En d'autres termes, le succès n'est jamais dû au hasard. Un succès constant est le produit d'efforts délibérés, d'une préparation minutieuse et d'un accent mis sur la qualité. Paul J. Meyer, une autorité internationalement reconnue sur le sujet de l'auto-amélioration, l'a dit de cette façon. De plus, je crois que les outils de productivité bureautique sont un facteur clé pour que les gens deviennent plus efficaces dans leur vie quotidienne. Avec le niveau de concurrence actuel, il est logique d'utiliser l'une des nombreuses solutions de productivité accessibles. Lisez la suite pour découvrir les meilleurs outils de productivité professionnels gratuits pour vos petites startups.
Que sont les outils de productivité ?
Les outils de productivité sont logiciels d'ordinateur qui vous aident à en faire plus en moins de temps. Ils peuvent inclure des fonctionnalités qui vous aident à trouver des documents plus rapidement, à créer des tableaux et des graphiques pour mieux visualiser votre travail et à coopérer avec d'autres sur un projet.
Quels sont les 3 types d'outils de productivité bureautique ?
Nous avons toujours utilisé trois types d'outils de productivité bureautique pour faire le travail.
- La personne en charge
- L'application pour les calendriers
- Celui qui a pris des notes
Les méthodologies se présentent sous différentes formes et tailles, mais des systèmes comme « Getting Things Done » (GTD) de David Allen encouragent à garder les choses simples et proches de chez soi.
Que sont les outils de productivité en milieu de travail ?
La plateforme Workplace est un écosystème de solutions de productivité d'entreprise intégrées qui peuvent complètement repenser la méthode par laquelle vous effectuez vos tâches quotidiennes. Le lieu de travail est une solution tout-en-un qui peut aider votre équipe à surmonter tous les obstacles qui entravent sa productivité. Les applications de communication et de collaboration innovantes du lieu de travail en sont le cœur.
Pourquoi les outils de productivité des petites entreprises sont-ils importants ?
Jetons un coup d'œil aux avantages de l'utilisation d'outils de productivité pour les petites entreprises pour augmenter et améliorer la productivité au bureau.
#1. Améliorer la qualité du travail
Les entreprises qui privilégient la productivité et l'efficacité ont tendance à avoir des employés plus heureux et des consommateurs plus satisfaits. Des objectifs peuvent être établis, des tâches peuvent être assignées et surveillées, des rapports peuvent être générés et nous pouvons tenir le personnel informé en temps réel à l'aide d'outils de productivité.
#2. Une collaboration plus efficace
La plupart des petites entreprises ont du mal à suivre plusieurs projets et responsabilités à la fois. Afin d'augmenter le rendement, ils ont besoin d'applications qui facilitent le travail d'équipe efficace et la responsabilité personnelle. En tant que patron, vous devez garder une trace de qui est responsable de quoi et quand, ainsi que vous assurer que tout le monde fait son travail dans le bon ordre.
#3. Meilleure Communication
Aujourd'hui, de nombreuses entreprises essaient de trouver des moyens de communication moins chronophages, car le courrier électronique est devenu trop contraignant. Heureusement, il existe des utilitaires de chat qui peuvent vous aider.
Par exemple, sur Slack, vous pouvez créer un canal séparé pour chaque discussion. L'utilisateur a la liberté de quitter ou de rejoindre un canal à tout moment, contrairement aux fils de discussion. Les interactions peuvent bifurquer vers leurs propres fils de discussion et les individus peuvent avoir des conversations en tête-à-tête avec d'autres membres de l'équipe via la messagerie directe.
#4. Suivi facile des performances
Les responsables peuvent utiliser des outils de productivité d'entreprise pour définir des projets et définir des objectifs pour leurs équipes au bureau. Vous pouvez également voir comment le personnel se comporte par rapport à ses objectifs en temps réel.
Il est utile pour faire connaître les aspects positifs et négatifs de la performance d'une organisation, tels que la correction d'erreurs ou la réalisation d'une étape importante. Il augmente la production car il encourage les autres membres de l'équipe à travailler davantage et augmente la visibilité et la responsabilité dans votre système. La seule façon de vous assurer de ne pas manquer une échéance est de vérifier constamment votre position actuelle.
Meilleurs outils gratuits de productivité des petites entreprises pour les startups
Voici les principaux outils de productivité gratuits pour les petites entreprises destinés aux startups.
#1. Liberté
Des distractions telles que la surveillance des analyses de sites Web et la navigation sur les réseaux sociaux peuvent rendre difficile le respect des délais. Afin de se concentrer sur la tâche à accomplir, l'application Freedom peut être utilisée pour désactiver l'accès à des sites Web spécifiques, des notifications et d'autres interruptions en ligne.
Ce programme est supérieur aux autres car il limite les sites Web sur tous vos appareils à la fois, ce qui signifie que vous ne pouvez pas simplement utiliser votre appareil mobile pour contourner le blocage sur votre ordinateur de bureau.
Dites à vos coéquipiers que vous allez dans une « zone sans distraction » afin qu'ils comprennent si vous ne réagissez pas à leurs messages.
#2. Calendement
Parce qu'il prend en charge les tâches fastidieuses de planification des réunions et de réservation du temps de travail, Calendly est un outil indispensable pour les entrepreneurs et les spécialistes du marketing. Ce programme vous permet d'importer des événements de votre calendrier régulier et des conflits d'horaire. Si quelqu'un doit planifier une réunion avec vous, il peut le faire via Calendly au lieu de vous envoyer une demande de calendrier ou des e-mails aller-retour.
Les tampons de cet outil le rendent particulièrement utile. Les utilisateurs peuvent définir des limites pour les réunions de dernière minute et spécifier des temps tampons entre les réunions, tels que des intervalles de 10 minutes pour le temps de déplacement ou les étirements. Personne ne pourra entasser un tas de choses dans votre journée ou ajouter quelque chose à la dernière minute avec un préavis d'une heure seulement si vous mettez en œuvre cette politique.
#3. Noisli
Si vous avez du mal à vous concentrer, si vous avez besoin d'éliminer le bruit de fond ou si vous voulez simplement vous détendre après une longue journée, Noisli peut vous aider. Vous ne devriez pas vous attendre à une machine à bruit blanc standard. La bonne combinaison de bruits peut vous aider à vous concentrer et à faire avancer les choses.
Travailler dans une maison avec des enfants ou des colocataires peut être difficile à cause de tout le bruit. Si vous avez du mal à vous concentrer, essayez de jouer du Noisli.
#4. Puce-poussoir
Vous vous déplacez probablement constamment entre les gadgets pendant la journée. Des ordinateurs de bureau aux appareils mobiles comme l'iPad et l'iPhone, et inversement. Plus vous sauterez pendant la journée, plus il sera difficile de reprendre le cours des choses une fois que vous aurez été distrait. Si tous vos gadgets fonctionnaient ensemble, vous gagneriez du temps et auriez moins de distractions. C'est pourquoi vous devriez vraiment utiliser Pushbullet.
#5. 1Mot de passe
Nous ne saurions trop insister sur la nécessité d'utiliser un mot de passe fort et unique pour chacun de vos comptes en ligne. Il devient impossible de tous les rappeler, et les écrire n'est pas non plus une option sûre. Ceci est crucial lorsque vous vous connectez à un réseau public, tel que celui fourni par un café ou une bibliothèque, plutôt qu'à votre réseau privé crypté à la maison ou au bureau.
Ce problème est traité par 1Password, qui stocke tous vos mots de passe dans un coffre-fort chiffré auquel personne d'autre que vous ne peut accéder. Et qu'en est-il lorsque vous devez vous connecter à quelque chose ? Un seul mot de passe principal suffit.
#6. Réveil du cycle de sommeil
Vous êtes-vous déjà réveillé plus fatigué que lorsque vous vous êtes couché, avec la tête qui martèle et l'esprit embrumé ? Dans de nombreux cas, cette triade indésirable est provoquée par le réveil au milieu (ou au plus profond) d'un cycle de sommeil.
Si vous dormez suffisamment chaque nuit et que vous vous levez lorsque votre corps se réveille naturellement, vous vous sentirez beaucoup plus reposé lorsque vous vous réveillerez. Mais comment reconnaissez-vous cette phase la plus dynamique ? Une application appelée Sleep Cycle peut surveiller vos habitudes de sommeil et vous réveiller au moment optimal. En vous sentant rajeuni et prêt à affronter la journée, vous ne serez pas distrait par le brouillard mental ou l'envie de dormir.
#dix. Scoro
Scoro est un programme complet de gestion des opérations d'une entreprise. Son but est d'automatiser les opérations banales afin que vous puissiez consacrer plus d'attention à ce qui compte vraiment : satisfaire les consommateurs. Vous pouvez facilement gérer votre équipe, créer et envoyer des factures et suivre le temps avec Scoro.
L'une des parties les plus utiles est le tableau de bord de l'équipe. Dans un emplacement pratique, vous trouverez toutes les informations dont vous avez besoin pour suivre l'avancement des projets, des revenus au statut du budget en passant par les actions suivantes. Lorsque tous les membres de l'équipe ont accès à ces données en temps réel, il est beaucoup plus simple de respecter les délais et, plus important encore, de respecter le budget fixé.
#8. Cyfe par trajectoire
Très probablement, vous utilisez un large éventail de programmes, de systèmes et de ressources pour gérer des choses comme réseaux sociaux la publicité, l'analyse, le service client, etc. Cyfe permet à votre équipe marketing de tout gérer dans un emplacement central, plutôt que d'avoir à jongler avec de nombreux outils. Freshbooks, Alexa, Basecamp, Instagram et bien d'autres ne sont que quelques-uns des services pouvant être intégrés.
#9. Meilleure équipe
Le processus d'embauche peut être ardu et épuisant. Publier des postes sur de nombreux sites, trier les candidatures et mener des entretiens est un processus qui prend du temps. Simplifier ne serait-ce qu'une petite partie de cette procédure serait d'une grande aide.
La première étape, la publicité des rôles disponibles, est simplifiée avec Betterteam. Il ne faut que quelques minutes pour distribuer vos offres d'emploi à plus de 100 des sites d'emploi les plus importants, ce qui est bien plus que ce que vous pourriez accomplir par vous-même. Vous pourrez atteindre des dizaines de milliers de personnes plus intéressées et qualifiées tout en vous faisant gagner beaucoup de temps. Profitez des avantages du travail à distance, qui incluent une plus grande capacité à réseauter avec des clients potentiels et des clients.
#dix. GoCo
Vous pouvez centraliser toutes les données de vos employés en un seul endroit grâce à la plateforme de GoCo, qui intègre Gestion des ressources humaines, l'administration des avantages sociaux et le traitement de la paie dans une seule application conviviale. De plus, l'application peut être intégrée à votre système de paie, vous n'avez donc jamais à vous soucier de savoir si vous respectez ou non la loi. Enfin et surtout, il offre aux travailleurs une méthode simplifiée pour soumettre des demandes de prestations, des demandes de vacances et d'autres tâches administratives, réduisant ainsi le besoin d'allers-retours inutiles par e-mail.
#11. Filetage
Si les projets stagnent fréquemment dans la révision et l'approbation parce que trop de chefs d'équipe fournissent des commentaires et produisent de nombreuses itérations, une nouvelle procédure est nécessaire. Filestage est une ressource vitale pour les équipes qui s'engagent fréquemment dans une telle collaboration. Il s'agit d'une plate-forme centralisée d'examen et de révision du travail créatif, où la direction et les artistes peuvent laisser des commentaires et des demandes de modifications. La polyvalence de Filestage en fait un bon choix pour toute entreprise artistique, car il peut traiter plusieurs types de fichiers.
#12. Connecter l'équipe
Il est possible qu'au fur et à mesure que votre équipe distante s'agrandit, les membres n'auront plus l'occasion de se connaître ou de nouer les mêmes liens étroits avec leurs collègues qu'auparavant. C'est là que Connecteam devient utile. Le logiciel peut être considéré comme un réseau interne pour le personnel de votre entreprise, facilitant la communication et le travail d'équipe entre eux.
Les travailleurs peuvent rechercher la coopération d'autres membres de l'équipe de l'organisation, les managers peuvent envoyer des messages à l'ensemble du personnel et n'importe qui peut participer à des enquêtes et des sondages pour se faire une idée de l'esprit collectif de l'entreprise. Si votre entreprise a élargi ses effectifs en réponse à la pandémie de COVID-19, c'est une façon amusante d'aider vos télétravailleurs à se connecter avec ceux de leur bureau.
#13. Hubgets
Frontpage a publié les résultats d'un sondage en août 2020, qui indiquait que les comptes de messagerie professionnels ont tendance à être plus encombrés que les comptes privés. Pendant les heures de travail, la personne moyenne reçoit un e-mail une fois toutes les six minutes (10 % de la population). Sans une structure appropriée, ces communications ont tendance à être mal placées ou confuses, ce qui peut retarder la progression des initiatives nécessitant des réponses.
#14. Nextiva
Nextiva améliore l'efficacité en rationalisant la communication et en accélérant l'achèvement des projets. Les équipes peuvent parler au téléphone, s'envoyer des SMS, passer des appels vidéo ou envoyer des e-mails, et toutes ces conversations peuvent être archivées à un seul endroit. Il n'est plus nécessaire de passer au crible des piles de messages ou de saisir des mots-clés généraux dans un moteur de recherche d'e-mails juste pour découvrir le dernier fil sur lequel vous travailliez. Tout ce qui concerne vos conversations peut être trouvé en un seul endroit.
#15. Kayaco
Quelle est la meilleure stratégie pour fidéliser les clients ? Une aide à la fois rapide et adaptée aux besoins de la personne. Le logiciel d'assistance Kayako peut être utilisé à cette fin, et il simule même une conversation avec une personne réelle pendant votre absence.
Kayako est unique parmi les produits similaires en ce sens qu'il consolide les canaux d'assistance de votre équipe, tels que les e-mails, les réseaux sociaux et le chat en direct, en un seul emplacement. Les employés ont également accès à un centre d'assistance interne, ce qui améliore l'efficacité et la productivité.
#16. Flux de travail
Ces post-it, blocs-notes et bouts de papier peuvent rester derrière. Au lieu de cela, demandez à tous les membres de votre équipe d'utiliser Workflowy pour créer et gérer leurs listes de tâches partagées. Ne vous inquiétez pas que cela se traduira par une liste longue et non organisée.
Grâce à une mise en page soignée, les listes associées peuvent être rapidement et facilement distinguées les unes des autres. Dans le même ordre d'idées, la fonction #tags facilite la gestion des listes et le travail d'équipe en étiquetant les éléments avec certains sujets. Bien qu'il s'agisse d'un programme simple, c'est l'un des outils de collaboration les plus efficaces disponibles.
#17. Traackr
Si votre stratégie de marketing inclut l'utilisation d'influenceurs, il est alors crucial que tous les membres de l'équipe marketing aient accès aux informations concernant les influenceurs responsables des campagnes les plus réussies et celles qui échouent. Avec Traackr, n'importe qui peut garder un œil sur ces informations et assumer la responsabilité de la gestion des influenceurs. De plus, cela facilite la capacité des superviseurs à s'enregistrer à tout moment et à suivre les progrès des employés.
#18. nTâche
Rester occupé lorsqu'il y a tant de pièces mobiles dans un projet peut être difficile, mais un logiciel comme nTask aide à alléger le fardeau.
Suivre les tâches du projet, visualiser votre progression, obtenir des mises à jour de statut, etc. est un jeu d'enfant à l'aide de nTask, un logiciel tout-en-un de gestion de projet et de gestion des tâches.
#19. GanttPro
L'un des aspects les plus importants de tout projet est de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde. Vous et votre équipe perdrez du temps à essayer de comprendre ce qui se passe une fois que vous serez désorienté, ce qui aura un impact négatif sur votre production.
Tous les membres de votre équipe seront sur la même page avec l'aide de GanttPRO, le logiciel de diagramme de Gantt basé sur le Web. Les participants à un projet peuvent obtenir un aperçu rapide de l'état du plan grâce à une chronologie de diagramme de Gantt visuellement attrayante. La capacité à travailler ensemble garantit qu'aucune information ne sera oubliée.
# 20 mou
C'est le meilleur logiciel pour les projets de groupe car il rationalise la communication à tous les niveaux. Il fonctionne avec les programmes sur lesquels vous comptez déjà, notamment Google Drive, Dropbox et Box.
Quel outil de productivité vous convient le mieux ?
Si vous avez besoin de fonctionnalités plus sophistiquées, une plate-forme d'abonnement peut être plus intéressante, mais vous devez peser soigneusement vos demandes avant de choisir l'outil de productivité à télécharger et à utiliser. Vous devez également avoir une bonne idée des fonctionnalités dont vous pensez avoir besoin, car les solutions logicielles gratuites et économiques peuvent souvent s'avérer restrictives en termes de gamme d'outils proposés, tandis que les logiciels haut de gamme peuvent en fait répondre à toutes les demandes.
Microsoft Excel est-il un outil de productivité gratuit pour les petites entreprises pour les startups ?
Les logiciels conçus pour augmenter l'efficacité comprennent les feuilles de calcul et les traitements de texte susmentionnés, ainsi que des programmes de présentation tels que PowerPoint, des éditeurs de graphiques de présentation tels que Kid Pix et des programmes de publication tels que Microsoft Publisher. Avec l'utilisation de ces outils, les éducateurs peuvent enrichir leurs leçons et impliquer les étudiants de manière significative qui va bien au-delà de ce qui peut être réalisé par les méthodes de cours traditionnelles. Excel, en tant qu'exemple d'outil de productivité gratuit pour les petites entreprises, est très utile dans les cours de mathématiques et de sciences.
Excel peut transformer instantanément des informations numériques en une représentation graphique. Cette méthode permet à l'instructeur d'utiliser un tableau ou un graphique pour démontrer la variation des résultats d'une expérience ou d'une enquête. Cette représentation visuelle est aussi cruciale que les nombres sous-jacents. Pour certains enfants, la visualisation des données dans un tableau ou un graphique est essentielle pour comprendre les différences.
Quels sont les moyens de mesurer la productivité ?
Les conseils ci-dessous pourraient vous aider à mesurer votre productivité ;
- Faire tout le travail.
- Excellente gestion du temps
- Se concentrer sur les profits
- Rétroaction et évaluation par les pairs.
- Comparer le temps de travail aux biens produits.
- Suivi des progrès des employés.
- Satisfaction du client.
Comment la productivité des entreprises est-elle déterminée ?
En divisant la production totale par l'intrant total, l'équation de la productivité du travail peut être utilisée pour calculer la productivité des employés. Disons que votre entreprise a dépensé 1,500 80,000 heures de travail pour produire 80,000 1,500 $ de biens ou de services (intrants). Pour déterminer la productivité du travail de votre entreprise, divisez 53 XNUMX par XNUMX XNUMX, ce qui donne le nombre XNUMX.
Quelles sont les utilisations courantes des outils de productivité ?
Les entreprises peuvent améliorer leurs offres et la satisfaction de leur clientèle grâce à une productivité et une efficacité accrues. Des objectifs peuvent être établis, des tâches peuvent être attribuées, les progrès peuvent être surveillés, des rapports peuvent être générés et les travailleurs peuvent être tenus au courant grâce à la communication en temps réel et à d'autres fonctionnalités rendues possibles par les logiciels de productivité.
Quels sont les facteurs qui ont augmenté la productivité ?
Voici les principaux facteurs les plus pertinents qui peuvent vous aider à augmenter votre productivité ;
- Attitude positive et implication de la direction,
- Employés proactifs,
- Bonnes conditions de travail
- Outils et équipements pour augmenter la productivité
- Disponibilité de l'eau, de l'électricité et d'autres intrants »
Conclusion
Il est clair que l'utilisation de ces outils de productivité professionnels gratuits et basés sur le bureau pour les startups présente de nombreux avantages. Ils peuvent vous aider à maximiser votre efficacité en automatisant les tâches banales, en répartissant votre temps et votre énergie de manière égale entre les projets, en tirant le meilleur parti de votre temps disponible et en maintenant un niveau de rendement élevé dans l'ensemble. Vous pouvez mieux organiser votre travail, éviter d'être distrait et terminer votre travail à temps avec leur aide.
FAQ
Pourquoi s'appelle-t-il des outils de productivité ?
Ses origines remontent au fait que les outils de productivité d'entreprise gratuits pour les startups augmentent la capacité au bureau, en particulier parmi les dactylographes et les travailleurs du savoir au bureau, bien que son application actuelle soit beaucoup plus large.
Google Docs est-il un logiciel de productivité ?
Google Docs est un ensemble d'outils de productivité bureautique gratuits basés sur le Web. Ainsi, il s'agit d'une suite de programmes conçus pour faciliter la création de documents, de feuilles de calcul et de présentations, qui sont tous des tarifs standard dans le monde des affaires.
Quelle technologie est utilisée en entreprise ?
L'utilisation par les employés d'ordinateurs, de réseaux, d'imprimantes, d'appareils mobiles et d'applications logicielles contribue à l'objectif global d'augmentation de la productivité et de réduction des déchets.
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