Vous cherchez une carrière en gestion? Avez-vous ce qu'il faut pour devenir Office Manager ? Le directeur de bureau est un poste clé dans toute organisation et est chargé de superviser les opérations quotidiennes du bureau. Dans cet article de blog, nous discuterons de la description du poste, des qualifications, du salaire, des compétences et de tout ce que vous devez savoir pour devenir Office Manager.
Qu'est-ce qu'un Office Manager ?
Un gestionnaire de bureau est une personne chargée de superviser le fonctionnement efficace d'un bureau. Cela comprend la gestion du personnel, l'organisation de la paperasse et des systèmes de classement, la gestion des transactions financières et la supervision de l'entretien général du bureau. Les gestionnaires de bureau doivent avoir d'excellentes compétences organisationnelles et de communication et la capacité d'effectuer plusieurs tâches. Ils doivent également être capables de gérer les situations difficiles avec professionnalisme et diplomatie.
Description du poste de gestionnaire de bureau
La description de poste d'un gestionnaire de bureau comprend une variété de tâches. Le plus important est la gestion du personnel. Cela comprend l'embauche, la formation, l'évaluation et la discipline des employés. Les gestionnaires de bureau doivent également gérer des tâches administratives telles que le classement, la tenue de dossiers et d'autres documents. Ils sont également chargés de l'entretien et des fournitures de bureau.
En plus de ces tâches, les gestionnaires de bureau sont également chargés de superviser les transactions financières du bureau. Cela comprend l'équilibrage des livres, le rapprochement des comptes et la préparation des rapports financiers. Ils peuvent également être responsables de la gestion des budgets, de l'élaboration de plans financiers et du respect des lois locales et nationales.
Enfin, le chef de bureau doit être en mesure d'assurer le bon fonctionnement du bureau et de contribuer à l'amélioration des procédures de l'entreprise et des opérations quotidiennes.
Responsabilités
Les fonctions du chef de bureau comprennent:
- Entretien
- Mailing
- Matériel
- Billets
- Errands
- Shopping
- Planifier des réunions et des rendez-vous.
- Organiser l'aménagement du bureau et commander la papeterie et le matériel.
- Gardez le bureau en bon état et effectuez les réparations nécessaires.
- Au besoin, collaborer avec les RH pour mettre à jour et maintenir les politiques du bureau.
- Organiser les procédures et les opérations du bureau
- Coordination de l'ensemble des équipements bureautiques avec le service informatique
- Gérez les discussions sur les contrats et les prix avec les fournisseurs de bureaux, les fournisseurs de services et les baux de bureaux pour vous assurer que tout est facturé et payé à temps.
- Gérer le budget G&A du bureau et garantir des rapports précis et opportuns.
- Donner aux visiteurs une assistance générale.
- Aider à l'intégration des nouveaux employés.
- Répondre aux demandes des employés sur les problèmes de gestion de bureau (par exemple, papeterie, matériel informatique et organisation des déplacements)
- Communiquez avec les fournisseurs de gestion des installations, tels que le nettoyage, la restauration et la sécurité.
- Planifiez des activités internes ou externes telles que des fêtes, des célébrations et des conférences.
Exigence de gestion de bureau
- Expérience en gestion de bureau, en administration ou en tant qu'assistante.
- Compréhension des tâches, des processus et des procédures de gestion de bureau
- Excellentes capacités de gestion du temps, ainsi que la capacité d'effectuer plusieurs tâches à la fois et de hiérarchiser les tâches
- Souci du détail et capacités de résolution de problèmes
- Excellentes capacités de rédaction et de communication verbale
- Excellentes capacités d'organisation et de planification
- Microsoft Office compétent
- Des processus et procédures de comptabilité, de données et de gestion administrative sont requis.
- Compréhension des techniques et procédures de bureau
- connaissance des stratégies et des processus de gestion des ressources humaines
- Compréhension des principes commerciaux et de gestion
- Connaissance des produits de bureautique et compétences informatiques
Une section de compétences de CV bien rédigée qui met en évidence vos talents de gestionnaire de bureau peut aider votre CV à vaincre le système de suivi des candidats (ATS), qui est la première étape pour faire remarquer votre candidature. Utilisez les principales capacités et compétences du chef de bureau répertoriées ci-dessous pour vous aider à créer un CV efficace.
Compétences du gestionnaire de bureau
- Communication
- Évaluation et analyse
- Judgment
- Résolution des problèmes
- Prendre une décision
- Organisation et planification
- Gestion du temps
- Orientation détaillée
- Précision
- Délégation
- Coaching
- initiative
- Intégrité
- Adaptabilité
- Travail d'équipe
- Preparation des prévisions financieres mensuelle, trimestriel et annuel
- Services
- Surveillance
- Création de normes
- Amélioration du processus
- Gestion des stocks
- Gestion de l'approvisionnement
- Créativité
- Proactivité
- Recordkeeping
- Accessibilité
- Compétence Microsoft Office
- Coordination
- Facturation
- Capacités interpersonnelles
- motivation
- Empathie
- Assistance administrative
Qualification
- Expérience démontrée en tant que gestionnaire de bureau, gestionnaire de front office ou assistant administratif
- Compréhension des responsabilités, des systèmes et des processus de l'administrateur de bureau
- Maîtrise de MS Office (MS Excel et MS Outlook, en particulier)
- Connaissance pratique des machines de bureau (par exemple, télécopieurs et imprimantes)
- Connaissance des logiciels de planification des e-mails tels que Email Scheduler et Boomerang
- D'excellentes compétences en gestion du temps, ainsi que la capacité d'effectuer plusieurs tâches à la fois et de hiérarchiser le travail, sont requises. Une attention aux détails et des capacités de résolution de problèmes sont également requises.
- Excellentes capacités de rédaction et de communication verbale
- Un esprit créatif avec la capacité de suggérer des améliorations et de solides compétences en organisation et en planification dans un environnement en évolution rapide
- Un diplôme d'études secondaires est requis et une expérience en tant qu'adjoint administratif ou secrétaire est préférable.
Salaire du chef de bureau
Le salaire d'un Office Manager dépend de la taille de l'organisation et du nombre de tâches dont il est responsable. Selon le Bureau of Labor Statistics, le salaire annuel médian d'un directeur de bureau est de 58,000 40,000 $. Cela peut aller de 90,000 XNUMX $ à XNUMX XNUMX $ par année, selon la taille de l'organisation et le nombre de tâches dont ils sont responsables.
Comment se préparer pour le rôle
Si vous souhaitez devenir Office Manager, vous pouvez suivre plusieurs étapes pour vous préparer à ce poste. Tout d'abord, vous devez obtenir un baccalauréat en administration des affaires ou dans un domaine connexe. Vous devriez également acquérir de l'expérience dans la gestion de bureau, la comptabilité ou les services financiers.
Il est également important d'acquérir de l'expérience dans les logiciels informatiques, tels que Microsoft Office, et d'avoir une bonne compréhension des transactions financières. Vous devez également prendre le temps de développer vos compétences organisationnelles et de communication. Enfin, vous devez vous tenir au courant des dernières tendances en matière de gestion de bureau et être prêt à relever de nouveaux défis.
Autres titres pour Office Manager
Le titre de gestionnaire de bureau est utilisé pour décrire une variété de postes. Certains de ces titres incluent administrateur de bureau, coordinateur de bureau, superviseur de bureau et assistant administratif.
Le titre de directeur de bureau est également utilisé pour décrire une variété de rôles dans le monde de l'entreprise, tels que directeur administratif, directeur de l'exploitation et directeur financier.
Fonctions d'un chef de bureau
Les principales fonctions d'un Office Manager sont de superviser les opérations quotidiennes du bureau. Cela comprend la gestion du personnel, l'organisation de la paperasse et des systèmes de classement, la gestion des transactions financières et la supervision de l'entretien général du bureau.
Les Office Managers doivent également être capables de gérer les situations difficiles avec professionnalisme et diplomatie. Ils doivent avoir d'excellentes compétences organisationnelles et de communication et la capacité d'effectuer plusieurs tâches.
En outre, les responsables de bureau doivent être en mesure de gérer des budgets, d'élaborer des plans financiers et de garantir le respect des lois locales et nationales. Ils doivent également avoir une bonne compréhension des procédures de bureau et la capacité de travailler avec une variété de personnes.
Qu'est-ce qui vient après un Office Manager ?
Après être devenu Office Manager, il existe plusieurs cheminements de carrière pour évoluer. Il s'agit notamment de postes tels que directeur exécutif, chef de l'exploitation et chef de l'administration. Ces postes nécessitent plus d'expérience et sont généralement assortis d'un salaire plus élevé.
Un Office Manager est-il un administrateur ?
Non, un Office Manager n'est pas un Administrateur. Un administrateur est une personne responsable de la gestion de l'ensemble des opérations d'une organisation. Un gestionnaire de bureau, d'autre part, est chargé de superviser le fonctionnement efficace d'un bureau. Cela comprend la gestion du personnel, l'organisation de la paperasse et des systèmes de classement, la gestion des transactions financières et la supervision de l'entretien général du bureau.
Quel est le rôle le plus difficile d'un Office Manager ?
Le rôle le plus difficile d'un Office Manager est la gestion du personnel. Cela comprend l'embauche, la formation, l'évaluation et la discipline des employés. Les Office Managers doivent également être capables de gérer les situations difficiles avec professionnalisme et diplomatie.
Quelle est la compétence la plus importante pour un Office Manager ?
La compétence la plus importante pour un gestionnaire de bureau est d'excellentes compétences en organisation et en communication. Cela inclut la capacité d'effectuer plusieurs tâches à la fois, de hiérarchiser les tâches et de gérer les situations difficiles avec diplomatie. Les gestionnaires de bureau doivent également avoir une bonne compréhension des procédures de bureau et la capacité de travailler avec une variété de personnes. De plus, ils doivent maîtriser les logiciels informatiques, tels que Microsoft Office, et avoir une bonne compréhension des transactions financières.
Comment appelez-vous d'autre un directeur de bureau ?
Les candidats à la recherche d'un poste de directeur de bureau peuvent également rechercher des postes de directeur de bureau d'affaires ou de directeur des services administratifs. Pour aider les candidats potentiels à localiser votre offre d'emploi de gestionnaire de bureau, utilisez d'autres titres d'emploi.
Quelles informations dois-je mettre dans mon offre d'emploi pour un office manager ?
Lors de la création de votre offre d'emploi, gardez à l'esprit qu'elle doit aider les candidats à comprendre les exigences du poste de gestionnaire de bureau dans votre organisation. Pour attirer des personnes qui conviendront à votre entreprise, fournissez des détails sur les exigences en matière de formation du directeur de bureau, les talents nécessaires et les tâches attribuées. Lorsque vous publiez un poste de gestionnaire de bureau, commencez par ajouter vos spécifications à notre modèle de description de poste de gestionnaire de bureau pour créer une offre d'emploi complète et d'aspect professionnel.
Employeurs typiques de gestionnaires de bureau
Un directeur de bureau peut être embauché par toute entreprise comptant plus de quelques employés. Parmi les principaux employeurs figurent :
Les fiducies du NHS, les universités, les institutions financières, les gouvernements locaux, les organismes de bienfaisance du gouvernement central, les petites entreprises et les fabricants sont des exemples d'hôpitaux et d'organismes de santé.
Les sites d'emploi locaux, ainsi que les sites d'emploi régionaux et nationaux, sont couramment utilisés pour publier des offres d'emploi. Les postes vacants sont également affichés par l'intermédiaire d'agences de placement.
Sur les emplois cibles, vous pouvez rechercher des emplois dans les affaires et la gestion, ainsi qu'obtenir des conseils sur les CV et les candidatures.
Conclusion
Le directeur de bureau est un poste clé dans toute organisation et est chargé de superviser les opérations quotidiennes du bureau. La description de poste comprend la gestion du personnel, l'organisation des documents et des systèmes de classement, la gestion des transactions financières et la supervision de l'entretien général du bureau. Les qualifications pour devenir gestionnaire de bureau varient d'une organisation à l'autre, mais la plupart des employeurs exigent un baccalauréat en administration des affaires ou dans un domaine connexe. Le salaire d'un Office Manager dépend de la taille de l'organisation et du nombre de tâches dont il est responsable, mais le salaire annuel médian est de 58,000 XNUMX $.
Les compétences les plus importantes pour un Office Manager sont d'excellentes compétences organisationnelles et de communication, la capacité d'effectuer plusieurs tâches à la fois et une bonne compréhension des procédures de bureau et des transactions financières. Pour vous préparer à ce poste, vous devez obtenir un baccalauréat en administration des affaires ou dans un domaine connexe et acquérir de l'expérience en gestion de bureau, en comptabilité ou en services financiers.
Si vous pensez avoir ce qu'il faut pour devenir Office Manager, vous devriez commencer à vous préparer dès aujourd'hui. Avec les bonnes qualifications, compétences et expérience, vous pouvez devenir un Office Manager et un élément clé de toute organisation.
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Bibliographie
