PROCESSUS DE COMMANDE À ENCAISSEMENT : un guide détaillé

Table des matières Cacher

Qu'est-ce que le processus de commande à encaissement ?
Processus de commande à encaissement SAP
Qu'est-ce que l'O2C et le P2P ?
Qu'est-ce que le cycle de vie O2C ?
Qu'est-ce que P2P et O2C dans SAP ?
Quel est le KPI pour encaisser ?
Qu'est-ce que le P2P et le P2R ?
Qu'est-ce que le cycle R2R dans SAP ?
Comment auditer O2C ?
Conclusion
FAQ sur le processus de commande à l'encaissement
Quel est le cycle de la commande au paiement ?
Qu'est-ce que le P2P?
Quelle est l'importance de l'O2C pour les entreprises ?
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Acheter des choses dans le confort de votre maison, de votre bureau ou de n'importe quel endroit est désormais plus facile, meilleur et sans stress grâce à un flux de processus fonctionnel de commande à trésorerie. Il vous suffit de vous rendre sur Amazon ou sur le site sur lequel vous souhaitez acheter, de passer commande, de renseigner les informations nécessaires et d'attendre votre livraison en un temps record. Le processus de commande à l'encaissement, SAP ERP et d'autres logiciels rendent cela relativement facile. Le flux de traitement de la commande à l'encaissement ne garantit pas seulement qu'un client obtienne ce qu'il veut à temps ; il améliore également l'efficacité d'une entreprise, de l'enregistrement des transactions à la réalisation d'écritures comptables et à la notification au bureau du réapprovisionnement des stocks. Hé, l'ordre des flux de trésorerie est quelque chose que vous aimeriez comprendre comment il fonctionne. Et ceci est un aperçu du processus OTC et de son fonctionnement.

Qu'est-ce que le processus de commande à encaissement ?

Le processus de la commande au paiement est le flux d'activités depuis le moment où un client commande un produit ou un service jusqu'à la livraison des articles. Il comprend toutes les étapes à partir du moment où un client passe une commande de biens ou de services jusqu'à ce que le client reçoive l'article et que l'entreprise reçoive également le paiement. En règle générale, il détaille chaque activité, des commandes clients aux paiements des clients, jusqu'à la collecte de l'article et la manière dont votre entreprise gère la transaction. En effet, le cycle de la commande à l'encaissement implique la façon dont votre entreprise reçoit, traite, gère et exécute les commandes des clients.

Cela peut inclure l'émission de factures, l'expédition, la perception du paiement et la création de rapports sur l'ensemble de la transaction. De plus, il y a des limites aux impacts de l'OTC sur les entreprises. En effet, il a une grande influence sur les affaires et renforce la relation entre vous et votre client s'il est maximisé. Toute inefficacité entre le moment où un client commande votre produit ou service et le moment de la livraison entraînera éventuellement un résultat négatif pour votre entreprise.

Raisons pour lesquelles les entreprises maximisent le flux de traitement de la commande au paiement

Le flux de traitement de la commande à l'encaissement est un inventaire financier clé que chaque entreprise en ligne doit intégrer dans son système de gestion. Outre le fait qu'il s'agit d'un système conçu pour fonctionner avec une précision totale, il est ultra rapide, stocke les données et transfère les enregistrements instantanément, entre autres avantages. Généralement, les marchandises sont expédiées ultérieurement lorsque la commande est enregistrée dans le registre des ventes. Il enregistre chaque transaction dans les bonnes écritures comptables. Enfin, dans la chaîne d'approvisionnement, le réapprovisionnement automatique via le système ERP est déclenché pour garantir que l'inventaire est réapprovisionné pour les ventes futures.

Guide complet sur le flux de traitement de la commande au comptant

Vous trouverez ci-dessous des guides étape par étape sur la façon dont un flux de processus efficace entre la commande et la trésorerie devrait être.

1. Réception et gestion des commandes

Une fois qu'un client commande des biens ou des services auprès de votre organisation, le cycle ou les flux de processus de paiement à la commande commencent immédiatement. Il est essentiel de disposer d'un bon système de gestion des commandes (OMS) pour éviter les retards dans la soumission des commandes des clients. Vous savez, saisir à nouveau une commande n'est peut-être pas quelque chose qu'un client aimera souvent affronter. En règle générale, les clients peuvent passer leurs commandes par le biais du commerce électronique, de la vente directe ou d'autres moyens possibles. Une fois cela fait, le système de traitement des commandes vérifie les stocks après la soumission de la commande pour s'assurer que les produits peuvent être expédiés à l'emplacement désigné par le client.

Le système de gestion des commandes est conçu pour vous envoyer, à vous ou à votre équipe, des notifications immédiatement après la passation d'une commande. Il est idéal de comprendre ces choses tôt. Pourquoi? En effet, votre entreprise peut rencontrer de nombreux problèmes si votre système de gestion des commandes ne fonctionne pas correctement. Imaginez un client entrant souvent une commande, appelant à propos de retards d'expédition ou recevant le mauvais produit. Arrh ! Personne ne veut ça. Pour éviter cela, votre OMS estime un délai de livraison immédiatement après avoir vérifié les informations des clients.

#2. Gérer le crédit et le paiement

Selon le mode de paiement choisi par le client, et également pour voir si la commande a été approuvée selon les conditions de crédit existantes, la facilité de crédit du client sera vérifiée. Juste avant cela, la plupart des B2B se font à crédit. Avec cela, il y a suffisamment de temps pour qu'une facture soit créée, reçue et payée sans retarder l'exécution de la commande. Évaluer soigneusement le crédit dans le temps réduit considérablement les risques de paiement. L'OMS aide à cette étape. Ainsi, lorsqu'un consommateur passe une commande, le système enverra automatiquement le paiement via un processus d'approbation. Si et quand le paiement est approuvé, le système l'acceptera ou le refusera, puis procédera à l'exécution. Cependant, ceci est pour les clients existants. Les nouveaux clients devront accepter ou refuser la transaction.

#3. Préparez-vous pour l'expédition

À ce stade du processus de paiement à la commande, la préparation est effectuée pour expédier la commande d'un client, qu'il s'agisse de biens ou de services. Si vous disposez d'un système efficace, les commandes seront directement liées à votre logiciel de commande. Cela signifie que les responsables de l'entrepôt où les marchandises sont stockées recevront les informations de commande et les prépareront exactement comme le client l'exige. Vous devez vous assurer que vous avez expédié les marchandises à temps pour éviter tout retard ou qu'un client vous appelle pour vous informer qu'il n'a pas reçu le produit comme promis. Quelle que soit la méthode que vous utilisez, assurez-vous que votre colis est préparé pour l'expédition à l'aide de vos données d'exécution. Cela garantira que le bon article est envoyé à l'emplacement du client.

#4. Génération de facture et compte à recevoir

Selon le système de paiement que vous adoptez, la procédure de comptes clients commence lorsqu'une vente est effectuée et que les produits sont expédiés. Si vous adoptez un système qui permet aux clients de payer une fois la commande passée, vous ne le ferez pas. Mais si vos clients effectuent le paiement de la commande immédiatement après la livraison, vous devez établir un système fonctionnel qui générera une facture, la livrera, en assurera le suivi et la rapprochera également de votre grand livre.

Une facture client est un document qui répertorie les choses qui ont été achetées ainsi que le prix auquel elles ont été vendues au client. Une facture comprendra alors toutes les informations pertinentes, telles que les articles achetés, les informations de paiement, la date de commande et l'adresse postale. La facturation est une autre étape cruciale du processus de commande à l'encaissement. Se tromper peut décourager un client. Imaginez que vous commandez des biens d'une valeur de 250 $ et que vous recevez une facture de 2500 XNUMX $. Alarmant non ? Vous pouvez obtenir un logiciel de facturation pour vous aider à régler ce problème. L'un des meilleurs moyens d'éviter les écarts consiste à créer une facture pour chaque commande passée.

#5. Réception de votre paiement

Le mode de paiement accepté par votre entreprise doit être clairement indiqué au moment de l'achat et sur la facture également. Lorsqu'un client passe une commande, un numéro de bon de commande est généré. Un numéro de commande d'achat est une référence de suivi commune qui garantit que chaque paiement est correctement lié à la commande appropriée. En outre, il est également utilisé pour surveiller et compenser les paiements.

La plupart du temps, les clients paient en ligne par virement bancaire ou par plusieurs options de paiement, telles que les virements électroniques de fonds, les paiements par carte de crédit ou de débit. Bien que vous puissiez offrir aux clients la possibilité d'envoyer un chèque ou un mandat postal, cela peut entraîner des retards. L'envoi d'un chèque ou d'un mandat postal est un autre moyen de paiement dans lequel les clients soumettent un paiement et ceux-ci sont ensuite collectés. Vous pouvez être payé plus rapidement si vous facilitez le paiement en ligne pour vos clients.

Créer un système de paiement simple et ultra rapide vous donne un avantage. Par conséquent, configurez vos systèmes de gestion des commandes et de facturation pour automatiser cette partie du cycle. Enfin, demandez à votre personnel des comptes clients de contacter les clients s'il y a un problème avec le recouvrement des paiements. Les problèmes de paiement sont les suivants : retard de paiement, non-paiement complet dû à une erreur survenue après la facturation, etc. Il existe peu de cas de soldes impayés, mais ceux-ci sont soit radiés en tant que créances irrécouvrables, soit renvoyés à une agence de recouvrement tierce.

#6. Gestion des données et analyse et rapport

Si votre entreprise finit par évoluer grâce à ce processus, vous devez prioriser rapports et analyses de données. Assurez-vous d'inclure le système de planification des ressources d'entreprise SAP dans votre inventaire de traitement des commandes pour encaisser pour une gestion efficace des données. Le système de planification des ressources d'entreprise (ERP) SAP vous aide à collaborer entre les systèmes pour identifier les niveaux de stock, remplir les commandes et déclencher des commandes supplémentaires.

Comment ça marche?

Un processus de commande commerciale à encaissement Le système de planification des ressources d'entreprise SAP (ERP) est conçu de telle manière que lorsque les commandes sont terminées, le système de facturation doit accepter un déclencheur pour générer une facture. Le système récupère ensuite les données sur la commande, vérifie les limites de crédit du client et les conditions de paiement convenues, puis génère et envoie une facture au bon contact.

De plus, pour s'assurer que les paiements sont rapprochés de la bonne commande, le mécanisme de collecte des paiements doit être relié au registre des achats. De plus, ces étapes sont toutes automatisées dans le processus de commande à l'encaissement pour améliorer l'efficacité et la précision. Vous serez également en mesure de vous assurer que vous remplissez et expédiez les commandes avec précision et à temps pour vos consommateurs tout en augmentant vos revenus.

Processus de commande à encaissement SAP

Le processus SAP Order to Cash est un moyen de créer une commande client pour un client et d'exécuter ces commandes via la livraison. Bien que vous receviez votre argent entre la commande et la livraison. Avant qu'un client passe une commande, certaines choses doivent être en place. Il s'agit notamment d'un système automatisé de données et d'enregistrements, d'un espace de vente, d'un système de paiement, etc.

SAP dispose d'une fonctionnalité pratique qui réplique les données des documents d'avant-vente dans les commandes client. Avec cela, les détails des clients sont stockés dans l'inventaire ERP. Qu'est-ce que cela implique ? Cela signifie qu'il n'y aura pas besoin pour un client de ressaisir les mêmes informations dans le système SAP ERP chaque fois qu'il voudra passer une commande. Cela accélère à son tour les opérations de vente d'une entreprise.

Étapes du processus Order to Cash SAP

En règle générale, il existe quatre étapes principales d'activités qui se déroulent dans un processus SAP typique de la commande à l'encaissement.

Activités d'avant-vente
Traitement de la commande
Livraison
Facturation

Processus SAP OTC : activités d'avant-vente

Les activités de pré-vente ont lieu avant la conclusion d'une transaction de vente. Cela en fait la première étape du processus SAP ERP. Les procédures et documents suivants font partie de la commande SAP pour traiter les activités d'avant-vente.

#1. Demande

La première étape des activités de prévente est une enquête. Ici, un client se renseigne sur le prix et le service du produit. Un numéro de demande est généré une fois qu'un client soumet une demande. Généralement, VA11 est le code de transaction utilisé pour créer une demande. Même si le processus SAP commence par une enquête, ce processus n'a aucun impact sur les comptes du grand livre. Par conséquent, il ne génère aucune écriture comptable. Demander un produit ou un service dans l'inventaire SAP n'oblige pas le client à passer une commande. Cependant, les informations peuvent être enregistrées sous forme de document dans SAP.

#2. Devis

Un devis est un document qui décrit l'offre d'une entreprise aux clients. Il s'agit plutôt d'un devis. Le document de devis comprend les produits, les prix et d'autres informations telles que les couleurs et les tailles dans le cas des chaussures. Un client peut générer un devis de produit ou de service même sans avoir le numéro de référence de la demande. De plus, le code de transaction VA21 génère une cotation.

#3. Créer un contrat

Un contrat est un accord écrit entre une société et un client pour fournir des produits ou des services pendant une période déterminée et dans des circonstances spécifiques.

#4. Accord d'horaire

Un accord de programmation est un accord juridique entre une société et un client pour offrir des articles ou des services avec des quantités et des dates de livraison. Le système automatisé SAP ERP recoupe les informations du client et fixe une date de livraison possible en fonction des informations fournies.

Processus SAP OTC : processus de commande

Dans le cadre du processus de commande, nous avons la commande client. La commande client entre en jeu immédiatement après qu'un client a passé une commande de produits ou de services.

#1. Bon de commande

Une commande client est un document qui enregistre la demande de biens ou de services d'un client. Si votre entreprise inclut les étapes de demande de renseignements et de devis, la commande client apparaît ensuite. Le code de transaction qui génère une commande client est VA01. L'une des principales caractéristiques du système SAP order-to-cash est qu'une commande client peut être passée sans référence de devis. Généralement, le document de commande client contient un large éventail d'informations. Ceux-ci incluent les éléments suivants ;

Information sur les prix
Informations de facturation : cela inclut les conditions de paiement et la gestion des risques.
Informations sur les produits et/ou services
Informations de livraison : Cela inclut la date et la quantité de biens et/ou de services.
Informations sur l'expédition. Cela inclut l'itinéraire d'expédition.

Processus SAP OTC : expédition

L'expédition dans le processus SAP order to cash concerne la livraison de biens et/ou de services à l'adresse du client.

Pour que la livraison ait lieu, le document SAP de livraison sortante est nécessaire. Le document de livraison sortante SAP est un document qui permet d'expédier des articles à un client spécifique. Ce document est très utile pour mener à bien les différentes activités liées à l'expédition. Le code de transaction pour l'expédition ou la livraison du processus SAP ERP Order to Cash est VL01. Un document de livraison sortant typique comprend les éléments suivants ;

Emballage
Cueillette et Confirmation. Il s'agit en fait de vérifier un ordre de transfert.
Transport et livraison (document d'expédition)
Après la sortie de marchandises PGI

Processus SAP OTC : Facturation

La facturation est la dernière étape des activités de prévente. Cela implique également l'utilisation du document de facturation. Un document de facturation sert de base à la création des factures des clients. Généralement, il existe deux façons de facturer et de recevoir le paiement des clients. La première consiste à envoyer la facture avec les biens et services. De cette façon, les clients paient après avoir reçu la marchandise. C'est le moyen le plus courant dans le processus SAP Order to Cash.

La seconde est d'intégrer un système de paiement avant le système de livraison. De cette façon, les gens paient à l'avance, dès qu'ils passent une commande. Le processus de commande à l'encaissement de SAP ERP permet à l'automatisation des factures de comptabiliser automatiquement les entrées. Dès que l'ERP SAP constate le paiement d'un client, il débite le compte du client, crédite le compte de trésorerie et crédite la taxe. De plus, le code de transaction pour la facturation est VF01. Le document de facturation fait ce qui suit ;

Il crée des factures
Il crée également des notes de crédit et de débit.
Annulez tous les documents de facturation qui ont déjà été préparés.
Il publie automatiquement sur le compte général avec l'intégration SAP

Processus OTC SAP : entre la livraison OTC et l'étape de facturation

La livraison et la facturation sont les deux étapes du processus de commande à l'encaissement. Cependant, il existe une activité clé qui se déroule entre la livraison et la facturation de la commande d'un client. Il s'agit de l'IGP de sortie des marchandises postales.

Qu'est-ce que l'IGP après sortie de marchandises ?

Lorsqu'un client passe une commande, il reçoit les articles à sa porte. Vous êtes-vous déjà demandé d'où viennent les dieux ? Oui, l'entrepôt. La sortie de marchandises postale est l'étape OTC au cours de laquelle les marchandises sont prélevées de l'entrepôt, emballées et expédiées à l'adresse de livraison indiquée par le client. Le personnel de l'entrepôt est extrêmement attentif à ne pas gâcher une commande. Par conséquent, il fait bon usage des informations envoyées à partir de la passation de la commande. Il a également des écritures comptables dans lesquelles l'inventaire est débité tandis que le coût des marchandises vendues est crédité.

Avantages de SAP ERP et de la gestion des commandes pour le processus de trésorerie

L'utilisation d'un logiciel d'automatisation pour le processus de commande à l'encaissement présente de nombreux avantages. Ceux-ci incluent les éléments suivants ;

#1. Cela fait gagner du temps

Avez-vous déjà pensé qu'il était possible d'en faire plus et cela avec le temps ? Eh bien, c'est ce que tendent à réaliser l'automatisation des processus de paiement à la commande SAP ERP et OM. Imaginez la génération de factures, la facturation, écritures comptables, l'envoi et le suivi des paiements effectués par des humains, puis comparez-les avec un système d'automatisation qui traite cela instantanément. Une autre façon dont l'automatisation du processus SAP ERP et OM permet de gagner du temps est d'empêcher la ressaisie. Il stocke automatiquement les informations des clients. Ainsi, un client existant qui souhaite passer une autre commande a déjà ses informations dans le système.

#2. Il suffit de reposter et d'auditer

SAP ERP et OM Cash to Order Automation traitent les enregistrements et stockent toutes les informations et transactions des clients. Par conséquent, il est très facile d'évaluer et d'analyser ces dossiers.

#3. Il améliore la trésorerie

Toutes les entreprises ont un objectif commun : augmenter les rentrées de fonds et les bénéfices. L'automatisation des processus de paiement à la commande SAP ERP et OM en réduisant le temps et en augmentant l'efficacité a un résultat. Rentabilité et augmentations cash-flow.

#4. Il réduit les coûts

Le coût qui découlera du paiement du personnel pour gérer le placement des commandes, trier les commandes, enregistrer les transactions et d'autres activités n'augmentera pas. Imaginez que vous payez pour le traitement des commandes téléphoniques et le reste des activités qui se déroulent dans le processus de commande à l'encaissement.

#5. Gagnez en visibilité en temps réel

En règle générale, le processus d'automatisation de la trésorerie à la commande SAP ERP et OM est un logiciel qui assure le suivi des transactions et gère également les informations. Cela donne lieu à une visibilité en temps réel.

#6. Il en résulte une précision

L'automatisation des processus de paiement à la commande SAP ERP et OM améliore la précision des enregistrements. Le système ne laisse aucune place aux erreurs d'omission ou de commission, qui sont les plus courantes avec la tenue de registres humains. Les données passent simplement d'une étape de la commande au processus de paiement avec facilité, rapidité et précision.

#sept. Il améliore l'expérience des clients

Le processus d'automatisation de l'encaissement à la commande SAP ERP et OM améliore l'uniformité des processus, la fiabilité de l'exécution, la perception de la marque et la simplicité de paiement, qui favorisent tous les relations avec les clients.

Maximiser le processus Order to Cash

Les entreprises qui investissent dans leur processus OTC enregistrent d'excellents retours sur investissement. Maximiser le processus conduit à l'efficience et à l'efficacité. Cela fait gagner du temps, minimise considérablement les erreurs et est rentable à long terme. Certaines entreprises intègrent des technologies telles que SAP et la gestion des commandes, des services de conseil et des services financiers pour fournir des résultats optimaux. Ainsi, l'intégration de logiciels tels que le programme SAP ERP est plus efficace que l'utilisation du papier et des opérations manuelles.

Processus SAP Order To Cash et gestion des commandes

La gestion des commandes est un processus administratif qui fait partie de l'intégration SAP. La combinaison de la gestion des commandes et du processus SAP de paiement à la commande permet d'accélérer le cycle de vente, de faciliter la gestion des articles et d'accélérer le traitement des commandes.

Principales caractéristiques de la gestion des commandes et du processus SAP Order to Cash

La principale caractéristique d'un logiciel d'automatisation est qu'il automatise le traitement des commandes et intègre les données de nombreux modules de manière fluide. En outre, il comprend la base de données principale des clients, les retours et les remboursements, les informations de facturation, les informations d'expédition, les conditions de paiement, les conditions de paiement et d'autres informations pertinentes.

Qu'est-ce que l'O2C et le P2P ?

En général, la procédure qu'une entreprise utilise lorsqu'elle effectue des achats auprès de fournisseurs est connue sous le nom de «Procure to Pay» ou P2P. Order to Cash, ou O2C, est le processus d'obtention de paiement pour les biens ou services fournis. C'est le revers de la médaille.

Qu'est-ce que le cycle de vie O2C ?

Le cycle de la commande au paiement, souvent appelé O2C ou OTC, décrit comment votre entreprise reçoit, gère, gère et termine les commandes des consommateurs. Cela implique de gérer chaque étape de la transaction, de l'expédition des marchandises à l'encaissement du paiement, en passant par la génération de factures et le reporting sur l'ensemble de la transaction.

Qu'est-ce que P2P et O2C dans SAP ?

Les processus commerciaux Order to Cash (O2C) et Procure to Pay (P2P), qui se complètent, sont exécutés presque exactement de la même manière. L'ensemble du processus de commande et d'exécution des commandes client est couvert par le processus O2C, tandis que la fonction P2P traite du cycle d'approvisionnement d'une entreprise.

Quel est le KPI pour encaisser ?

Analysez le coût global de la chaîne de valeur de la commande au comptant ou le coût global des processus distincts qui composent la chaîne de valeur. Jetez un coup d'œil préliminaire au coût du processus divisé par les revenus ou un autre normalisateur en utilisant l'ensemble équilibré d'indicateurs de performance clés à suivre.

Qu'est-ce que le P2P et le P2R ?

Déterminer s'il faut exécuter l'intégralité du processus Procure to Pay (P2P) ou un déploiement partiel, tel que Procure to Receipt, est une décision que les entreprises doivent souvent prendre (P2R).

Qu'est-ce que le cycle R2R dans SAP ?

Record to report (R2R) est le processus de collecte, d'analyse et de présentation de données financières précises. R2R offre à la direction et aux autres intervenants une rétroaction sur la performance de l'organisation d'un point de vue stratégique, financier et opérationnel.

Comment auditer O2C ?

Un processus O2C standard comprend la prise des commandes des clients, l'octroi d'un crédit ou leur autorisation, l'exécution des commandes, l'émission des factures et la réception des paiements des clients. Il comprend également le suivi des créances et leur rapprochement avec les relevés bancaires.

Conclusion

Incorporant l'inventaire ERP tel que le SAP le traitement des commandes à l'encaissement dans votre système de gestion d'entreprise n'est pas seulement rentable, mais également efficace. Par conséquent, il s'agit d'un modèle commercial que chaque entreprise en ligne doit adopter.

FAQ sur le processus de commande à l'encaissement

Quel est le cycle de la commande au paiement ?

Il y a des moments où une entreprise peut offrir des rabais sur certains biens ou services. Lorsque cela se produit, le client aime profiter de ces offres en effectuant le paiement pendant la durée de la commande. C'est en quoi consiste le cycle de la commande au paiement ou le flux de processus.

Qu'est-ce que le P2P?

P2P est l'acronyme de Procure to Pay. C'est un terme utilisé pour décrire le processus qu'une entreprise suivra lors de ses achats auprès de fournisseurs.

Quelle est l'importance de l'O2C pour les entreprises ?

Tout le monde aime tout ce qui fait gagner du temps et produit plus de résultats. C'est l'une des principales significations du processus de commande à l'encaissement. Si une entreprise peut vendre son produit rapidement, il y aura une rentrée de fonds. Ainsi, le processus de commande à l'encaissement rend une entreprise efficace et efficiente.