La gestion de bureau est un travail important avec de nombreuses parties prenantes. Il ne s'agit pas seulement de distribuer des fournitures de bureau et d'assumer d'autres responsabilités administratives ; il s'agit de s'assurer que votre bureau moderne et tous ses occupants fonctionnent bien ensemble. Ce guide examinera la gestion de bureau telle qu'elle est pratiquée par les gestionnaires de bureau actuels. Nous examinerons les exigences du travail de gestion de bureau, les compétences nécessaires pour réussir, comment le rôle évolue et comment vous pouvez vous épanouir dans ce domaine.
Qu'est-ce que la gestion de bureau ?
La gestion de bureau est un travail qui se concentre sur l'augmentation de la productivité, de l'efficacité et des conditions de travail du bureau. Cela peut impliquer un large éventail de responsabilités, telles que la gestion d'un lieu de travail moderne, la gestion du matériel de bureau, la création d'un environnement de bureau accueillant, la gestion du budget du bureau, l'accueil des visiteurs et des nouveaux employés dans l'espace de travail, l'organisation d'activités au bureau et d'événements hors site. pour le personnel de bureau, planifier et réserver les déplacements du personnel, gérer les communications internes, acquérir du mobilier de bureau, etc.
Responsable administratif est un titre de poste spécifique dont les fonctions varient considérablement en fonction de l'industrie, de la taille de l'organisation et de la composition des autres divisions. Que vous travailliez pour une grande ou une petite entreprise, l'administration de bureau sera très différente.
Il existe plusieurs titres possibles pour le rôle, notamment :
- Gestionnaire de lieu de travail
- Chef des opérations du bureau
- Facility Manager
- directeur administratif
Types d'emplois en gestion de bureau
Il existe de nombreux types d'emplois de gestion de bureau, mais les principales responsabilités de ces gestionnaires sont relativement similaires. Les chefs de bureau peuvent parfois embaucher, licencier, former et promouvoir du personnel en plus de superviser le fonctionnement efficace de l'administration d'une entreprise et de s'assurer que les fournitures nécessaires sont fournies et que l'équipement de bureau est en bon état.
#1. Gestion du siège social
Les gestionnaires de chaque succursale d'une société sont inclus dans les emplois de gestion du siège social. Étant donné que le directeur de district (généralement en poste au siège social) supervise tous les autres directeurs de succursale, les déplacements entre les succursales de l'entreprise constituent souvent un élément majeur du travail. Les responsables des sièges sociaux imaginent également de nouveaux modèles d'organisation des ressources humaines et des activités marketing.
#2. Gestion du cabinet médical
La gestion d'un cabinet médical nécessite une compréhension approfondie de l'anatomie, des opérations de laboratoire et des lois sur la santé. Ces gestionnaires de cabinet médical travaillent généralement dans des cabinets médicaux et supervisent tous les assistants médicaux. La confidentialité du patient et l'élimination appropriée des déchets médicaux sont également des obligations essentielles.
#3. Gestion du bureau juridique
Les rôles de gestion de bureau juridique nécessitent une connaissance réelle du droit ainsi qu'une compréhension approfondie des procédures juridiques. Les directeurs de cabinet d'avocats sont en charge des assistants administratifs juridiques d'un cabinet, de la gestion de la paie et du service des ressources humaines.
#4. Gestion de bureau virtuel
Plutôt que de travailler pour une entreprise à plein temps, les gestionnaires de bureaux virtuels travaillent parfois pour plusieurs petites entreprises à temps partiel. En effet, les petites entreprises externalisent fréquemment les tâches de gestion de bureau virtuel. Les emplois à distance de toutes sortes sont en augmentation, les gestionnaires de bureau virtuels sont donc une alternative attrayante pour les petites entreprises en développement lent qui n'ont pas encore besoin d'un gestionnaire de bureau sur place.
Éléments de gestion de bureau
Les piliers d'une structure sont des éléments de gestion de bureau. Si le pilier est robuste, le bâtiment doit l'être aussi. Par conséquent, les aspects de la gestion du bureau sont cruciaux pour le fonctionnement efficace du bureau. Les grands principes de la gestion de bureau sont les suivants.
#1. Personnel
Le travail de bureau est en fait effectué par des employés de bureau. Dans une petite entreprise, le chef de bureau est généralement chargé de sélectionner et de placer les employés de bureau. La dotation est gérée par le service de gestion des ressources humaines dans les grandes entreprises.
Dans tous les cas, le travail de bureau doit être effectué en distribuant le travail à chaque employé en fonction de son efficacité, en dirigeant le personnel pour terminer le travail avec l'aide des ressources du bureau dans un délai défini et en contrôlant les actions du personnel de bureau. Toutes ces tâches doivent être effectuées par le chef de bureau.
#2. Moyens
Les outils utilisés au bureau sont appelés moyens. Les crayons, les gommes à effacer, le papier, l'encre, les formulaires de bureau, la machine à écrire, l'ordinateur, les imprimantes, les calculatrices et les articles similaires sont des exemples de moyens. Des instruments adéquats ont été fournis dans un bureau et sont utilisés de la manière la plus efficace et la plus rentable pour atteindre les objectifs.
#3. Environnement
L'environnement d'un bureau est déterminé par la nature de l'entreprise. Les nombreuses tâches de bureau doivent être accomplies dans une atmosphère ou un environnement spécifique. Un environnement de travail est établi et maintenu pour assurer le bon déroulement du travail de bureau. Le rôle et la tâche d'un chef de bureau est de créer une atmosphère appropriée en mettant en œuvre de nombreuses politiques et pratiques.
#4. But
Les employés de bureau doivent être conscients de l'objectif pour lequel une certaine tâche est effectuée ainsi que de l'impact de ce travail sur la performance des autres. Le but est enseigné au personnel de bureau par le chef de bureau. Si ce n'est pas le cas, l'exécution du travail de bureau ne se traduit pas par l'utilisation la plus efficace et la plus économique des ressources du bureau tout en atteignant les objectifs.
Fonctions clés de gestion de bureau
Certaines des tâches qu'un personnel de gestion de bureau est censé accomplir sont les suivantes :
#1. Planification
La création d'une structure des tâches requises pour atteindre les objectifs de votre entreprise est une fonction essentielle de la gestion de bureau. Lorsque vous comprenez parfaitement les objectifs à court et à long terme de votre entreprise, vous pouvez planifier votre approche pour les atteindre. La première étape vers des opérations et un contrôle efficaces est une planification détaillée et l'organisation de réunions.
#2. Organisation des ressources
L'organisation des ressources va de pair avec l'atteinte des objectifs de l'entreprise par la planification. Le matériel, le personnel et le soutien financier sont des exemples de ces ressources. Suite à la planification, l'étape suivante pour les gestionnaires de bureau est la délégation des tâches, qui comprend la détermination des matériaux nécessaires et la distribution de ces matériaux aux personnes appropriées. Les plus grands gestionnaires de bureau coordonnent en permanence le travail pour maintenir ces ressources en mouvement vers des objectifs prédéterminés.
#3. Recrutement
La dotation en personnel est une autre fonction importante du chef de bureau. Les directeurs de bureau exécutif dirigent ou collaborent avec les ressources humaines sur tous les aspects de la dotation, du recrutement, de la rémunération, de la promotion et de la retraite des gestionnaires subalternes.
#4. la communication
La gestion de bureau nécessite une communication efficace, ce qui est une exigence pour toute entreprise qui fonctionne bien. Si un directeur de bureau est incapable de communiquer efficacement les besoins de l'entreprise à ses employés, une efficacité maximale sera impossible. Faut-il une salle de réunion spécifique pour les réunions hebdomadaires d'une équipe ?
Disposent-ils de la technologie nécessaire dans ce domaine? N'oubliez pas qu'une excellente communication est bidirectionnelle. Si ce gestionnaire de bureau n'est pas en mesure de décrire les besoins de votre entreprise, il est possible que ce gestionnaire de bureau ne convienne pas à votre organisation.
#5. Travailler avec l'informatique
Au travail, les gestionnaires de bureau modernes dépendent fortement de la technologie. Ils peuvent utiliser le logiciel dans leurs rôles quotidiens et également aider à la gestion des logiciels et de la technologie pour les employés. Peut-être que votre organisation utilise un logiciel de gestion des installations numériques.
Les responsables de bureau doivent être formés sur tous les équipements de visioconférence et les connexions Wifi pour les employés et les invités, ainsi que travailler avec le service informatique pour s'assurer que toutes les salles de réunion fonctionnent correctement.
#6. Motivation
La motivation, un aspect très complexe de la gestion de bureau, se décline en deux variétés. Il existe deux types de motivation : la motivation interne et la motivation externe. Lorsque votre personnel est motivé, le travail du chef de bureau devient plus facile. Lorsqu'ils ne le sont pas, c'est à la direction du bureau de les motiver de l'extérieur.
Cette incitation doit répondre aux besoins de la main-d'œuvre tout en étant compétitive, productive et globale. Lorsque la motivation externe fait tout cela, vos employés de bureau seront plus susceptibles d'améliorer leurs performances.
Compétences du gestionnaire de bureau
Avant tout, les soft skills sont indispensables pour un office manager compétent. Les responsables de bureau agissent fréquemment comme agent de liaison entre plusieurs départements, qu'il s'agisse de la communication entre la haute direction et le personnel, les RH et les employés, ou l'entreprise et les autres travailleurs de l'immeuble, comme le personnel de nettoyage.
Cela ne signifie pas que les compétences techniques ne sont pas pertinentes ; ils peuvent certainement offrir de la valeur. Les connaissances techniques et l'éducation, telles que la capacité d'utiliser des logiciels ou la sensibilisation aux réglementations du travail, deviennent de plus en plus importantes à mesure que le rôle de chef de bureau évolue.
Cela étant dit, voici les principales compétences non techniques et tâches sur lesquelles un gestionnaire de bureau devrait se concentrer :
- Organisationnel et compétences de gestion du temps sont essentiels, car le nombre et la variété des demandes sur la fonction signifient que seuls les gestionnaires de bureau les plus organisés seront performants.
- Incompétences interpersonnelles et de leadership, ce qui leur permettra de garder un personnel heureux, de faire une bonne première impression auprès des visiteurs et de désamorcer les disputes d'équipe difficiles. Vous devrez également collaborer avec une variété de départements, tels que le personnel administratif, les travaux de secrétariat, les équipes financières, les ressources humaines et autres.
- Aptitudes à la communication sont nécessaires pour que les membres de l'équipe comprennent ce que la haute direction prépare pour l'avenir et ce qu'elle attend du personnel. Cela nécessitera presque certainement l'utilisation de PowerPoint.
- Techniques de négociation sont tenus d'améliorer les accords que l'organisation peut avoir avec des sources extérieures. Par exemple, si vous déménagez des immeubles de bureaux, vous devrez être en mesure de négocier et de prendre des décisions afin d'obtenir la meilleure affaire pour votre entreprise.
Comment devenir un gestionnaire de bureau
La gestion de bureau est un vaste domaine qui comprend de nombreuses entreprises différentes. En raison de la nature du travail effectué dans cette industrie, les besoins des bureaux peuvent différer. Tenez compte de vos intérêts, expériences et talents particuliers lorsque vous recherchez un poste de gestion de bureau.
Si vous aimez organiser et garder les choses en ordre, vous pourriez trouver un rôle de gestion de bureau plus administratif comme une carrière enrichissante. Voici quelques mesures que vous pouvez prendre pour faire avancer votre carrière en tant que gestionnaire de bureau :
#1. Poursuivre les qualifications éducatives pertinentes
Vous voudrez peut-être explorer la possibilité d'obtenir des diplômes ou des diplômes particuliers pour vous aider dans votre cheminement pour devenir chef de bureau afin de déterminer si la gestion de bureau est faite pour vous.
Les chefs de bureau sont généralement titulaires d'un diplôme en gestion d'entreprise ou d'autres certificats liés aux affaires délivrés par des écoles polytechniques, qui leur confèrent des capacités de communication et d'organisation essentielles. Ces références professionnelles servent de base à l'expertise du sujet que possèdent la plupart des chefs de bureau.
#2. Développer de bonnes relations et réseaux professionnels
Rencontrer de nouvelles personnes lors d'événements de réseautage et d'autres réunions sur le lieu de travail vous aidera à réaliser votre ambition de devenir chef de bureau. Grâce à de tels rassemblements, vous pouvez rencontrer un responsable du recrutement d'une entreprise ayant un poste de responsable de bureau ouvert. Alternativement, vous pouvez rencontrer un chasseur de têtes qui peut vous mettre en relation avec votre prochain emploi.
#3. S'inscrire aux cours
Si vous souhaitez devenir chef de bureau, demandez-vous si vos compétences actuelles correspondent à celles d'un chef de bureau. Pour apprendre les capacités d'un gestionnaire de bureau, vous pouvez suivre des cours ou obtenir des certifications pour améliorer votre adéquation à la profession.
Investir du temps et des efforts en vous-même vous permet d'obtenir les avantages à long terme de l'amélioration de soi. Un employeur peut préférer un candidat qui s'efforce continuellement de s'améliorer plutôt qu'une personne dont les capacités stagnent.
#4. Faire un stage
Vous voudrez peut-être envisager de faire des stages similaires pendant votre temps libre pour vous aider à devenir chef de bureau. Avant d'entrer sur le marché du travail, vous pouvez acquérir une expérience directe en observant le fonctionnement d'un directeur de bureau, les activités et les responsabilités d'un directeur de bureau et en établissant des contacts potentiellement précieux.
Si vous réussissez bien pendant votre stage, l'employeur peut même vous proposer une carrière à temps plein une fois votre diplôme obtenu.
Quelles sont les 5 fonctions de la gestion de bureau ?
La compétence de gestion du processus de planification, d'organisation, de dotation en personnel, de communication, de contrôle, de coordination et de motivation d'un groupe, en particulier en milieu de travail, est connue sous le nom de gestion de bureau.
Quel est l'objectif principal de la gestion de bureau ?
La gestion de bureau à tous les niveaux est essentielle pour maintenir un flux constant d'informations entre les départements et le personnel. Ceci est fait pour s'assurer que l'organisation fonctionne bien et que les opérations commerciales fonctionnent bien.
Quelles sont les 7 fonctions principales de la gestion de bureau ?
Afin d'atteindre les objectifs de l'organisation, elle assume plusieurs responsabilités telles que la planification, l'organisation, la dotation en personnel, la direction, la coordination et le contrôle. La future feuille de route du bureau est définie par la direction. Il décide à long terme de l'activité du bureau.
Quels sont les trois types de bureau ?
Parmi les différents types de bureaux, citons :
- Bureau privé.
- Bureau de coworking.
- Bureau virtuel.
Quel cours est le meilleur pour la gestion de bureau ?
Un baccalauréat en commerce, en gestion d'entreprise ou en administration des affaires est un domaine d'études qui peut mieux vous préparer à un emploi en gestion de bureau. Ces majors vous apprendront à gérer l'argent, à augmenter la production et à mener globalement un bureau vers le succès.
Conclusion
Chaque jour, les gestionnaires de bureau sont parmi les seules personnes qui contactent tous les niveaux d'employés, que ce soit numériquement ou en personne. L'importance du rôle de chef de bureau augmentera à mesure que les cultures de bureau à travers le monde continueront de se développer et de se modifier.
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Bibliographie
