En ce qui concerne les cheminements de carrière et les emplois que nous recherchons, il est facile d'avoir l'impression qu'il n'y a que quelques options. Mais il existe de nombreux types d'emplois et de rôles différents, et nous avons pour mission de les mettre en lumière et d'expliquer ce qu'ils impliquent. Aimez-vous parler à différentes personnes ? Vous souhaitez aider différentes équipes à atteindre leurs objectifs ? Si vous avez répondu oui à ces questions, le poste d'assistant de bureau (OA) peut vous convenir. Dans cet article, nous allons analyser les spécifications générales et la description de poste d'un assistant de bureau, le salaire impliqué et le CV parfait pour le poste.
Qu'est-ce qu'un assistant de bureau ?
La seule responsabilité d'un assistant de bureau est de s'assurer que le bureau fonctionne aussi bien et efficacement que possible. En général, vous travaillerez sur des tâches administratives, mais si cela profite au bureau dans son ensemble, vous pourriez dire que tout est permis.
En conséquence, il s'agit d'un excellent poste d'entrée de gamme pour quiconque souhaite acquérir de l'expérience dans un environnement de bureau. Vous apprendrez les ficelles du métier dans divers domaines (administration, opérations, service client, etc.) et, espérons-le, vous vous épanouirez dans un environnement au rythme rapide et parfois difficile. Après quelques années d'expérience, vous serez bien placé pour accéder aux postes d'adjoint administratif et d'adjoint de direction.
Que fait un assistant de bureau général ?
Les tâches administratives sont exécutées par des adjoints de bureau généraux au sein d'une organisation. Certaines de leurs responsabilités incluent répondre au téléphone, répondre aux e-mails, classer des documents et planifier des rendez-vous. Ils peuvent également être en charge de l'entretien du matériel de bureau et de la gestion des approvisionnements. Les tâches financières de base auxquelles ces professionnels peuvent participer comprennent le traitement des factures et les notes de frais.
Un assistant de bureau doit être capable de travailler efficacement sous pression en plus d'avoir de solides compétences en communication et en organisation. Ils doivent également posséder de solides compétences en informatique, telles que Microsoft Office, ainsi qu'une expérience des tâches administratives telles que la saisie de données et la tenue de dossiers. Il est également essentiel qu'ils collaborent efficacement avec un large éventail de parties prenantes, y compris les cadres, les employés et les clients.
A qui s'adresse idéalement le poste d'assistant de bureau ?
Quelqu'un avec une personnalité raisonnablement sociale est le mieux adapté pour le rôle d'assistant de bureau général. Parce que vous serez quotidiennement confronté à un large éventail de personnalités, vous devez être capable de vous adapter rapidement et de travailler avec des personnes de tous types. Mis à part les gens, vous devez être prêt à tout et à rien. Les travaux de dernière minute sont possibles, vous devez donc pouvoir travailler à la volée sans être stressé.
Si vous êtes minutieux, organisé et pratique, vous avez plus de chances de réussir en tant qu'assistant de bureau général. Vous devez également être impatient d'apprendre les ficelles du métier, surtout si vous souhaitez accéder au poste d'adjoint administratif ou d'adjoint de direction.
À quoi ressemble une journée type pour un assistant de bureau ?
La journée d'une assistante de bureau n'est jamais la même. Le matin, vous pouvez répondre au téléphone et prendre des messages, tandis que l'après-midi, vous pouvez trier le courrier et préparer les factures et la correspondance.
En général, le type de travail que vous recevrez variera en fonction de l'entreprise qui vous embauche et du degré de responsabilité qu'elle souhaite vous confier dans votre rôle. Sachant cela, examinons la description de poste d'un assistant de bureau général.
Description du poste d'assistant de bureau
Les assistants de bureau sont formés pour effectuer diverses tâches de bureau et administratives dans divers environnements de bureau. Ils peuvent également être appelés assistant administratif, commis de bureau ou secrétaire. En général, leur rôle est d'assister les autres membres du personnel du bureau et de gérer les différentes tâches nécessaires au bon fonctionnement du bureau.
Cette description de poste d'assistant de bureau couvre les qualifications essentielles, les tâches et les responsabilités d'un assistant de bureau général et est simple à adapter à votre organisation lors de l'embauche pour des postes administratifs.
#1. Tâches et responsabilités de l'assistant de bureau
Leurs tâches et responsabilités sont énumérées dans la description de poste d'assistant de bureau comme suit :
- Optimiser les procédures en organisant le bureau et en assistant les associés.
- Triez et distribuez les communications dès que possible.
- Créer et mettre à jour des enregistrements pour garantir l'exactitude et la validité des informations.
- Les réunions et les rendez-vous doivent être programmés et planifiés.
- Surveiller les niveaux d'approvisionnement et faire face aux pénuries
- Résoudre les problèmes liés au bureau et répondre aux demandes ou aux préoccupations
- Coordonner avec les autres départements pour s'assurer que les politiques établies sont suivies.
- Maintenir des relations fiables avec les fournisseurs, les clients et les collègues.
- Au besoin, effectuer des tâches de réceptionniste.
#2. Compétences d'assistant de bureau
Comme nous l'avons vu, être assistant de bureau implique un large éventail de tâches. Alors, quelles sont les compétences et les savoir-être requis pour réussir dans ce rôle ? Certaines des compétences que vous devrez inculquer incluent:
Flexibilité
En tant qu'assistant de bureau, votre rôle est relativement flexible et comprend un large éventail de responsabilités. Un bon OA est un joueur d'équipe avec une attitude positive qui est prêt à entreprendre des tâches au fur et à mesure qu'elles se présentent pour aider l'entreprise.
En tant qu'assistant général de bureau, vous aurez peu de responsabilités. Si vous préférez une liste de responsabilités plus précise, ce rôle n'est peut-être pas fait pour vous. La gestion du temps est une autre compétence essentielle pour les assistants de bureau qui doivent jongler avec leurs charges de travail variées afin de gérer les problèmes en temps réel tout en respectant les délais des projets urgents.
Excellentes aptitudes en communication.
La clé du succès en tant qu'OA est d'avoir de solides compétences interpersonnelles dans des contextes verbaux et écrits. Vous êtes la première personne que les clients ou les recrues potentielles verront lorsqu'ils entreront dans le bureau. Au fur et à mesure qu'ils évaluent si l'entreprise leur convient, vos interactions donneront le ton. Il en va de même pour toute communication par e-mail ou par téléphone.
En tant qu'assistant de bureau, vous êtes le premier point de contact et la première impression de l'entreprise. De plus, l'utilisation de compétences en communication pour établir des relations solides avec les fournisseurs d'équipement de bureau peut aider votre entreprise à recevoir un meilleur service ou même une remise ou deux. Les employeurs doivent avoir la certitude que chaque fois que vous accueillez un visiteur ou répondez au téléphone, vous vous conduirez de manière professionnelle.
Pouvoir travailler de façon autonome.
Lors de l'embauche d'un assistant de bureau, les cadres recherchent une personne qui n'a pas besoin de beaucoup de supervision et qui est à l'aise pour gérer son propre horaire et sa charge de travail. Les assistants de bureau doivent être proactifs, repérer les problèmes potentiels et les résoudre eux-mêmes. Aucun patron ou collègue n'appréciera qu'un OA s'enregistre pour voir s'il peut commander plus de café lorsque le bureau est presque épuisé !
Les entreprises veulent un candidat qui fait preuve d'initiative et qui est confiant dans la résolution de problèmes sous des contraintes de temps et de budget. L'un des aspects les plus importants pour réussir en tant qu'assistant de bureau est la capacité d'effectuer plusieurs tâches à la fois. Enfin, vous êtes là pour supprimer des tâches des listes de tâches des autres membres de l'équipe, pas pour en ajouter de nouvelles en posant beaucoup de questions !
Soucieux des détails.
Vous aurez besoin de compétences organisationnelles exceptionnelles en tant qu'OA. En plus de gérer votre emploi du temps et votre liste de tâches, vous devrez porter une attention particulière aux détails. Vous traiterez une variété de documents, des notes de service internes importantes à la correspondance avec les clients. Le perfectionnisme et la double vérification de votre travail peuvent vous aider à éviter des erreurs embarrassantes et potentiellement coûteuses.
A la pointe de la technologie.
En plus des compétences générales en traitement de texte et en informatique, vous devrez démontrer une connaissance de divers logiciels de gestion de bureau pour les diverses tâches de bureau que vous serez amené à effectuer. Les organisations peuvent utiliser des remplacements pour de nombreux programmes de la suite Microsoft Office traditionnelle à mesure que la technologie évolue.
#3. Formation et autres qualifications
Pour commencer à travailler sur le terrain, la plupart des assistants de bureau n'ont besoin que d'un diplôme d'études secondaires ou de son équivalent. Certains postes avancés, en revanche, peuvent nécessiter de nombreuses années d'expérience de travail et/ou une formation spécialisée.
Bien que cela ne soit généralement pas obligatoire, il existe un certain nombre de programmes de certificats et de diplômes en ligne en gestion de bureau disponibles pour les assistants de bureau qui souhaitent accéder à des postes de direction. D'autres programmes menant à un diplôme dans des domaines administratifs spécifiques, tels que des programmes de licence en administration de cabinet médical, sont également disponibles.
Salaire moyen d'un assistant de bureau
Le salaire d'un assistant de bureau peut varier en fonction de l'expérience, de l'industrie, de la taille de l'organisation et de la géographie. Le salaire horaire moyen d'un assistant de bureau aux États-Unis est de 16.32 $ de l'heure en avril 2023. La majorité des salaires des assistants de bureau aux États-Unis varient actuellement de 12.98 $ (25e centile) à 18.03 $ (75e centile). L'échelle salariale moyenne d'un assistant de bureau varie considérablement (jusqu'à 5.05 $), ce qui implique qu'il peut y avoir de nombreuses opportunités d'avancement et d'augmentation de salaire en fonction du niveau de compétence, du lieu et des années d'expérience.
Conseils pour rédiger un meilleur CV d'assistant de bureau
Afin d'attirer rapidement les recruteurs et de sécuriser le poste d'assistant général de bureau, votre CV doit se démarquer tout en répondant aux exigences décrites dans la description de poste. Ces pointeurs vous aideront à créer un CV d'assistant de bureau général plus solide :
#1. Mettez en valeur vos compétences en bureautique
Lors de la rédaction de votre CV d'assistant de bureau général, vous devez mettre en évidence toute expérience logicielle que vous avez en matière de planification, de facturation, de gestion de projet et de gestion de la relation client en ligne. Mettez l'accent sur votre connaissance du matériel tel que les scanners, les copieurs et les systèmes téléphoniques. En mettant l'accent sur vos connaissances en bureautique, vous démontrerez aux responsables du recrutement que vous apportez des compétences pertinentes au poste et que vous pouvez rapidement en acquérir de nouvelles.
#2. Quantifiez votre expérience d'assistant de bureau
Les responsables du recrutement peuvent mieux comprendre la portée et l'impact de votre travail si vous fournissez des chiffres et des résultats précis. Voyez si vous pouvez inclure des réponses aux questions « Combien ? » et combien?" dans chaque puce de votre section Expérience. Si vous ne connaissez pas le nombre exact, le symbole tilde () peut être utilisé pour indiquer une estimation ou une moyenne.
#3. Gardez un ton direct
Il est essentiel d'utiliser un langage qui établit et maintient un ton ou une « voix » cohérent dans presque tous les écrits réguliers. Cette règle s'applique également aux CV, qui nécessitent un ton formel mais franc (par opposition au ton plus décontracté d'un profil LinkedIn et à la voix enthousiaste et confiante d'une lettre de motivation).
Utilisez des phrases simples et des descriptions directes de votre expérience pour obtenir une voix franche sur votre CV d'assistant de bureau général. N'oubliez pas ce conseil, en particulier lors de la rédaction de votre section Profil, car vous pourriez être tenté (ou croire que vous en avez besoin) d'utiliser des termes trop "promotionnels" comme "Excellent à" alors qu'un terme plus direct et direct comme "Qualifié en" est préférable. .
Comment aligner votre CV sur la description de poste
Les responsables du recrutement doivent passer au crible un grand nombre de CV afin de trouver un candidat qui répond à leurs exigences. Les entreprises définissent ces besoins par le biais de descriptions de poste, et faire correspondre vos compétences et votre expérience à ce qui est indiqué dans la description de poste peut vous aider à vous démarquer de la foule.
Lorsque vous décidez quoi inclure dans votre CV d'assistant de bureau général, commencez par les exigences les plus importantes, qui sont généralement répertoriées en premier ou mentionnées plusieurs fois dans les descriptions de poste. Assurez-vous que les compétences et les attributs que vous mettez en évidence démontrent au responsable du recrutement comment vous pouvez répondre aux principales priorités de l'entreprise. Les CV génériques sont souvent négligés, évitez donc de copier-coller et concentrez-vous plutôt sur les réalisations notables pour attirer l'attention du responsable du recrutement.
Quelles sont les tâches d'un assistant de bureau scolaire?
En tant qu'assistant de bureau scolaire, vous gérez des tâches de bureau pour le côté administratif de l'école. Dans ce rôle, vous pouvez collecter des données sur la fréquentation, évaluer le calendrier de chaque événement spécial, délivrer des laissez-passer pour les visiteurs, superviser des étudiants et effectuer d'autres tâches au besoin.
Quels sont les trois types d'assistants de bureau ?
- Soutien administratif.
- Commis à la saisie de données
- Administrateur du Bureau
De quelles compétences avez-vous besoin pour être un assistant de bureau ?
- Compétences requises pour un assistant de bureau
- Capacité à communiquer verbalement.
- Capacités de communication par écrit.
- Connaissance de la technologie.
- Capacités organisationnelles.
- Capacités de gestion du temps.
- Capacités de résolution de problèmes.
- Capacités de planification.
- Ressource.
L'assistant de bureau est-il identique au réceptionniste ?
L'assistant de bureau tapera des documents, enverra des e-mails et des fax, planifiera des rendez-vous et participera à toute autre tâche liée au bureau qui lui est assignée. Essentiellement, une réceptionniste de bureau est chargée de fournir un excellent service client, tandis qu'un assistant de bureau est chargé de fournir un excellent support de bureau.
L'administrateur Office et l'assistant Office sont-ils identiques ?
Le rôle d'administrateur de bureau est presque identique à celui d'un assistant. La différence est que vous aurez un ensemble de compétences plus solides et pourrez facilement assumer des responsabilités supplémentaires. Un administrateur est souvent considéré comme le cœur battant de tout environnement de bureau.
L'assistant de bureau est-il le même que le secrétaire ?
Une assistante administrative a plus de responsabilités qu'une secrétaire. Les adjoints administratifs font plus que du travail de bureau. Un adjoint administratif, contrairement à un secrétaire, a le pouvoir de prendre des décisions indépendantes.
Conclusion
C'est fantastique si devenir assistant de bureau semble idéal ! Vous jouerez un rôle important dans n'importe quel bureau, en veillant à ce que les tâches administratives soient effectuées rapidement et correctement. Utilisez les informations et les conseils fournis ci-dessus à votre avantage. Vous pouvez ainsi avoir la carrière de vos rêves. Merci de prendre du temps pour lire ceci!
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Bibliographie
