En tant que propriétaire de petite entreprise, vous devez connaître la plateforme QuickBooks en ligne et comment elle peut vous aider à tout gérer, des impôts à la paie. Avec le guide de formation QuickBooks en ligne, vous pouvez également apprendre à utiliser QuickBooks en ligne pour gérer vos finances personnelles ainsi que les propriétés locatives. Voyons comment vous pouvez commencer.
Comment utiliser QuickBooks en ligne pour votre petite entreprise
#1. Apprenez à utiliser le tableau de bord de QuickBooks en ligne.
La première étape pour apprendre à utiliser QuickBooks en ligne pour les entreprises consiste à se familiariser avec le tableau de bord.
Lorsque vous vous connectez à votre compte QuickBooks en ligne, c'est la première chose que vous verrez, et c'est à partir de là que vous pouvez accéder à tout ce dont vous aurez besoin en tant qu'utilisateur de QuickBooks. Passez un peu de temps à explorer les différents menus du tableau de bord et à déterminer où vous pouvez tout trouver.
#2. Inclure des informations sur votre entreprise.
Configurez les informations et les préférences de votre entreprise après votre première connexion à QuickBooks. Cliquez sur l'icône d'engrenage sur votre tableau de bord, puis sélectionnez "compte et paramètres", puis l'onglet "entreprise". Vous pouvez saisir ici des informations sur votre entreprise, telles que :
- Nom de l'entreprise
- Type de commerce
- Entrer en contact
- Adresse
- Le logo de l'entreprise
#3. Sélectionnez vos préférences financières.
Lors de la mise à jour des informations de votre entreprise, vous pouvez également modifier vos préférences financières dans cette section de votre compte QuickBooks en ligne en utilisant les onglets ventes, dépenses et avancé. Mettez à jour vos paiements par carte de crédit, l'automatisation des factures, les détails de la TVA et la date de fin d'année de votre entreprise afin que toutes les informations de vos rapports soient correctes.
#4. Importez les données de votre entreprise
Il est simple et rapide d'importer les données de votre entreprise dans votre application QuickBooks en ligne, ce qui vous évite d'avoir à recommencer à zéro. Vous pouvez importer des données telles que des transactions bancaires, des plans de comptes, des factures de fournisseurs, des employés, des budgets et des informations sur les clients ou les fournisseurs.
QuickBooks en ligne offre plusieurs options pour importer des données d'entreprise, vous permettant de sélectionner celle qui convient le mieux à vous et à votre entreprise. Parmi les différentes méthodes disponibles, citons :
- Feuilles de calcul MS Excel
- Documents CSV
- Le format de fichier texte propriétaire de QuickBook est Intuit Interchange Format (IIF).
- Fichier pour Web Connect
#5. Personnalisez votre plan comptable
La liste des différentes catégories utilisées dans QuickBooks pour catégoriser l'argent pour les états financiers de votre entreprise est connue sous le nom de plan comptable. QuickBooks en ligne comporte cinq catégories par défaut : revenus, dépenses, actifs, passifs et capitaux propres. De nombreuses personnes qui utilisent QuickBooks pour les entreprises laisseront les paramètres par défaut seuls, mais vous souhaiterez peut-être modifier les catégories pour répondre à vos besoins spécifiques. Vous voudrez peut-être renommer les catégories, ou vous constaterez peut-être que vous devez configurer une catégorie supplémentaire qui ne relève pas des cinq déjà répertoriées.
Accédez simplement à "Comptabilité" dans le tableau de bord, puis cliquez sur "Plan comptable". Choisissez « Nouveau », puis « Dépense » ou « Autre dépense » comme « Type de compte ». Sélectionnez un « type de détail », puis entrez le nom et la description de votre nouvelle catégorie de dépenses.
#6. Associez vos cartes bancaires et de crédit.
À ce stade, vous pouvez synchroniser votre compte QuickBooks en ligne avec vos comptes bancaires et vos cartes de crédit. Cela signifie que QuickBooks téléchargera et classera automatiquement les transactions précédentes de vos comptes, ce qui vous fera gagner du temps et des efforts en éliminant le besoin de saisir manuellement les détails.
Accédez à la section "Comptes bancaires" de votre tableau de bord et cliquez sur "Connecter un compte", puis recherchez votre banque et connectez-vous avec le même nom d'utilisateur et mot de passe que vous utilisez pour les services bancaires en ligne. Une fois connecté, vous pourrez voir tous les comptes que vous avez avec cette banque, alors choisissez votre compte professionnel, puis les transactions que vous souhaitez transférer sur votre compte QuickBooks. La plupart des banques n'afficheront que les transactions des 90 derniers jours, mais certaines remonteront jusqu'à 24 mois.
QuickBooks téléchargera automatiquement les transactions pertinentes une fois que vous les aurez sélectionnées. Une fois vos transactions téléchargées, vous n'aurez qu'à approuver la façon dont elles ont été classées.
#sept. Augmenter le nombre d'utilisateurs.
Vous pouvez ajouter des utilisateurs supplémentaires à QuickBooks pour une petite entreprise, allant de votre directeur des ventes à votre comptable.
Vous pouvez modifier les paramètres de chaque utilisateur pour leur permettre d'effectuer des tâches spécifiques, mais votre niveau d'abonnement déterminera le nombre d'utilisateurs que vous êtes autorisé à avoir, donc si vous voyez une limite d'utilisateurs, vous devriez envisager de passer au niveau suivant .
Pour inviter un nouvel utilisateur, accédez aux « Paramètres » de votre tableau de bord, puis à « Gérer les utilisateurs ». Sélectionnez "Ajouter un utilisateur" et le type d'utilisateur que vous souhaitez créer.
#8. Créer un système de paie.
Allez dans « Paramètres de paie », puis « Aperçu de la configuration ». Vous pouvez saisir ici des informations importantes pour votre paie QuickBooks, telles que :
- Les politiques de rémunération couvrent tout, des calendriers de paiement aux politiques de vacances.
- La configuration des taxes est nécessaire pour s'assurer que les paiements de taxes sont traités correctement.
- Déductions : ajoutez ici toutes les déductions standard pour tous les employés, telles que l'assurance maladie ou les régimes de retraite.
- Préférences : Cela inclut la comptabilité et l'impression de chèques.
Après avoir saisi ces informations, accédez à l'écran de présentation de la configuration et sélectionnez « Comptabilité », puis « Société et compte ». Sélectionnez le compte qui sera utilisé pour suivre les dépenses salariales.
Pour ajouter des employés à votre paie, accédez à votre tableau de bord et sélectionnez « Employés ». Vous pouvez entrer les informations de vos employés ici. Il convient de noter que tous les employés auront les politiques de rémunération et les déductions standard que vous avez déjà établies, mais vous pouvez choisir de les ajouter lorsque vous ajoutez des employés à la place. Vous serez guidé tout au long du processus de saisie de leurs informations fiscales, de leurs salaires et d'autres informations telles que leur calendrier de paie, comme indiqué dans la vidéo ci-dessous.
#9. Connectez vos applications
QuickBooks en ligne vous permet d'accéder à vos comptes de n'importe où et à tout moment. Cependant, il s'intègre également à des milliers d'applications compatibles disponibles dans l'App Store de QuickBooks, qui sont toutes garanties pour vous faciliter la vie, 86 % des clients de QuickBooks convenant que les applications leur font gagner du temps. De la gestion des dépenses à la prévision des flux de trésorerie, il existe une variété d'applications disponibles pour vous aider à rationaliser vos processus et à maîtriser les finances de votre entreprise.
Vous pouvez parcourir les différentes catégories de l'App Store ou, si vous savez ce que vous cherchez, recherchez simplement le nom de l'application. L'application Float est le module complémentaire de prévision des flux de trésorerie opérationnels le plus populaire de QuickBooks, donc si vous voulez savoir quel sera votre futur solde bancaire, rejoignez les milliers d'utilisateurs qui économisent déjà des heures chaque semaine en utilisant Float.
#dix. Concilier régulièrement
QuickBooks en ligne vous fera gagner du temps et des efforts, mais il ne fonctionnera correctement que si vous le tenez à jour. Vous devez rapprocher vos comptes régulièrement (QuickBooks recommande une fois par mois) afin que vos comptes correspondent à ce qui figure sur vos relevés bancaires et de carte de crédit. Un rapprochement régulier garantit que vos prévisions de trésorerie sont toujours exactes, car Float extrait des informations en temps réel de QuickBooks en ligne.
Passer quelques minutes chaque jour, semaine ou mois à rapprocher vos comptes vous évitera des maux de tête plus tard. Voici comment procéder :
- Cliquez sur l'icône représentant une roue dentée sur l'écran d'accueil, puis sur "Réconcilier".
- Sélectionnez le compte bancaire à rapprocher.
- Saisissez le solde et la date de clôture de votre relevé.
- Cliquez sur "Démarrer le rapprochement" pour afficher les transactions pour la période spécifiée.
- Comparez les transactions dans QuickBooks à celles de votre relevé bancaire.
- Cochez les transactions appropriées dans QuickBooks.
- Le montant de la différence doit être égal à zéro, ce qui signifie que les transactions correspondent.
- S'il y a une différence, assurez-vous que le nombre de transactions pour les deux sources est le même. S'il manque des transactions dans QuickBooks, vous pouvez les saisir manuellement.
- Si le problème concerne la date des transactions, cliquez simplement dessus et remplacez-la par la date correcte de votre relevé bancaire.
- Si aucune de ces solutions ne résout le problème, revérifiez le montant de chaque transaction dans QuickBooks.
- Cliquez sur le bouton "Terminer maintenant".
Formation en ligne QuickBooks
Après avoir vu comment vous pouvez utiliser QuickBooks en ligne pour votre petite entreprise, voici quelques ressources pour vous lancer dans la formation QuickBooks en ligne :
- Prise en main de QuickBooks Pro
- Formation essentielle sur QuickBooks Pro 2020
- Techniques de comptabilité avancées de QuickBooks
- Apprenez QuickBooks en ligne avec Hector Garcia, CPA
- QuickBooks en ligne opérationnel.
- 39 tutoriels gratuits sur QuickBooks : Apprenez rapidement QuickBooks
- Formation en ligne QuickBooks gratuite
- Formation QuickBooks
- Centre d'apprentissage QuickBooks
- QuickBooks pour les nuls
La formation en ligne QuickBooks est-elle gratuite ?
La formation et les examens de certification QuickBooks en ligne sont disponibles gratuitement dans QuickBooks Comptable en ligne pour les professionnels de la comptabilité.
Est-ce que QuickBooks en ligne est facile à apprendre ?
Apprendre à utiliser QuickBooks est simple pour ceux qui connaissent les concepts comptables et le fonctionnement des logiciels de comptabilité, mais cela peut être difficile pour ceux qui ont des difficultés technologiques ou qui n'ont aucune connaissance en comptabilité.
Comment utiliser QuickBooks en ligne pour les finances personnelles
En un seul endroit, vous pouvez facilement suivre vos dépenses, vos revenus et votre budget. Non seulement cela, mais Quickbooks en ligne pour les finances personnelles vous permet également de payer vos factures à temps, d'estimer les impôts et de mettre à jour automatiquement vos finances. Avec l'application mobile, vous pouvez exécuter la paie lors de vos déplacements, recevoir des rappels automatisés par e-mail, télécharger vos transactions bancaires dans QuickBooks, et plus encore.
Passons en revue les principales fonctionnalités de QuickBooks en ligne pour les finances personnelles répertoriées ci-dessous :
#1. Suivi des dépenses
En connectant vos comptes bancaires et vos cartes de crédit à Quickbooks, vous pouvez facilement suivre vos dépenses. Vous pouvez catégoriser davantage vos dépenses et éventuellement générer des rapports financiers pour mieux comprendre vos dépenses.
#2. Calcul des taxes
Comme indiqué précédemment, Quickbooks catégorise et organise automatiquement les dépenses, vous permettant de suivre facilement les dépenses tout au long de l'année. En conséquence, vous n'avez pas à vous soucier de la déclaration de revenus et des déductions fiscales.
#3. Numérisation des reçus
Vous pouvez télécharger des reçus sur l'application mobile Quickbooks et faire correspondre les informations sur le reçu avec une transaction existante.
#4. Gestion des flux de trésorerie
La gestion des flux de trésorerie est l'un des aspects les plus importants de l'utilisation de QuickBooks en ligne pour gérer les finances personnelles. En saisissant régulièrement vos données financières dans QuickBooks, vous pouvez mieux comprendre et contrôler votre trésorerie. Vous pouvez entrer des informations sur les transactions passées ainsi que les transactions futures prévues telles que les plans d'investissement systématiques (SIP), les paiements de location, etc., permettant à QuickBooks de prévoir facilement vos dépenses dans les mois à venir.
#5. Paiement par Internet
QuickBooks vous permet d'accepter tous les types de paiements, y compris les virements bancaires, les cartes de crédit/débit, etc., ce qui accélère les paiements. QuickBooks récupère automatiquement vos transactions, ce qui vous fait gagner du temps et de l'argent.
#6. Automatisation des factures
QuickBooks Personnel vous permet de gérer et de payer vos factures en un seul endroit. Vous pouvez configurer des paiements automatiques pour vos factures afin de vous assurer de ne jamais manquer un paiement. Sinon, vous pouvez opter pour des rappels de paiement de factures automatisés. Grâce à la fonction "Transactions mémorisées", vous pouvez enregistrer vos identifiants de paiement pour un paiement plus rapide. Vous pouvez également payer plusieurs fournisseurs à la fois et spécifier un mode de paiement pour chacun d'eux. De plus, comme les reçus et les factures sont automatiquement enregistrés dans le cloud, ils ne peuvent pas être ignorés.
Comment utiliser QuickBooks en ligne pour les propriétés locatives
Les feuilles de calcul, les logiciels conçus spécifiquement pour l'immobilier et les logiciels de comptabilité à usage général tels que QuickBooks en ligne sont autant d'options pour suivre les propriétés locatives.
De nombreux investisseurs ne savent pas comment configurer des propriétés locatives dans QuickBooks en ligne, car le logiciel est bien connu. Nous vous montrerons un processus étape par étape de configuration des propriétés locatives dans QuickBooks, ainsi que discuter d'une alternative gratuite à QuickBooks en ligne.
Comment configurez-vous les propriétés de location dans QuickBooks en ligne ?
Étant donné que QuickBooks en ligne est un logiciel de comptabilité générale conçu pour tous les types d'entreprises, un propriétaire doit franchir plusieurs étapes afin de l'utiliser pour une entreprise de location immobilière.
Voici quelques étapes pour configurer des propriétés locatives dans QuickBooks en ligne :
- Créez une entreprise et nommez-la quelque chose comme Music City LLC ou Orange Drive Rental.
- Créer un plan comptable
- Ajoutez le bien locatif au plan comptable en tant qu'immobilisation afin que l'amortissement puisse être déduit manuellement à la fin de chaque année et que la juste valeur marchande du bien puisse être mise à jour.
- Inclure les comptes chèques, d'épargne, de carte de crédit et hypothécaires pour chaque compte bancaire d'entreprise utilisé pour la propriété.
- Configurez la propriété en tant que classe, généralement avec l'adresse exacte, telle que 1411 Orange Drive.
- Créez un client pour le locataire, en utilisant généralement le ou les noms figurant sur le bail, pour vous assurer que les revenus locatifs et les dépôts de garantie sont correctement crédités.
- Créez un produit pour les revenus de location, puis créez des sous-produits pour les différents types de revenus de location collectés, tels que le loyer mensuel, les frais de retard et les frais pour animaux de compagnie.
- Si vous souhaitez envoyer une facture à un locataire chaque mois plutôt que d'utiliser un service de paiement de loyer en ligne gratuit, configurez des factures récurrentes pour les paiements de loyer.
Ajout de plusieurs propriétés locatives à QBO
Le processus de configuration de plusieurs propriétés locatives dans QuickBooks en ligne est similaire à celui décrit ci-dessus, avec quelques étapes supplémentaires.
Supposons qu'un investisseur possède une maison locative unifamiliale (SFR) et un duplex multifamilial à deux logements. Une approche pour utiliser QBO pour plusieurs propriétés locatives consiste à créer une société avec plusieurs classes, tandis que l'autre consiste à créer deux sociétés distinctes.
QuickBooks en ligne est-il la meilleure option pour gérer les propriétés locatives ?
QuickBooks en ligne peut être utilisé pour gérer les propriétés locatives. Cependant, un investisseur doit prévoir de passer du temps ou de payer un professionnel pour configurer le logiciel.
Comment puis-je apprendre QuickBooks par moi-même ?
Vous pouvez suivre des didacticiels vidéo, participer à des webinaires ou trouver des didacticiels QuickBooks en ligne.
Combien de temps faut-il pour apprendre QuickBooks en ligne ?
Il faut environ 2 à 3 semaines pour apprendre QuickBooks en ligne.
Comment puis-je ajouter et gérer des clients dans QuickBooks en ligne ?
Pour ajouter un nouveau client, allez dans le menu « Clients » et cliquez sur « Nouveau client ». Entrez les informations du client et enregistrez. Pour gérer les clients existants, allez dans le menu "Clients" et sélectionnez "Clients" pour voir une liste de tous vos clients. Vous pouvez modifier ou supprimer des clients de cette liste.
Comment créer et envoyer des factures dans QuickBooks en ligne ?
Pour créer une nouvelle facture, allez dans le menu « Ventes » et cliquez sur « Nouvelle facture ». Entrez les informations du client, ajoutez des éléments de ligne pour les produits ou services facturés et enregistrez. Pour envoyer la facture, cliquez sur « Envoyer » et sélectionnez l'adresse e-mail à laquelle l'envoyer.
Comment suivre les dépenses dans QuickBooks en ligne ?
Pour suivre les dépenses, allez dans le menu "Dépenses" et cliquez sur "Nouvelle dépense". Entrez les informations du fournisseur, ajoutez des éléments de ligne pour les produits ou services achetés et enregistrez. Vous pouvez également connecter votre compte bancaire à QuickBooks en ligne pour importer et classer automatiquement les dépenses.
Comment exécuter des rapports financiers dans QuickBooks en ligne ?
Pour exécuter des rapports financiers, accédez au menu "Rapports" et sélectionnez le rapport que vous souhaitez exécuter. Vous pouvez personnaliser la plage de dates et d'autres options du rapport avant de l'exécuter. Vous pouvez également enregistrer les paramètres du rapport pour une utilisation future.
En conclusion,
QuickBooks est le logiciel de comptabilité le plus utilisé pour les petites entreprises. Il est disponible dans une variété d'éditions, à la fois en ligne et sur votre ordinateur de bureau. Avec les étapes décrites dans cet article, vous pouvez utiliser QuickBooks en ligne pour gérer vos finances personnelles ainsi que votre petite entreprise et vos propriétés locatives. Nous avons également répertorié certaines ressources de formation QuickBooks en ligne disponibles pour vous.
Foire aux Questions
Existe-t-il un manuel pour QuickBooks ?
QuickBooks en ligne a un manuel de formation qui sert de ressource pour tous les SWCD utilisant QuickBooks.
Comment effectuer une réconciliation dans QuickBooks?
Choisissez Paramètres, puis Réconcilier. S'il s'agit de votre première réconciliation, cliquez sur "Commencer" pour continuer. Sélectionnez le compte à rapprocher dans la sélection de compte. Vérifiez qu'il correspond à celui de votre relevé.
Que signifie C dans QuickBooks en ligne ?
Dans QuickBooks en ligne, C signifie Effacé,
{
«@Context»: «https://schema.org»,
"@Type": "FAQPage",
« Entité principale » : [
{
"@Type": "Question",
« nom » : « Existe-t-il un manuel pour QuickBooks ? »,
"AllowedAnswer": {
"@Type": "Répondre",
"texte": "
QuickBooks en ligne a un manuel de formation qui sert de ressource pour tous les SWCD utilisant QuickBooks.
"
}
}
, {
"@Type": "Question",
"name": "Comment puis-je effectuer le rapprochement dans QuickBooks ?",
"AllowedAnswer": {
"@Type": "Répondre",
"texte": "
Choisissez Paramètres, puis Réconcilier. S'il s'agit de votre première réconciliation, cliquez sur Démarrer pour continuer. Sélectionnez le compte à rapprocher dans la sélection de compte. Vérifiez qu'il correspond à celui de votre relevé.
"
}
}
, {
"@Type": "Question",
« nom » : « Que signifie C dans QuickBooks en ligne ? »,
"AllowedAnswer": {
"@Type": "Répondre",
"texte": "
Dans QuickBooks en ligne, C signifie Effacé,
"
}
}
] }
Articles Relatifs
- QuickBooks Accountant : Guide de base pour des résultats optimaux (+ Outils rapides)
- Top 10+ SYSTÈMES DE COMPTABILITÉ POUR LES PETITES ENTREPRISES pour 2023
- XERO VS QUICKBOOKS : Meilleur guide de révision 2023 et tout ce dont vous avez besoin (+ conseils gratuits)
- SERVICES DE TENUE DE COMPTES POUR LES PETITES ENTREPRISES : Les meilleurs pour les petites entreprises en 2023
- 17 meilleurs systèmes de paie pour petites entreprises 2023, mis à jour !!!
- ABANDON FISCAL : Qu'est-ce que c'est, comment ça marche et application
Bibliographie
