transposition.
#4. Examiner les résultats
Une fois que vous avez fini de rédiger le rapport, relisez-le à nouveau pour les erreurs et pour voir quelles informations vous pouvez en tirer. Vos coûts salariaux étaient-ils supérieurs ou inférieurs aux prévisions ? Pourquoi?
Si vous rédigez un rapport pour un tiers, réfléchissez à l'histoire que le rapport présente. Si un prêteur ou un investisseur vous pose une question approfondie sur les documents financiers de votre entreprise, vous voulez être un expert.
Comment déposer ma déclaration de paie auprès du gouvernement?
Les méthodes de soumission des données sur la paie au gouvernement varient selon la juridiction et le type de rapport. Il est possible que vous deviez remplir des documents liés aux impôts fédéraux et étatiques, ainsi qu'au chômage et à la rémunération des travailleurs. Ces formulaires peuvent être soumis en ligne, soit directement au gouvernement, soit par l'intermédiaire d'un service de déclaration fiscale. Si vous souhaitez déposer votre rapport de paie à temps et avec précision, vous devriez parler à un comptable ou à un spécialiste de la paie.
Comment puis-je m'assurer que mon rapport de paie est exact?
Pour vous assurer que votre rapport de paie est exact, il est important de conserver des registres précis des heures travaillées des employés, des heures supplémentaires, des congés de maladie et des autres types de congés. Vous devez également examiner régulièrement vos rapports de paie et les comparer à vos registres de paie pour identifier toute anomalie. De plus, vous voudrez peut-être envisager d'utiliser un logiciel de paie pour automatiser votre processus de paie et réduire le risque d'erreurs.
Qu'est-ce qu'un rapport de synthèse sur la paie ?
Le but d'un rapport récapitulatif de la paie est de donner un aperçu des coûts salariaux totaux pour une période donnée. Vous pouvez vous attendre à voir des détails tels que le nombre total d'employés, le montant total des charges sociales, le montant total des prestations versées et le montant total des salaires et traitements versés. Il est courant pour les entreprises d'utiliser le rapport récapitulatif de la paie afin de garder un œil sur les coûts salariaux, de faire les ajustements nécessaires et de compiler les états financiers.
Quelle est la différence entre un rapport de paie et un formulaire W-2 ?
Les salaires, les traitements, les avantages sociaux et les impôts ne sont que quelques-uns des éléments qui composent ce que l'on appelle collectivement les coûts salariaux, et tous peuvent être trouvés dans un rapport appelé talon de paie. Cependant, à la fin de l'année, les employés recevront un formulaire W-2 de leur employeur. Le formulaire W-2 d'un employé détaille non seulement le montant des impôts fédéraux, étatiques et locaux retenus, mais également le montant des paiements de sécurité sociale et d'assurance-maladie.
Qu'est-ce qu'un rapport de rapprochement de la paie ?
Le compte de paie dans le grand livre de l'entreprise peut être réconcilié avec les registres de paie via un état de rapprochement de la paie. S'il existe des divergences entre les registres de paie et le grand livre général, ce rapport peut être utilisé pour les trouver et les corriger. Si vous voulez vous assurer que vos registres de paie et vos états financiers sont corrects, vous devez utiliser le rapport de rapprochement de la paie.
Résumé
Les rapports sur la paie aident les propriétaires d'entreprise à mieux comprendre les coûts de rémunération des employés de leur entreprise. Il y a beaucoup à apprendre de la ventilation des dépenses salariales de différentes manières, alors ne négligez pas le processus analytique lors de la préparation des rapports de paie.
FAQ sur le rapport de paie
Que faut-il inclure dans un bulletin de paie ?
Une bonne paie est un document que les employeurs utilisent pour vérifier leurs obligations fiscales ou recouper les données financières. Il peut inclure de tels des informations telles que les taux de rémunération, les heures travaillées, les heures supplémentaires accumulées, les impôts retenus sur les salaires, les cotisations fiscales de l'employeur, les soldes de vacances, etc..
Comment faire un bulletin de paie ?
Création un état récapitulatif de la paie
- Allez dans le menu Rapports.
- Trouvez la section Paie, puis Récapitulatif de la paie.
- Définissez une plage de dates dans le menu déroulant.
- Sélectionnez un seul employé ou un groupe d'employés.
- Enfin, sélectionnez Exécuter le rapport.
Quels rapports de paie sont dus annuellement?
Rapports annuels sur la paie. Formulaires fiscaux utilisés pour déclarer les impôts sur le chômage, les revenus W-2 et les paiements aux entrepreneurs indépendants sont soumis annuellement. Celles-ci sont dues au premier trimestre de l'année suivante
