Les organisations standard ont des congés payés (PTO) que les employés peuvent utiliser ou choisir de ne pas utiliser. Selon le type de travail que vous effectuez et l'entreprise où vous travaillez, vous pouvez utiliser le formulaire ou le modèle de votre entreprise pour demander votre congé. Si vous devez vous absenter du travail pour une raison tangible, vous devrez simplement demander et obtenir l'approbation de votre employeur. La bonne nouvelle est que votre demande sera approuvée si votre raison est suffisamment tangible. Mais alors, votre employeur peut aussi refuser votre demande. Pour éviter cela, consultez ces conseils éprouvés sur la façon de demander correctement votre congé et d'obtenir l'approbation.
Qu'est-ce qu'une demande de congé ?
Une demande de congé est une demande formelle et approuvée Absence excusé de mon travail. En termes plus simples, il s'agit pratiquement de la demande formelle d'un employé de s'absenter du travail. Selon la politique de l'organisation, l'employeur peut ou non accéder à la demande.
Quelles sont les raisons de la demande de congé ?
En règle générale, il existe plusieurs raisons pour lesquelles les employés demandent un congé. Voici quelques-uns des plus fréquents;
- Les vacances
- Temps personnel
- Congé de courte ou de longue durée
- Maternité ou Paternité
- Congé de maladie
- Service juridique
Formulaire de demande de congé des employés
Dans une organisation standard, un employé qui souhaite obtenir une absence excusée de la direction est censé le faire avec le formulaire de demande de congé. Le formulaire de demande d'absence est un document officiel utilisé pour soumettre une demande d'absence du travail. Un employé remplit le formulaire en indiquant le motif de l'absence et le soumet à l'employé. S'il est vrai qu'un employé a droit à des congés payés, l'employeur peut toujours insister pour refuser la demande. Si tel est le cas, cependant, la courtoisie exige que les employeurs ou les gestionnaires des ressources humaines donnent leur avis sur l'approbation ou non de la demande dès que possible.
Quelles sont les meilleures pratiques de demande de congé de l'organisation ?
Voici les meilleures pratiques pour configurer la demande de congé d'une organisation ;
- Élaborez une politique qui guide les demandes de congés dans l'organisation.
- La politique doit fournir des lignes directrices lorsque les demandes de congé de plusieurs employés tombent dans la même période.
- Mettre en place une politique standard qui accorde les demandes en fonction de la banalité de l'affaire.
Guide sur la façon de demander votre congé
Tout d'abord, vous devez comprendre qu'il s'agit d'une demande. Cela signifie simplement que l'employeur est libre d'accorder ou non l'autorisation, qu'il s'agisse de congés payés ou non. Voici les étapes éprouvées sur la façon de demander votre formulaire de temps à l'aide d'un formulaire ;
#1. Consultez le manuel de votre employé pour connaître les lignes directrices sur les congés
Chaque organisation standard a un manuel de l'employé qui décrit les demandes de congé et comment elles seront traitées. Aucune règle n'oblige les organisations à respecter le nombre de jours de congé suggéré par les États-Unis. Les États-Unis approuvent 10 jours par an pour les congés, ce qui exclut environ 8 jours fériés qui tombent dans l'année. Si vous n'avez jamais demandé de congé auparavant, il est conseillé de consulter les politiques du manuel de l'employé de votre entreprise avant de demander votre congé.
Pourquoi est-il important que vous consultiez le manuel de l'employé de votre entreprise avant de faire votre demande ?
L'examen de la politique de votre entreprise vous aidera à connaître le nombre de jours qu'elle autorise sous certaines conditions. Vous apprendrez également à connaître les règles régissant les congés payés (PTO) et les congés non payés au sein de l'organisation. Si vous avez suffisamment de congés payés (PTO), vous pouvez les utiliser à la place. Si vous ne le faites pas, vous pouvez demander un congé sans solde.
#2. Consultez le calendrier de votre entreprise
Vérifier le calendrier de votre entreprise avant de programmer votre demande de congé ne s'applique qu'à une demande flexible. Si vous avez l'intention de partir en vacances, ce n'est pas grave. Mais si c'est quelque chose qui ne peut pas être retardé, vous devrez aller de l'avant et demander votre congé.
Pourquoi devez-vous vérifier le calendrier de l'entreprise ?
Il y a des moments où le calendrier d'une entreprise est plein de projets et d'activités, et l'approbation de votre demande de congé peut affecter la productivité de l'entreprise. C'est pourquoi vous devez le déplacer à un autre moment. Cependant, cela ne s'appliquera qu'aux congés flexibles.
#3. Spécifiez l'heure de type
Les gens veulent du temps libre et en font la demande pour plusieurs raisons personnelles. Cependant, vous devez préciser le motif du congé dans le formulaire modèle avant de le soumettre à votre employeur.
#4. Informez votre patron ou la direction
S'il est vrai que les employés peuvent simplement soumettre leur demande de congé, il est conseillé d'informer la direction à l'avance. Cela vous aide à atteindre le nombre de jours convenu ainsi que le moment idéal pour votre moment de la demande.
#5. Faire une demande formelle
Le formulaire de demande doit être remis au personnel concerné dans les plus brefs délais. Alors que certaines organisations exigent que le formulaire de demande soit soumis en personne, d'autres exigent uniquement un courrier électronique. Découvrez laquelle de ces options résonne avec votre organisation et suivez leurs demandes. Une absence excusée est une demande de congé. Cela signifie simplement que la direction doit être informée à temps. Assurez-vous que votre demande comprend toutes les informations nécessaires. Veuillez enregistrer vos données personnelles et aller droit au but.
#6. Informez certains de vos collègues
Eh bien, il n'y a pas de loi qui oblige les employés à informer leurs collègues de leur absence prévue du travail, mais c'est crucial. C'est essentiellement parce qu'ils peuvent vous remplacer en cas de besoin. C'est aussi pourquoi il est très important d'établir une relation saine avec ses collègues.
Modèle de formulaire de demande de congé
Il n'y a pas de modèle parfait pour une demande de congé. En règle générale, chaque modèle de demande de congé doit inclure certaines informations telles que le nom de l'employé, la date à laquelle le formulaire de demande a été soumis, la date du congé, etc.
Contenu d'un formulaire de demande de congé
- Nom et département de l'employé
- Le nombre de congés demandés
- La durée du congé
- Raison de la demande de congé
- La signature du salarié
Exemples de demande de congé
Il existe plusieurs entreprises qui ont un formulaire de demande de congé que les employés utilisent pour demander une approbation. Chacun d'eux sert de modèle pour d'autres entreprises. En attendant, consultez ces exemples de requêtes.
Exemple 1
Bonjour [nom du responsable ou du superviseur],
Je souhaite demander un congé le [date] en raison de [raison]. Cela ne me dérangerait pas une rencontre physique avec vous, pour en expliquer davantage la raison.
Heureusement, il n'y a pas de délais ou de projets urgents qui nécessitent une attention pendant ces périodes [dates de congé]. J'aimerais utiliser mes congés payés. Puis-je l'utiliser pour [raison de la demande] ? J'attends avec impatience votre réponse.
Je vous remercie,
Adam Brown
Exemple 1
Bonjour [nom du responsable ou du superviseur],
J'ai trois jours de vacances disponibles et j'aimerais les utiliser fin septembre. J'ai perdu ma grand-mère et ses funérailles sont prévues du 23 au 25 septembre. J'ai regardé l'horaire de notre équipe et j'ai observé il y a pas d'engagements, de projets ou de tâches urgents à l'intérieur de ces dates. Je serai disponible par email pendant mes vacances pour des questions rapides. Je suis ouvert à en discuter en personne si vous le souhaitez.
Je vous remercie,
Diana Matts
Gestion des demandes de congés des employés
Chaque organisation standard doit gérer les demandes de congés de ses employés de manière à ce qu'aucune des parties ne soit affectée. Pas l'entreprise et certainement pas l'employé. Les demandes de congés peuvent être planifiées ou non, et cela signifie simplement que vous devrez les gérer efficacement car elles viendront certainement. Par exemple, un travailleur peut perdre un être cher et devra assister aux funérailles. Un employé peut également se voir confier la fonction de juré et la loi vous oblige à accorder l'autorisation. Cela signifie simplement que la gestion de la demande d'absence d'un employé est cruciale. Alors, comment une entreprise peut-elle gérer stratégiquement l'appel des congés de ses employés ?
#1. Établir des règles de demande de congé
La première étape pour gérer la demande de congé de votre employé consiste à rédiger les règles qui régissent ces demandes. Le manuel de vos employés est incomplet sans une politique qui guide les demandes de congé. La politique doit également couvrir les congés payés et non rémunérés ainsi que le nombre de jours attribués à chaque catégorie de raisons pour lesquelles vous avez besoin de congés. Votre politique doit également inclure des lignes directrices qui régissent les demandes de congé.
Les employés, les responsables et tout le monde au sein d'une entreprise ne doivent pas seulement être au courant de votre politique, mais doivent également comprendre les directives que vous établissez pour contrôler les demandes de congés de l'entreprise. Votre politique de congé doit couvrir les éléments suivants ;
- Que se passe-t-il lorsque de nombreux travailleurs demandent un congé ?
- Combien de temps à l'avance faut-il faire une demande de congé ?
- Comment les demandes doivent-elles être soumises ?
- Quand les demandes des employés ne seront-elles pas approuvées ?
- Une politique pour les demandes qui se chevauchent
- À quelle fréquence les demandes de congé peuvent-elles être faites?
- Considérations propres à votre entreprise.
#2. Préparez votre formulaire ou modèle de demande de congé
Le deuxième conseil pour gérer la demande de congé d'un employé consiste à fournir un formulaire ou un modèle. Comment voulez-vous que les employés demandent leur congé ? Griffonner des informations peu claires sur un morceau de papier, des lettres écrites, par téléphone, par courrier, par communication orale, etc.
Vous devez définir ces normes dès le départ. C'est pourquoi certaines entreprises ont conçu un modèle de demande de congé pour les employés.
L'une des choses que vous devez inclure dans votre politique est la façon dont les demandes des employés parviendront à la direction. Si vous vous contentez du courrier, il doit y avoir quelqu'un qui vérifie souvent le courrier. Si vous décidez qu'il doit être soumis sous forme écrite, vous devez vous assurer que quelqu'un est toujours disponible pour s'en occuper ou fixer une boîte aux lettres de congé au sein de votre entreprise. Vous pouvez également installer une application qui gère les demandes des employés. L'utilisation d'applications présente de nombreux avantages, tels qu'une notification accrue aux responsables si les demandes se chevauchent, ainsi qu'un rappel du temps de congé prévu.
#3. Avoir un plan de sauvegarde
Cela a beaucoup à voir avec la façon dont vous gérez les demandes de vos employés. Il y aura toujours une demande qui se chevauche. Comment comptez-vous le couvrir ? Que se passe-t-il s'il y a une urgence au sein de l'entreprise après que deux ou trois employés sont partis en absence excusée ? Assurez-vous d'avoir un plan de sauvegarde.
Si vous avez deux ingénieurs en logiciel dans votre entreprise, il n'est pas idéal de leur accorder des congés en même temps. Il en va de même pour les autres départements. Il doit toujours y avoir quelqu'un qui peut se couvrir pendant que d'autres s'absentent du travail.
#4. Tenez compte des besoins de votre entreprise
La dernière étape de la gestion des demandes de congés des employés consiste à toujours tenir compte des besoins de l'entreprise. Il y aura toujours un conflit d'intérêts en ce qui concerne les demandes de congé. Mais ensuite, il faut s'assurer qu'il y a un équilibre entre les besoins des employés et les besoins de l'entreprise. Si le congé d'un employé est justifiable, vous devrez accéder à la demande. Cependant, vous devez vous assurer que ce n'est pas au détriment de l'entreprise.
Conseils éprouvés pour demander un congé
Si vous avez l'intention de prendre un congé bientôt et que vous souhaitez qu'il soit approuvé en un temps record, consultez ces conseils éprouvés ;
#1. Plutôt que de dire, demandez
Qu'est-ce que cela signifie vraiment? Cela signifie simplement que vous devrez soumettre une demande formelle même si vous savez que vous aurez probablement du temps libre. C'est une demande et une demande doit être faite de manière appropriée. Rappelez-vous qu'il peut le refuser à sa discrétion.
#2. Demande dans le temps
Alors que la Société des Ressources Humaines indique qu'une absence excusée doit être signalée 48 heures avant le jour J, chaque entreprise est libre de décider de son heure de notification. Si votre entreprise exige un préavis de 14 jours ouvrables pour chaque demande de congé qui n'est pas une urgence, vous devez vous y conformer. Ne pas le faire signifie simplement que votre demande sera refusée. Généralement, les premières demandes permettent aux gestionnaires d'organiser les horaires de travail pendant votre absence.
#3. Donner l'assurance
Le plus souvent, les demandes de congé sont un conflit entre les intérêts commerciaux et les intérêts de leurs employés. Par conséquent, les employés doivent assurer à l'entreprise de ne jamais relâcher leurs responsabilités dès leur retour ou de reprendre des activités supplémentaires avant la date exacte. Proposer de travailler pendant votre absence est un bon point de départ.
#4. Avertissez vos collègues
Informez votre équipe et d'autres collègues de votre temps libre, surtout s'ils peuvent vous remplacer pendant votre absence. Mais alors, ne le faites que lorsque vous avez reçu l'approbation pour votre congé.
Ai-je besoin d'une raison pour demander un congé ?
Faut-il préciser la raison pour laquelle vous prenez un congé ? Non, mais cela dépend aussi des politiques de l'entreprise. La plupart des entreprises ont un certain nombre de jours de congés payés. Sauf indication contraire, de nombreux employeurs n'exigent pas de justification du temps libre.
Un emploi peut-il vous dire que vous ne pouvez pas prendre de congé?
Vous avez le pouvoir d'accepter ou de refuser l'utilisation des vacances accumulées. Mais si vous le faites, vous devriez avoir une bonne raison commerciale que vous pouvez prouver. De plus, cela suppose que vous rejetiez systématiquement et impartialement les demandes de vacances.
Pouvez-vous vous absenter pour des raisons personnelles ?
Vous avez le droit de quitter votre emploi pour vous occuper d'une situation impliquant une personne à votre charge. C'est ce qu'on appelle parfois le « congé de compassion ». Tant que vos justifications sont sincères, votre employeur ne peut pas vous pénaliser pour avoir pris un congé.
Comment puis-je m'absenter du travail pour cause de stress et d'anxiété?
Informez le service des ressources humaines de votre employeur que vous souhaitez prendre un congé de stress qui a été accordé en vertu de la FMLA. Vous recevrez de leur part les documents indispensables à apporter à votre médecin.
Quand dois-je informer mon employeur de mes congés ?
L'information doit être diffusée dès que cela peut être fait de manière professionnelle. Votre franchise sera appréciée par les spécialistes des ressources humaines et les responsables du recrutement. Il sera également évident que vous êtes conscient des effets potentiels que votre absence du bureau peut avoir sur les autres.
Dois-je donner une raison pour une journée personnelle?
Une justification valable n'est pas toujours requise pour prendre une journée personnelle. S'il s'est écoulé un certain temps depuis vos dernières vacances ou votre dernier jour de congé, il se peut que vous ayez parfois besoin de faire une pause pour faire le plein.
Un patron peut-il vous demander pourquoi vous êtes malade ?
Est-il permis à un patron de s'enquérir de votre maladie ? Les employeurs peuvent se renseigner sur les absences médicales de leurs employés sans enfreindre les lois fédérales. Ils sont libres de vous poser des questions, par exemple quand vous envisagez de recommencer à travailler. De plus, ils peuvent demander une documentation sur votre maladie, telle qu'une note du médecin.
Conclusion
La gestion des demandes d'absences des salariés est quelque chose que chaque entreprise doit inculquer à sa Système de gestion. Si vous ne le faites pas, vous pourriez avoir du mal à traiter avec des employés inconsidérés qui profitent de leurs employeurs. Si vous êtes salarié, n'hésitez pas à demander des congés si le besoin s'en fait sentir.
FAQ sur les demandes de congé
Pouvez-vous prendre un jour de congé pour des raisons personnelles ?
Vous pouvez, mais cela dépend de votre définition de la raison personnelle. Premièrement, vous ne pouvez pas vous absenter sans raison valable. Vous devez indiquer la raison et c'est ensuite au gestionnaire d'approuver votre demande.
Comment puis-je demander un congé de stress du travail?
Pour demander un congé de stress, contactez simplement votre responsable et expliquez le besoin de congé en fonction du stress auquel vous avez été confronté ces derniers temps ainsi que des symptômes que vous ressentez. N'oubliez pas d'ajouter un rapport médical si vous en avez un.
Y a-t-il un seul modèle de demande ?
À l'exception des entreprises qui ont un formulaire de demande de congé, il n'y a pas de modèle unique pour demander un congé.
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