Les assistants de direction jouent un rôle essentiel dans une entreprise en aidant les principaux dirigeants de l'entreprise dans les tâches de planification, d'organisation et d'administration. Pour des résultats efficaces, la plupart des assistants administratifs de direction doivent assumer certaines responsabilités et tâches quotidiennes. Par conséquent, pour vous aider à démarrer, lisez la suite pour savoir ce qu'est un assistant administratif de direction, les questions d'entretien pour eux, leur salaire et des conseils pour rédiger un CV efficace.
Adjointe administrative exécutive : aperçu
Un adjoint administratif de direction est un professionnel qualifié qui fournit un soutien administratif aux cadres et à la haute direction. Ils s'occupent de diverses tâches, telles que la gestion des horaires, le traitement de la correspondance, l'organisation de réunions, la tenue de dossiers, etc. Ces employés sont également appelés secrétaires de direction ou assistants de direction dans différents contextes de travail. En règle générale, un assistant de direction est un administrateur et un organisateur expérimenté capable d'effectuer plusieurs tâches à la fois et de déléguer, afin de s'assurer que les fonctions quotidiennes de base de l'organisation sont réalisées.
Comment devenir assistant administratif de direction ?
Pour devenir assistant administratif de direction, commencez par réfléchir à vos objectifs de carrière, aux types d'entreprises pour lesquelles vous aimeriez travailler et aux industries qui vous intéressent. Voici quelques étapes à suivre :
#1. Acquérir une éducation
Un assistant administratif débutant a généralement besoin d'un diplôme d'études secondaires pour commencer sa carrière. Par conséquent, il est suggéré d'aller au moins un peu plus loin et d'obtenir un baccalauréat dans des domaines tels que l'administration des affaires. En effet, il n'est pas rare d'obtenir un emploi basé sur une expérience de travail antérieure, mais cela dépend beaucoup de votre employeur potentiel.
#2. Obtenir la certification
Il existe plusieurs cours qui donneront à quiconque cherche à devenir assistant de direction un coup de pouce par rapport à la concurrence, ce qui à son tour vous aidera à mettre en valeur vos compétences et à augmenter votre potentiel de revenus. Ceux-ci sont normalement axés sur des aspects spécifiques du travail tels que:
- Certified Administrative Professional : il s'agit d'un cours parrainé par l'Association internationale des professionnels de l'administration.
- Le certificat avancé pour l'assistant de direction : est un programme de formation intensive de cinq jours accrédité à l'échelle internationale par Qualifi, un organisme de certification officiel réglementé par le gouvernement britannique.
#3. Formation & Expérience
Une formation et une certification adéquates constituent une base solide pour démarrer votre carrière, mais il n'y a rien de tel que l'expérience précieuse que vous acquerrez une fois que vous serez en poste. Ainsi, lorsque vous postulez pour des postes de niveau débutant, assurez-vous de cartographier ceux qui offrent la formation dont vous aurez besoin au cours de vos premières semaines ou mois. Vous pouvez également commencer en tant qu'assistante de bureau, ou secrétaire, pour évoluer vers un poste d'assistante de direction.
#4. Acquérir des compétences
Les entreprises qui embauchent tiennent compte de leurs forces et de leurs faiblesses afin de s'assurer que le candidat est bien adapté à l'organisation. Afin de faciliter le bon fonctionnement de l'équipe de direction, les compétences et l'expertise des adjoints de direction doivent être grandement perfectionnées. Certaines des compétences les plus importantes de l'assistant administratif exécutif comprennent:
- Excellentes compétences interpersonnelles avec la capacité de gérer des
- Compétence en gestion du temps
- Compétence en leadership
- Résoudre des problèmes et prendre des décisions
- Proactivité et autonomie
- Excellentes compétences de communication verbale et écrite
- Excellentes compétences organisationnelles et souci du détail
- Maîtrise de la suite Microsoft Office ou des logiciels connexes, niveau avancé dans Outlook
#5. Postuler pour des emplois
Lorsque vous êtes prêt à postuler pour des emplois d'assistant de direction, inscrivez-vous sur des sites de carrière comme LinkedIn, Glassdoor et Indeed pour être informé des nouvelles offres d'emploi. Lisez attentivement chaque description de poste d'assistant de direction pour avoir une idée de ce que les employeurs recherchent et des qualifications dont vous aurez besoin. De plus, préparez-vous aux prochaines questions d'entrevue en faisant des recherches sur les entreprises et en réfléchissant à votre expérience.
Fonctions de l'adjointe administrative exécutive
Les tâches des adjoints administratifs de direction diffèrent dans plusieurs contextes d'emploi, et leurs responsabilités professionnelles sont également différentes selon les besoins et les politiques spécifiques de leur employeur. Cependant, en général, ces travailleurs remplissent bon nombre des mêmes fonctions quotidiennes sur le lieu de travail que les secrétaires, les assistants personnels et les assistants administratifs.
Tâches de l'adjoint administratif exécutif : exemples
Une journée dans le rôle d'adjoint administratif exécutif implique généralement une variété de tâches telles que la planification, la rédaction, l'interaction avec les autres et la tenue de dossiers. Selon les besoins de l'entreprise et du dirigeant, vos tâches comprendront probablement, mais sans s'y limiter :
- Rédiger la correspondance écrite et tenir à jour les dossiers électroniques et papier.
- Faciliter les activités quotidiennes du bureau, notamment trier le courrier, répondre au téléphone, faire des copies, coordonner les besoins en matière de rendez-vous et tenir à jour les calendriers du personnel.
- Soutenir la direction avec des projets spéciaux, y compris la collecte de données, la coordination de la logistique du projet et le suivi des échéanciers du projet.
- Maintenir la confidentialité des informations controversées, privilégiées et sensibles pour garantir la confiance des clients et l'intégrité opérationnelle.
- Créez des présentations et des documents à l'aide d'un logiciel de publication assistée par ordinateur et de graphiques numériques.
- Accueillir les invités, les clients et les officiels en les saluant, en personne ou au téléphone ; répondre ou diriger les demandes de renseignements tout en offrant un service à la clientèle exemplaire.
- Maintenir ses connaissances professionnelles et techniques en participant à des ateliers pédagogiques
- Agir comme point de contact entre les dirigeants et les clients internes/externes
- Entreprendre les tâches de réception d'appels, de prise de messages et d'acheminement de la correspondance
- Traiter les demandes et requêtes de manière appropriée
- Tenir un agenda, organiser des réunions et des rendez-vous et fournir des rappels
- Faire des arrangements de voyage
- Prenez la dictée et les minutes et saisissez les données avec précision
- Aider aux activités et processus du PMO, y compris la planification de projet, l'admission, la priorisation, l'initiation, l'exécution et la formation ; ainsi que pour favoriser la collaboration des utilisateurs finaux et des principales parties prenantes.
Quelles sont les compétences requises pour un assistant de direction ?
Dans ce rôle, l'organisation est une compétence essentielle, étant donné que vous devrez classer des documents, classer les e-mails et filtrer les appels téléphoniques. Par conséquent, les employeurs recherchent souvent des candidats capables de gérer une charge de travail importante composée de tâches et de projets variés. Si vous avez une capacité naturelle à effectuer plusieurs tâches à la fois, à prêter attention aux détails et à hiérarchiser les affectations, un rôle d'assistant de direction peut vous convenir le mieux.
Adjointe administrative exécutive
Le salaire moyen d'un assistant administratif exécutif à Los Angeles, en Californie, était de 75,687 2023 $ en juin 66,855, mais la fourchette se situe généralement entre 85,417 XNUMX $ et XNUMX XNUMX $. Les échelles salariales peuvent varier considérablement en fonction de nombreux facteurs importants.
Facteurs affectant le salaire de l'adjoint administratif exécutif
Ces facteurs ci-dessous déterminent et affectent également le salaire d'un assistant administratif de direction,
- Éducation
- Certifications
- compétences
- Nombre d'années
- Localisation
- Expérience
Salaire Assistant administratif exécutif : Emplois d'assistant administratif bien rémunérés
Vous trouverez ci-dessous les emplois bien rémunérés avec de bons salaires,
- Analyste de recherche sur les actions.
- Analyste administratif
- Administrateur de l'entreprise
- Administrateur d'entreprise
- Assistant administratif senior
- Administrateur du soutien aux entreprises
- Coordonnateur administratif
Questions d'entretien pour l'adjoint administratif exécutif
Les questions d'entretien d'assistant administratif de direction sont des questions qu'un intervieweur peut poser à un candidat lors d'un entretien. Pour vous préparer, utilisez cette liste pour vous préparer à un entretien d'embauche, même si les questions exactes varient. En effet, les responsables du recrutement utilisent des questions d'entretien pour concevoir un meilleur processus afin de trouver la meilleure personne pour travailler avec eux.
Questions d'entrevue pour l'adjointe administrative exécutive : exemples
Si vous avez un entretien d'assistant de direction à venir, c'est une bonne idée de planifier et de pratiquer vos réponses pour vous assurer de faire bonne impression sur les employeurs potentiels. Par conséquent, comprendre les questions courantes qui vous seront probablement posées lors de votre entretien vous aidera à vous préparer. Voici quelques questions courantes que l'on peut vous poser lors d'un entretien avec un assistant administratif de direction,
- Parlez-moi de vous
- Pourquoi envisagez-vous de quitter votre poste actuel ?
- Quelle est la réalisation dont vous êtes fier ?
- Parlez-moi d'une erreur que vous avez commise au travail. Comment l'avez-vous réparé?
- Décrivez votre expérience en matière de réservation de voyages internationaux et nationaux.
- Pourquoi voulez-vous être assistante de direction ?
- Comment hiérarchisez-vous les tâches de votre journée de travail typique en tant qu'assistante de direction ?
- Comment évaluez-vous votre maîtrise de l'informatique ?
- Comment gérez-vous les personnalités difficiles au travail ?
- Avez-vous déjà supervisé d'autres membres du personnel de bureau ?
- Parlez de toute expérience de travail que vous avez qui est pertinente pour ce rôle.
- Décrivez votre journée de travail type en tant qu'assistante de direction. Comment priorisez-vous vos tâches ?
- Quelle est votre expérience avec Microsoft Excel/Word/Powerpoint/Zoom ?
- Comment géreriez-vous plusieurs missions importantes de plusieurs managers qui doivent toutes être terminées d'ici la fin de la journée ?
- Quels sont vos objectifs de carrière dans les cinq prochaines années ?
Qu'est-ce qu'une assistante administrative de direction apporte à une entreprise ?
Ils rassemblent les personnes et les projets, alignant tout le monde pour travailler vers les mêmes objectifs et, finalement, les atteindre plus rapidement.
CV de l'assistante administrative exécutive
Un objectif de CV est un petit paragraphe en haut de votre CV qui explique vos informations d'identification pour un emploi. Si vous postulez pour des postes d'assistant de direction, vous devez discuter de vos compétences, de votre expérience de travail et de vos aspirations pour le poste que vous recherchez. De plus, apprendre à créer un CV professionnel impressionnant peut vous permettre de communiquer vos qualifications et de le rendre mémorable pour les employeurs potentiels.
CV de l'assistant administratif exécutif : éléments à inclure
Voici les détails que vous pouvez inclure dans votre CV objectif pour un CV d'assistant administratif exécutif :
#1. Votre expérience terrain
L'objectif de votre CV d'adjointe administrative de direction est l'occasion de mettre en valeur votre expérience de travail dans l'administration. Il peut être avantageux de quantifier vos antécédents professionnels. Par exemple, vous pouvez écrire que vous avez « cinq ans d'expérience » en tant que professionnel. Envisagez également de résumer vos antécédents professionnels pour montrer davantage votre compatibilité avec le travail.
#2. Ajoutez vos compétences
Vos compétences montrent au responsable du recrutement que vous pouvez assumer les responsabilités professionnelles d'un assistant de direction. Alors, sélectionnez des compétences générales et spécialisées qui s'appliquent à l'administration et à la culture d'entreprise de l'employeur potentiel.
#3. Vos réalisations
Vous pouvez impressionner le responsable du recrutement en le persuadant de porter une plus grande attention aux sections suivantes de votre CV. Incluez la reconnaissance, les récompenses et les résultats positifs que vous avez obtenus en tant qu'assistant de direction ou dans un rôle similaire. Envisagez également de les prévisualiser dans la deuxième ou la troisième phrase de votre objectif après vous être correctement présenté.
#4. Inclure les aspirations professionnelles
Inclure les aspirations qui correspondent à l'entreprise. Par exemple, si votre recherche vous indique que les chefs d'entreprise souhaitent se développer sur de nouveaux marchés, vous pouvez discuter de la manière dont vos compétences administratives compétentes peuvent aider l'entreprise à effectuer cette transition. Parlez également de vos objectifs dans la deuxième ou la troisième phrase.
#5. Renseignements sur l'employeur
Ajoutez le nom de l'entreprise à laquelle vous postulez et le titre du poste que vous recherchez. Les détails de l'employeur peuvent également indiquer que le reste de votre CV est pertinent pour le rôle spécifique. Mais, si l'employeur potentiel est une grande organisation, il peut être utile de spécifier le nom du département ou de la division où vous souhaitez effectuer des tâches administratives. Assurez-vous de représenter le titre du poste de la même manière que l'employeur le fait sur la description du poste.
CV d'assistant administratif exécutif : conseils pour rédiger un CV efficace
Pour plus d'informations sur la création d'un objectif de CV d'assistant de direction, consultez les conseils suivants :
#1. Changez votre CV pour chaque emploi que vous recherchez
Tout au long de votre recherche d'emploi, vous pourrez postuler à plusieurs postes d'assistante de direction. Mais n'oubliez pas de modifier les détails de votre CV pour qu'ils correspondent au poste auquel vous postulez et utilisez la description du poste pour personnaliser vos mots à l'employeur.
# 2. Relire
Il est essentiel que vous relisiez l'objectif de votre CV avant de remettre le document. Cela se fait en lisant vos mots à haute voix pour vous aider à identifier et résoudre les fautes d'orthographe et de grammaire, et aussi savoir si votre choix de vocabulaire est engageant.
#3. Demander à quelqu'un de réviser
Obtenir des commentaires sur votre CV objectif vous aide à l'améliorer. Demandez à quelqu'un que vous connaissez, comme un ancien collègue ou un superviseur, de lire vos mots et de décider si vous avez présenté vos informations d'identification de manière efficace.
Quelle est la différence entre une assistante de direction et une assistante administrative ?
Un assistant administratif est responsable de l'exécution d'un large éventail de tâches administratives sur son lieu de travail, tandis qu'un assistant de direction effectue des tâches administratives plus complexes et avancées, généralement pour les cadres supérieurs et d'autres hauts gradés d'une organisation.
Bibliographie
- .travelperk.
- .coursera.
- .en effet.
- blog.hubspot
- ressources.exploitables
- FONCTIONS D'ASSISTANT ADMINISTRATIF : Signification, salaire, conseils médicaux et ce que vous devez savoir
- ASSISTANT(E) DE DIRECTION : Définition, Fonctions, Salaire, Compétences & Différence
- Assistant administratif virtuel : emplois, services, entreprises, exigences et tout ce dont vous avez besoin.
- ASSISTANT MARKETING : définition, tâches, salaire, responsable et entretien
- DIRECTEUR COMMERCIAL : Signification, Tâches, Salaire, Compétences & Qualification
