Un assistant aux ressources humaines est une personne formée qui supervise au quotidien les fonctions administratives et RH d'une organisation. Ils offrent un soutien administratif à l'ensemble du personnel et aident les responsables des ressources humaines dans des tâches telles que l'embauche et la recherche de candidats et le traitement de la paie. Lisez la suite pour en savoir plus sur la description de poste et le salaire d'un assistant aux ressources humaines. Appréciez la balade!
Qu'est-ce qu'un Assistant Ressources Humaines ?
Un assistant aux ressources humaines aide à gérer l'embauche, l'administration des avantages sociaux et la gestion des dossiers pour les autres employés de l'entreprise dans les moyennes et grandes entreprises. Pour faire simple, ils sont l'intermédiaire entre la DRH et le reste de l'entreprise. Ils mettent à jour les dossiers d'emploi et s'assurent que les nouveaux employés ont accès aux outils dont ils ont besoin pour réussir dans leurs fonctions. Un assistant des ressources humaines tient des dossiers précis, élimine les documents obsolètes et communique avec les travailleurs pour s'assurer que leurs coordonnées et autres documents essentiels sont à jour.
Que fait l'assistante ressources humaines ?
Les adjoints aux ressources humaines sont responsables d'un large éventail de tâches, y compris la sélection des candidats, l'embauche et l'orientation. Ces personnes sont également responsables de l'élaboration et de l'application des politiques et des procédures destinées à améliorer le bien-être des travailleurs. Ils peuvent être en charge de la paie, des dossiers des employés ou simplement de l'entretien général du Pôle RH.
Pour une communication et une résolution des conflits efficaces, un assistant aux ressources humaines peut également agir comme agent de liaison entre la division des ressources humaines et le personnel. La planification des réunions et la tenue des dossiers des employés sont des responsabilités supplémentaires d'un adjoint aux ressources humaines. Si vous souhaitez faire progresser votre carrière dans les ressources humaines et que vous possédez de solides compétences interpersonnelles et de communication, ce poste est fait pour vous. Les tâches suivantes sont effectuées par un assistant aux ressources humaines :
#1. Aide aux tâches administratives
La maintenance des dossiers, la distribution du courrier et la prise de rendez-vous ne sont que quelques-unes des tâches qui pourraient relever de votre compétence lorsque vous contribuez au fonctionnement efficace de votre service.
#2. Assurez-vous de conserver les dossiers des employés
La tenue de registres internes précis peut nécessiter l'utilisation d'une base de données pour enregistrer les informations sur les employés ou d'un outil de paie pour surveiller les heures de travail.
#3. Aide dans les processus de recrutement
La publication ou la mise à jour des offres d'emploi en ligne ou dans des périodiques spécialisés peut aider votre entreprise à atteindre ses objectifs de recrutement. Des entretiens et d'autres communications avec les candidats peuvent être planifiés au fur et à mesure que le processus d'embauche progresse.
#4. Accompagnement des nouvelles recrues
Vous pouvez organiser des programmes d'orientation ou des sessions de formation pour faciliter le processus d'intégration. Vous pouvez également leur faire part des ressources et avantages internes.
Description du poste Assistante ressources humaines
Voici la description du poste d'assistant aux ressources humaines :
- Répondre à toutes les questions ou demandes liées aux RH, tant à l'intérieur qu'à l'extérieur de l'entreprise.
- Conservez toutes les données personnelles sous forme numérique et électronique.
- Prenez l'initiative de communiquer avec les nombreuses parties impliquées dans le système d'avantages sociaux.
- Aidez à l'embauche en trouvant des employés potentiels, en vérifiant leurs références et en distribuant des contrats.
- Tenir à jour les horaires de la direction RH.
- Superviser le remplissage des formulaires de paie et d'avantages sociaux.
- Contribuer aux processus de gestion de la performance des employés.
- Organisez et suivez les réunions, les entretiens et les calendriers des événements RH.
- Planifier et exécuter des séminaires et des ateliers.
- Assister aux orientations des employés et enregistrer les mises à jour.
- Créer et soumettre des rapports détaillant les opérations RH dans leur ensemble.
- Gérer la paie et corriger les éventuelles erreurs.
- Finaliser les entretiens de départ et la documentation de licenciement.
- Découvrez et mettez en œuvre des stratégies RH de pointe.
Qualifications pour un assistant en ressources humaines
- Baccalauréat en ressources humaines ou connexe
- Une expérience professionnelle d'au moins deux ans en tant qu'assistant RH est exigée.
- Risque d'enfreindre la législation du travail et les politiques d'égalité des chances.
- Capable de gérer efficacement les opérations RH et le personnel.
- Sensibilisation aux procédures de paie.
- Expertise dans toutes les facettes des ressources humaines, y compris les meilleures pratiques.
- Capacité supérieure à s'exprimer tant par écrit qu'en personne.
- Effectue admirablement sous stress et dans un manque de temps.
- Maîtrise de l'utilisation du courrier électronique, de Microsoft Office et d'autres applications informatiques commerciales et de communication.
- Excellente capacité de planification et de priorisation.
- Capacité à penser de manière critique et à résoudre efficacement les problèmes.
- Concentrez-vous sur chaque détail.
- Capacité à comprendre et exécuter des instructions avec précision.
Modèle de description de poste d'assistant aux ressources humaines
Nous avons besoin d'embaucher un assistant aux ressources humaines avec d'excellentes capacités d'organisation et de relations interpersonnelles. Un assistant aux ressources humaines doit être capable d'effectuer plusieurs tâches efficacement et de penser de manière conceptuelle. Vous devez être fiable, avoir la capacité de suivre les instructions avec précision, ainsi que d'effectuer plusieurs tâches à la fois et de vous adapter à un rythme effréné.
L'assistant aux ressources humaines a besoin de solides capacités de gestion des conflits et de prise de décision, ainsi que d'une connaissance des interactions avec les employés, de la gestion du personnel et de l'administration de la paie et des avantages sociaux, pour être efficace dans son rôle. Les candidats qui excellent dans ce rôle seront des penseurs créatifs, des planificateurs méticuleux et des résolveurs rapides de problèmes.
Compétences d'un Assistant Ressources Humaines
Vous devez être à l'aise avec les tableurs, les bases de données et les programmes de traitement de texte pour réussir dans la fonction d'assistant aux ressources humaines. Vous avez également besoin de «compétences générales», comme la capacité de rester organisé et de vous concentrer sur les points les plus délicats. Les compétences techniques requises pour un poste d'assistant aux ressources humaines comprennent :
# 1. Compétences en informatique
Vous aurez besoin de connaissances avancées de Microsoft Office, en particulier Word et Excel, pour réussir dans ce rôle d'assistant aux ressources humaines. Vous devez être capable d'écrire des lettres de qualité professionnelle, de tenir à jour les dossiers des employés via un logiciel de traitement de texte et de construire des calculs et des feuilles de calcul mathématiques et statistiques simples. Vous devez également être capable de composer et d'envoyer des e-mails, ainsi que de créer et de présenter des présentations à l'aide d'un logiciel approprié.
#2. Administration des bases de données
Vous devez être familiarisé avec l'utilisation et la mise à jour des bases de données, car les assistants RH sont responsables de la tenue des dossiers des employés existants, des anciens associés et des candidats potentiels.
# 3. Organisation
Les adjoints aux ressources humaines sont chargés de maintenir des systèmes de classement exacts et à jour, à la fois numériques et physiques. Vous ferez bien dans ce poste si vous aimez préserver l'ordre et avez une compréhension de base des systèmes de fichiers.
#4. Concentrez-vous sur les détails
Un assistant aux ressources humaines s'occupe généralement de la saisie de données et gère d'énormes quantités de données, la précision est donc cruciale. Vous devez savoir comment relire votre propre travail et créer une stratégie de base pour trouver les erreurs.
#5. Capacité à s'exprimer
L'assistant aux ressources humaines a besoin d'excellentes compétences en communication écrite et verbale pour son travail quotidien. Si vous voulez réussir dans ce poste, vous devez être un bon auditeur et un bon communicateur.
#6. Gestion du temps
Vous devez avoir d'excellentes compétences en gestion du temps, car un assistant RH est souvent chargé de jongler avec plusieurs responsabilités différentes à la fois. L'achèvement réussi et dans les délais du projet est possible avec de bonnes compétences en gestion du temps.
#7. Discrétion
Les assistants aux ressources humaines traitent régulièrement des informations sensibles. Maintenir la confidentialité des données sensibles est essentiel à votre réussite dans votre poste.
Cadre de bureau de l'adjoint aux ressources humaines
Les assistants en ressources humaines sont recherchés par les entreprises de tous les secteurs, de la banque et de la finance à la publicité et au commerce de détail. Ils passent la plupart de leur temps à des postes de travail dans des bureaux.
Comment devenir assistant aux ressources humaines
Voici les étapes à suivre pour devenir assistant(e) aux ressources humaines :
#1. Gagnez un diplôme
L'obtention d'un diplôme de deux ans, de quatre ans ou d'un diplôme d'études supérieures dans un domaine pertinent, comme l'administration des affaires, est un bon point de départ. Un diplôme d'associé peut vous permettre d'entrer plus rapidement sur le marché du travail, tandis qu'un baccalauréat peut vous donner une formation et des connaissances plus approfondies. Obtenir une maîtrise est une bonne idée si vous souhaitez travailler dans la gestion des ressources humaines à l'avenir.
#2. Obtenir un emploi d'entrée de gamme
Cherchez des emplois au niveau d'entrée et lancez votre vie professionnelle. Vous vous démarquerez davantage si vous êtes titulaire d'un diplôme et pouvez démontrer vos compétences dans des domaines tels que le traitement de texte et l'entretien des feuilles de calcul.
#3. Acquérir une expérience du monde réel
Prévoyez de travailler dans un ou deux rôles d'entrée de gamme pendant trois ans ou plus pour acquérir l'expérience administrative nécessaire à de nombreux postes d'assistant RH.
#4. Acquérir des compétences utiles
Cherchez des moyens d'améliorer vos compétences techniques et générales à mesure que vous avancez dans votre carrière. Vous pourriez, par exemple, envisager de vous inscrire à un cours pour perfectionner vos capacités de communication interpersonnelle.
# 5. Obtenir une certification
L'obtention d'une certification SHRM ou HRCI est un excellent moyen de montrer au monde que vous êtes sérieux. Les deux exigent une formation formelle après le lycée ainsi qu'une expérience professionnelle et la réussite d'un test.
- PHR : Vous aurez besoin d'un baccalauréat, de deux ans d'expérience en RH et d'une note de passage à un examen de 150 questions pour obtenir ce certificat du HR Certification Institute.
- SHRM-CP : Pour obtenir ce titre, vous devez réussir un examen de 160 questions et détenir soit un diplôme d'associé et trois ans d'expérience pertinente, soit un baccalauréat et un an d'expérience en RH.
Salaire de l'assistant aux ressources humaines
En moyenne, le salaire d'un adjoint aux ressources humaines est de 45,176 XNUMX $. Le salaire d'un adjoint aux ressources humaines peut être affecté par des facteurs tels que les années d'expérience, le niveau de scolarité et la géographie.
Prérequis en matière d'éducation et de formation pour l'assistant aux ressources humaines
Un diplôme d'associé en ressources humaines ou dans un domaine connexe, tel que la gestion du personnel ou l'administration des affaires, est requis pour le poste d'assistant aux ressources humaines. Les majeures en gestion des ressources humaines sont très recherchées par la plupart des employeurs. Une maîtrise en administration des affaires (MBA) avec une concentration en gestion des ressources humaines peut être souhaitable si un poste en RH de niveau supérieur est à l'avenir.
La formation d'un assistant RH doit inclure l'utilisation de tous les logiciels et outils utilisés par votre équipe RH. Si votre organisation utilise un logiciel propriétaire, donnez la priorité à l'embauche de personnes qui ont de l'expérience avec des logiciels similaires.
Exigences en matière d'expérience de l'adjoint aux ressources humaines
Le candidat idéal pour le poste d'adjoint aux ressources humaines aura entre trois et cinq ans d'expérience de travail pertinente. Ils doivent être familiarisés avec les procédures de paie et les lois sur l'emploi. La capacité de bien communiquer et de bien travailler avec les autres est cruciale pour ce rôle. Les compétences d'un assistant RH doivent inclure la capacité de repérer les problèmes et de trouver des solutions viables.
Quelles qualifications doit avoir un Assistant Ressources Humaines ?
Étant donné que le poste d'adjoint aux ressources humaines est un poste de premier échelon, les candidats doivent démontrer de solides compétences interpersonnelles et organisationnelles. Une expérience dans des domaines tels que la saisie de données, la réception et le soutien administratif est souvent révélatrice du succès dans le rôle d'assistant RH. Les assistants aux ressources humaines traitent une grande quantité de données privées, il est donc important de n'embaucher que ceux qui peuvent prouver leur fiabilité tout au long du processus de candidature. Le CV doit avoir l'air professionnel et être exempt d'erreurs pour montrer que le candidat est capable de saisir des données et de rédiger des notes.
Que fait exactement un assistant en ressources humaines toute la journée ?
Les adjoints aux ressources humaines passent la majeure partie de leur temps dans un bureau pendant les heures normales de bureau. Ce sont eux qui répondent aux courriels et mettent les employés en contact avec les bonnes personnes lorsqu'ils ont des questions. Les secrétaires des ressources humaines rédigent et classent des notes de service détaillant les changements de politique. Les adjoints aux ressources humaines ont souvent la responsabilité de mettre à jour diverses bases de données de l'entreprise avec de nouvelles données. Ils impriment des copies des fichiers et revérifient les données saisies. L'assistant RH termine la journée en s'occupant des besoins d'impression, de copie et d'envoi du département.
Quelles sont les compétences clés d'un Assistant Ressources Humaines ?
- Connaissances et expertise RH.
- Bonnes compétences de présentation.
- Multitâche.
- Capacité de leadership.
- Motivation.
Quelle est la différence entre le personnel RH et un assistant RH ?
Les missions d'un collaborateur RH sont plus complexes que celles d'un assistant RH. Alors que ce dernier est principalement responsable des tâches administratives, le premier peut être chargé de l'orientation politique, de la conduite de réunions telles que des entretiens de sortie et de la prise de décisions telles que les polices d'assurance médicale à adopter.
Quel est le niveau d'assistant aux ressources humaines ?
Étant donné que le poste d'adjoint aux ressources humaines est un poste de premier échelon, les candidats doivent démontrer de solides compétences interpersonnelles et organisationnelles.
Comment puis-je me préparer pour l'assistant RH ?
- Une qualification en ressources humaines ou dans un domaine connexe.
- Deux ans d'expérience professionnelle dans un rôle similaire.
- Compétences organisationnelles et souci du détail.
- Connaissance des règlements sur l'équité en matière d'emploi et du droit du travail.
- Compréhension globale des pratiques de paie.
Comment puis-je me préparer à un entretien avec un associé RH ?
Examiner des exemples de questions et rechercher des stratégies d'entretien réussies est une excellente approche pour se préparer à un entretien. Les meilleurs candidats iront au-delà de cela et examineront et se prépareront aux questions qui se rapportent particulièrement au poste pour lequel ils postulent.
Réflexions finales
Vous pouvez avoir un impact significatif sur une entreprise en poursuivant une carrière d'assistant RH. Dans ce rôle, vous pourriez être responsable de la sélection des candidatures, de l'organisation des entretiens, de l'organisation des orientations et de l'enseignement aux nouvelles recrues. Alors, pourquoi ne pas vous lancer dans cette carrière aujourd'hui ?
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Bibliographie
