La collaboration des employés est plus qu'un simple mot à la mode. Il fait référence à un style de travail qui motive les employés à travailler avec plus de diligence et d'efficacité afin de mener à bien les projets qui leur sont assignés. Selon une étude de l'Université de Stanford, les participants qui travaillaient en collaboration pouvaient rester avec une tâche 64% plus longtemps que ceux qui travaillaient de manière indépendante. Cette méthode de gestion de projets et de tâches est plus qu'une mode passagère. C'est une façon de travailler qui est là pour rester. Cet article traite de certains des avantages et des exemples de la collaboration en milieu de travail ainsi que des stratégies spécifiques pour la mettre en œuvre.
Qu'est-ce que la collaboration en milieu de travail ?
La collaboration implique un groupe de personnes partageant leurs compétences et leurs idées afin d'atteindre un objectif commun. Les membres de la main-d'œuvre ayant des perspectives, des idées et une expertise diverses collaborent pour trouver des solutions innovantes, permettant aux organisations de résoudre les problèmes plus efficacement. La collaboration peut se produire dans n'importe quel environnement, que les équipes soient basées dans un bureau ou travaillent à distance. L'objectif d'un lieu de travail collaboratif est de maximiser les opportunités de réussite en mettant en œuvre une expérience communicative et collaborative dans toute l'organisation.
Pourquoi la collaboration sur le lieu de travail est-elle si importante ?
Chaque individu possède des compétences, des talents et une expertise uniques. Lorsque tous les membres de l'équipe travaillent ensemble, ils peuvent utiliser leurs connaissances, leurs compétences et leur expérience pour atteindre un objectif commun. Les employés combinent leur expertise pour faire avancer les choses sur le lieu de travail, ce qui facilite le suivi de la livraison des projets. Il permet également aux employés de partager leurs idées tout en apprenant comment les autres pensent, travaillent et fonctionnent. Ceci, à son tour, peut être bénéfique à la fois pour les employés et pour l'organisation.
Cependant, une collaboration efficace n'est pas facile à réaliser. Une collection d'emplois à distance ne constitue pas nécessairement un lieu de travail numérique efficace. Peut-être que trop d'employés travaillent à distance, les départements de votre organisation sont cloisonnés ou peut-être que la plupart des réunions sont inefficaces. La clé est de fournir aux employés les outils de collaboration appropriés sur le lieu de travail afin qu'ils puissent collaborer efficacement dans toute l'organisation.
Les avantages de la collaboration au travail
Innovation
L'innovation est peut-être l'avantage le plus important de la collaboration sur le lieu de travail. Lorsque les gens se connectent et travaillent ensemble pour résoudre un problème difficile, la magie opère. Les équipes produisent des solutions plus intéressantes, intéressantes et uniques que les individus travaillant seuls.
Les ressources partagées de l'équipe favorisent un environnement qui encourage la résolution de problèmes, favorise la créativité et favorise l'innovation.
L’engagement
Les employés qui travaillent en collaboration ont un sens plus fort du but, de la propriété, de la camaraderie et de l'appartenance que ceux qui travaillent seuls. Travailler en groupe permet de voir beaucoup plus facilement comment vos idées et votre travail contribuent au succès de l'organisation.
L'engagement et l'appartenance des employés sont liés à une productivité, une satisfaction au travail et une rétention plus élevées.
Formations
Travailler ensemble permet à vos employés de puiser dans l'une de leurs ressources d'apprentissage les plus précieuses : les uns les autres. En contribuant aux objectifs de l'équipe, les nouveaux employés peuvent apprendre des professionnels chevronnés en contexte.
Les environnements collaboratifs facilitent l'intégration en offrant un cadre naturel d'apprentissage et de partage des compétences. Il encourage également les employés vétérans à maintenir leurs compétences à jour et à rechercher de nouvelles opportunités d'avancement.
Six principes de collaboration efficace
Bien que les compétences énumérées ci-dessus puissent vous aider à collaborer efficacement, il ne s'agit pas seulement de ce que vous faites, mais aussi de la façon dont vous le faites. Les styles de collaboration varient considérablement, de sorte que l'état d'esprit avec lequel vous abordez la collaboration peut faire toute la différence. Souvenez-vous de ces valeurs la prochaine fois que vous devrez collaborer avec votre équipe.
Efficacité
Les réunions sont essentielles à la collaboration, mais elles ont eu mauvaise réputation au fil des ans. Après tout, qui n'a pas assisté à une réunion qui s'est avérée excessivement longue ou inutile ? Vous pouvez faire certaines choses pour transformer votre équipe en une machine de productivité.
Une stratégie consiste à tenir des réunions uniquement lorsque cela est absolument nécessaire. La collaboration virtuelle est fantastique, mais tout le monde a entendu parler de la pandémie d'épuisement vidéo. Vous pouvez améliorer la collaboration et l'efficacité en sélectionnant soigneusement vos réunions.
Une autre approche consiste à s'assurer que toute réunion ou conférence téléphonique a un ordre du jour et des objectifs clairement définis pour chaque participant.
Enfin, n'oubliez pas d'attribuer des éléments d'action à toutes les personnes impliquées dans le projet à la fin. Si vous avez un projet qui nécessite plus de travail d'équipe de la part des participants à la réunion, pourquoi ne pas mettre en place une discussion d'équipe axée sur le projet pour tout le monde ? L'application de visioconférence de RingCentral, par exemple, vous permet de faire exactement cela : non seulement vous pouvez avoir des réunions virtuelles, mais vous pouvez également créer une conversation de groupe pour les suivis après la réunion, le tout dans la même application :
La confiance
Les gens doivent se sentir en sécurité pour fournir et recevoir des commentaires véritablement constructifs, être inspirés par un objectif commun et disposer des outils et des opportunités pour se connecter. Cela ne peut se produire que dans un environnement de confiance où les employés croient que leurs coéquipiers et leurs dirigeants veillent à leurs meilleurs intérêts.
Empathie
Chaque membre de l'équipe joue un rôle important. Néanmoins, la collaboration peut échouer lorsqu'une ou plusieurs personnes pensent qu'elles sont plus mal loties que tout le monde ou que d'autres membres de l'équipe sont là pour les faire tomber. Plus vous apprenez à connaître vos collègues et comprenez comment ils travaillent et à quels défis ils sont confrontés, meilleures sont vos chances de réussir à collaborer avec eux.
optimisme
Ce n'est pas parce qu'un projet de groupe a échoué dans le passé qu'il échouera à nouveau. Essayez de laisser tomber toutes les vieilles rancunes et abordez chaque situation de travail de groupe comme s'il s'agissait d'un nouveau départ, avec une attitude ouverte et positive.
Clarity/Pureté
Il est inhabituel que tous les membres d'une équipe soient sur la même longueur d'onde dès le départ. Il est normal que les gens aient des priorités ou des intérêts différents. C'est pourquoi il est essentiel d'identifier les priorités et les agendas de chacun pour trouver un dénominateur commun qui fera avancer le projet.
Responsabilité
Les entreprises les plus prospères disposent de systèmes et de processus qui permettent aux employés de se référer au calendrier et aux tâches d'un projet pour comprendre comment leurs contributions affectent le groupe. De cette façon, si les délais ne sont pas respectés ou si quelqu'un ne fait pas tout son possible, cela peut être résolu dès que possible.
Comment démontrer la collaboration en milieu de travail ?
Les actions, comme de nombreux aspects d'un lieu de travail mouvementé, parlent plus fort que les mots. Il ne suffit pas d'affirmer que les gens sont censés collaborer. Certaines circonstances favorisent la collaboration et le travail d'équipe, et d'autres minent un lieu de travail créatif et coopératif.
Voici six suggestions pour améliorer la collaboration en milieu de travail :
Gardez vos équipes petites
Parce qu'il y a moins de personnes dans un petit groupe, chaque personne a plus d'opportunités d'être entendue. Les contributions individuelles seront également davantage mises en avant. Les petites équipes permettent également aux membres de l'équipe de se connecter et d'apprendre à se connaître plus facilement.
Fixez-vous des objectifs précis.
Préparez vos équipes au succès en définissant leur objectif final. Même si vous leur donnez autant de liberté créative que possible, cela ne signifie pas qu'ils ne bénéficieront pas d'objectifs clairs. Dites-leur quel type d'impact est important (et comment vous prévoyez de le mesurer).
En leur donnant un objectif commun et en leur disant ce que vous attendez en termes de calendrier, de budget ou de portée, il leur sera plus facile de collaborer de manière productive. Restez simple - une présentation, une proposition ou une liste d'actions suffit.
Offrir de nombreuses possibilités de participation.
Tout le monde n'apprend pas ou ne pense pas de la même manière. Offrir une variété de façons aux membres de l'équipe de contribuer permet à chacun de contribuer d'une manière qui lui convient. Cela permet à chacun de briller à sa manière.
Les victoires doivent être célébrées.
Lorsque vous créez un environnement collaboratif, n'oubliez pas de célébrer chaque étape du chemin. Selon la façon dont ils fonctionnent actuellement, cela peut être un écart par rapport à ce à quoi votre équipe est habituée. Au fur et à mesure que votre équipe développe son muscle de collaboration, félicitez-la et reconnaissez-la pour être sortie de sa zone de confort.
Équiper et responsabiliser les gens.
Écoutez les commentaires de vos équipes en temps réel et donnez-leur ce dont ils ont besoin pour être plus efficaces. Ils peuvent demander des outils de communication spécifiques, des ressources ou des commentaires et des commentaires de la direction à mesure qu'ils gagnent en confiance. Travaillez autant que vous le pouvez avec eux. Les demandes toujours en baisse atténuent l'enthousiasme pour les nouvelles idées.
Inclure tout le monde (mais pas tout à la fois).
Les employeurs à l'esprit traditionnel expriment fréquemment des réserves quant à la capacité des employés distants à collaborer efficacement avec leurs collègues. Cependant, avec autant d'outils de collaboration virtuelle disponibles, cela ne devrait pas vous empêcher de vous assurer que chaque employé, quel que soit son mode de travail, a la possibilité de collaborer.
La collaboration peut être asynchrone ; encourager une participation plus calme ou plus délibérée peut être bénéfique. Utilisez des outils de visioconférence et de partage de fichiers pour connecter facilement des équipes distantes. Ces espaces de travail en ligne permettent aux télétravailleurs de collaborer au-delà des fuseaux horaires et des frontières géographiques.
Conserver sa fraîcheur.
La stagnation et la routine freinent l'innovation. N'attribuez pas toujours les mêmes types de projets aux mêmes personnes pour obtenir de meilleurs résultats. La collaboration implique plus que la simple délégation et l'attribution de tâches. Essayez d'assigner des projets qui sont intéressants et offrez une pause par rapport au même vieux tout en considérant également quels projets (et collègues) pourraient bénéficier d'une nouvelle perspective.
Exemples de collaboration en milieu de travail
Le travail d'équipe est une stratégie qui s'est avérée extrêmement efficace pour aider les organisations de toutes tailles à atteindre un objectif commun. Les exemples suivants de résolution de problèmes réels montrent ce qu'une équipe qui collabore et travaille bien ensemble peut accomplir.
- Mission lunaire Apollo 11 de la NASA, 1969
L'atterrissage sur la Lune en juillet 1969 a été un "pas de géant pour l'humanité", selon les mots immortels de l'astronaute Neil Armstrong. Le voyage d'Armstrong, Buzz Aldrin et Michael Collins vers la lune, atterrissant à sa surface et revenant sains et saufs sur Terre a captivé le monde entier.
De nombreuses heures de travail et des années de recherche ont conduit l'équipage à plonger dans l'océan. Plusieurs équipes étaient au sommet de leurs domaines respectifs, travaillant pour obtenir le meilleur résultat possible. Selon la NASA, environ 400,000 XNUMX personnes ont travaillé sur le projet d'alunissage. Beaucoup d'entre eux n'avaient jamais travaillé auparavant sur des applications aérospatiales. Cependant, ils pourraient appliquer leurs connaissances à ce nouveau domaine et collaborer étroitement avec les astronautes.
- Agrandissement du magasin Starbucks au début des années 1990
Starbucks est une marque de café bien connue que la plupart des gens connaissent. Vous n'avez pas besoin d'aller loin dans une grande ville pour trouver l'un de leurs magasins. La gamme de produits Starbucks s'est élargie au fil du temps pour inclure des produits pour le petit-déjeuner, le déjeuner et des collations, ainsi qu'une variété de boissons chaudes et froides.
En 1971, la société a ouvert son premier magasin à Seattle. Selon la chronologie de l'entreprise, elle était devenue une chaîne de 84 magasins en 1990. L'entreprise a annoncé son nouvel énoncé de mission à l'époque : « Inspirer et nourrir l'esprit humain - une personne, une tasse et un quartier à la fois. .”
À peu près au même moment, Starbucks a introduit un plan d'options sur actions pour les employés (y compris les travailleurs à temps partiel). Cependant, l'entreprise avait toujours des problèmes avec le service client et un manque de communication entre les différents rôles.
Howard Behar s'est joint à l'entreprise en tant que président en 1995. Il a apporté des changements au lieu de travail pour le rendre plus sensible aux besoins des employés. Dans l'ensemble, le service client s'est amélioré en conséquence. M. Behar a plaidé pour que l'entreprise vende une expérience plutôt que du café et a encouragé les membres de l'équipe à collaborer avec succès autour de cette mission.
Pourquoi les entreprises fixent-elles des objectifs de collaboration sur le lieu de travail ?
Ce style de travail permet aux employés de se sentir plus impliqués dans leur travail en favorisant les relations interpersonnelles et en les encourageant à progresser dans leur carrière. Des tâches qui seraient beaucoup trop volumineuses et difficiles à accomplir pour une seule personne peuvent être réparties entre plusieurs personnes et réalisées avec succès par une équipe.
Quelles compétences sont requises pour une collaboration efficace sur le lieu de travail ?
Travailler en groupe n'est pas une chose pour laquelle tout le monde est naturellement doué. Développer les compétences requises pour mettre en œuvre des pratiques de travail collaboratives demande du temps et des efforts. Rappelez-vous que tout le monde a des forces et des faiblesses. Cependant, en travaillant en groupe, le groupe peut capitaliser sur ses forces et trouver des moyens de contourner les domaines que ses membres trouvent plus difficiles.
Des compétences non techniques telles que l'écoute active, l'empathie, la résolution de problèmes et la responsabilité sont nécessaires lorsque les équipes collaborent.
Stratégies de collaboration des employés pour le lieu de travail
Comment allez-vous atteindre votre objectif de créer un environnement de collaboration et de confiance sur le lieu de travail maintenant que vous avez vu certains des avantages ? Considérez les idées de collaboration suivantes sur le lieu de travail :
Fixer des objectifs clairs à l'équipe
« Qu'est-ce qui nous amène ici ? est une question raisonnable à poser au début du processus de collaboration. Le groupe doit comprendre ce qui constitue un résultat positif. L'équipe n'a aucune direction et aucune idée si elle est même sur la bonne voie à moins que quelqu'un ne propose d'abord une idée « grande image ».
Encouragez les gens à écouter activement.
La majorité des gens ne s'engagent pas dans une écoute active lors de leurs interactions avec les autres. Ils attendent plutôt leur tour pour parler. L'écoute active nécessite que l'autre personne ou les autres ralentissent et réfléchissent à ce que dit l'orateur. Cela donne également à la personne qui répond le temps de rassembler ses pensées avant de répondre pensivement.
Fournissez aux employés la technologie dont ils ont besoin pour une collaboration efficace.
Le travail collaboratif devrait être quelque chose qui améliore l'expérience des employés plutôt que quelque chose qui est imposé à un travailleur. Assurez aux employés qu'ils recevront les outils de collaboration nécessaires pour accomplir leurs tâches efficacement.
Encouragez la responsabilisation en documentant les processus sur lesquels l'équipe s'est mise d'accord.
Il peut être difficile pour les membres de l'équipe de se souvenir de tout ce qui a été dit et décidé lors d'une réunion, que ce soit en personne ou virtuellement. Selon les préférences des membres de l'équipe, l'utilisation de documents partagés pour prendre des notes ou l'envoi d'un e-mail de suivi après une réunion pour résumer les décisions et les prochaines étapes pour l'équipe peut être bénéfique.
Vous pouvez utiliser la plateforme intranet de l'entreprise pour diffuser des informations sous forme de publications ou d'articles. Le partage d'informations et la collaboration sur une plate-forme basée sur le cloud permettent à tous les membres de l'équipe de rester sur la bonne voie et d'établir une base pour les projets futurs.
Lorsque des problèmes surviennent, concentrez-vous sur la recherche de solutions.
Lorsque des problèmes surviennent et que les plans sont perturbés (ce qui sera le cas), il est essentiel de se concentrer sur la recherche d'une solution plutôt que d'essayer de déterminer qui est à blâmer dans l'équipe. En fin de compte, les problèmes sont des opportunités pour chacun d'apprendre à faire les choses différemment la prochaine fois.
Les employés doivent être reconnus et récompensés pour leurs efforts.
Lorsqu'une équipe termine un projet, il est essentiel de reconnaître les efforts des membres d'une manière ou d'une autre. La récompense n'a pas à être monétaire. Il peut s'agir d'une mention dans le bulletin d'information de l'entreprise, d'une note de remerciement du PDG ou d'un déjeuner traiteur dans un restaurant local.
Les employés devraient bénéficier d'une plate-forme pour partager leurs réalisations par le biais de la reconnaissance.
Des organisations internationales, telles qu'Imerys, utilisent les communautés pour créer un centre mondial de reconnaissance des employés (Life@Imerys) où les dirigeants et les collègues peuvent partager des histoires de réussite. L'important est que la direction ait reconnu le travail acharné de l'équipe, l'achèvement du projet et l'atteinte de son objectif.
Considérez la collaboration sur le lieu de travail comme une chose vivante et évolutive.
Il ne suffit pas d'« essayer » d'améliorer la collaboration en tant que projet pilote. Si une entreprise l'adopte comme mode de fonctionnement, l'équipe de direction et les employés doivent comprendre que c'est ainsi que les choses se passeront à l'avenir.
Il y a toujours place à l'amélioration et à la modification au fil du temps. La collaboration au travail facilite le déroulement des projets, maintient l'engagement des employés et garantit que l'entreprise atteint ses objectifs. Lorsque tous les membres de votre équipe travaillent bien ensemble, les résultats parleront d'eux-mêmes.
5 compétences essentielles de collaboration en milieu de travail
Si vous avez déjà travaillé sur un projet de groupe qui ne s'est pas déroulé aussi bien que prévu, vous savez qu'encourager la collaboration sur le lieu de travail est souvent plus facile à dire qu'à faire. Peut-être que vos coéquipiers travaillent à domicile et sont difficiles à joindre. Peut-être que votre organisation est trop cloisonnée, avec des départements peu disposés à partager des informations.
Si vous rencontrez des difficultés avec la collaboration au travail, l'une des meilleures choses que vous puissiez faire est de travailler sur l'amélioration de vos compétences générales. Croyez-nous quand nous disons que la maîtrise de ces cinq compétences de collaboration rendra le travail en équipe beaucoup plus facile et plus efficace.
Se fixer des objectifs
Lorsque vous travaillez avec un groupe, chacun doit comprendre le but et la vision du projet et comment le succès sera mesuré. La transparence dès le début favorise la confiance et garantit que chacun s'engage à réussir et à travailler vers un objectif commun.
Interaction
Assurez-vous d'avoir des intentions claires avant de commencer une tâche ou un devoir. Faites savoir à vos coéquipiers ce que vous faites, fixez-vous des délais réalistes, puis respectez-les.
N'oubliez pas de communiquer si vous devez apporter des modifications au plan que vous avez établi. Si quelque chose d'inattendu se produit et que vous ne parvenez pas à fournir les résultats escomptés, communiquez ces changements.
Encore une fois, disposer d'un outil de communication tout-en-un est utile ici. Si votre équipe peut s'appeler par vidéo et s'envoyer des messages instantanés à partir de la même application, il y a plus de chances qu'elle communique rapidement lorsqu'un problème survient :
Écouter activement
Lorsque vous travaillez en étroite collaboration avec d'autres, vous devez porter une attention particulière aux idées, aux commentaires et aux conseils de chaque membre de l'équipe, et répondre avec considération et respect. C'est le concept de l'écoute active.
Bien que vous puissiez avoir des idées sur la façon dont vous voulez que le projet progresse ou sur qui devrait faire quoi, vous devez également tenir compte des opinions de vos collègues. Vous n'êtes peut-être pas toujours d'accord avec le résultat, mais en fin de compte, vous devez donner la priorité aux besoins et aux responsabilités du groupe plutôt qu'à vos propres désirs.
Capacités de résolution de problèmes
Parfois, des problèmes surgissent et les gens font des erreurs. Ça arrive. Lorsque des problèmes surviennent, pensez à analyser la situation en groupe sans blâmer personne en particulier. Au lieu de cela, concentrez vos efforts sur la collaboration pour trouver des solutions. Cela favorise la confiance entre les membres de l'équipe et garantit que chacun se sent à l'aise pour communiquer et être transparent les uns avec les autres, même en cas d'erreur.
Gestion du temps
Lorsque vous collaborez avec d'autres, vous devez rendre des comptes à vous-même et aux membres de votre groupe qui comptent sur vous. C'est là que les capacités de gestion du temps entrent en jeu. Être en mesure de hiérarchiser vos tâches et de les planifier en conséquence est essentiel pour respecter les délais et terminer le travail que votre équipe attend de vous.
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Bibliographie
