L'automatisation des processus métier consiste à utiliser une technologie de pointe pour accomplir des tâches métier avec le moins d'aide humaine possible. Bien sûr, chaque propriétaire d'entreprise connaît l'importance du BPA. Il accélère le travail en acheminant les informations vers la bonne personne au bon moment à l'aide de règles et d'actions définies par l'utilisateur. Dans le cadre d'une stratégie de transformation numérique, les organisations utilisent souvent le BPA pour rationaliser les flux de travail et rendre leurs opérations plus fluides. Consultez cet article pour plus de détails sur l'automatisation des processus métier et les meilleurs outils logiciels avec des exemples.
Pourquoi l'automatisation des processus métier est-elle importante ?
L'objectif de l'automatisation des processus métier n'est pas seulement de remplacer le papier par des PDF ; il vise également à rendre les processus plus rentables, rationalisés, à l'épreuve des erreurs et clairs. En automatisant les processus pour améliorer l'efficacité opérationnelle globale, les organisations gagnent du temps et s'assurent que les meilleures pratiques sont utilisées.
Quels processus métier devriez-vous automatiser ?
Presque tous les processus métier peuvent être améliorés d'une manière ou d'une autre par l'automatisation. Lors de l'évaluation des candidats à l'automatisation des processus, tenez compte des caractéristiques clés suivantes :
- La procédure nécessite une cohérence dans toute l'organisation.
- Il y a peu de place à l'erreur dans ce processus.
- La procédure peut être répétée.
Que sont les outils logiciels d'automatisation des processus métier ?
Les organisations peuvent utiliser des outils logiciels d'automatisation des processus métier pour automatiser partiellement ou complètement leurs processus métier. Le logiciel RPA et le logiciel BPA sont similaires. En fait, ils ont des objectifs similaires. La seule différence est que ce dernier logiciel fonctionne plus comme des humains : il manipule des logiciels en utilisant la vision artificielle et le grattage d'écran. Le logiciel BPA, quant à lui, automatise les processus métier d'une organisation avant de les intégrer dans le logiciel en cours d'automatisation.
Il est responsable de l'ensemble du processus d'intégration des employés
Si vous avez déjà travaillé dans une organisation, vous savez que l'intégration est un processus hautement structuré. (Envoyez un e-mail à la personne A, complétez les documents B, C et D, etc.) Au lieu de partir de zéro, vous pouvez laisser le logiciel d'automatisation des processus métier vous guider tout au long du processus. Tant qu'un processus métier implique une série d'étapes prévisibles et répétées, il est probable qu'il puisse être automatisé.
Outils d'automatisation des processus métier
L'automatisation des processus métier transforme les opérations organisationnelles, permettant aux organisations de faire plus avec moins tout en évoluant parallèlement à la croissance de l'entreprise. Voici les dix meilleurs outils d'automatisation des processus métier pour accroître la résilience et propulser votre entreprise vers de nouveaux sommets.
#dix. Asana
Asana est un gestion de projet SUR mesure outil avec des fonctionnalités pour les gestionnaires et les travailleurs. Son interface utilisateur simple simplifie la gestion de projet tout en encourageant l'utilisation et l'interaction. En ce qui concerne la sécurité, Asana fournit des autorisations SSO, 2FA et granulaires avancées. Asana vous permet de gérer et de planifier à l'aide de modèles prédéfinis, d'un calendrier d'équipe partagé, d'un planificateur de tâches, de la hiérarchisation des tâches et de l'automatisation des tâches répétitives. Il comporte également des tableaux de bord de rapports pour les informations sur les projets, le partage de fichiers par glisser-déposer ou manuellement, et des sections de commentaires sous chaque tâche.
#2. Créateur de processus
ProcessMaker est une plate-forme intelligente de BPM et d'automatisation des processus métier low-code pour les organisations qui ont besoin d'évolutivité. Vous pouvez créer rapidement des graphiques et des rapports personnalisables à l'aide de sa fonction de recherche filtrée. Vous pouvez également affecter des utilisateurs finaux spécifiques à vos graphiques et rapports. ProcessMaker inclut un moteur de script qui prend en charge JavaScript, Java, C# et d'autres langages. Il fournit une vérification de la syntaxe BPMN et une validation des erreurs de processus pour vérifier la syntaxe. Vous pouvez ainsi améliorer la visibilité globale et l'orchestration des processus automatisés de bout en bout. Les utilisateurs finaux peuvent également concevoir et reconcevoir autant de processus automatisés qu'ils le souhaitent.
#3. ActiveBatch
ActiveBatch est une plateforme sans code pour orchestrer des workflows automatisés. Son architecture pilotée par les événements lui permet de prendre en charge les files d'attente de messages, les tweets, les événements de fichiers FTP, les e-mails et d'autres fonctionnalités. La planification des tâches peut également être ajustée en fonction du jour et de l'heure ouvrables. Pour gérer les tickets automatisés, il fournit des intégrations bidirectionnelles avec System Center Service Manager et ServiceNow. Les API peuvent également être utilisées pour se connecter à n'importe quel service, application ou serveur. Il comprend également des fonctionnalités telles que la modélisation et la surveillance approfondie.
#4. KissFlow
Kissflow offre une approche simple de l'automatisation des processus métier. Il s'agit d'un groupe de plus de 50 applications permettant de gérer des éléments tels que les paiements aux fournisseurs, les bons de commande, l'intégration de nouveaux employés et même les remboursements de kilométrage. Ces applications peuvent également être personnalisées par les utilisateurs finaux. Kissflow fournit également des formulaires de capture de données, des rapports d'activité et des séquences système. Il offre une intégration SaaS prise en charge par Zapier en tant que suite de collaboration. Vous pouvez également joindre des fichiers depuis Dropbox et Google Docs qui sont multilingues. De plus, il n'y a aucune restriction sur le nombre d'applications qu'un utilisateur peut créer.
#5. Suite Hoot
Hootsuite est un outil d'automatisation de la gestion des médias sociaux bien connu sur le marché aujourd'hui. Avec plus de 150 applications dans la boutique Hootsuite App Discovery, il possède la liste la plus complète d'intégrations de réseaux sociaux. Il dispose également d'une interface facile à utiliser pour une intégration rapide. Vous pouvez connecter rapidement plusieurs comptes, y compris YouTube. Hootsuite est un outil efficace de gestion des médias sociaux pour les entreprises qui communiquent sur plusieurs réseaux sociaux. Vous pouvez également utiliser l'API Hootsuite pour personnaliser vos intégrations et améliorer l'interopérabilité.
#6. Camp de base
Basecamp est un outil de collaboration en ligne utilisé par les entreprises. Il est adaptable car il permet une large gamme d'intégrations. Les principales fonctionnalités de Basecamp incluent le suivi des délais, des fichiers, des tâches, des annonces et des discussions. Envisagez de créer un hub virtuel pour les équipes de l'entreprise, ce qui peut être utile dans un environnement de travail à distance. Basecamp est le centre de travail le plus adaptable et le plus robuste. Bien qu'il puisse mettre l'accent sur la gestion de projet, il n'était pas destiné à faciliter les projets. Cependant, il excelle dans la gestion des discussions, ce qui peut aider à accélérer les projets.
#7. Traqueur Comindware
Comindware Tracker est une plate-forme SaaS qui automatise le suivi des problèmes, les communications, la gestion de projet, la gestion du flux de travail, Gestion des ressources humaines, l'utilisation des ressources et d'autres processus. Chaque fonctionnalité peut également être personnalisée. Comindware Tracker, par exemple, inclut un générateur de flux de travail graphique qui vous permet de concevoir et de personnaliser des flux de travail à l'aide d'une interface glisser-déposer. Vous pouvez suivre les alertes critiques concernant les clients, les fournisseurs et les partenaires pour le suivi des problèmes. Comindware Tracker comprend également un système de gestion des ressources humaines (GRH) pour gérer l'embauche, les vacances, les transferts d'employés, les avertissements et les licenciements.
#8. Fiche Laser
LaserFiche est une plate-forme de gestion de contenu automatisée qui fonctionne pour trier l'encombrement numérique. Il vous offre une interface simple et facile à utiliser pour le routage et le suivi des documents numériques au quotidien. Les flux de travail et les analyses basés sur l'IA permettent aux utilisateurs finaux de numériser et d'organiser des documents numériquement dans toute l'organisation. Il comprend également des outils tels que des formulaires, des rapports et la gestion des tâches.
#9. Quu
Quu est un outil d'automatisation de la recherche de contenu et du marketing. Cependant, ce n'est pas un clone de HootSuite. La recherche de contenu pertinent pour des publics ciblés prend invariablement du temps. Quu automatise le processus fastidieux en envoyant des alertes quotidiennes de contenu de haute qualité dans votre créneau préféré. Les notifications contiennent des liens vers des podcasts, des articles, des vidéos et des articles de blog, entre autres. Pour le contenu, il existe trois options : sélection manuelle, découverte et Pods by Quu. Une fois que vous avez reçu votre contenu quotidien, vous pouvez le programmer à l'aide d'un outil comme HootSuite.
#dix. TrackVia
TrackVia est une plate-forme de développement low-code bien conçue pour la gestion des flux de travail. Il fournit aux utilisateurs finaux une fonctionnalité de glisser-déposer basée sur l'interface utilisateur pour créer des applications et automatiser les processus. Les flux de travail mobiles avec l'intégration de Zapier et les tableaux de bord réactifs sont l'objectif principal. Cependant, la personnalisation est limitée en raison des mises en page par défaut. TrackVia pourrait également bénéficier de plus d'intégrations d'applications tierces.
Quelle est la différence entre l'automatisation des processus métier (BPA) et l'automatisation robotique des processus (RPA) ?
BPA a automatisé l'intégralité d'un processus métier du début à la fin, tandis que RPA a délégué des tâches individuelles à des robots logiciels pour les rationaliser.
Utilisations et exemples des outils logiciels d'automatisation des processus métier
Voici quelques exemples convaincants de la manière dont les outils logiciels d'automatisation des processus métier ont été utilisés dans le monde des affaires.
#1. Intégration des employés
Le recrutement des employés est un processus lent et laborieux. En effet, il y a beaucoup de paperasse impliquée dans le processus d'embauche, y compris la documentation juridique, l'ouverture de comptes bancaires, l'organisation de la formation et de l'orientation et le remplissage de divers formulaires. Ce processus d'embauche devient incohérent, informel et décousu sans logiciel BPA, ce qui peut même conduire à :
Ce processus d'embauche devient incohérent, informel et décousu sans exemples de logiciels d'automatisation des processus métier, ce qui peut même conduire à :
- De faibles niveaux de satisfaction parmi les travailleurs.
- Ne pas avoir effectué certaines étapes nécessaires.
- D'innombrables formulaires à remplir lors de l'embauche de nouveaux employés.
En automatisant le processus d'intégration des employés, vous pouvez assurer une transition en douceur d'une tâche à l'autre. Il est possible de tenir vos futurs employés au courant du processus d'embauche grâce au logiciel BPA.
#2. Acheter en ligne
Les bons de commande sont une tâche quotidienne récurrente dans la plupart des organisations qui nécessite une quantité importante de paperasse. Les employés remplissent un formulaire et le soumettent à l'équipe des achats. Un bon de commande est créé et une copie est envoyée au fournisseur ainsi qu'à l'équipe d'inventaire après avoir été examinée et approuvée par l'autorité compétente. Si la demande est refusée, par exemple en raison de contraintes budgétaires ou d'informations insuffisantes, le bon de commande est renvoyé à l'équipe demandeuse. Plusieurs problèmes peuvent survenir si ce processus métier n'est pas automatisé, notamment (mais sans s'y limiter) :
- Des erreurs se sont produites lors de la livraison des fournitures.
- Erreurs de bon de commande.
- Dossiers incomplets.
- La productivité a été impactée.
- L'approbation du bon de commande a été retardée.
Les exemples de logiciels d'automatisation des processus métier facilitent et accélèrent l'exécution des workflows et améliorent également l'exactitude, la transparence et la responsabilité des données dans une organisation.
Quels sont les objectifs de l'automatisation des processus métier ?
L'objectif principal de l'automatisation des processus est d'améliorer le flux de travail d'une entreprise. il peut réduire les coûts, le temps et les déchets tout en augmentant la productivité, en réduisant les erreurs et en contrôlant tous les processus métier en temps réel grâce à l'automatisation.
Quels sont les avantages de l'automatisation des processus métier ?
De nombreux résultats positifs peuvent résulter de l'automatisation des processus, notamment une satisfaction client accrue et un avantage concurrentiel.
#1. Cela permet d'économiser de l'argent
Chaque année, les organisations perdent au moins 30 % de leurs revenus en raison de processus commerciaux inefficaces. En d'autres termes, les processus métier manuels entraînent souvent un important gaspillage de ressources. Le passage de processus métier manuels à des processus métier automatisés permet de réduire les erreurs. Les organisations peuvent augmenter considérablement marges bénéficiaires et réduire les coûts opérationnels grâce aux exemples de processus d'automatisation métier. Parce que le gaspillage est éliminé et que les ressources sont utilisées de manière optimale, vous avez plus de marge de manœuvre pour renégocier des conditions favorables et gérer efficacement les contrats.
#2. Accélère la révision et l'approbation des documents
La gestion manuelle des données et des documents peut être un cauchemar qui prend du temps, et les risques de faire des erreurs sont accrus. Lorsque vous automatisez les processus de gestion des documents, vous réduisez le temps nécessaire pour réviser et approuver les documents, ce qui le rend plus pratique.
#3. Améliore la transparence
Avec le logiciel BPA, vous pouvez suivre et surveiller plusieurs processus pendant leur exécution et établir des indicateurs de performance clés (KPI). Ce niveau de transparence fournit des informations sur les domaines de votre organisation qui nécessitent une amélioration critique.
#4. Aide au suivi de l'avancement des documents
Envisagez d'avoir à appeler et à faire un suivi avec un employé. Ensuite, par e-mail, engagez-vous dans un va-et-vient pour clarifier certains détails. Manuellement, un tel processus peut prendre jusqu'à une semaine ou plus pour acheminer les informations à la bonne personne au bon moment. Le logiciel BPA réduit le temps de traitement des documents et des informations à quelques heures. L'automatisation vous permet également de suivre la progression et l'état des documents, avec une traçabilité complète des documents envoyés, ouverts et signés.
#5. Respecte les politiques de l'entreprise
Le non-respect des réglementations sectorielles et légales pertinentes est une décision coûteuse pour les entreprises du monde entier. La bonne nouvelle est que les outils logiciels d'automatisation des processus métier aident les entreprises à rester conformes. Ces données sont utiles car elles sont traçables et maîtrisées, d'où une meilleure conformité aux réglementations en vigueur.
#6. Facilite la communication
Pour savoir ce qui se passe avec vos processus d'affaires, contactez un superviseur ou un chef d'équipe. Même dans ce cas, une mauvaise communication est probable, ce qui peut entraîner des erreurs coûteuses. Les logiciels d'automatisation des processus métier contribuent à la rationalisation de ces communications internes. Il peut même aider à simplifier les processus en contact avec les clients tels que les ventes et le service client. L'automatisation des processus conserve également toutes les communications liées aux processus dans le flux de travail, ce qui facilite et accélère l'exécution des processus.
#sept. Réduit la dépendance aux processus manuels
Selon une étude récente, les employés de bureau passent près de deux heures et demie par jour sur des tâches destructrices telles que le traitement de documents, l'approbation de documents et la recherche d'informations. Un logiciel d'automatisation des processus métier peut effectuer rapidement des tâches répétitives. L'automatisation permet d'économiser de l'argent car elle nécessite moins d'interventions manuelles. Cela permet également de gagner du temps, ce qui est le principal avantage de tous les logiciels BPA.
#8. Réduit les réunions
Étant donné que le logiciel BPA peut gérer efficacement toutes les tâches récurrentes banales d'une organisation, vous pouvez réduire les réunions afin d'améliorer la répartition de la main-d'œuvre. Cela vous permet également de rediriger l'attention de vos employés vers des tâches qui engagent davantage leur cerveau dans l'élaboration de stratégies et l'exécution de fonctions plus importantes.
#9. Améliore les flux de travail
L'automatisation des processus améliore la cohérence du flux de travail, en particulier dans les grandes organisations comptant de nombreux employés et parties prenantes. Et c'est là que les choses peuvent s'emmêler un peu : chacun a plusieurs tâches à accomplir, différentes méthodes de classement, différentes habitudes, etc. Un logiciel BPA avec des étapes qui se suivent systématiquement est un raccourci intelligent pour améliorer le flux de travail et rendre le processus métier plus efficace.
#dix. Réduire l'erreur humaine
L'erreur est humaine, peu importe les capacités de vos employés. Des erreurs se produiront toujours. Ils sont, en fait, incontournables. Cependant, l'automatisation des processus métier vous permet de détecter et de corriger les erreurs courantes sur le lieu de travail telles que les retards constants, les points d'inefficacité, les erreurs manuelles et bien d'autres. En éliminant le risque de ces erreurs (en automatisant les processus), vos processus métier fonctionneront plus facilement. Il vous aide à éviter les opérations commerciales redondantes. Le logiciel BPA peut également vous aider à prévenir les erreurs récurrentes dans votre entreprise.
Types d'automatisation des processus
Voici quatre types différents d'automatisation d'entreprise, leurs fonctions et quand les utiliser.
#1. Marketing automatisé
Le marketing est un élément important de la gestion d'une entreprise, mais il peut prendre du temps et être coûteux, ce qui en fait un bon candidat pour l'automatisation. Les entreprises peuvent générer des prospects hautement qualifiés prêts pour l'engagement commercial à l'aide d'outils d'automatisation du marketing. Ces outils fournissent également un cadre permettant aux équipes de cibler, créer, exécuter et mesurer le succès de campagnes de marketing, simplifiant la qualification et la conversion des prospects.
#2. Automatisation de la comptabilité et de la tenue de livres
Les entreprises peuvent gagner un temps considérable sur les comptes clients (AR), les comptes fournisseurs (AP), la facturation, les recouvrements, les applications de carte de crédit, la sauvegarde des données et d'autres processus financiers qui doivent être gérés quotidiennement ou hebdomadairement en automatisant leurs fonctions de comptabilité et de tenue de livres. . Ils peuvent également automatiser les processus de base tels que la comptabilité, la gestion du grand livre (GL) et la gestion des comptes bancaires. L'automatisation simplifie un processus complexe en supprimant les éléments manuels de la équipe comptable's et la gestion du travail de traitement des chiffres et transactionnel.
#3. Automatisation des processus
L'automatisation des processus métier (BPA) va au-delà de l'automatisation de base en intégrant l'intégration d'applications pour aider les entreprises à améliorer la valeur et l'efficacité. L'automatisation des processus robotiques (RPA), un sous-ensemble du BPA, se concentre sur l'automatisation des tâches de routine, tandis que le BPA aide les entreprises à tirer le meilleur parti de leurs investissements en automatisation. BPA accomplit cela en agrégeant des données provenant de plusieurs sources pour créer des analyses qui seraient difficiles à réaliser manuellement.
Les entreprises utilisent le BPA à diverses fins, notamment :
- Saisie automatisée des commandes
- Automatisation de messagerie
- Traitement automatisé par lots
- Transferts de fichiers automatisés
- Génération et distribution automatisées de rapports
#4. Automatisation des ressources humaines
L'embauche de nouveaux employés est un processus en plusieurs étapes qui commence par une offre d'emploi en ligne ou un effort de recrutement et se termine par l'intégration officielle de l'employé. De nombreuses étapes de ce processus sont automatisables. Une ressource humaine Système de gestion (HRMS) est un outil utile à cet égard. Ces systèmes automatisent le processus de gestion des candidats dans le cadre d'un ensemble plus large de fonctionnalités. Cela fait spécifiquement référence aux offres d'emploi automatisées envoyées directement aux candidats, ce qui permet de faire connaître les postes vacants au monde extérieur et aux employés actuels qui souhaitent postuler à des postes internes ou faire des recommandations.
Quels sont les deux types d'automatisation des processus ?
Généralement, il existe deux principaux types d'automatisation de processus en matière d'automatisation de l'alimentation. Il s'agit des flux cloud, de l'automatisation des processus numériques basée sur l'API et de l'automatisation des processus robotiques (RPA) basée sur l'interface utilisateur.
Quel pays est le meilleur pour la RPA ?
Plusieurs pays sont connus pour leur RPA avancé. Les experts en robotique recherchent souvent un emploi dans des pays qui leur permettent de mener des recherches et du développement sans restrictions et la Corée du Sud est l'un des meilleurs endroits où aller.
Quel est le meilleur SAP ou RPA ?
Il n'y a pas de technologie ou d'outil inférieur ou supérieur. SAP et RPA ont une importance égale sur le marché. Les deux sont différents. En fait, en utilisant les outils RPA, SAP est automatisé, ce qui ne signifie pas que SAP est inférieur.
La RPA est-elle en forte demande ?
Dans chaque environnement d'entreprise, SAP et RPA sont à la fois essentiels et utiles. Cependant, les deux jouent des rôles distincts, quelle que soit leur utilité.
FAQ
Qu'est-ce que l'automatisation des processus métier ?
L'automatisation des processus métier (BPA) est l'utilisation de logiciels pour automatiser les transactions commerciales qui se répètent et comportent de nombreuses étapes.
L'automatisation des processus est-elle une bonne carrière ?
Oui, ils doivent créer des applications intégrées capables de prendre en charge et d'améliorer la connectivité réseau. C'est l'un de ces emplois bien rémunérés et axés sur les compétences qui peuvent vous rendre riche rapidement.
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Bibliographie
