Les adjoints administratifs assistent les gestionnaires, les autres travailleurs et les visiteurs en exécutant un large éventail de responsabilités pour assurer le bon fonctionnement du bureau et le succès de tous les contacts entre l'entreprise et ses parties prenantes externes. Cet article explique les tâches, les compétences et le salaire d'un assistant administratif. Il donne également quelques conseils sur la façon dont les questions d'entretien avec l'assistant administratif ressemblent, afin que vous puissiez savoir comment vous préparer à un tel entretien. Lisez le long!
Qu'est-ce qu'un assistant administratif ?
Un professionnel de l'administration a besoin du soutien d'un assistant administratif pour rester organisé et terminer les tâches qui lui libèrent du temps pour s'occuper de tâches plus compliquées. Ils sont chargés d'organiser des réunions pour les administrateurs, d'accueillir les visiteurs et de rédiger des documents en leur nom. Voici certaines choses attendues d'un assistant administrateur :
- Traitement des demandes et demandes administratives des top managers
- Prise et tenue de rendez-vous à l'aide d'un logiciel administratif
- Organisation de réunions et rédaction de procès-verbaux détaillés
Description du poste d'assistant administratif
Nous avons besoin de quelqu'un qui peut jongler avec plusieurs tâches à la fois tout en conservant une énergie positive et de solides capacités de communication. Les candidats doivent être en mesure de gérer les activités de bureau, de fournir une assistance polie et professionnelle par téléphone, courrier et e-mail, de faire des réservations ou des préparatifs de voyage et d'être une présence agréable sur le lieu de travail pour la direction et tous les visiteurs.
Les candidats doivent être corrects tout en étant gentils, professionnels et attentifs pour réussir en tant qu'assistant administratif. Ils doivent toujours être préparés, réactifs et prêts à affronter toutes les difficultés de front. Un assistant administratif compétent aura de solides compétences en communication à l'écrit et à l'oral. Avant tout, un bon assistant administratif se soucie des besoins des autres.
Tâches d'assistant administratif
Les principales responsabilités et tâches d'un assistant administratif sont centrées sur l'aide aux autres. Même au sein d'un même emploi, leurs responsabilités peuvent changer considérablement d'un jour à l'autre. Ils peuvent effectuer plusieurs tâches au cours d'une journée, comme :
- Recevoir et acheminer les appels téléphoniques
- Faire des plans et des rendez-vous.
- Planifier des réunions et enregistrer des procès-verbaux détaillés
- Envoyez des e-mails, des notes, des lettres, des fax, des formulaires et des communications.
- Aide à la création de rapports qui sont dus régulièrement
- Créer et conserver un système de fichiers
- Réviser et faire respecter les règles et règlements du bureau.
- Passez une commande de fournitures de bureau et recherchez de nouveaux fournisseurs et traitez
- Tenue des listes de contacts
- Faire des réservations de voyage.
- Réconcilier et soumettre les rapports de dépenses
- Fournir aux visiteurs une assistance générale
- Servir de point de contact pour les clients, tant internes qu'externes.
- Gérer les demandes et les demandes de renseignements des cadres supérieurs en coordonnant avec les adjoints administratifs exécutifs et principaux.
Compétences de l'assistant administratif
Un large éventail de capacités et de certifications sont requises d'un assistant administratif afin qu'il puisse s'acquitter de ses nombreuses responsabilités. Tout en jouant un rôle de soutien, l'adjointe administrative doit être en mesure de communiquer efficacement et de prendre des décisions éclairées. Chaque assistant administratif doit avoir, entre autres, les compétences uniques suivantes :
#1. Communication écrite
Presque toutes les professions nécessitent de solides compétences en communication. Ces capacités couvrent tout, de l'envoi d'e-mails à la création de publications sur les réseaux sociaux spécifiques à l'entreprise. Tout en écrivant des lettres, des discours ou des mémos pour un cadre, avoir de solides compétences en communication écrite contribue à améliorer la qualité de la correspondance de bureau. La rédaction d'e-mails et de messages commerciaux, entre autres formats, nécessite une bonne grammaire et un ton professionnel, à titre d'exemples de capacités de communication écrite.
#2. Communication verbale
Les assistants administratifs peuvent fournir un soutien pour un bureau complet et doivent être capables de communiquer quotidiennement avec des collègues et des gestionnaires. Lorsque vous parlez avec des clients, participez à des réunions, téléphonez ou discutez en personne, les capacités verbales sont utiles. Les exemples de compétences en communication verbale incluent l'attention, la réaction efficace et l'utilisation du ton approprié à la circonstance.
# 3. Organisation
Avoir de bonnes compétences organisationnelles est essentiel pour les assistants de bureau. Les assistants administratifs gèrent souvent beaucoup de responsabilités et d'informations à la fois. Les adjoints administratifs qui soutiennent directement les cadres supérieurs devraient également être en mesure de gérer leurs calendriers. La capacité d'organiser et de localiser les fichiers rapidement et efficacement est indispensable pour de nombreux postes d'adjoint administratif, que les données soient stockées dans un classeur physique ou sur un ordinateur.
# 4. Gestion du temps
Être à l'heure et organiser votre temps pour pouvoir terminer les tâches qui vous sont confiées sont deux exemples de gestion du temps. Les assistants administratifs ont souvent de longues listes de tâches, ils doivent donc être de bons gestionnaires du temps s'ils veulent faire leur travail avant la date limite. Les experts en gestion du temps arrivent à l'heure, respectent les délais, réorganisent les priorités lorsque des problèmes inattendus surviennent et planifient leurs journées pour être productifs.
#5. Attention au détail
Si vous portez une attention particulière aux détails, vous pouvez détecter les signatures perdues, terminer les tâches dans les délais et créer des communications professionnelles sans erreur. Lors de la communication au bureau, les adresses e-mail et autres détails doivent être soigneusement pris en compte. Les assistants administratifs doivent être capables de saisir à plusieurs reprises les bonnes données lorsqu'ils effectuent des tâches de saisie de données. L'attention portée aux détails peut être utilisée par un assistant administratif lors de l'examen de lettres, de la rédaction de rapports et de l'exécution de tâches régulières.
#6. Résolution de problème
La capacité à résoudre des problèmes est très utile lorsque les plans changent ou que de nouvelles difficultés apparaissent. Un assistant administratif occupé est susceptible de rencontrer des difficultés imprévues. Ils peuvent facilement résoudre des problèmes s'ils ont des capacités de réflexion rapides, adaptables et créatives. Un résolveur de problèmes intelligent est également disposé à solliciter de l'aide et à travailler avec ses coéquipiers pour trouver des solutions aux problèmes. La résolution de problèmes est grandement facilitée par la discussion, le compromis et la résilience.
#7. La technologie
Quelqu'un dont le principal moyen de production est l'ordinateur devrait avoir des bases dans les principes et la pratique technologiques. Les suites bureautiques telles que Microsoft Office, qui incluent des traitements de texte, des feuilles de calcul et des outils de publication, doivent être familières aux assistants administratifs. De plus, ils peuvent être tenus de transmettre des télécopies, de numériser des documents ou de saisir des données dans un système CRM. Connaître les systèmes d'exploitation, les logiciels et les navigateurs vous aidera à réussir en tant qu'assistant administratif au bureau.
#8. Indépendance
La capacité de travailler de manière autonome est un autre nom pour cette compétence. Vous devriez être capable de digérer les informations, de suivre les instructions et de terminer les travaux avec peu de surveillance. Être autonome est un atout pour les adjoints administratifs, car ils sont souvent le seul personnel de soutien dans un bureau.
Exigences de l'assistant administratif
Voici les exigences de l'assistant administratif que vous pouvez vérifier pour voir si vous correspondez au poste d'assistant administratif :
- Posséder un diplôme d'associé dans un domaine similaire.
- Expérience managériale préalable.
- Bonnes compétences en dactylographie et en informatique.
- Portez une attention particulière aux détails.
- Il peut être nécessaire ou préférable d'être bilingue.
- Aspirez à être proactif et à aider les gens à passer un bon moment.
Salaire d'assistant administratif
Au fur et à mesure que sa carrière progresse, un assistant administratif peut gagner sa vie confortablement. Bien que le salaire de départ d'un nouvel assistant administratif au niveau d'un secrétaire puisse être aussi bas que 7.25 $ de l'heure, le salaire horaire d'un assistant administratif aux États-Unis est généralement d'environ 15.42 $. Les adjoints administratifs de direction qui ont une formation et une expérience approfondies peuvent gagner jusqu'à 30.25 $ de l'heure.
Questions d'entretiens pour Assistant administratif
Un superbe assistant administratif ne peut être embauché que si le responsable du recrutement connaît et peut reconnaître chez les candidats potentiels les connaissances, l'expérience et les traits de caractère requis. Cela semble assez facile. Pourtant, comme tout responsable des ressources humaines vous le dira, c'est beaucoup plus difficile qu'il n'y paraît. L'entretien d'embauche est la méthode la plus efficace pour compléter la deuxième composante de l'équation, qui est d'évaluer le candidat. Les questions d'entretien pour les assistants administratifs doivent refléter la nature multiforme du poste et l'importance accordée aux capacités techniques et techniques pour répondre aux besoins de l'organisation. Voici quelques questions d'entretien d'assistant administratif que vous pouvez consulter :
#1. Questions d'entretien d'assistant administratif sur la culture en milieu de travail
Embaucher des personnes qui correspondent à votre culture d'entreprise demande de la compétence. Assurez-vous d'exprimer clairement la culture de votre organisation et posez des questions qui révéleront si un prospect est intéressé à travailler dans un environnement similaire au vôtre.
- Qu'imaginez-vous lorsque vous pensez à notre entreprise ? Vous souhaitez travailler ici, pourquoi ?
- Pourquoi souhaitez-vous travailler dans l'administration ?
- Quels avantages potentiels voyez-vous pour un assistant administratif au sein d'une organisation ?
- Quel type de lieu de travail trouvez-vous le plus propice à votre réussite ?
- Pourquoi avez-vous décidé d'arrêter de travailler comme assistante administrative dans votre ancienne entreprise ?
#2. Examen des compétences et de l'expérience spécifiques
Vous ne recherchez probablement pas des secrétaires et des réceptionnistes qui ne font que taper et répondre au téléphone comme le faisaient leurs ancêtres. Prenez le temps d'examiner les compétences techniques dont vous avez besoin chez un assistant administratif, telles que la maîtrise du traitement de texte et d'Excel, si vous recherchez de l'expérience dans un secteur particulier et si des compétences en planification, communication, achat ou service à la clientèle seraient bénéfiques. dans cette position.
- Pourquoi pensez-vous que vous seriez un bon assistant administratif, et pourquoi pensez-vous que vous seriez un bon candidat pour ce poste spécifique ?
- Quelles capacités uniques avez-vous qui peuvent vous aider à réussir dans votre entreprise ?
- Dans quelle mesure êtes-vous confiant dans votre capacité à utiliser (cette application) ?
- Veuillez fournir des exemples de votre utilisation de l'application dans le cadre de votre travail. Quelles fonctionnalités de pointe connaissez-vous ?
- Selon vous, quelle a été votre plus grande réussite professionnelle à ce jour ? Quelle a été votre plus grosse erreur commerciale ?
#3. Réflexions sur les relations et les personnalités
Alors qu'ils travaillent pour vous aider, vous et le reste de l'équipe, les assistants administratifs peuvent rencontrer une grande variété de personnalités et d'exigences concurrentes. Aimez-vous trouver quelqu'un de décontracté ou quelqu'un de plus affirmé ? Respectueux? Résolution de problème? Diplomatique? Demandez des renseignements pour savoir si le candidat possède les qualités que vous recherchez chez un employé.
- Quel type de manager encourage vos meilleures performances ?
- Pourriez-vous donner un exemple de critique utile que vous avez reçue d'un responsable ? Quelles modifications, le cas échéant, avez-vous apportées en réponse à cette critique ?
- Avez-vous déjà soumis un rapport à plusieurs superviseurs à la fois ? Dans ce cas, comment avez-vous équilibré les priorités de chacun ?
- Cela vous dérangerait-il de partager avec moi un exemple de conflit que vous avez résolu en tant qu'assistante administrative ?
- Quel a été le collègue le plus difficile avec lequel vous ayez eu affaire ? Quelles actions avez-vous entreprises dans cette relation ?
#4. Approfondir les styles de travail
Les managers ne connaissent souvent le style de travail d'un candidat qu'après avoir commencé à travailler pour lui, mais il est toujours important de savoir comment il prend les directives, comment il communique, comment il aime organiser ses journées et s'il est adaptable ou non, fiable, efficace, doué pour le multitâche, etc.
- Pourriez-vous décrire une journée type dans votre poste actuel ou précédent ?
- Avez-vous déjà soumis un rapport à plusieurs superviseurs à la fois ? Dans ce cas, comment avez-vous équilibré les priorités de chacun ?
- Lorsqu'on vous donne un gros projet à gérer, que faites-vous en premier ? De quelle manière l'arrangeriez-vous ?
- Pourriez-vous expliquer un projet difficile sur lequel vous avez travaillé dans le passé et comment vous l'avez abordé ?
- Remplaceriez-vous ou modifieriez-vous des outils, de l'équipement ou des pratiques dans votre travail le plus récent ou actuel ? Quelles modifications feriez-vous, le cas échéant, et pourquoi ?
Ce qui fait un bon assistant administratif
Un assistant administratif compétent aura une voix claire et agréable et un comportement amical lors de l'accueil des appelants. Qu'il s'agisse de converser au téléphone ou en privé avec des clients ou des collègues, ils sont courtois et utilisent une bonne grammaire.
Avec qui l'assistant administratif travaille-t-il ?
Si un assistant administratif ne relève pas directement du PDG ou d'un autre cadre, il relève généralement d'un directeur général. Dans les petites entreprises, la majorité des adjoints administratifs servent tout le personnel de bureau ainsi que les gestionnaires et les employés de divers départements.
Exigences en matière d'éducation et de formation de l'assistant administratif
Un assistant administratif doit avoir au moins un diplôme d'études secondaires ou un diplôme d'équivalence générale. Des formations dans ces domaines peuvent également être proposées via des agences d'intérim. Des cours de traitement de texte et d'opérations générales de bureau sont disponibles dans les écoles professionnelles et les collèges communautaires et peuvent être très utiles pour les étudiants fraîchement sortis du lycée. Un baccalauréat rend les assistants administratifs plus commercialisables, car il démontre qu'ils ont reçu une formation complète comprenant des cours d'écriture et de mathématiques.
L'assistant administratif est-il un poste élevé ?
Il existe un grand nombre de postes administratifs de rang supérieur à celui d'assistant administratif. Les assistants de direction et, dans certaines situations, les assistants personnels sont deux types de postes d'assistants qui se trouvent au-dessus des assistants administratifs sur le totem.
Quelles sont les 3 compétences requises par un assistant administratif ?
Voici les 3 compétences requises par un assistant administratif :
- Communication écrite.
- Communication verbale.
- Organisation.
Qu'est-ce qu'un autre nom pour un assistant administratif ?
Administrateur de bureau, coordinateur de programme, associé de bureau, assistant de programme, spécialiste du service client, réceptionniste, représentant du service client et vendeur sont des professions et des titres de poste comparables à ceux d'un assistant administratif.
Quels sont les 4 types d'administrateurs ?
Voici les 4 types d'administrateurs :
- Administrateurs réseau.
- Administrateurs de bases de données.
- Administrateurs serveur/Web.
- Administrateurs de systèmes de sécurité.
Réflexions finales
Le travail d'une assistante administrative est avant tout d'accompagnement. Ils sont chargés d'organiser et de partager des informations avec leurs collègues, ainsi que de prendre des appels téléphoniques et d'effectuer d'autres tâches administratives. C'est un travail très lucratif, alors pourquoi ne pas s'y mettre ?
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Bibliographie
