Vous vous demandez peut-être s'il existe une différence entre un assistant de direction et un assistant administratif. Le rôle d'un assistant de direction est similaire à celui d'un assistant administratif ou d'un secrétaire en ce sens que chacun exécute ou supervise des tâches administratives pour un autre employé. Si vous souhaitez travailler dans l'administration et les affaires, vous pourriez devenir adjoint exécutif ou adjoint administratif au PDG d'une organisation. Cependant, cet article discutera de la différence entre un directeur et un assistant administratif, le salaire qu'ils peuvent gagner, ainsi que leur description de poste stratégique.
Quelles sont les principales tâches d'un assistant de direction ?
Les assistants de direction aident les cadres pour lesquels ils travaillent en coordonnant leurs horaires, en répondant et en retournant les appels, en examinant et en répondant aux e-mails, en classant et en organisant la paperasse, en tenant des registres et en prenant des notes pendant les réunions.
Comment s'appellent les assistants de direction maintenant ?
Ils sont également connus sous le nom de partenaires commerciaux administratifs, de spécialistes principaux du soutien, d'adjoints administratifs principaux et d'adjoints administratifs en chef.
De quelles qualifications ai-je besoin pour être assistant de direction ?
Les personnes qui souhaitent travailler en tant qu'assistants de direction doivent obtenir le plus haut niveau de certification de crédibilité de l'IEAA. Il s'agit du niveau 5, et si vous le réussissez, vous serez certifié en tant qu'assistant de direction.
Assistant de direction vs assistant administratif : quelle est la différence ?
Alors, en quoi les services d'une assistante de direction sont-ils différents de ceux d'une assistante administrative ? Les EA, en général, fournissent un support de haut niveau. Elles sont gestion de projet SUR mesure experts, tandis que les assistants administratifs ressemblent davantage à des gestionnaires de tâches.
Un EA peut effectuer des tâches similaires à celles effectuées par les AA. Ils peuvent également vous aider avec des stratégies spécifiques à leur rôle. Un EA peut examiner des solutions potentielles à son rythme, suggérer des mesures à prendre pour vous aider à atteindre vos objectifs et recommander des outils utiles.
Lorsque vous décidez entre un assistant de direction et un assistant administratif, tenez compte de vos objectifs pour en embaucher un. Avez-vous besoin de quelqu'un qui puisse identifier de manière proactive les domaines de développement tout en prenant en charge certaines de vos charges de travail ? Vous préférez orienter les gens vers une vision spécifique ?
Considérez également le coût d'embauche d'un EA ou d'un AA. L'embauche d'un assistant n'est pas une dépense ponctuelle ; vous devez être certain que les coûts mensuels en valent la peine. Envisagez d'autres dépenses en plus du salaire que vous leur versez. Par exemple, vous devrez dépenser de l'argent en abonnements logiciels pour que votre EA puisse faire son travail correctement.
Salaires de l'assistant de direction par rapport à l'assistant administratif
Les tarifs des assistants personnels varient. Aux États-Unis, le salaire d'un assistant administratif débutant commence généralement à 16 $ de l'heure. Selon l'état, les assistants administratifs qualifiés peuvent gagner jusqu'à 20 $ de l'heure.
En revanche, la fourchette de salaire de départ pour un assistant de direction est de 15 à 30 dollars de l'heure pour les services de base, certains assistants facturant jusqu'à 75 dollars de l'heure. Ces EA ont travaillé dans des domaines tels que la finance et le développement Web.
Lorsque vous envisagez une assistance virtuelle à distance, vos options s'élargissent. De nombreuses entreprises facturent un taux horaire pour les services d'assistant de bureau à distance, qui s'élève en moyenne à 38 $ de l'heure. Cela semble être une bonne affaire, sauf que l'embauche d'un assistant à temps partiel vous coûtera plus de 3,000 449 $ par mois à ce prix. D'autres entreprises proposent des forfaits à 12 $ avec des inclusions limitées, telles que seulement XNUMX heures de travail par mois.
Le forfait le plus abordable de Wing, qui ne coûte que 6.24 $ de l'heure, vous permet de travailler 4 heures par jour, du lundi au vendredi, avec une garantie de temps de réponse de 5 minutes. Ce plan vous donne accès à un assistant dédié qui complétera les files d'attente de tâches et s'assurera que votre travail est de haute qualité.
Compétences de l'assistant exécutif par rapport à l'assistant administratif
L'une de vos principales considérations, parallèlement aux dépenses, devrait être la compatibilité potentielle de votre assistant de direction avec le reste de votre personnel. Les assistants de direction doivent avoir des compétences pertinentes pour l'équipe qu'ils soutiennent, mais ils doivent également avoir des compétences « non techniques » qui leur permettent de faire leur travail plus efficacement. En général, tous les assistants de direction doivent avoir les compétences suivantes :
- Gestion du temps. Les propriétaires d'entreprise ont souvent de multiples engagements, tant à l'intérieur qu'à l'extérieur de l'entreprise. Un assistant doit être capable de "gérer", de hiérarchiser les réunions et les projets et de créer un calendrier efficace pour les chefs d'entreprise.
- Recherche. Les assistants doivent être capables de récupérer des informations provenant de diverses sources et de distiller ce qu'ils trouvent dans un format facilement digestible.
- Gestion de projet. Un AA ou un EA doit être capable de diviser des tâches importantes et complexes en tâches plus petites. Ils doivent porter une attention particulière aux détails et tenir les parties prenantes informées de l'état d'avancement d'un plan d'action.
- La résolution de problèmes. Des compétences efficaces en résolution de problèmes sont essentielles pour les assistants dans les lieux de travail d'aujourd'hui, car ils doivent souvent prendre des décisions importantes avec des informations insuffisantes. Ils doivent être en mesure de suggérer ou d'apporter des modifications au projet sans impliquer leur responsable.
- Communication. Les EA et les AA doivent être d'excellents communicateurs. Ils doivent être capables de communiquer efficacement avec des personnes à différents niveaux d'ancienneté, ainsi que d'établir des liens avec elles et de transmettre des mises à jour ou des demandes.
- Empathie. L'empathie est essentielle pour tous les EA et AA. Ils doivent comprendre les exigences de leur patron ou de leur client et les traduire en éléments d'action. Enfin, un assistant doit pouvoir changer de vitesse si nécessaire. Les EA et les AA doivent être flexibles pour répondre aux demandes en constante évolution de leurs clients commerciaux.
Qu'est-ce que la description de poste stratégique d'un assistant de direction ?
Les assistants de direction aident les PDG et autres cadres supérieurs dans les tâches administratives afin qu'ils puissent se concentrer sur la direction de l'entreprise. Ils maintiennent les communications de la direction organisées afin que les informations les plus importantes soient facilement accessibles sans avoir à trier les éléments de faible priorité. Tout en offrant un service client courtois et compétent, les assistants de direction sélectionnent les visiteurs et évaluent leurs besoins. Ils gèrent le calendrier quotidien de l'exécutif, y compris la planification des réunions, la confirmation des rendez-vous, la rédaction de l'itinéraire et les arrangements de transport. Les assistants de direction sont également responsables de la formation d'autres membres du personnel administratif sur les politiques et les meilleures pratiques de l'entreprise.
Comment rédiger une description de poste stratégique pour une assistante de direction
Pour attirer des candidats qualifiés pour le poste d'assistant de direction, il est important de fournir d'abord un aperçu de l'entreprise et la description de poste elle-même. Décrivez brièvement l'environnement de travail, ce qui distingue votre entreprise et pourquoi le rôle est important pour votre entreprise.
Vous trouverez ci-dessous un exemple de description de poste pour un assistant de direction
L'entreprise [nom de votre entreprise] est à la recherche d'un(e) adjoint(e) de direction bien organisé(e) pour assister deux de nos chefs de service. Il s'agit d'une excellente occasion d'établir des relations avec des cadres supérieurs et de contribuer à l'efficacité globale de notre organisation.
La société [nom de la société] s'engage à créer une culture dans laquelle les employés se sentent valorisés. Nous sommes ravis d'avoir un score de bonheur au travail supérieur à la moyenne du secteur et une note globale de 4.5 étoiles sur les Pages Entreprise d'Indeed. Si cela ressemble à l'emploi et à l'environnement de travail pour vous, postulez dès aujourd'hui !
Vous trouverez ci-dessous un autre exemple de description de poste d'assistant de direction stratégique afin que vous puissiez rédiger une offre d'emploi convaincante et efficace pour vous-même. La première description de poste est un exemple parfait de description de poste d'assistant de direction, comprenant une liste complète des responsabilités que vous devriez penser à inclure dans votre description de poste.
Adjointe exécutive au directeur juridique
Nous recherchons un(e) Assistant(e) de Direction pour assister le Directeur Juridique, qui est en charge du Juridique, de la Conformité, des Affaires Gouvernementales et des Ressources Humaines. Ce rôle coordonnera et gérera les horaires des cadres, préparera et organisera d'importants documents et plans juridiques et stratégiques, et aidera aux réunions du conseil d'administration et à la préparation des documents du conseil.
Ce rôle est les yeux et les oreilles du CLO. Il relie les organisations, les projets et les informations commerciales importantes au CLO. Il s'assure également que les réunions et le matériel sont efficaces et utiles, et il travaille avec le CLO en tant que partenaire de confiance pour répondre aux priorités juridiques de l'entreprise.
En raison de la nature dynamique de ce rôle, le candidat idéal doit posséder des compétences exceptionnelles en gestion du temps ainsi que la capacité d'identifier et d'anticiper les besoins du CLO. Le rôle doit interagir de manière transparente et professionnelle avec un groupe diversifié de personnes, y compris les membres de l'équipe de direction, le conseil d'administration et les dirigeants qui relèvent du CLO.
Pour bien faire ce travail, la personne doit être capable de gérer des informations financières, juridiques, personnelles et institutionnelles hautement sensibles et confidentielles avec professionnalisme et bon jugement.
Cette brève introduction au poste d'assistante de direction constitue un excellent modèle pour votre description de poste complète.
Conseils pour décider d'être un assistant administratif ou exécutif
Si vous envisagez de poursuivre l'une de ces carrières, tenez compte des conseils suivants :
#1. Poursuivez vos études ou obtenez des certifications supplémentaires.
Bien que le poste ne nécessite qu'un diplôme d'études secondaires ou l'équivalent, une éducation et une formation supplémentaires peuvent montrer à votre employeur potentiel que vous pouvez réussir dans le rôle. Des certifications en rédaction commerciale et en applications logicielles pertinentes sont disponibles. Des cours et une formation supplémentaires peuvent vous préparer à vos responsabilités en tant qu'adjoint exécutif ou administratif, en plus d'impressionner potentiellement vos employeurs.
#2. Acquérir une expérience de travail
Acquérir une expérience de travail pertinente peut vous exposer aux tâches et responsabilités quotidiennes des adjoints administratifs et exécutifs. Cela peut vous aider à déterminer quel rôle vous convient le mieux. Les employeurs peuvent exiger une expérience de travail antérieure si vous souhaitez devenir assistant de direction, ce qui peut vous aider à vous qualifier pour votre future carrière. Vous pouvez également vous familiariser avec les équipements de bureau courants tels que les programmes informatiques, les imprimantes et les systèmes téléphoniques que vous pouvez rencontrer dans l'une ou l'autre de ces professions.
#3. Faites un CV pertinent.
Examinez le poste pour lequel vous postulez et dressez une liste des compétences et des qualifications requises par votre employeur potentiel. Envisagez de mettre à jour votre CV pour inclure toute formation, certification et compétences techniques et générales qui démontrent pourquoi vous êtes le meilleur candidat. La section sur votre expérience de travail peut également inclure un résumé qui met en évidence toutes les responsabilités ou compétences pertinentes, telles que l'organisation, qui démontrent votre préparation pour votre poste potentiel.
#4. Informations supplémentaires pour la description de poste
En outre, des informations sur votre entreprise et l'industrie, en particulier en ce qui concerne le rôle et les responsabilités de l'adjoint exécutif, doivent être incluses dans la description de poste. Par exemple, si l'entreprise a un PDG et un COO et que l'assistant de direction travaillera pour les deux, incluez cette information dans la description de poste. Si l'entreprise est dans l'industrie des médias numériques, par exemple, vous voudrez peut-être que les candidats aient une connaissance pratique de cette industrie, y compris les processus, la terminologie et les programmes technologiques couramment utilisés.
Il peut être avantageux d'inclure également des informations sur les salaires. En effet, si vous avez des employés du Nevada ou si vous occupez un poste à distance avec des candidats du Nevada, vous devrez peut-être inclure des informations sur les salaires. Incluez également des informations sur les avantages sociaux et n'oubliez pas d'inclure des informations sur l'égalité des chances en matière d'emploi ou toute autre information requise par la loi.
Les assistants de direction font-ils des courses personnelles ?
Votre adjoint exécutif au travail peut probablement vous aider dans certaines tâches personnelles. De nombreux assistants doubles organisent des voyages en famille et achètent des cadeaux pour leurs cadres.
Conclusion
Outre les qualités mentionnées ci-dessus, les assistants de direction doivent également être bons en leadership, en conscience et en réseautage. Les AE peuvent agir en tant que chefs de cabinet, en particulier pour les petites et moyennes entreprises, et les chefs d'entreprise comptent souvent sur eux pour prendre des décisions en leur nom. Lorsque vous choisissez entre l'embauche d'une assistante de direction ou d'une assistante administrative, en plus de penser aux compétences « spécialisées » dont vous avez besoin, il est crucial de sélectionner les talents en fonction de leurs compétences interpersonnelles.
Que fait une assistante de direction FAQ ?
Que fait un assistant de direction au quotidien ?
Les assistants de direction travaillent directement avec la haute direction et sont responsables de la comptabilité, de la tenue de livres, de la gestion du calendrier, des relations avec la clientèle, des systèmes de classement, des plans de voyage, etc.
Quelles sont les principales compétences d'un assistant de direction ?
Principales compétences de l'assistant de direction
- Capacités de communication.
- Capacités organisationnelles. Tout type de rôle administratif nécessite d'excellentes compétences organisationnelles.
- Bonne gestion du temps.
- Capacités de réseautage
- Connaissance des technologies de l'information.
- Le multitâche
- Disponibilité pour apprendre.
- Être un joueur d'équipe
Que recherche un PDG chez un assistant de direction ?
Un assistant exécutif de votre PDG doit être exceptionnel pour anticiper les besoins et les préférences du directeur général. Cela signifie qu'ils ne dépendent pas constamment des conseils du leader pour chaque petit pas qu'ils doivent faire.
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Bibliographie
