Lorsqu'une entreprise achète à crédit auprès d'un fournisseur ou d'un créancier des produits et des services qui doivent être remboursés rapidement, le poste comptable est appelé comptes fournisseurs (AP). Au bilan, il est inscrit au passif courant. Un service AP d'une entreprise est chargé d'effectuer les paiements dus par l'entreprise aux fournisseurs et autres créanciers. Dans cet article, vous apprendrez tout sur les comptes créditeurs, y compris leurs exemples, leur processus, ce qu'ils sont sur un bilan et une bonne comparaison entre AP et débiteurs. Commençons.
Que sont les comptes fournisseurs (AP) ?
Les comptes créditeurs (AP) sont une dette à court terme et un passif du bilan dans lequel une entreprise doit de l'argent à ses vendeurs/fournisseurs qui ont donné à l'entreprise des biens ou des services à crédit. AP est également connu comme le département chargé de gérer les factures ou factures des fournisseurs et d'enregistrer les dettes à court terme dans le grand livre (GL). Avant de procéder au paiement de leurs fournisseurs, le service AP vérifierait les factures par rapport aux commandes (d'achat) et s'assurerait que les produits ou services ont été reçus.
A quoi sert la comptabilité fournisseurs ?
Le rôle du service AP est d'offrir à une organisation un soutien financier, administratif et clérical : Cette équipe est chargée de superviser l'ensemble du processus des comptes créditeurs. Il s'agit d'une fonction vitale dans le service comptable de l'entreprise, et elle implique le codage, l'approbation, le paiement et le rapprochement des factures des fournisseurs.
La responsabilité de chaque membre de l'équipe des comptes fournisseurs contribue à l'amélioration du processus de paiement et garantit que les paiements ne sont effectués que sur des factures légitimes et exactes. Un personnel compétent et bien géré pour les comptes fournisseurs peut permettre à votre entreprise d'économiser beaucoup de temps et d'argent dans le processus de comptabilité fournisseurs.
Grâce aux capacités d'automatisation, les équipes AP peuvent sélectionner rapidement quand payer les factures (pour éviter les frais de retard ou profiter des économies de paiement anticipé) et comment les payer (par chèque papier, ACH ou via des cartes virtuelles où vous gagnez des remises en argent) . En conséquence, les organisations acquièrent un meilleur contrôle sur leur trésorerie sortante et peuvent même changer les AP d'un centre de coûts à un centre de profit.
Qu'est-ce que le processus des comptes fournisseurs ?
Avant de procéder au paiement d'un fournisseur, le service des comptes fournisseurs suivra un ensemble de procédures. En raison de l'ampleur et du volume des transactions à un moment donné, des lignes directrices doivent être établies.
La procédure comporte les étapes suivantes :
#1. Réception de la facture
Si des produits ont été achetés, la facture aide à déterminer la quantité reçue. Pendant ce temps, l'authenticité de la facture peut également être déterminée.
#2. Vérifier les détails de la facture
Vérifiez que la facture inclut le nom du fournisseur, l'autorisation, la date et les spécifications qui ont été vérifiées et correspondent au bon de commande.
#3. Mise à jour des dossiers une fois la facture reçue
Les comptes dans le grand livre doivent être mis à jour en fonction des factures reçues, et une entrée de dépenses est fréquemment requise. La hiérarchie d'approbation étant liée à la valeur de la facture, l'approbation de la direction peut être requise à cette étape.
#4. Effectuer un paiement en temps opportun
Tous les paiements sur les factures doivent être exécutés avant ou à la date d'échéance convenue entre un fournisseur et une entreprise acheteuse. Les documents nécessaires doivent être préparés et vérifiés. Les informations enregistrées sur le chèque, les coordonnées bancaires du fournisseur, les bordereaux de paiement, la facture originale et le bon de commande doivent tous être examinés. Une approbation de la direction peut également être nécessaire à ce moment.
Des contrôles internes doivent être inclus dans le processus des comptes créditeurs pour assurer la sécurité de la trésorerie et des actifs d'une entreprise.
- Empêcher le paiement d'une facture frauduleuse
- Empêcher le paiement d'une facture inexacte
- Empêcher de payer deux fois une facture fournisseur
- Assurez-vous que toutes les factures des fournisseurs sont prises en compte
Exemples de comptes fournisseurs
AP inclut la facturation interentreprises. Votre entreprise doit payer une autre entreprise pour les articles ou les services qu'elle propose. Voici plusieurs exemples impliquant des comptes créditeurs, ils comprennent :
#1. Services de nettoyage
Les services de nettoyage sont l'un des exemples de comptes créditeurs. AP peut être vu lorsque la société A emploie la société B pour répondre à ses besoins de nettoyage. Dans ce cas, l'entreprise A doit payer régulièrement l'entreprise B en échange de services de nettoyage rapides et fiables.
#2. Uniformes du personnel
C'est l'un des exemples de comptes créditeurs lorsqu'une entreprise engage une autre entreprise pour fabriquer les uniformes de ses employés. Il s'agit d'un exemple de dépense récurrente ou continue de l'entreprise. D'autres commandes seront nécessaires en raison du roulement du personnel et des uniformes perdus ou endommagés. Lorsque l'entreprise B reçoit une nouvelle commande, elle facture l'entreprise A et le service des comptes clients de l'entreprise A gère le paiement.
#3. Fournitures de bureau
Pour garantir qu'elles ne manquent jamais de fournitures essentielles, de nombreuses entreprises achètent en gros et mettent en place des achats récurrents en fonction de la fréquence d'utilisation. Pour assurer une productivité efficace, ces propriétaires d'entreprise ont souvent des paiements en attente à leurs fournisseurs de fournitures de bureau.
#4. Assainissement
De nombreuses entreprises font appel à d'autres entreprises pour transporter leurs déchets et matières recyclables. Ces services sont généralement fournis sur une base hebdomadaire. C'est aussi l'un des bons exemples de comptes fournisseurs.
Que sont les comptes créditeurs et débiteurs ?
Les comptes clients (AR) et les comptes fournisseurs (AP) sont fondamentalement diamétralement opposés. Les comptes créditeurs sont les fonds dus aux fournisseurs, tandis que les comptes débiteurs sont les fonds dus à l'entreprise, généralement par les consommateurs. Lorsqu'une entreprise effectue une transaction de crédit avec une autre, l'une enregistrera une écriture sur AP dans ses livres, tandis que l'autre enregistrera une écriture sur les comptes clients.
Comptes débiteurs vs comptes fournisseurs : quelle est la différence ?
- Classification
- Allocations compensatoires
- Des vérifications
Les méthodes de comptabilisation des comptes clients et des comptes fournisseurs sont très similaires. Le contraste essentiel est que les comptes clients font référence à l'argent qui devrait entrer dans l'organisation, tandis que les comptes fournisseurs font référence à l'argent qui quittera bientôt l'entreprise. Les distinctions supplémentaires entre les comptes débiteurs et les comptes créditeurs sont les suivantes :
#1. Classification
AP est un compte d'actif courant qui rapporte de l'argent qui devrait bientôt entrer dans l'organisation. Les comptes débiteurs sont un type de compte de passif courant qui décrit l'argent qui est sur le point de quitter l'entreprise.
#2. Allocations compensatoires
Les comptes clients, mais pas les AP, peuvent avoir un montant courant connu sous le nom d'allocation de compensation. Les indemnités compensatoires sont conçues pour tenir compte de la possibilité que certaines sommes à recevoir ne soient jamais payées. Les comptables les appellent des « comptes douteux ». Une allocation de compensation est le montant d'argent que l'entreprise risque de perdre si des comptes douteux ne paient pas leurs factures. La société subira une perte, ce qui aura un impact sur son résultat net total.
Les comptables et les aides-comptables ne peuvent pas établir d'allocations compensatoires pour AP. Si la société crée une provision compensatoire pour les dettes qu'elle (la société) doit, cela implique que la société n'a pas l'intention de payer ses factures. Ce comportement est en violation de plusieurs principes comptables largement acceptés (PCGR) qui régissent le financement des entreprises.
#3. Vérifications
Les auditeurs examinent les comptes créditeurs et débiteurs pour assurer la transparence et l'honnêteté, mais ils recherchent des éléments différents dans chaque grand livre.
- Lors de l'audit des comptes clients, ils s'assurent que chaque élément du grand livre correspond à des factures réelles. Ils recherchent également des comptes douteux et des factures qui ont peu de chances d'être payées. Ils vérifient si les comptables d'une entreprise gonflent la valeur nette de l'entreprise en déclarant des revenus futurs qui ne seront jamais réalisés. Si les clients d'une entreprise semblent ne pas vouloir payer leurs factures, leur somme doit être transférée des comptes clients aux dépenses courantes. Les auditeurs certifient également que tous les AP sont correctement répertoriés par l'entreprise.
- Les auditeurs cherchent le contraire lors de l'audit des AP : les entreprises peuvent exagérer leur valeur nette en supprimant les factures des AP. Cela dissimule efficacement les obligations connues des actionnaires, des créanciers et des investisseurs potentiels de la société.
Pourquoi automatiser les comptes fournisseurs ?
Chaque entreprise reçoit des factures et paie les fournisseurs. Néanmoins, le traitement manuel de ces factures et le paiement des paiements prennent beaucoup de temps et sont très coûteux. Le coût typique du traitement manuel d'une facture est de 12 à 15 $, avec un supplément de 5 $ pour le paiement par chèque papier. Les comptes fournisseurs manuels peuvent également mettre à rude épreuve la visibilité et les ressources opérationnelles, ainsi que stresser l'équipe comptable.
Les organisations peuvent restructurer leurs départements AP en utilisant l'automatisation AP pour atténuer les inefficacités associées aux procédures manuelles et réduire les coûts matériels et accessoires jusqu'à 80 %. L'automatisation AP automatise le processus de vos comptes fournisseurs, de la collecte des factures à l'exécution des paiements, et maintient vos données à jour et prêtes à l'emploi.
L'automatisation AP automatise le processus de vos comptes fournisseurs, de la collecte des factures à l'exécution des paiements, et maintient vos données à jour et prêtes à l'emploi. Votre processus de comptes fournisseurs devient plus rapide, plus simple et plus sécurisé avec des solutions d'automatisation des comptes fournisseurs telles que MineralTree, ce qui permet à votre entreprise d'économiser deux ressources essentielles : de l'argent et du temps.
La compétence que vous devez rechercher lors d'un entretien avec AP
Bien que l'AP soit principalement un travail numérique, il nécessite également de solides capacités de communication. Les meilleurs travailleurs AP sont aptes à gérer à la fois les données et une variété d'interactions humaines, à la fois à l'intérieur et à l'extérieur de votre entreprise. Ils travaillent non seulement avec les approbateurs principaux dans divers départements, mais aussi avec d'autres qui fournissent des informations critiques au processus et gèrent les relations critiques avec les fournisseurs.
Embaucher la bonne personne avec des compétences en communication et des connaissances en comptabilité, ainsi que la former pour qu'elle fonctionne efficacement au sein de votre organisation, peut prendre beaucoup de temps loin de votre équipe AP déjà surchargée.
Comptes fournisseurs vs fournisseurs
Bien que les termes « comptes créditeurs » et « dettes fournisseurs » soient parfois utilisés de manière interchangeable, ils font référence à des situations similaires mais légèrement différentes. Les dettes fournisseurs sont les fonds dus par une entreprise à ses fournisseurs pour des produits liés aux stocks, tels que des fournitures ou des matériaux commerciaux. AP englobe tous les passifs à court terme de l'entreprise.
Si un restaurant doit de l'argent à une entreprise de produits alimentaires ou de boissons, par exemple, ces choses font partie de l'inventaire et donc des dettes commerciales. AP comprend les dettes envers d'autres entreprises, telles que l'entreprise qui nettoie les uniformes du personnel du restaurant. Chacune de ces catégories fait partie de la catégorie AP plus large, et de nombreuses entreprises les regroupent.
Quels sont les deux types de comptes fournisseurs ?
Les AP sont des comptes qui traitent des dettes qui ont été contractées mais qui n'ont pas encore été payées. Les salaires et les coûts sont les deux catégories d'AP d'entreprise. Les AP se présentent souvent sous la forme de factures fournisseurs, bien qu'elles puissent également comprendre des factures, des factures et des chèques.
Quelles sont les 4 fonctions des comptes fournisseurs ?
- Gérer et prioriser les factures à payer.
- Les factures doivent être codées.
- Corrigez les éventuelles erreurs.
- Examinez les déclarations du fournisseur.
Qu'est-ce que le processus des comptes fournisseurs en entrevue ?
Avant d'effectuer un paiement, il est nécessaire de faire correspondre la facture, de comparer le bon de commande et de recevoir un rapport pour authentifier les détails de la transaction.
Comment puis-je me préparer pour une entrevue sur les comptes fournisseurs ?
Voici quelques stratégies pour rester calme tout au long de votre entretien AP :
- Gardez votre sang-froid.
- Demander des éclaircissements.
- Ne soyez pas un fainéant.
- Donnez-lui un sens.
- Prends ton temps.
- Poser des questions.
Qui gère les comptes fournisseurs ?
Sur la base des contrôles internes d'une entreprise, un service AP peut gérer les bons de commande pré-approuvés ou AP peut vérifier les achats après qu'ils ont été effectués. Le service AP prépare également des rapports d'analyse de l'ancienneté de fin de mois, qui informent la direction du montant dû par l'entreprise.
Quelles sont les compétences clés pour les comptes fournisseurs ?
Certaines des capacités importantes requises pour un poste AP incluent : De bonnes capacités de saisie de données sont requises pour les notes de frais. Maîtrise de Microsoft Excel. Les principes comptables et les processus AP doivent être compris.
Comment les comptes fournisseurs sont-ils enregistrés sur un bilan ?
Les comptes créditeurs sont inclus dans le bilan d'une entreprise et, puisqu'il s'agit d'un passif, l'argent dû aux créanciers est répertorié sous le « passif courant ». Les passifs courants sont souvent des passifs à court terme dont l'échéance est inférieure à 90 jours.
Les comptes fournisseurs sont-ils un passif ou une dépense ?
Les AP sont des passifs car ils représentent de l'argent dû à un ou plusieurs créanciers. Les comptes créditeurs apparaissent sur le bilan d'une entreprise, mais les dépenses apparaissent sur son compte de résultat.
Où puis-je trouver les comptes créditeurs d'une entreprise ?
Les comptes créditeurs apparaissent au bilan d'une entreprise et sont classés comme un passif à court terme car ils représentent de l'argent dû à d'autres.
Conclusion
AP est le passif encouru par une entreprise au cours de ses opérations qui est encore dû et doit être payé dans un proche avenir. Par conséquent, le compte à payer est classé comme une obligation courante au bilan. Les factures des fournisseurs, les frais juridiques, les paiements des entrepreneurs, etc. sont des exemples d'éléments typiques des comptes fournisseurs.
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Bibliographie
