Les entreprises suivent et maintiennent leurs stocks afin de disposer d'un approvisionnement prêt en articles pour répondre aux demandes de leurs clients. Ils peuvent suivre ces produits et s’assurer qu’ils disposent de suffisamment de stocks pour une fabrication et des ventes efficaces en utilisant la comptabilité des stocks. Comprendre comment enregistrer ces actifs dans un système comptable et garantir qu'ils répondent aux besoins des consommateurs peut aider une organisation à être organisée et productive.
Qu'est-ce que l'inventaire?
Le terme inventaire fait référence à la fois aux matières premières utilisées dans la production et aux produits finis prêts à la vente. Les stocks sont l'un des actifs les plus précieux d'une entreprise, car la rotation des stocks est l'une des principales sources de revenus et de bénéfices ultérieurs pour les actionnaires de l'entreprise. Les matières premières, les travaux en cours et les produits finis sont les trois formes d'inventaire. Au bilan d'une entreprise, il est classé comme actif courant.
Types d'inventaire
Les stocks sont souvent divisés en trois catégories : les matières premières, les travaux en cours et les produits finis. L'IRS définit les articles et les fournitures comme des catégories d'inventaire supplémentaires.
Les matières premières sont des matériaux non transformés utilisés pour fabriquer un produit. Les matières premières comprennent, par exemple :
- Aluminium et acier pour la fabrication automobile
- Farine pour boulangeries qui produisent du pain
- Pétrole brut détenu par les raffineries
Les stocks de travaux en cours font référence aux produits partiellement finis qui sont en attente d'achèvement et de revente. L’inventaire WIP est souvent appelé inventaire de l’atelier de production. Un avion partiellement construit ou un bateau partiellement terminé est souvent considéré comme un inventaire de travaux en cours.
Les produits finis sont des objets qui ont terminé le processus de fabrication et sont prêts à être vendus. Les détaillants appellent parfois cet inventaire des marchandises. Les exemples courants de biens que possèdent les magasins comprennent les vêtements, les appareils électroniques et les automobiles.
Qu'est-ce que la gestion des stocks ?
La gestion des stocks aide les entreprises à déterminer quelles marchandises commander et quelle quantité, à quel moment. Il assure le suivi des marchandises de l'achat à la vente. La technique identifie et répond aux tendances pour garantir qu'il y a toujours suffisamment de stock pour honorer les commandes des clients et qu'un déficit est correctement annoncé.
L'inventaire devient un revenu s'il est vendu. Les stocks (bien que représentés comme un actif au bilan) immobilisent les liquidités avant leur vente. En conséquence, avoir trop de stock coûte de l’argent et réduit les flux de trésorerie.
La rotation des stocks est un indicateur d’une bonne gestion des stocks. La rotation des stocks est une mesure comptable qui représente la fréquence de vente des stocks à un moment donné. Une entreprise ne souhaite pas plus de stocks que de ventes. Une rotation inadéquate des stocks peut entraîner des stocks morts ou invendus.
Pourquoi la gestion des stocks est-elle importante ?
La gestion des stocks est essentielle à la santé d'une entreprise, car elle garantit qu'il y a rarement trop ou pas assez de marchandises disponibles, réduisant ainsi le risque de rupture de stock et d'enregistrements erronés.
Les sociétés publiques exigent le suivi des stocks pour se conformer aux exigences de la Securities and Exchange Commission (SEC) et à la loi Sarbanes-Oxley (SOX). Les entreprises doivent documenter leurs pratiques de gestion afin de démontrer leur conformité.
Avantages de la gestion des stocks
La gestion des stocks présente deux avantages principaux : elle garantit que vous pouvez honorer les commandes entrantes ou ouvertes et elle augmente les revenus. La gestion des stocks comprend également :
#1. Économise de l'argent
Comprendre les tendances des stocks implique de savoir combien et où vous avez quelque chose en stock afin de pouvoir mieux utiliser ce que vous avez. Cela vous permet également de conserver moins de stock à chaque emplacement (magasin, entrepôt), car vous pouvez vous déplacer de n'importe où pour répondre aux demandes ; tout cela réduit les coûts d’inventaire et la quantité de produits invendus avant qu’ils ne deviennent obsolètes.
#2. Augmente le flux de trésorerie
Vous dépensez de l’argent pour des marchandises qui se vendent lorsque vous utilisez une bonne gestion des stocks, de sorte que les liquidités circulent toujours dans l’entreprise.
#3. Satisfaction du client
L’un des aspects de la fidélisation des clients consiste à s’assurer qu’ils obtiennent les choses qu’ils désirent sans avoir à attendre.
Inconvénients de la gestion des stocks
Les principaux problèmes de gestion des stocks sont d'avoir trop de stocks et de ne pas pouvoir les vendre, de ne pas avoir suffisamment de stocks pour répondre aux demandes et de ne pas savoir quels articles vous avez en stock et où vous pouvez les trouver. Parmi les autres défis, citons :
#1. Obtenir des informations boursières correctes
Il n'y a aucun moyen de déterminer quand réapprovisionner le stock ou quel titre se négocie bien à moins que vous ne disposiez des détails corrects du stock.
#2. Défauts de processus
Des processus obsolètes ou manuels peuvent entraîner des erreurs et des retards dans les opérations.
#3. Variation de la demande client
Les préférences et les besoins des clients évoluent continuellement. Comment saurez-vous quand et pourquoi leurs préférences changent si votre système ne peut pas suivre les tendances ?
#4. Faire bon usage de l’espace de l’entrepôt
Si des produits similaires sont difficiles à trouver, les salariés perdent du temps. Maîtriser la gestion des stocks peut vous aider à surmonter cette difficulté.
Qu'est-ce qu'un système de gestion des stocks ?
Un système de gestion des stocks (également appelé système d'inventaire) est le processus de suivi de vos marchandises tout au long de votre chaîne d'approvisionnement, de l'achat à la fabrication en passant par la vente finale. Il réglemente la manière dont votre entreprise aborde la gestion des stocks.
Pourquoi avez-vous besoin d’un système de gestion des stocks ?
Toute entreprise qui gère des stocks aura besoin d’un système pour le suivre et le contrôler avec précision. Sans cela, vous travaillerez de manière purement ponctuelle et vous vous retrouverez rapidement dans des situations où votre entreprise est en surstock ou en sous-stock.
Les systèmes d'inventaire vous indiquent le nombre de composants ou de matériaux dont vous aurez besoin pour fabriquer ou assembler votre produit final. Si vous ne disposez pas de ces informations, vous risquez de vous retrouver avec un stock excédentaire, ce qui érodera vos résultats financiers, ou un stock inadéquat pour répondre à la demande des clients.
Cependant, même si vous avez besoin d’un système de gestion des stocks, celui que vous choisissez dépend entièrement de vous. Il existe de nombreuses méthodes parmi lesquelles choisir, allant des approches simples aux solutions complètes.
Systèmes de gestion des stocks périodiques ou perpétuels
Il existe deux types de systèmes de gestion des stocks : les systèmes périodiques et les systèmes perpétuels. Examinons la distinction entre les deux.
Qu’est-ce que l’inventaire périodique ?
L’inventaire périodique est une méthode de gestion des stocks entièrement basée sur l’inventaire. Les entreprises qui utilisent une approche périodique comptent leurs stocks régulièrement, par exemple tous les 3 à 6 mois, pour garantir l'exactitude des stocks et voir si les niveaux de stock correspondent aux données de vente.
Qu’est-ce que l’inventaire perpétuel ?
L'inventaire perpétuel est un système qui suit les niveaux de stock pendant que les articles sont reçus, fabriqués, vendus ou retournés à l'entreprise. Les systèmes d’inventaire continu fournissent généralement les chiffres d’inventaire les plus à jour, en s’appuyant moins sur l’exactitude des inventaires.
Types de systèmes de gestion des stocks perpétuels
Gestion des stocks sur feuille de calcul
De nombreuses entreprises suivent l'exemple de Carlos et commencent à utiliser Excel ; cela peut être un excellent outil pour gérer les stocks à petite échelle. Cependant, cela présente quelques inconvénients. Lors de l’utilisation de feuilles de calcul, les erreurs humaines, par exemple, peuvent rapidement se transformer en difficultés coûteuses. De plus, la flexibilité et la précision sont souvent difficiles à obtenir.
Les feuilles de calcul sont peu coûteuses, simples à configurer et adaptées aux petites entreprises. Cependant, si la feuille de calcul échoue, votre système de gestion des stocks échoue également. Et si votre entreprise devient de plus en plus complexe, elle deviendra vite lourde à gérer.
Logiciel de gestion des stocks de base
De nombreux programmes basés sur le cloud disposent de fonctionnalités de base de gestion des stocks. Bien qu’il ne soit pas aussi complet qu’un logiciel d’inventaire dédié, il s’agit pour beaucoup d’une progression naturelle par rapport aux feuilles de calcul. Cependant, vous découvrirez peut-être que les feuilles de calcul sont toujours nécessaires pour répondre à vos besoins spécifiques.
Logiciel de gestion des stocks dédié
Un logiciel de gestion des stocks est conçu principalement pour vous aider à suivre et contrôler les stocks. Si le programme est basé sur le cloud, vous pourrez le combiner avec d'autres applications cloud (Unleashed, par exemple, s'intègre à Xero, QuickBooks, Amazon, Shopify, Vend et des centaines d'autres applications) et accéder à vos données de n'importe où. , à tout moment.
Systèmes de planification des ressources de l'entreprise
Au lieu d'acheter divers composants cloud qui s'interfacent les uns avec les autres, le progiciel de gestion intégré (ERP) vous permet d'acheter un système unique qui couvre tous les aspects de la planification de l'entreprise. Cela implique généralement de sélectionner et d'installer les modules dont vous avez besoin, comme la gestion des stocks.
Qu’est-ce que la comptabilité des stocks ?
La comptabilité des stocks est la valorisation des produits stockés qui n'ont pas encore été vendus aux clients par une entreprise. L'inventaire d'une entreprise peut comprendre des articles, des matières premières et d'autres choses qu'elle achète, fabrique et stocke pour les vendre à ses consommateurs. Les marchandises en stock font partie des actifs de l'organisation. Dans un rapport de bilan, les entreprises incluent leurs stocks comme actifs courants aux prix auxquels ils ont été achetés. Les entreprises peuvent supprimer l'entrée de coût de l'inventaire du compte d'inventaire et effectuer des entrées dans les comptes de coût des marchandises vendues et de revenus des produits une fois celles-ci vendues. La capacité d’une entreprise à gagner de l’argent est généralement liée à ses stocks. En conséquence, il doit être surveillé et maintenu en équilibre.
Quelle est l’importance de la comptabilité des stocks ?
La comptabilité des stocks est essentielle pour les entreprises car elle les aide à déterminer leur situation financière. Une comptabilité précise des stocks peut également contribuer à l’amélioration de leur processus de fabrication, à la facilitation des ventes de produits et à la planification des expéditions de produits aux clients. De nombreuses entreprises utilisent un logiciel de comptabilité des stocks et des systèmes de suivi informatisés, ce qui permet de suivre plus facilement les changements constants qui se produisent dans les stocks lorsque les entreprises ajoutent de nouveaux produits, vendent des articles existants et suppriment des articles obsolètes.
Le surstockage peut avoir un impact négatif sur la trésorerie d’une entreprise. Les frais de stockage et l'assurance de stockage peuvent encore alourdir les dépenses de l'entreprise. Si l'inventaire n'est pas conservé dans les locaux de l'entreprise, des frais de transport pourront être engagés. Cependant, si l’entreprise a trop peu de stocks, elle risque de ne pas disposer de suffisamment de produits pour répondre à la demande des clients et, par conséquent, de perdre des ventes et des clients. Cela implique qu'une approche efficace et pratique d'évaluation des stocks est nécessaire pour aider une entreprise à améliorer la gestion des stocks.
Quelles sont les méthodes de comptabilisation des stocks ?
La plupart des organisations utilisent l'une des quatre stratégies suivantes pour évaluer leur inventaire :
Identification spécifique: Ce système suit chaque article d'inventaire individuel par son étiquette RFID, son numéro de série ou sa date de réception tamponnée depuis le moment où il est ajouté à l'inventaire d'une entreprise jusqu'à sa vente. Les entreprises utilisent généralement cette méthode d’évaluation pour les objets de grande valeur, volumineux et évidents.
Premier entré, premier sorti (FIFO): Cette méthode d'évaluation suppose que la première chose reçue dans l'inventaire de l'entreprise sera le premier article vendu. Les entreprises l'utilisent principalement pour suivre les aliments, les médicaments et autres denrées périssables.
Dernier entré, premier sorti (LIFO): Cette méthode d'évaluation prédit qu'une entreprise vendra en premier les articles les plus récents de son inventaire, suivis des produits plus anciens. Les entreprises n'aiment pas l'approche LIFO, car les articles plus anciens en stock ont moins de chances de trouver des acheteurs et elles ne peuvent l'utiliser que si les prix des articles devraient augmenter.
Coût moyen pondéré: Cette stratégie est utilisée par les entreprises pour valoriser des unités similaires qui peuvent être difficiles à distinguer et à suivre en termes de coûts sur une base individuelle. Le coût moyen pondéré de chaque unité est calculé en divisant le coût total des produits en stock par le nombre total d'unités.
Que devrait inclure la comptabilité des stocks ?
Voici ce que la plupart des entreprises intègrent dans leur comptabilité d'inventaire :
#1. Matières premières
Les matières premières sont les composants nécessaires à l’entreprise pour fabriquer ses produits. Une entreprise de fabrication de chocolat, par exemple, peut tenir un inventaire des matières premières qu'elle utilise comme ingrédients, comme le sucre, le cacao et le beurre. Alternativement, une entreprise pétrolière peut répertorier le pétrole brut qu’elle achète auprès de ses sources.
#2. Marchandises en cours
Une entreprise utilise ses composants et ses matières premières pour créer des produits en cours de fabrication. Une entreprise de mode, par exemple, peut conserver des robes, des chaussures et d'autres accessoires partiellement finis dans son inventaire de travaux en cours. Cela permet aux entreprises de suivre la manière dont leurs matériaux sont utilisés et les tâches que les professionnels n'ont pas encore accomplies.
#3. Produits finis
Les produits finis sont des articles prêts à être vendus aux clients. Les stocks de sous-sections de produits finis comprennent les stocks de transport, les stocks tampons, les stocks d'anticipation, les stocks de découplage et les stocks cycliques. Ces inventaires aident les entreprises à tenir des registres précis des articles lorsqu'elles les transfèrent d'une entreprise à une autre pour les vendre.
#4. Marchandises MRO
Les biens MRO sont des fournitures pour la maintenance, la réparation et l’exploitation. Cela peut comprendre l'équipement industriel, les ordinateurs et d'autres éléments nécessaires au fonctionnement d'une entreprise. Ces ressources ne font cependant pas partie des articles finis qu’elles produisent.
#5. Articles de revente
Les clients peuvent retourner des articles en revente pour diverses raisons. Ces articles sont en assez bon état pour être revendus, de sorte que la société peut toujours en tirer profit. Ceux-ci se distinguent des articles endommagés ou des produits retournés par les clients et que l’entreprise n’est pas en mesure de revendre.
Avantages de la comptabilité des stocks
- Permet aux entreprises de savoir quels types de produits elles ont en stock et combien de chacun, ainsi que d'attribuer une valeur exacte à leur inventaire.
- Permet aux entreprises d'examiner quels produits sont achetés le plus fréquemment par les clients et quels articles se vendent le plus.
- Peut aider les entreprises à déterminer le coût des produits vendus et le coût des biens invendus à la fin de chaque exercice. Ils peuvent ensuite comparer les chiffres pour voir à quel point leur entreprise a été productive et prospère.
Quels sont les 4 principaux types d’inventaire ?
Les matières premières, les travaux en cours (WIP), les produits finis et la maintenance, la réparation et la révision (MRO) sont les quatre catégories de stocks les plus fréquentes. Lorsque vous savez de quel type d’inventaire vous disposez, vous pouvez pratiquer un meilleur contrôle des stocks et une gestion plus judicieuse des stocks.
Quelles sont les fonctions de l’inventaire ?
L'inventaire remplit plusieurs tâches importantes dans la gestion de la chaîne d'approvisionnement, notamment le stockage de l'achat initial (matière première ou produits destinés à la revente), généralement dans des entrepôts jusqu'à ce qu'il soit nécessaire à la fabrication ou à la revente aux clients.
Les stocks sont-ils un actif ou un passif ?
Les stocks sont classés comme un actif en comptabilité. Il est classé comme actif courant au bilan car les entreprises l’utilisent, le vendent ou le reconstituent souvent en moins d’un an.
Quelle est la différence entre l'inventaire et le stock ?
En résumé, le stock est la quantité de produits finis disponibles à la vente, tandis que le stock comprend à la fois les produits finis et les composants nécessaires à la fabrication d'un produit fini. En d’autres termes, tout le stock est un stock, mais tout le stock n’est pas un stock.
Conclusion
Les stocks fournissent des matériaux permettant aux entreprises de poursuivre leurs opérations. Cela couvre toutes les matières premières utilisées dans la fabrication de biens et de services, ainsi que tous les produits finaux vendus aux consommateurs sur le marché par les entreprises. La gestion des stocks et l'établissement du taux de rotation peuvent aider les entreprises à comprendre leur succès et les domaines dans lesquels elles peuvent prendre le relais lorsque les bénéfices commencent à se tarir.
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Bibliographie
