Dans le monde des affaires et au-delà, le courrier électronique est une méthode courante de communication écrite. Plusieurs entreprises l'ont adopté comme moyen de communiquer avec les personnes au sein de leur marché cible. Autant il s'agit d'un outil stratégique utilisé pour entrer en contact avec des prospects et des clients, autant il doit être convivial, clair et concis. C'est la marque d'un e-mail professionnel. Cela peut prendre du temps pour maîtriser l'art d'écrire un e-mail professionnel qui satisfait à toutes ces normes. Cet article passera en revue l'importance de savoir comment rédiger un e-mail professionnel, les étapes à suivre, quelques exemples d'e-mails, des signatures de courrier et quelques réponses aux questions fréquemment posées sur l'utilisation du courrier électronique à des fins professionnelles.
Qu'est-ce qu'une adresse e-mail professionnelle ?
Nous avons tous nos comptes de messagerie et menons toutes nos activités par courrier électronique, car Internet et le cloud ont rendu cela nécessaire. Nos adresses e-mail sont également devenues les plaques tournantes autour desquelles tournent nos autres profils et comptes en ligne (personnels et professionnels). Par conséquent, nous devons avoir des comptes de messagerie séparés ou, à tout le moins, des adresses e-mail pour la correspondance privée et professionnelle. Notre adresse e-mail professionnelle doit être utilisée exclusivement pour la correspondance commerciale et pour entretenir des relations professionnelles appropriées.
Lorsque vous communiquez avec des clients, des clients, des fournisseurs et d'autres contacts professionnels, il est préférable d'utiliser une adresse e-mail « professionnelle » officielle. Le professionnalisme dans une adresse e-mail ne peut être atteint qu'en incluant le nom de domaine enregistré de l'entreprise. Dans le monde des affaires, il est courant d'utiliser une adresse e-mail basée sur un domaine personnel pour la correspondance officielle. Pour reformuler, si le nom de votre entreprise fait partie de votre adresse email (via un nom de domaine), alors vous avez vous-même une adresse email professionnelle.
Quels sont les avantages d'une adresse e-mail professionnelle ?
Les fournisseurs de services de messagerie populaires utilisent souvent des domaines génériques. Ainsi, lorsque vous créez un compte, vous pouvez donner à votre adresse e-mail un nom accrocheur ou une abréviation. Cependant, vous et vos employés ne devez pas utiliser une adresse e-mail personnelle pour la correspondance commerciale officielle. En plus d'avoir une adresse e-mail professionnelle, l'utilisation d'une étiquette de courrier électronique appropriée peut vous aider à paraître plus professionnel et à attirer davantage l'attention sur votre entreprise ou votre produit.
Assurez-vous que votre adresse e-mail est à la fois professionnelle et basée sur votre domaine. Les avantages de l'utilisation d'une adresse e-mail professionnelle sont les suivants :
- Création de marque
- Développe la confiance
- Authenticité
- Fiabilité
- Simplicité du souvenir
- amélioration de la livraison et de la position
Comment rédiger un e-mail professionnel
Bien qu'il soit facile d'écrire et d'envoyer des e-mails aléatoires à des personnes, nous ne pouvons pas en dire autant pour n'importe quel e-mail professionnel. Il doit suivre certaines règles ou directives qui expriment la convivialité, la clarté et le professionnalisme réunis. Si vous voulez que vos e-mails en anglais aient l'air soignés et professionnels, vous devez écrire en suivant les étapes suivantes ;
#1. Commencez par une salutation
Utilisez toujours une salutation comme "Chère Lillian" lorsque vous commencez un e-mail. Utilisez le nom de famille du lecteur (comme dans « Chère Mme Price ») si votre relation avec lui est plus formelle. Vous pouvez simplement dire «Bonjour Kelly» si votre relation avec elle est à un niveau plus informel. Vous pouvez adresser une lettre « À qui de droit » ou « Cher Monsieur/Madame » si vous ne connaissez pas le nom du destinataire.
#2. Remercier le destinataire
Les réponses aux demandes des clients doivent toujours commencer par un remerciement. Par exemple, "Merci d'avoir contacté ABC Business" peut être utilisé en réponse à une question sur votre entreprise. Chaque fois que vous recevez une réponse par e-mail, assurez-vous de dire quelque chose comme "Merci pour votre réponse rapide" ou "Merci de m'avoir répondu". Dire merci à un lecteur n'est pas seulement poli, cela met le lecteur à l'aise.
#3. Indiquez votre objectif
Si vous êtes celui qui initie l'échange d'e-mails, une note de remerciement pourrait être hors de question. La bonne approche consiste à commencer par expliquer pourquoi vous écrivez. Des mots et des phrases comme « J'écris pour me renseigner sur… » ou « J'écris sur… » en sont des exemples.
Expliquez tout de suite pourquoi vous écrivez l'e-mail, puis passez au cœur du message. Gardez vos phrases brèves et simples afin que les destinataires des e-mails puissent les parcourir rapidement et obtenir les informations dont ils ont besoin. Pour conserver un profil professionnel pour vous et votre entreprise, vous devez porter une attention particulière aux détails tels que la langue, l'orthographe et la ponctuation.
#4. Ajoutez vos remarques finales
Il est courtois d'ajouter quelques notes de clôture et un dernier merci à un e-mail avant de l'envoyer. J'apprécie votre temps et vos efforts, et n'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions ou des problèmes.
#5. Terminer par une conclusion
La dernière étape consiste à signer avec une fin appropriée et votre nom. Les expressions « meilleures salutations », « sincèrement » et « merci » ont toutes un ton professionnel. Ne vous déconnectez pas avec des phrases comme "Meilleurs voeux" ou "À votre santé" à moins que vous ne soyez assez proche du lecteur. Et avant de cliquer sur "envoyer", jetez un dernier coup d'œil à votre e-mail pour vous assurer qu'il est impeccable.
Signature d'e-mail professionnelle
Les signatures électroniques sont des cartes de visite numériques et ne doivent être utilisées que par des professionnels. Votre nom complet, les informations sur votre entreprise et vos coordonnées sont généralement inclus.
En plus du texte et des liens, les spécialistes du marketing et les hommes d'affaires qui envoient des e-mails peuvent inclure des photographies, des logos et des composants interactifs.
Ce qu'une signature électronique professionnelle devrait inclure
Les connaissances que vous acquerrez dans cette section vous permettront de créer une signature électronique professionnelle qui impressionnera vos collègues et se démarquera de la foule.
Il y a 5 parties principales pour une signature électronique professionnelle (et quelques extras). Le reste de l'essai se concentrera sur vous apprendre à mettre en œuvre correctement chaque section.
#1. Comment présenter vos informations personnelles et professionnelles
A une époque où boutons et bannières sont monnaie courante, il peut être tentant de mettre chaque détail de votre vie professionnelle dans votre signature mail. Pourtant, la brièveté est une vertu lorsque l'on recherche l'impact. En raison du petit espace disponible pour les signatures d'e-mails, tout ce qui est en plus n'est que du bruit supplémentaire.
#2. Comment présenter vos coordonnées
Inclure les informations de contact facilitera la communication avec les parties intéressées. Plus il y a de façons de vous contacter, moins la meilleure devient évidente. En conséquence, les gens sont moins enclins à aller jusqu'au bout.
#3. Créez une signature électronique professionnelle avec une image et un logo personnels
Au fur et à mesure que les individus lisent vos e-mails, le dernier objet qu'ils voient est probablement votre bloc de signature.
Lorsqu'une personne reçoit un e-mail de votre part, elle se souviendra probablement de votre photo et de votre logo. Néanmoins, il y a beaucoup plus de mauvais cas d'utilisation abusive d'images que d'excellents. Nous ne comprenons pas pourquoi tant de gens acceptent une mauvaise première impression. Ajouter une signature élégante, fonctionnelle et esthétique à votre courrier électronique sortant n'est pas aussi simple qu'il y paraît.
Ajouter un logo à votre signature électronique peut sembler facile, mais si vous l'avez déjà essayé par vous-même, vous savez le contraire. L'utilisation d'un éditeur de signature électronique n'est pas une solution permanente. Nécessite toujours l'installation de code dans le fichier HTML utilisé par le client de messagerie.
#4. Utilisez un appel à l'action (CTA) pour transformer votre signature électronique en canal marketing
Notre étude la plus récente sur les utilisateurs a montré que le marketing par signature électronique (ESM) est utilisé dans 77 % des signatures électroniques professionnelles et 67 % des signatures électroniques personnelles. Une façon courante de le faire est d'inclure un appel à l'action (CTA) dans votre signature d'e-mail.
Comment définissez-vous un « appel à l'action » ? Pour le dire simplement, il s'agit d'un appel ouvert aux clients potentiels pour qu'ils acceptent une offre. En réalité, vous devriez incorporer un appel à l'action dans votre signature électronique.
5. Faites la promotion de votre travail auprès d'un public plus large en incluant des boutons de partage
Je vous ai dit dans cet article d'être économe avec les informations que vous donnez. Cependant, en ce qui concerne les boutons de partage de médias sociaux, n'hésitez pas à tout mettre en œuvre.
Parce que les icônes des médias sociaux sont si petites et compactes, vous pouvez tout faire et les utiliser toutes, et elles sembleront plus belles et plus complètes (contrairement à ce qui se passait auparavant, cette fois "plus c'est plus").
S'ils sont importants pour votre carrière, vous devez mettre des liens actifs vers des sites de médias sociaux dans votre signature électronique.
Vous ne devez pas ajouter de profils de médias sociaux qui sont anciens, inactifs ou qui n'aident pas votre cause d'une autre manière.
Comment mettre fin à un e-mail professionnel
La façon dont vous terminez un e-mail professionnel est aussi importante que la façon dont vous commencez. Oui, vous avez bien entendu. Vous devez terminer votre e-mail de manière professionnelle mais amicale. Selon le contexte, vous souhaiterez peut-être ajouter des informations supplémentaires ou différentes à votre signature électronique. Mais, plus vous ne connaissez pas le destinataire, plus vous devez fournir d'informations dans votre e-mail. Quoi qu'il en soit, les composants standard d'une signature de courrier électronique professionnel sont les suivants :
#1. Ligne de clôture
Lors de la lecture d'un e-mail, il peut être déstabilisant de passer directement du sujet principal à la signature. Cela est particulièrement vrai si l'e-mail est long. Une dernière phrase de remerciements ou de bons vœux peut aider à faciliter ce changement. Selon Girson, la dernière ligne d'un e-mail est généralement lue même si le lecteur ne fait que la parcourir, alors profitez-en pour inclure un appel à l'action ou pour rappeler au lecteur ce dont vous avez besoin.
#2. Clôture (Ou approbation)
Ce que vous mettez ici précède votre nom et apparaît en gras. Envisagez d'utiliser des expressions telles que "Sincèrement", "Meilleur", "Merci" ou "Passez un week-end fantastique !" Vous devez utiliser une clôture formelle pour votre e-mail, sauf si vous êtes proche du destinataire ou si vous avez déjà échangé de nombreux e-mails avec lui en peu de temps.
#3. Nom
Il est recommandé d'utiliser votre nom complet (prénom et nom ou ce que vous utilisez couramment) ou votre prénom suivi d'une signature d'e-mail par défaut qui inclut votre nom complet s'il s'agit du premier e-mail que vous envoyez à quelqu'un. Le prénom d'une personne est généralement suffisant pour parler à quelqu'un qu'elle connaît déjà.
#4. Pronoms
Cela dépend entièrement de vous et de votre niveau de confort, surtout si vous avez une identité LGBTQ. Cependant, les alliés doivent garder à l'esprit que leur utilisation des pronoms contribue à la normalisation de la pratique et à la création d'un espace sûr pour les personnes trans et non binaires.
#5. Titre et société
En fonction de la personne à qui vous écrivez et de ce dont vous parlez, l'un ou l'autre peut être un bon moyen de mettre fin à votre e-mail. Inclure les deux indique à l'expéditeur ce que vous faites et où vous travaillez si vous envoyez un e-mail à une personne extérieure à votre organisation. Le fait que vous travailliez pour une entreprise particulière est supposé lorsque vous envoyez un e-mail à un collègue (en particulier à partir d'une adresse e-mail d'entreprise), vous pouvez donc l'omettre ; cependant, si vous n'avez jamais travaillé avec cette personne auparavant, il pourrait être utile de mentionner votre poste. La plupart du temps, vous ne devriez pas parler de votre lieu de travail actuel lorsque vous recherchez un nouvel emploi. Étant donné que vous essayez de démissionner de votre poste actuel, le destinataire de votre e-mail peut penser que vous communiquez pendant les heures de l'entreprise, même si ce n'est pas le cas.
#6. Informations de contact
Bien que le destinataire de votre e-mail connaisse déjà votre adresse, vous pouvez fournir des informations de contact supplémentaires, telles qu'un numéro de téléphone professionnel ou portable, au cas où il aurait besoin de vous contacter. Pour être clair, n'incluez les informations de contact que si vous souhaitez être contacté par ce canal.
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Bibliographie
